Facturación. Contabilidad. Impuestos… ¿Te ha dado un síncope? Hemos de reconocer que son términos que nos suelen poner los nervios a flor de piel y salvo que tengas un profesional competente o un programa fácil de facturación, a veces te puede sacar de tus casillas.
Como no queremos que eso te pase, hemos pensado en darte una serie de consejos sobre facturación que pueden venirte muy bien y, sobre todo, que harán más fácil el proceso a la hora de llevarlo a cabo. ¿Qué te aconsejamos? Lo siguiente.
Registra a diario
Tanto los ingresos como los gastos son algo que puede darse a diario en muchas empresas. Esto es habitual, y el problema es que, si lo dejas todo para el final, luego hacer la facturación puede suponer perder más horas (y no cinco minutos que es lo que te llevaría, 10 si son muchas).
Por eso, a la hora de entregar una factura, o de pagar un gasto, procura llevar un registro todos los días. Te quitará unos minutos, pero a cambio tendrás todo mucho más organizado sin que se te olvide meter ninguna factura ni tampoco algún gasto que rebaje los impuestos.
Establece un día para las declaraciones
Esto es importante porque muchas veces vamos dejando, dejando y al final acabamos por entregar las facturas cuando acaba el plazo. Es decir, por la noche. Y obviamente, esto no es lo mejor.
Por eso, te recomendamos que pongas un día concreto que, pase lo que pase, harás las declaraciones. Ese día es libre de otros menesteres y solo te dedicarás a la contabilidad, facturación, revisión de errores, de facturas, etc. para entregar con tiempo suficiente los impuestos.
Por ejemplo, imagina que el plazo es hasta el 20 de abril. Pues tendrías que ponerte un día antes de ese, quizá el 11, para hacerlo, sin retrasarlo nunca (salvo por fuerza mayor, claro).
Controla las facturas impagadas
Como sabes, a veces entregamos facturas pero no son pagadas en ese mismo momento. Ni tampoco unos días después. Estas, a pesar de que las hayamos sacado y enviado a los clientes, si no han sido cobradas no son ingresos, por lo que no tenemos que incluirlas a la hora de declarar hasta que se paguen.
¿Qué significa esto? Pues que llevar un control de las que son pagadas y las que no te permitirá no tener que añadir aquellas por las que aún no has recibido el pago. Eso sí, una vez lo hagas, las introducirás en el siguiente trimestre o año. Y si no te las pagan podrás reclamarlas.
La tecnología está de tu parte
Exacto. Llevar la facturación y contabilidad a mano ya es algo impensable porque con la tecnología puedes automatizar muchos procesos y hacerlo todo más rápido.
Si no has tocado antes un ordenador es posible que te cueste adaptarte, pero una vez lo hagas lo más normal es que no quieras cambiarte de nuevo.
Un programa de facturación fácil
A veces nos empeñamos en pensar que para que un programa sea bueno tiene que tener muchas características, personalizaciones, submenús… y en realidad no es así. En algunos casos, como es la facturación, se hacen x actividades, muchas menos habituales. Y lo que necesitas es un programa que sea fácil de usar, que te responda cuando lo necesites y que te ayude a llevar temas de facturaciones, gastos, ingresos…
No tiene por qué ser enorme, ni tener muchas características; solo aquellas que tú vayas a usar.
Facturación y contabilidad, dos cosas diferentes
Cuidado, a veces pensamos que todo es lo mismo, y aunque puede ser así en caso de empresas pequeñas o autónomos, cuando son grandes empresas esto es diferente.
Si no sabes bien cómo llevarlo todo a cabo, lo mejor no es intentar hacerlo tú, sino contar con la ayuda de un asesor. Si, supone un desembolso, pero te olvidas de estos tediosos problemas.
Busca uno que te dé confianza, que entre dentro de tu presupuesto, y que sea más una ayuda que un problema. Lo demás debería estar solucionado por él.
Ojo con la numeración de las facturas
El número de las facturas siempre debe ser correlativo. Es decir, si a lo largo del año tienes 20 clientes tendrás que tener 20 facturas cada mes, una por cliente. Pero no quiere decir que cada cliente empieza un número, no. El primer cliente al que facturas es el 1. El segundo, aunque sea otro, será el 2, y así sucesivamente.
Otro punto importante es que hay que resetear todos los años. Por ejemplo, imagina que en diciembre hiciste la factura 429. En enero, cuando vayas a presentar la factura a otro cliente, no va a ser la 430. Sino que será la 1. ¿Por qué? Porque se cambia de año, y entonces volvemos a la casilla de salida y a partir de ahí continuamos durante todo el año.
No acapares el conocimiento en una sola persona
En una empresa, o un autónomo, tiene que tener en cuenta que se puede poner malo en algún momento. Días. Semanas. Meses. ¿Vas a estar sin nadie que haga las facturas o las reciba?
Por eso, lo mejor es que siempre haya al menos dos personas que sean cómo funciona el programa de facturación y cómo se hace todo. De esta manera, ante cualquier imprevisto, tendrás cubierto ese trabajo y seguirás funcionando bien.
Automatiza
Si tienes un cliente y este lleva contigo años, lo más probable es que siga así. Pero tú, mes a mes, tienes que hacer manual la factura. Entonces, ¿por qué no automatizarla? Es decir, cada mes, automáticamente se genera la factura ya que llevará el mismo importe. Aun sin llevarlo, sí que puedes hacer que se duplique toda la factura y luego cambiar el total y que se cambie el IVA, el IRPF… solo. ¿No te ahorraría tiempo?
Pues eso mismo puedes hacerlo con la tecnología y los programas de facturación. Así solo quedará revisar y mandar.
Revisa datos y facturas
Siempre es importante revisar que tienes los datos de tus clientes bien actualizados y que las facturas han salido correctas (tanto de más como de menos). Lo mismo con las facturas que tú tengas que pagar. Revisa que esté todo correcto y, en caso contrario, avisa para que lo cambien.
No te llevará mucho tiempo y así te aseguras de que todo sale como debe ser. De lo contrario, perderás tiempo en tener que cambiarlo o solicitar los cambios a otros.
Aunque estos temas pueden parecer complicados, en realidad no lo son tanto. Solo debes tener los conocimientos claros para hacerlo fácilmente. ¿Necesitas ayuda?