PDF (Portable Document Format) është një format skedari që ka kapur të gjithë elementët e një dokumenti të shtypur si një imazh elektronik që mund të shikohet, shfletohet, shtypet ose dërgohet tek dikush tjetër. Skedarët PDF krijohen duke përdorur Adobe Acrobat, Acrobat Capture ose produkte të ngjashëm.
Për të parë dhe përdorur skedarët, ju nevojitet Acrobat Reader falas, të cilin mund ta shkarkoni me lehtësi. Pasi të keni shkarkuar Reader, ai do të fillojë automatikisht kur dëshironi të shihni një skedar PDF.
Skedarët PDF janë veçanërisht të dobishëm për dokumente të tilla si artikuj revistash, broshura produktesh ose fletëpalosje ku dëshironi të ruani pamjen grafike origjinale në internet. Një skedar PDF përmban një ose më shumë imazhe faqe, secila prej të cilave mund të zmadhohet ose zvogëlohet. Ju mund të shkoni lart e poshtë në faqe.
Skedarët PDF: si është ngjeshja e tyre
Produkti i Acrobat që ju lejon të krijoni skedarë PDF shet në një gamë jo shumë të egër çmimesh. Një alternativë jo Adobe është një produkt i quajtur Niknak nga 5D, një kompani në MB. (Lexuesi në vetvete është falas dhe mund të përdoret si një shtesë me shfletuesin tuaj të internetit ose mund të fillohet vetë). Disa situata në të cilat skedarët PDF janë të dëshirueshëm përfshijnë:
Zhvillimi i dizajnit grafik në të cilin anëtarët e ekipit punojnë në distancë dhe për këtë arsye duhet të eksplorojnë idetë e dizajnit në internet
Njerëz të ndihmës që kanë nevojë për të parë librin e shtypur që po shikojnë përdoruesit
Shpërndarja në internet e çdo dokumenti të shtypur në të cilin dëshironi të ruani pamjen e tij të shtypur
Skedarët PDF Acrobat janë më shumë sesa imazhe të dokumentuara. Skedarët mund të vendosin gërmat e shkronjave të tipit për t'i bërë ato të disponueshme kudo që po shikoni. Ato gjithashtu mund të përfshijnë elementë ndërveprues të tillë si butonat për futjen e formave dhe për aktivizimin e filmave me zë dhe Quicktime ose AVI. Skedarët PDF janë optimizuar për ueb duke shfaqur tekst para imazheve grafike dhe lidhjeve të hipertekstit.
Përdoruesit shpesh pyesin se si të zvogëlojnë madhësinë e një skedari PDF për të siguruar që ai të pranohet nga sistemi i menaxhimit të çështjeve të gjykatës dhe kështu të arkivohet me sukses në mënyrë elektronike.
Ekzistojnë një gamë e tërë rregullash në lidhje me madhësinë e skedarit, në varësi të sistemit të menaxhimit që përdoret për të menaxhuar skedarët që merrni. Shtë e rëndësishme të kontrolloni paraprakisht rregullat lokale në gjykatën tuaj.
Në përgjithësi, megjithatë, ka shumë pak arsye që PDF-të të jenë me qindra megabajt në madhësi, përveç nëse ato përmbajnë prova që duhet të ruhen si fotografi me rezolucion të lartë. Duke ndjekur disa hapa të thjeshtë, edhe skedarët e mëdhenj që janë me qindra faqe nuk duhet të kalojnë 10 MB.
Si të përcaktoni madhësinë e dokumentit tuaj PDF
Nëse përdorni Adobe Acrobat, kontrollimi i madhësisë së PDF është i lehtë. Thjesht klikoni Skedar, pastaj Properties. Ju do të shihni shumë informacione në lidhje me dokumentin tuaj, përfshirë madhësinë e tij.
Përndryshe, mund të lundroni në dosjen që përmban dokumentin, klikoni me të djathtën dhe klikoni në vetitë.
Skedarët më të mëdhenj do të marrin më shumë kohë për t'u ngarkuar, janë të vështira për t'u ndarë në mënyrë elektronike (për shembull, përmes postës elektronike) dhe do të konsumojnë magazinimin e skedarëve të firmës suaj të avokatëve. Gjithashtu, megjithëse gjykatat pranojnë madhësi më të mëdha skedarësh, ata preferojnë të trajtojnë skedarë më të vegjël, më të optimizuar.
Atëherë, si duhet të veproni për zvogëlimin e madhësisë së dokumenteve PDF? Këtu janë pesë këshilla të shpejta.
Shmangni skanimin e PDF-ve kur është e mundur
Ashtë një keqkuptim i zakonshëm që, për të krijuar PDF, ose për të kombinuar disa dokumente dhe ekspozime në një PDF, duhet të printoni gjithçka dhe ta skanoni së bashku. Skedarët e konvertuar në mënyrë elektronike janë përgjithësisht në përmasa shumë më të vogla se skedarët e skanuar.
Vetëm dokumentet që ekzistojnë vetëm në letër duhet të skanohen; të gjitha dokumentet e tjera mund të konvertohen në mënyrë elektronike nga skedari origjinal duke i ruajtur ato si PDF. Për më tepër, dokumentet individuale mund të kombinohen shpejt si PDF duke përdorur softuer të tillë si Adobe Acrobat, duke shmangur nevojën për të shtypur dokumentet për t'i kombinuar ato.
Ruaje si "PDF i vogël"
Nëse skedari juaj është akoma shumë i madh pasi të jetë krijuar në mënyrë elektronike, në vend që të skanohet, ka akoma disa hapa që mund të ndërmerrni. Më e thjeshtë është të ruajeni përsëri skedarin tuaj si një PDF me madhësi të reduktuar.
Në versionin e fundit të Adobe Acrobat, hapni PDF-në që dëshironi ta ruajeni përsëri si një skedar më të vogël, zgjidhni File, Save As Other dhe më pas PDF të Vogël. Do t'ju kërkohet të zgjidhni përputhshmërinë e versionit që ju nevojitet dhe pastaj mund të klikoni OK për ta ruajtur. Ne ju rekomandojmë që të konfiguroni përputhshmërinë e tij me të paktën Acrobat X, pasi ai version përdoret ende gjerësisht.
Përdorni Adobe Acrobat PDF Optimizer
Ndonjëherë ju doni të keni më shumë kontroll se cilat elemente në dokumentin tuaj ulen ose hiqen. Në këto rrethana, ju duhet të zgjidhni mjetin e optimizimit PDF.
Para se të optimizoni një skedar, është një ide e mirë të kontrolloni përdorimin e hapësirës së skedarit: kontrolloni cilat elementë, të tillë si gërmat, imazhet, etj., Po përdorin më shumë të dhëna. Rezultatet e kësaj mund t'ju japin ide se ku është më mirë të zvogëloni madhësinë e skedarit.
Për të filluar optimizimin, hapni PDF tuaj në Acrobat, klikoni Skedari, Ruaje Si Tjetër dhe pastaj kliko PDF të Optimizuar. Në dialogun që shfaqet, klikoni Përdorimi i hapësirës së auditimit në këndin e sipërm të djathtë.
Ulni madhësinë kur kurseni në Word
Në Word, për të kthyer një dokument në PDF, ju përdorni opsionin Save As. Ky opsion zakonisht prodhon një skedar mjaft të vogël, varësisht nga numri i imazheve në dokument. Sidoqoftë, nëse zbuloni se PDF juaj i konvertuar në Word është ende shumë i madh, ekziston një mundësi tjetër në Word që do të prodhojë një skedar dukshëm më të vogël. Ja se si ta përdorni atë:
Hapni dokumentin Word që do të konvertohet në PDF. Klikoni në butonin File dhe pastaj Save As. Në menunë Save As type, zgjidhni PDF dhe futni emrin e skedarit tuaj të preferuar. Këtu është hapi shtesë: aty ku thotë Optimizoni për në fund të dialogut, zgjidhni Madhësia minimale (postimi në internet).
Përdorni një mjet për shtypjen PDF
Vegla të tjera PDF (jo nga Adobe) zakonisht përmbajnë karakteristika që do të zvogëlojnë madhësinë e PDF tuaj. Sidoqoftë, nëse jeni duke kërkuar për një mundësi falas, ka disa të disponueshme. Aktualisht krijuesi PDF më i shkarkuar (sipas download.com) është PrimoPDF.
Pasi të keni instaluar PrimoPDF, thjesht hapni PDF-në që dëshironi të kompresoni (në Acrobat Reader, ose një shfletues uebi, për shembull), shtypni Ctrl + P për të hapur dialogun e printimit, zgjidhni PrimoPDF nga lista e printerëve të disponueshëm dhe pastaj klikoni Krijoni PDF.
Vini re se kjo metodë, si thjesht ruajtja si PDF me madhësi të reduktuar në Adobe Acrobat, zvogëlon cilësinë dhe rezolucionin e figurës.
Kur bëhet fjalë për të kursyer hapësirë në kompjuterin tuaj Mac, ka shumë gjëra që mund të bëni: zbrazni plehrat, hiqni instaluesit e aplikacioneve, hiqni qafe skedarët dublikatë dhe shumë më tepër.
Ju gjithashtu mund të zvogëloni madhësinë e skedarit të dokumenteve PDF për t'i bërë ato më kompakte dhe për të marrë më pak hapësirë në Mac tuaj.
Sidoqoftë, është e rëndësishme të theksohet se bërja e kësaj mund të ulë edhe cilësinë e PDF-it origjinal.
Nëse keni nevojë për një PDF me cilësi të lartë për një prezantim ose detyrë pune, mund të dëshironi të përdorni një metodë tjetër për të kursyer hapësirë, siç është ruajtja e tij në një sistem rezervë të mbështetur në re ose në një hard disk të jashtëm.
Kompresimi DF mund të ndihmojë në uljen e kostove të ndarjes, ruajtjes dhe transferimit të skedarëve në cloud. Shpejton procesin e ngarkimit, shkarkimit, shtypjes ose bashkangjitjes së një PDF, pasi që sa më i vogël të jetë madhësia, aq më shpejt shpërndahet.
Cila është mënyra më e mirë për të përfituar nga të gjitha përfitimet që ka për të ofruar kompresimi PDF? Angela O'Donnell e shpjegon atë duke iu përgjigjur pyetjeve tona më poshtë.
A mund të shpjegoni shkurtimisht çfarë është kompresimi PDF?
Kompresimi PDF riorganizon të dhënat në një skedar PDF, duke i ruajtur ato në mënyrë më efikase në mënyrë që të mund të zvogëlojë madhësinë e tyre pa humbur detaje të rëndësishme në proces. Riorganizimi i të dhënave mund të nënkuptojë që imazhet të ndryshohen dhe / ose të riformatohen për të zvogëluar madhësinë e skedarit.
Po sikur skedarët e mi që kanë nevojë për kompresim nuk janë PDF? Automatizimi ju ndihmon në këtë rast, pasi shndërrimi manual i qindra, mijëra, madje edhe miliona dokumenteve në PDF është një detyrë shqetësuese.
Administratorët mund të drejtojnë një shërbim automatik të konvertimit në një depo të dokumenteve, të tilla si sistemet kryesore të menaxhimit të dokumenteve (DMS), Dropbox, SharePoint, apo edhe një dosje të vetme në një rrjet Windows dhe të kthejnë në heshtje dokumentet në PDF në sfond.
Si funksionon automatizimi në procesin e kompresimit?
Në vend që të aplikojë kompresimin në skedarë manualisht një nga një, një shërbim i automatizuar i kompresimit mund të përpunojë një vëllim të madh skedarësh në depon tuaj vazhdimisht. Në këtë mënyrë, e gjithë puna e kompresimit bëhet në heshtje në sfond pa pasur nevojë që përdoruesit të përfshihen pas konfigurimit fillestar.
Ky lloj i kompresimit të automatizuar është një shërbim i fuqishëm, që mbulon të gjitha dokumentet, pavarësisht se si përfunduan ato në depon e dokumenteve tuaja.
Kurioz të shihni se si duket ngjeshja e automatizuar? Kjo infografike e dobishme ofron një përmbledhje të mënyrës se si funksionon së bashku me një shërbim të automatizuar të përpunimit të OCR.
Reduktimi i skedarëve PDF në madhësi optimale, duke ju dhënë katër mundësi të madhësive të ndryshme.
Organizimi i PDF-ve nga numërimi i tarifave, indeksimi, ujëra etj. është e mundur kur përdorni PDFelement Pro.
Opsioni i përpunimit të grupeve e bën jetën më të lehtë kur PDF-të e shumta duhet të kompresohen, redaktohen, organizohen dhe ndahen njëkohësisht.
PDF-të e skanuara mund të shndërrohen në formate të redaktueshme duke përdorur teknologjinë OCR.
Nga mbushja e formularëve PDF, nxjerrja e të dhënave deri te sigurimi i skedarëve tuaj, gjithçka është e mundur me ndihmën e iSky soft PDFelement Pro për Windows.
Metoda 2. Bëni PDF më të vogël duke përdorur Microsoft Word
MS Office është i njohur të jetë suita më e mirë e PC për Windows për një kohë të gjatë, por ajo që shumica prej nesh nuk e di është se me lëshimin e MS Office 2013, ne madje mund të krijojmë dhe modifikojmë skedarë PDF pa ndonjë sherr. Ky është një hap i madh nga Microsoft dhe është i dobishëm për përdoruesit që duan të kompresojnë skedarët e tyre PDF në madhësi optimale për qëllime të ndryshme si ndarja, ruajtja, etj.
Hapi 1. Kur përdorni MS Word 2013, gjithçka që duhet të bëni është të ruani skedarin tuaj Word si PDF. Në dritaren "Ruaje si" ("Skedari"> "Ruaje si"), zgjidhni PDF nga lista zbritëse që përmban formatet e daljes dhe gjithashtu zgjidhni "Madhësia minimale" nga opsionet më poshtë. Ky është një tipar i ri dhe ruan një dokument Word si një skedar PDF në madhësinë më optimale.
Zgjidhja e problemeve
Një nga shqetësimet më të mëdha për t'u marrë me një skedar PDF është madhësia e madhe e skedarit. Nuk ka asgjë më të keqe sesa një email i mbërthyer në kutinë tuaj dalëse nga një skedar i madh PDF, përveç nëse sigurisht që është një shkarkim i ngadaltë PDF nga interneti.
Si mund ta zvogëloni madhësinë e dokumentit tuaj PDF? Megjithëse kjo varet shumë nga PDF në PDF dhe lloji i përmbajtjes që përmban, ka disa opsione të përgjithshme për krijimin e PDF në veçanti të cilave ju duhet t'i kushtoni vëmendje të madhe. Disa ndryshime këtu dhe atje do të shkojnë shumë drejt zvogëlimit të megabajt të skedarit tuaj.
Përdorni komandën "Ruaje si".
Ky është një vend i mirë për të filluar zvogëlimin e ënjtjes. Sa herë që shtypni "Ruaj" në një aplikacion, përfundoni me një madhësi skedari përgjithësisht më të madhe. Kjo sepse funksioni ruan ndryshimet dhe i shton ato në skedar. E njëjta gjë vlen edhe për skedarët PDF.
Në vend të kësaj, përdorni komandën "Ruaje si". Duke bërë këtë, ju mbishkruani të gjithë skedarin, duke hequr objektet e papërdorura dhe ndryshimet e grumbulluara. Rezultati është një skedar më i vogël PDF që mund ta trajtoni. Kështu që zgjidhni opsionin "Ruaje si" pasi të keni shtuar gjithçka që ju nevojitet në PDF-në tuaj.
Kompresoni dhe zvogëloni madhësinë e imazheve PDF
Duke pasur parasysh natyrën vizuale të përmbajtjes dixhitale sot, imazhet janë një pjesë e madhe e skedarëve PDF. Sidoqoftë, nëse PDF-i juaj nuk është menduar për nevoja me rezolucion të lartë, ju mund ta mbani skedarin tuaj nën kontroll duke zvogëluar madhësinë dhe kompresuar imazhet tuaja. Duke minimizuar imazhet e bitmap, ju në thelb zvogëloni numrin e pikseleve, gjë që ul rezolucionin e përgjithshëm dhe për këtë arsye madhësinë e PDF.
Zgjidhni hapësirën e duhur të ngjyrave
Ju mund të keni dëgjuar më parë për hapësira me ngjyra RGB dhe CMYK. Secila prej tyre ka metoda të ndryshme të trajtimit të ngjyrës. Në përgjithësi, CMYK është ideal për shtypje, ndërsa RGB është ideal për shfaqje në ekran.
Nëse PDF-i juaj do të shikohet kryesisht në internet ose në një ekran kompjuteri, zgjidhni hapësirën me ngjyra RGB për imazhet tuaja PDF. Në disa krijues PDF, ju mund të zgjidhni të shndërroni imazhet CMYK në RGB nëse është e nevojshme. Kërkon më pak të dhëna se CMYK. Dhe më pak kanal i të dhënave do të thotë madhësi më e vogël e skedarit.
Nënkonfiguroni shkronjat tuaja
Duke ngulitur shkronjat, ju në thelb po mbyllni të gjithë karakterin e vendosur brenda PDF-së, i cili mund të kapërcejë skedarin në mënyrë të konsiderueshme. Provoni të nënvendosni burimet në vend të tyre. Do të mbajë madhësinë e PDF në minimum.
Kur një shkronjë është nëngrup, shtohen vetëm karakteret e shkronjave që përdoren në PDF. Nëse një karakter i veçantë si "#" nuk përdoret në skedar, karakteri nuk do të përfshihet. Në shumicën e rasteve, ju mund të zgjidhni të nënvendosni automatikisht shkronjat nëse përdorimi i karakterit është më pak se një sasi e caktuar. Përfitoni nga kjo veçori nëse e keni. Shkronjat tuaja PDF janë po aq të rëndësishme sa imazhet tuaja.
Eliminoni skajet e panevojshme
Në varësi të kujt dhe për çfarë është menduar përmbajtja juaj PDF, ju mund ta zvogëloni ndjeshëm fryrjen. Aplikacionet që krijojnë PDF për nevoja specifike, të tilla si Adobe Photoshop, do t'ju lejojnë të kurseni PDF me cilësime të përparuara siç janë Ruajtja e aftësive të redaktimit të Photoshop.
Por nëse PDF-të tuaja nuk janë hapur ekskluzivisht në Photoshop për redaktim, atëherë nuk ka nevojë të përgatitni skedarin për të. Pra, para se të ruani një PDF me të gjitha zilet dhe bilbilat, merrni një ide të mirë se si do të përdoret PDF-i juaj dhe ju lehtë mund të zvogëloni madhësinë në përputhje me rrethanat.
PDF-të supozohet të jenë me cilësi të lartë, por nuk do të thotë domosdoshmërisht se ato duhet të pasqyrohen në madhësinë e skedarit. Ju mund të merrni një skedar PDF të menaxhueshëm me vetëm disa rregullime. Dhe si një bonus, ju mund të bëni shumicën e këtyre rregullimeve me Sonic PDF Creator. Thjesht duhet të shkoni te Pamja> Opsionet e krijimit ... dhe mund t'i përdorni ato përmes dialogut.