PDF (Định dạng Tài liệu Di động) là định dạng tệp đã thu thập tất cả các yếu tố của tài liệu in dưới dạng hình ảnh điện tử có thể được xem, duyệt, in hoặc chuyển tiếp cho người khác. Tệp PDF được tạo bằng Adobe Acrobat, Acrobat Capture hoặc các sản phẩm tương tự.
Để xem và sử dụng các tệp, bạn cần có Trình đọc Acrobat miễn phí, bạn có thể dễ dàng tải xuống. Khi bạn đã tải xuống Trình đọc, Trình đọc sẽ tự động khởi động khi bạn muốn xem tệp PDF.
Các tệp PDF đặc biệt hữu ích cho các tài liệu như các bài báo trên tạp chí, tài liệu giới thiệu sản phẩm hoặc tờ rơi mà bạn muốn giữ nguyên giao diện đồ họa gốc khi trực tuyến. Tệp PDF chứa một hoặc nhiều hình ảnh trang, mỗi hình ảnh có thể được phóng to hoặc thu nhỏ. Bạn có thể lên và xuống trang.
Các tệp PDF: cách nén của chúng
Sản phẩm của Acrobat cho phép bạn tạo các tệp PDF được bán với mức giá không quá cao. Một sản phẩm thay thế không phải của Adobe là một sản phẩm có tên Niknak từ 5D, một công ty ở Anh. (Bản thân trình đọc này miễn phí và có thể được sử dụng như một trình cắm thêm với trình duyệt web của bạn hoặc có thể tự khởi động). Một số tình huống mà tệp PDF được mong muốn bao gồm:
Phát triển thiết kế đồ họa trong đó các thành viên trong nhóm làm việc từ xa và do đó cần khám phá các ý tưởng thiết kế trực tuyến
Bộ phận trợ giúp những người cần xem sách in mà người dùng đang xem
Phân phối trực tuyến bất kỳ tài liệu in nào mà bạn muốn giữ nguyên hình thức in của nó
Các tệp Acrobat PDF không chỉ là hình ảnh tài liệu. Các tệp có thể nhúng phông chữ kiểu chữ để làm cho chúng có sẵn ở bất kỳ đâu bạn đang xem. Chúng cũng có thể bao gồm các yếu tố tương tác như các nút để nhập biểu mẫu và để kích hoạt âm thanh và phim Quicktime hoặc AVI. Tệp PDF được tối ưu hóa cho web bằng cách hiển thị văn bản trước hình ảnh đồ họa và liên kết siêu văn bản.
Người dùng thường tự hỏi làm thế nào để giảm kích thước của tệp PDF để đảm bảo rằng tệp đó được hệ thống quản lý hồ sơ của tòa án chấp nhận và do đó được lưu trữ thành công dưới dạng điện tử.
Có một loạt các quy tắc về kích thước tệp, tùy thuộc vào hệ thống quản lý được sử dụng để quản lý các tệp bạn nhận được. Điều quan trọng là phải kiểm tra trước các quy tắc địa phương tại tòa án của bạn.
Tuy nhiên, nói chung, có rất ít lý do để các tệp PDF có kích thước hàng trăm MB, trừ khi chúng chứa bằng chứng phải được lưu dưới dạng ảnh có độ phân giải rất cao. Bằng cách làm theo một vài bước đơn giản, ngay cả những tệp lớn hàng trăm trang cũng không được vượt quá 10MB.
Cách xác định kích thước tài liệu PDF của bạn
Nếu bạn sử dụng Adobe Acrobat, việc kiểm tra kích thước tệp PDF của bạn rất dễ dàng. Chỉ cần nhấp vào Tệp, sau đó nhấp vào Thuộc tính. Bạn sẽ thấy nhiều thông tin về tài liệu của mình, bao gồm cả kích thước của nó.
Ngoài ra, bạn có thể điều hướng đến thư mục chứa tài liệu, bấm chuột phải vào nó và bấm thuộc tính.
Các tệp lớn hơn sẽ mất nhiều thời gian tải hơn, khó chia sẻ bằng phương pháp điện tử (ví dụ: qua email) và sẽ tiêu tốn dung lượng lưu trữ tệp của công ty luật của bạn nhanh hơn. Ngoài ra, mặc dù các tòa án chấp nhận kích thước tệp lớn hơn, họ thích xử lý các tệp nhỏ hơn, được tối ưu hóa hơn.
Vì vậy, bạn nên làm thế nào để giảm kích thước tài liệu PDF của mình? Dưới đây là năm mẹo nhanh.
Tránh quét các tệp PDF bất cứ khi nào có thể
Một quan niệm sai lầm phổ biến rằng để tạo tệp PDF hoặc kết hợp nhiều tài liệu và bản phơi sáng thành một tệp PDF, bạn phải in mọi thứ và quét nó cùng nhau. Các tệp được chuyển đổi điện tử thường có kích thước nhỏ hơn nhiều so với các tệp được quét.
Chỉ những tài liệu chỉ tồn tại trên giấy mới cần được quét; tất cả các tài liệu khác có thể được chuyển đổi điện tử từ tệp gốc bằng cách lưu chúng dưới dạng PDF. Hơn nữa, các tài liệu riêng lẻ có thể nhanh chóng được kết hợp dưới dạng PDF bằng phần mềm như Adobe Acrobat, tránh phải in tài liệu để kết hợp chúng.
Lưu dưới dạng "PDF nhỏ"
Nếu tệp của bạn vẫn còn rất lớn sau khi được tạo bằng điện tử, thay vì được quét, bạn vẫn có thể thực hiện một số bước. Đơn giản nhất là lưu lại tệp của bạn dưới dạng PDF có kích thước nhỏ hơn.
Trong phiên bản Adobe Acrobat mới nhất, hãy mở PDF bạn muốn lưu lại dưới dạng tệp nhỏ hơn, chọn Tệp, Lưu Dưới dạng Khác, rồi chọn PDF Nhỏ. Bạn sẽ được yêu cầu chọn phiên bản tương thích bạn cần và sau đó bạn có thể nhấp vào OK để lưu. Chúng tôi khuyên bạn nên định cấu hình khả năng tương thích của nó với ít nhất là Acrobat X, vì phiên bản đó vẫn được sử dụng rộng rãi.
Sử dụng Adobe Acrobat PDF Optimizer
Đôi khi bạn muốn có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với những phần tử nào trong tài liệu của bạn bị hạ cấp hoặc loại bỏ. Trong những trường hợp này, bạn nên chọn công cụ tối ưu hóa PDF.
Trước khi tối ưu hóa tệp, bạn nên kiểm tra việc sử dụng dung lượng của tệp: kiểm tra xem phần tử nào, chẳng hạn như phông chữ, hình ảnh, v.v., đang sử dụng nhiều dữ liệu nhất. Kết quả của việc này có thể cung cấp cho bạn ý tưởng về nơi tốt nhất để giảm kích thước tệp.
Để bắt đầu tối ưu hóa, hãy mở tệp PDF của bạn trong Acrobat, nhấp vào Tệp, Lưu Dưới dạng Khác, rồi nhấp vào PDF được Tối ưu hóa. Trong hộp thoại xuất hiện, nhấp vào Sử dụng không gian kiểm tra ở góc trên bên phải.
Giảm kích thước khi lưu trong Word
Trong Word, để chuyển đổi tài liệu sang PDF, bạn sử dụng tùy chọn Save As. Tùy chọn này thường tạo ra một tệp khá nhỏ, tùy thuộc vào số lượng hình ảnh trong tài liệu. Tuy nhiên, nếu bạn thấy rằng tệp PDF được chuyển đổi sang Word của bạn vẫn còn quá lớn, có một tùy chọn khác trong Word sẽ tạo ra một tệp nhỏ hơn đáng kể. Đây là cách sử dụng nó:
Mở tài liệu Word để chuyển đổi sang PDF. Bấm vào nút Tệp và sau đó Lưu dưới dạng. Trong menu Lưu dưới dạng, chọn PDF và nhập tên tệp ưa thích của bạn. Đây là bước bổ sung: trong đó có thông báo Tối ưu hóa cho ở cuối hộp thoại, hãy chọn Kích thước tối thiểu (đăng trực tuyến).
Sử dụng công cụ in PDF
Các công cụ PDF khác (không phải của Adobe) thường chứa các tính năng sẽ làm giảm kích thước tệp PDF của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm một tùy chọn miễn phí, có một số tùy chọn có sẵn. Hiện tại, trình tạo PDF miễn phí được tải xuống nhiều nhất (theo download.com) là PrimoPDF.
Khi bạn đã cài đặt PrimoPDF, chỉ cần mở tệp PDF bạn muốn nén (ví dụ: trong Acrobat Reader hoặc trình duyệt web), nhấn Ctrl + P để mở hộp thoại in, chọn PrimoPDF từ danh sách các máy in có sẵn, sau đó nhấp vào Tạo PDF.
Lưu ý rằng phương pháp này, giống như chỉ lưu dưới dạng PDF có kích thước giảm trong Adobe Acrobat, sẽ làm giảm chất lượng và độ phân giải của hình ảnh.
Khi nói đến việc tiết kiệm dung lượng trên máy tính Mac của bạn, có nhiều điều bạn có thể làm: dọn sạch thùng rác, xóa trình cài đặt ứng dụng, loại bỏ các tệp trùng lặp và hơn thế nữa.
Bạn cũng có thể giảm kích thước tệp của tài liệu PDF để làm cho chúng nhỏ gọn hơn và chiếm ít dung lượng hơn trên máy Mac của bạn.
Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là làm như vậy cũng có thể làm giảm chất lượng của tệp PDF gốc.
Nếu bạn cần một tệp PDF chất lượng cao để trình bày hoặc phân công công việc, bạn có thể muốn sử dụng một phương pháp khác để tiết kiệm dung lượng, chẳng hạn như lưu tệp vào hệ thống sao lưu dựa trên đám mây hoặc ổ cứng ngoài.
Nén DF có thể giúp giảm chi phí chia sẻ, lưu trữ và truyền tệp lên đám mây. Đẩy nhanh quá trình tải lên, tải xuống, in hoặc đính kèm tệp PDF, vì kích thước càng nhỏ, tệp được phân phối càng nhanh.
Vì vậy, cách tốt nhất để tận dụng tất cả những lợi ích mà nén PDF mang lại là gì? Angela O'Donnell giải thích điều đó bằng cách trả lời các câu hỏi của chúng tôi bên dưới.
Bạn có thể giải thích ngắn gọn nén PDF là gì không?
Nén PDF sắp xếp lại dữ liệu trong tệp PDF, lưu trữ hiệu quả hơn để có thể giảm kích thước mà không làm mất các chi tiết quan trọng trong quá trình. Sắp xếp lại dữ liệu có thể có nghĩa là hình ảnh được thay đổi kích thước và / hoặc định dạng lại để giảm kích thước tệp.
Điều gì sẽ xảy ra nếu các tệp cần nén của tôi không phải là PDF? Tự động hóa rất hữu ích trong trường hợp này, vì việc chuyển đổi thủ công hàng trăm, hàng nghìn hoặc thậm chí hàng triệu tài liệu sang PDF là một nhiệm vụ khó khăn.
Quản trị viên có thể hướng một dịch vụ chuyển đổi tự động đến kho tài liệu, chẳng hạn như hệ thống quản lý tài liệu chính (DMS), Dropbox, SharePoint hoặc thậm chí một thư mục duy nhất trên mạng Windows và chuyển đổi âm thầm tài liệu sang PDF trong nền.
Tự động hóa hoạt động như thế nào trong quá trình nén?
Thay vì áp dụng nén từng tệp theo cách thủ công, dịch vụ nén tự động có thể xử lý liên tục một lượng lớn tệp trong kho lưu trữ của bạn. Bằng cách này, tất cả công việc nén được thực hiện âm thầm trong nền mà không cần người dùng tham gia sau khi thiết lập ban đầu.
Loại nén tự động này là một dịch vụ mạnh mẽ, bao gồm tất cả các tài liệu, bất kể chúng được kết thúc như thế nào trong kho tài liệu của bạn.
Tò mò muốn biết tính năng nén tự động trông như thế nào? Đồ họa thông tin tiện dụng này cung cấp tổng quan về cách nó hoạt động cùng với dịch vụ xử lý OCR tự động.
Giảm các tệp PDF thành kích thước tối ưu, cung cấp cho bạn bốn tùy chọn kích thước khác nhau.
Tổ chức các tệp PDF theo cách đánh số bates, lập chỉ mục, hình mờ, v.v. có thể thực hiện được khi sử dụng PDFelement Pro.
Tùy chọn xử lý hàng loạt giúp cuộc sống dễ dàng hơn khi nhiều tệp PDF cần được nén, chỉnh sửa, sắp xếp và chia sẻ đồng thời.
Các tệp PDF đã quét có thể được chuyển đổi sang các định dạng có thể chỉnh sửa bằng công nghệ OCR.
Từ điền biểu mẫu PDF, trích xuất dữ liệu đến bảo mật tệp của bạn, mọi thứ đều có thể thực hiện được với sự trợ giúp của iSky soft PDFelement Pro cho Windows.
Phương pháp 2. Thu nhỏ PDF bằng Microsoft Word
MS Office được biết đến là bộ PC tốt nhất dành cho Windows trong một thời gian dài, nhưng điều mà hầu hết chúng ta không biết là với việc phát hành MS Office 2013, chúng ta thậm chí có thể tạo và chỉnh sửa các tệp PDF mà không gặp bất kỳ rắc rối nào. Đây là một bước nhảy vọt của Microsoft và rất hữu ích cho những người dùng muốn nén các tệp PDF của họ ở kích thước tối ưu cho các mục đích khác nhau như chia sẻ, lưu trữ, v.v.
Bước 1. Khi sử dụng MS Word 2013, tất cả những gì bạn phải làm là lưu tệp Word của mình dưới dạng PDF. Trong cửa sổ "Save As" ("File"> "Save As"), chọn PDF từ danh sách thả xuống chứa các định dạng đầu ra và cũng chọn "Kích thước tối thiểu" từ các tùy chọn bên dưới. Đây là một tính năng mới và lưu tài liệu Word dưới dạng tệp PDF với kích thước tối ưu nhất.
Xử lý sự cố
Một trong những khó chịu lớn nhất khi xử lý tệp PDF là kích thước tệp lớn. Không có gì tệ hơn một email bị kẹt trong hộp thư đi của bạn từ một tệp PDF lớn, trừ khi tất nhiên đó là tệp PDF tải xuống chậm từ web.
Bạn có thể giảm kích thước tài liệu PDF của mình bằng cách nào? Mặc dù điều này phụ thuộc rất nhiều từ PDF sang PDF và loại nội dung mà nó chứa, có một số tùy chọn tạo PDF nói chung nói riêng mà bạn nên chú ý. Một vài chỉnh sửa ở đây và sẽ có một chặng đường dài hướng tới việc giảm megabyte tệp của bạn.
Sử dụng lệnh "Lưu dưới dạng".
Đây là một nơi tốt để bắt đầu giảm sưng. Mỗi khi bạn nhấn "Lưu" trong một ứng dụng, bạn sẽ nhận được kích thước tệp thường lớn hơn. Điều này là do hàm lưu các thay đổi và thêm chúng vào tệp. Đối với các tệp PDF cũng vậy.
Thay vào đó, hãy sử dụng lệnh "Lưu dưới dạng". Bằng cách này, bạn ghi đè lên toàn bộ tệp, loại bỏ các đối tượng không sử dụng và các thay đổi tích lũy. Kết quả là một tệp PDF nhỏ hơn mà bạn có thể xử lý. Vì vậy, hãy chọn tùy chọn "Lưu dưới dạng" khi bạn đã thêm mọi thứ bạn cần vào tệp PDF của mình.
Nén và giảm kích thước của hình ảnh PDF
Với bản chất trực quan của nội dung kỹ thuật số ngày nay, hình ảnh là một phần lớn của tệp PDF. Tuy nhiên, nếu tệp PDF của bạn không dành cho nhu cầu độ phân giải cao, bạn có thể kiểm tra tệp của mình bằng cách giảm kích thước và nén hình ảnh. Bằng cách giảm lấy mẫu hình ảnh bitmap, về cơ bản bạn giảm số lượng pixel, điều này làm giảm độ phân giải tổng thể và do đó làm giảm kích thước của PDF.
Chọn không gian màu phù hợp
Bạn có thể đã nghe nói về không gian màu RGB và CMYK trước đây. Mỗi người trong số họ có các phương pháp xử lý màu khác nhau. Nói chung, CMYK là lý tưởng để in, trong khi RGB là lý tưởng để hiển thị trên màn hình.
Nếu tệp PDF của bạn chủ yếu được xem trên web hoặc trên màn hình máy tính, hãy chọn không gian màu RGB cho hình ảnh PDF của bạn. Trong một số trình tạo PDF, bạn có thể chọn chuyển đổi hình ảnh CMYK sang RGB nếu cần. Nó yêu cầu ít dữ liệu hơn CMYK. Và ít kênh dữ liệu hơn có nghĩa là kích thước tệp nhỏ hơn.
Định cấu hình lại phông chữ của bạn
Bằng cách nhúng các phông chữ, về cơ bản, bạn đang bao bọc toàn bộ bộ ký tự trong PDF, điều này có thể làm phình tệp đáng kể. Hãy thử đặt các nguồn thay thế. Nó sẽ giữ cho kích thước của PDF ở mức tối thiểu.
Khi một phông chữ là tập hợp con, chỉ các ký tự phông chữ được sử dụng trong PDF mới được thêm vào. Nếu một ký tự đặc biệt như "#" không được sử dụng trong tệp, ký tự đó sẽ không được đưa vào. Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể chọn tự động đặt phông chữ nếu việc sử dụng ký tự ít hơn một lượng nhất định. Hãy tận dụng tính năng này nếu bạn có nó. Phông chữ PDF của bạn cũng quan trọng như hình ảnh của bạn.
Loại bỏ những thứ rườm rà không cần thiết
Tùy thuộc vào đối tượng và nội dung PDF của bạn nhằm mục đích gì, bạn có thể giảm tải đáng kể. Các ứng dụng tạo PDF cho các nhu cầu cụ thể, chẳng hạn như Adobe Photoshop, sẽ cho phép bạn lưu các tệp PDF với các cài đặt nâng cao như Bảo tồn khả năng chỉnh sửa của Photoshop.
Nhưng nếu các tệp PDF của bạn không được mở riêng trong Photoshop để chỉnh sửa, thì không cần chuẩn bị tệp cho nó. Vì vậy, trước khi lưu một tệp PDF với tất cả các chuông và còi, hãy tìm hiểu kỹ về cách tệp PDF của bạn sẽ được sử dụng và bạn có thể dễ dàng giảm kích thước cho phù hợp.
Các tệp PDF được cho là có chất lượng cao, nhưng nó không nhất thiết có nghĩa là chúng phải được phản ánh trong kích thước tệp. Bạn có thể nhận được một tệp PDF có thể quản lý được chỉ với một vài điều chỉnh. Và như một phần thưởng, bạn có thể thực hiện hầu hết các điều chỉnh này với Sonic PDF Creator. Bạn chỉ cần đi tới Chế độ xem> Tùy chọn tạo ... và bạn có thể truy cập chúng thông qua hộp thoại.