Uno de los errores comunes de empresarios primerizos es el no tomar en cuenta las pequeñas letras al darnos de alta en algún boletín o servicio publicitario. Si bien estos parecen inofensivos (y lo son la mayoría de las veces), lamentablemente hay muchas empresas que utilizan estos datos de forma poco honesta, llegando incluso a venderlos a terceros. Es aquí cuando empezamos a recibir publicidad fraudulenta, poniendo en riesgo nuestra seguridad financiera y nuestra reputación digital. Además, si somos dueños de empresas, es probable que tengamos una base de datos de nuestros clientes. Si esta información llega a manos indebidas puede afectarles a ellos también y suponer sanciones muy graves para el negocio.
Como habrás visto, extremar precauciones nunca está de más. Revisa estos consejos para asegurarte que tus datos y los de tus clientes siempre estarán protegidos y alineados con las obligaciones legales sobre protección de datos personales.
Lee siempre antes de hacer clic en “Aceptar”
No hagas clic en “Aceptar” sin leer antes los términos y condiciones y la política de privacidad. Puede ser que quizá nos hayamos inscrito a un boletín que semanalmente nos envía ofertas de productos que usualmente utilizamos en nuestro negocio. Esto puede ser muy útil, pero debes comprobar que se especifique de manera clara que la empresa a la que le estás proporcionando tus datos no los venderá ni compartirá con terceros sin una base jurídica adecuada.
Según el marco europeo de protección de datos, toda empresa debe indicar de forma transparente la finalidad del tratamiento, el plazo de conservación de la información, la base legal utilizada (por ejemplo, consentimiento o interés legítimo) y los derechos que puedes ejercer como usuario. Si el texto es confuso, excesivamente genérico o no informa sobre quién es el responsable del tratamiento, lo más prudente es no facilitar datos personales o, como mínimo, limitar la información a la estrictamente necesaria.
En el caso de que tú seas el empresario que recaba datos, debes asegurarte de que tus formularios incluyan un aviso claro sobre: quién es el responsable, qué datos recoges, para qué los utilizarás, si habrá transferencias internacionales y cómo pueden los interesados ejercer sus derechos de acceso, rectificación, oposición, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y a no ser objeto de decisiones automatizadas.
Invierte en protocolos y sistemas de seguridad
Invierte en protocolos y sistemas de seguridad, sobre todo si aceptas pagos en línea o tratas información sensible de clientes, proveedores o empleados. Si tu servidor no es seguro puedes verte atacado por algún pirata informático que, con acceso a todos tus datos bancarios y bases de datos comerciales, puede destruir en un día aquello por lo que has trabajado tanto.
Asegúrate de que en tu página y en la de tus proveedores aparezca la leyenda https:// al inicio, lo que indica que la conexión utiliza un certificado SSL/TLS y que la información se transmite cifrada. Además, es recomendable implantar medidas técnicas como la pseudonimización y el cifrado de datos almacenados, sistemas de copias de seguridad frecuentes, autenticación de doble factor para accesos críticos, registro de accesos y políticas de control de contraseñas robustas.
Las normas actuales de protección de datos también recomiendan que las empresas realicen análisis de riesgos periódicos y, cuando el tratamiento pueda implicar un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas (por ejemplo, monitorización a gran escala o uso de tecnologías avanzadas), se lleven a cabo evaluaciones de impacto en protección de datos. Estas evaluaciones ayudan a identificar vulnerabilidades, definir medidas de mitigación y justificar las decisiones tomadas en materia de seguridad.
Si tu organización trata datos a gran escala o maneja categorías especiales de datos (salud, ideología, biométricos, etc.), es posible que necesites designar un Delegado de Protección de Datos. Este profesional supervisa el cumplimiento normativo, te asesora sobre privacidad desde el diseño y actúa como punto de contacto con las autoridades de control, reduciendo significativamente el riesgo de sanciones.
Gestiona correctamente datos sensibles y categorías especiales
Los datos que revelan origen étnico, opiniones políticas, creencias religiosas, datos de salud o vida sexual, así como los datos biométricos destinados a identificar de manera unívoca a una persona, se consideran categorías especiales y requieren una protección reforzada. Su tratamiento está en principio prohibido, salvo que exista una excepción clara prevista en la normativa y se apliquen garantías adicionales de seguridad.
En entornos como el sanitario, jurídico o asegurador, es esencial utilizar herramientas que permitan un registro trazable de consentimientos, sistemas de firma electrónica confiables y controles de acceso estrictos para que solo el personal autorizado pueda consultar la información. Cualquier fuga o pérdida de datos médicos, financieros o de menores puede tener consecuencias muy graves para los afectados y suponer sanciones económicas significativas para la entidad responsable.
Además, conviene documentar internamente un registro de actividades de tratamiento donde se detallen finalidades, categorías de datos, colectivos afectados, destinatarios, transferencias internacionales y plazos de conservación. Este registro es una prueba clave de responsabilidad proactiva y facilita responder ante auditorías o inspecciones de la autoridad de protección de datos.
Si tu empresa utiliza sistemas de inteligencia artificial o análisis avanzado que se alimentan de grandes volúmenes de datos personales, debes valorar también los riesgos asociados a la elaboración de perfiles, las posibles decisiones automatizadas y la necesidad de evaluaciones de impacto específicas, especialmente en proyectos de alto riesgo o con efectos significativos sobre las personas.
Siempre utiliza redes seguras y buenas prácticas de acceso
Siempre utiliza redes seguras cuando vayas a gestionar información de carácter personal o financiera. No inicies sesión en tus cuentas corporativas, banca en línea o paneles de administración en una red pública o compartida, ya que pueden estar siendo monitorizadas o mal configuradas. Siempre que sea posible, conecta tus dispositivos a través de una VPN empresarial confiable y mantén actualizados el sistema operativo, el antivirus y el cortafuegos.
No está de más que de vez en cuando un especialista en sistemas revise la configuración de la red de tu empresa, los puntos de acceso WiFi, las reglas del firewall y los equipos utilizados para el tratamiento de datos. Un mantenimiento preventivo ayuda a detectar servicios expuestos, dispositivos obsoletos o configuraciones débiles que podrían facilitar intrusiones.
También es fundamental formar al equipo humano. Muchos incidentes de seguridad se producen por errores humanos, como abrir correos de phishing, descargar archivos maliciosos o compartir contraseñas. Implementar políticas claras de uso de dispositivos, restringir el acceso a la información según el rol y promover la verificación de cualquier solicitud inusual de datos personales reduce notablemente el riesgo.
Reporta cualquier anomalía o actividad sospechosa que detectes cuanto antes, tanto internamente como, si procede, a la autoridad competente en protección de datos. La rapidez en la detección y respuesta ante una brecha de seguridad puede limitar el daño causado a los afectados y demostrar que tu empresa actúa con la diligencia debida que exige la normativa.
Adoptar estas medidas técnicas, organizativas y legales no solo protege tu información y la de tus clientes, también refuerza la confianza en tu marca, mejora la relación con proveedores y partners y te sitúa en una posición competitiva más sólida en un entorno donde la privacidad y la seguridad son ya factores decisores para usuarios y compradores.