Si eres de los que tiene que hacer facturas y las mandas por correo electrónico, seguramente utilizarás las facturas electrónicas. Pero, cuando no te la pagan, ¿sabías que hay que anularla? ¿Eres nuevo en estos temas y no sabes cómo emitir y anular una factura electrónica?
No te preocupes, aquí te contamos las claves que debes tener en cuenta para que no te vaya a decir nada Hacienda. ¿Empezamos?
Qué es una factura electrónica
Antes, cuando no Internet no estaba, el trabajo era más complicado de encontrar fuera de tu ciudad. Pero podía hacerse. Sin embargo, a la hora de presentar una factura (si eras autónomo) para cobrar por el servicio, trabajo o productos que hubieras hecho había que mandarla. Ya fuera por fax, por correo postal, certificado, con la mercancía…
Con la llegada de Internet muchos empezaron a enviar copias de las facturas a través de los correos electrónicos, aunque también enviaban una factura con el producto o bien por correo postal. Sin embargo, esta práctica se ha ido perdiendo y al final esto es algo que ya no se hace.
Entonces, podemos decir que se ha implantado la factura electrónica. Pero, ¿qué es? En realidad, se trata de una factura que se expide y se envía electrónicamente. Dicho de otra manera, una factura que haces con el ordenador (o el móvil o un programa) y que envías utilizando Internet.
Para el Ministerio de Hacienda, esta factura electrónica es exactamente igual que la factura en papel, tiene la misma validez.
Así que podemos decir que es una factura tradicional pero modernizada.
Tipos de facturas electrónicas
Antes de hablarte de cómo emitir y anular una factura electrónica has de saber que existen dos tipos de facturas electrónicas.
Por un lado, tienes las facturas con formato estructurado. Estas son las que se realizan habitualmente, que tienen un formato ya predeterminado y que se hacen, bien a mano o automático, cambiando solo los datos del cliente y la cuantía del producto o servicio que le sirves.
Por otro lado, tienes las facturas con formato no estructurado. Estas son aún más fáciles de entender. Imagina que tienes una factura en papel que necesitas «digitalizar». Pues nada como hacerle una foto o bien escanearlo en un PDF para que sea legal como factura electrónica.
Cómo emitir y anular una factura electrónica
Ahora sí, vamos de lleno. Si eres principiante en el tema de las facturas, bien porque hayas abierto tu eCommerce hace poco y no tengas ni idea de facturas; bien porque seas autónomo, esto te puede venir bien.
Pero no es lo mismo emitir una factura que anularla. Así que vamos a ir por partes para que lo entiendas todo:
Cómo emitir una factura electrónica
Tal y como te hemos dicho antes, la emisión de la factura electrónica puede hacerse con programas, plantillas, manual… Lo ideal, si quieres crear una marca personal o que los clientes te reconozcan hasta por tus facturas, es que crees una plantilla personalizada y única para ti (siempre y cuando cumpla con la legalidad de la factura).
Entre los elementos imprescindibles que debes poner están:
- Datos del cliente. Nombre y apellidos (o nombre de la empresa), domicilio, NIF o CIF, teléfono y correo electrónico.
- Tus datos. Igual que lo anterior, todo lo que debas poner para identificarte.
- Fecha. La fecha en que se emite la factura.
- Número de factura. Esto irá en la parte superior y has de numerarlas de manera correlativa. Es decir, si el 1 de enero haces una factura, esa será la 1 y la siguiente que hagas será la 2, ya sea que la hagas en enero, febrero o noviembre. Acompaña a ese número el año. Y recuerda, cada año nuevo la numeración se resetea. Por ejemplo, el 1 de enero de 2023 haces la factura 1/2023. Y el 1 de enero de 2024 si tienes que hacer otra factura sería 1/2024.
- Descripción de lo que se ha hecho o se ha comprado. Te recomendamos que seas descriptivo en esto para dejar claro lo que el cliente ha comprado.
- Cantidad, precio por unidad y total. Si son productos, es importante detallar cuántos ha comprado, cuánto vale uno y cuál es el total de lo que ha comprado. En caso del servicio, con poner el total bastaría.
- Total + IVA + IRPF. Es decir, el total de la factura a lo que tienes que sumar el IVA y, en caso de que se te aplique, restar el IRPF.
- Cuenta bancaria. Es importante que al final de las facturas pongas tu cuenta bancaria para que paguen esa factura.
- Firma. En ocasiones que la factura lleve tu firma va a ser necesario. Así que podrías digitalizarla y así tenerla ya puesta en la plantilla.
Con eso ya tendrías emitida la factura. Y puedes usar la misma plantilla para todas las demás.
Cómo anular una factura electrónica
Un error muy común a la hora de emitir facturas electrónicas está en que, si no te pagan, o bien te has equivocado, piensen que con poner «anulada» ya estaría. Pero en realidad no es así.
Según el Real Decreto 1619/2012, las facturas no se pueden modificar ni eliminar. Así, la única manera que hay de anularla es mediante una factura rectificativa.
¿Y qué es eso? Pues se trata de una factura que se emite para corregir, o para modificar los datos de una ya emitida.
Esta tiene una numeración única y lo que se hace es para anular una factura que se hubiera emitido (normalmente se hace antes de que termine el trimestre del IVA, pero también se puede hacer después, aunque el IVA ya haya sido liquidado).
Además, esta factura no contará con el IVA (ni el IRPF), solo tendrá el importe a modo de anulación. Y ese importe irá en negativo, no en positivo, porque lo que hacemos es anular el importe de la factura errónea (ya sea la última que hiciste o una anterior a eso). Tampoco viene mal, en la descripción, hablar de la factura que se está anulando (o rectificando).
¿Te queda ahora más claro cómo emitir y anular una factura electrónica? ¿Has tenido problemas con este trámite?