PDF (Portable Document Format) er et filformat som har fanget alle elementene i et trykt dokument som et elektronisk bilde som kan vises, blades, skrives ut eller videresendes til noen andre. PDF-filer opprettes ved hjelp av Adobe Acrobat, Acrobat Capture eller lignende produkter.
For å se og bruke filene trenger du gratis Acrobat Reader, som du enkelt kan laste ned. Når du har lastet ned leseren, starter den automatisk når du vil se en PDF-fil.
PDF-filer er spesielt nyttige for dokumenter som magasinartikler, produktbrosjyrer eller flygeblad der du vil bevare det originale grafiske utseendet på nettet. En PDF-fil inneholder ett eller flere sidebilder, som hver kan forstørres eller reduseres. Du kan gå opp og ned på siden.
PDF-filer: hvordan er komprimeringen deres
Acrobats produkt som lar deg lage PDF-filer selger i den ikke altfor opprørende prisklassen. Et alternativ som ikke er fra Adobe er et produkt som heter Niknak fra 5D, et selskap i Storbritannia. (Selve leseren er gratis og kan brukes som et plugin-program med nettleseren din eller kan startes av seg selv). Noen situasjoner der PDF-filer er ønskelige inkluderer:
Grafisk designutvikling der teammedlemmer jobber eksternt og derfor trenger å utforske designideer online
Helpdesk folk som trenger å se den trykte boken som brukerne ser på
Online distribusjon av ethvert utskrevet dokument der du vil bevare det trykte utseendet
Acrobat PDF-filer er mer enn dokumentbilder. Filer kan legge inn skrifttyper for å gjøre dem tilgjengelige hvor som helst du ser på. De kan også inkludere interaktive elementer som knapper for å skrive inn skjemaer og for å aktivere lyd- og Quicktime- eller AVI-filmer. PDF-filer er optimalisert for nettet ved å vise tekst før grafiske bilder og hypertekstlenker.
Brukere lurer ofte på hvordan man kan redusere størrelsen på en PDF-fil for å sikre at den blir akseptert av domstolens saksbehandlingssystem og dermed vellykket arkivert elektronisk.
Det er en hel rekke regler om filstørrelse, avhengig av styringssystemet som brukes til å administrere filene du mottar. Det er viktig å sjekke de lokale reglene i retten din på forhånd.
Generelt er det imidlertid svært liten grunn til at PDF-filer er hundrevis av megabyte, med mindre de inneholder bevis som må lagres som bilder med veldig høy oppløsning. Ved å følge noen få enkle trinn, bør selv store filer på hundrevis av sider ikke overstige 10 MB.
Hvordan bestemme størrelsen på PDF-dokumentet
Hvis du bruker Adobe Acrobat, er det enkelt å kontrollere størrelsen på PDF-filen. Bare klikk på Fil og deretter på Egenskaper. Du vil se mye informasjon om dokumentet, inkludert størrelsen.
Alternativt kan du navigere til mappen som inneholder dokumentet, høyreklikke det og klikke egenskaper.
Større filer vil ta lengre tid å laste inn, er vanskelige å dele elektronisk (for eksempel via e-post), og vil forbruke advokatfirmaets fillagring raskere. Selv om domstolene godtar større filstørrelser, foretrekker de også å håndtere mindre, mer optimaliserte filer.
Så hvordan skal du gjøre for å redusere størrelsen på PDF-dokumentene dine? Her er fem raske tips.
Unngå å skanne PDF-filer når det er mulig
Det er en vanlig misforståelse at for å lage PDF-filer eller for å kombinere flere dokumenter og eksponeringer i en PDF, må du skrive ut alt og skanne det sammen. Elektronisk konverterte filer har generelt mye mindre størrelse enn skannede filer.
Bare dokumenter som bare finnes på papir, må skannes; alle andre dokumenter kan konverteres elektronisk fra originalfilen ved å lagre dem som PDF. Videre kan enkeltdokumenter raskt kombineres som PDF-filer ved hjelp av programvare som Adobe Acrobat, og unngå behovet for å skrive ut dokumentene for å kombinere dem.
Lagre som "liten PDF"
Hvis filen din fremdeles er veldig stor etter at den er opprettet elektronisk, i stedet for å bli skannet, er det fortsatt noen trinn du kan ta. Det enkleste er å lagre filen på nytt som en PDF i redusert størrelse.
I den siste versjonen av Adobe Acrobat åpner du PDF-filen du vil lagre på nytt som en mindre fil, velger Fil, Lagre som annen og deretter Liten PDF. Du blir bedt om å velge versjonskompatibilitet du trenger, og deretter kan du klikke OK for å lagre. Vi anbefaler at du konfigurerer kompatibiliteten med minst Acrobat X, siden den versjonen fortsatt er mye brukt.
Bruk Adobe Acrobat PDF Optimizer
Noen ganger vil du ha mer kontroll over hvilke elementer i dokumentet som blir nedgradert eller fjernet. Under disse omstendighetene bør du velge PDF-optimaliseringsverktøyet.
Før du optimaliserer en fil, er det en god ide å revidere filens plassbruk: sjekk hvilke elementer, som skrifter, bilder osv., Som bruker mest data. Resultatene av dette kan gi deg ideer om hvor det er best å redusere filstørrelsen.
For å starte optimalisering, åpne PDF-en i Acrobat, klikk på Fil, Lagre som annet, og klikk deretter på Optimalisert PDF. I dialogboksen som vises klikker du på Audit Space Usage i øvre høyre hjørne.
Reduser størrelsen når du lagrer i Word
I Word, for å konvertere et dokument til PDF, bruker du alternativet Lagre som. Dette alternativet produserer vanligvis en ganske liten fil, avhengig av antall bilder i dokumentet. Men hvis du finner ut at PDF-en din konvertert til Word fremdeles er for stor, er det et annet alternativ i Word som vil gi en betydelig mindre fil. Slik bruker du det:
Åpne Word-dokumentet som skal konverteres til PDF. Klikk på Fil-knappen og deretter på Lagre som. I PDF-menyen Lagre som velger du PDF og skriver inn ønsket filnavn. Her er det ekstra trinnet: der det står Optimaliser nederst i dialogboksen, velger du Minimum størrelse (online innlegg).
Bruk et PDF-utskriftsverktøy
Andre PDF-verktøy (ikke fra Adobe) inneholder vanligvis funksjoner som vil redusere størrelsen på PDF-filen din. Men hvis du leter etter et gratis alternativ, er det noen få tilgjengelige. For tiden er den mest nedlastede gratis PDF-skaperen (ifølge download.com) PrimoPDF.
Når du har installert PrimoPDF, er det bare å åpne PDF-filen du vil komprimere (for eksempel i Acrobat Reader eller i en nettleser), trykke på Ctrl + P for å åpne utskriftsdialogen, velge PrimoPDF fra listen over tilgjengelige skrivere, og deretter klikke Lag PDF.
Merk at denne metoden, som å bare lagre som en PDF i redusert størrelse i Adobe Acrobat, reduserer kvaliteten og oppløsningen på bildet.
Når det gjelder å spare plass på Mac-datamaskinen din, er det mange ting du kan gjøre: tøm søpla, fjern programinstallatører, kvitt duplikatfiler og mye mer.
Du kan også redusere filstørrelsen på PDF-dokumenter for å gjøre dem mer kompakte og ta mindre plass på din Mac.
Det er imidlertid viktig å merke seg at dette også kan redusere kvaliteten på den originale PDF-filen.
Hvis du trenger en PDF av høy kvalitet til en presentasjon eller arbeidsoppgave, kan det være lurt å bruke en annen metode for å spare plass, for eksempel å lagre den på et skybasert sikkerhetskopisystem eller ekstern harddisk.
DF-komprimering kan bidra til å redusere kostnadene ved deling, lagring og overføring av filer til skyen. Fremskynder prosessen med å laste opp, laste ned, skrive ut eller legge ved en PDF, siden jo mindre størrelsen er, desto raskere distribueres den.
Så hva er den beste måten å dra nytte av alle fordelene som PDF-komprimering har å tilby? Angela O'Donnell forklarer det ved å svare på spørsmålene våre nedenfor.
Kan du forklare kort hva som er PDF-komprimering?
PDF-komprimering omorganiserer dataene i en PDF-fil, og lagrer dem mer effektivt slik at de kan reduseres i størrelse uten å miste viktige detaljer i prosessen. Omorganisering av dataene kan bety at bildene endres og / eller formateres for å redusere filstørrelsen.
Hva om filene mine som trenger komprimering ikke er PDF? Automatisering er nyttig i dette tilfellet, da manuell konvertering av hundrevis, tusenvis eller til og med millioner av dokumenter til PDF er en skremmende oppgave.
Administratorer kan dirigere en automatisk konverteringstjeneste til et dokumentlager, for eksempel store dokumenthåndteringssystemer (DMS), Dropbox, SharePoint, eller til og med en enkelt mappe i et Windows-nettverk, og konvertere dokumenter stille til PDF i bakgrunnen.
Hvordan fungerer automatisering i kompresjonsprosessen?
I stedet for å bruke komprimering på filer manuelt, kan en automatisert komprimeringstjeneste behandle et stort volum filer i depotet ditt kontinuerlig. På denne måten gjøres alt kompresjonsarbeid stille i bakgrunnen uten at brukerne trenger å engasjere seg etter første oppsett.
Denne typen automatisert komprimering er en kraftig tjeneste som dekker alle dokumenter, uavhengig av hvordan de havnet i dokumentet ditt.
Er du nysgjerrig på å se hvordan automatisert komprimering ser ut? Denne praktiske infografikken gir en oversikt over hvordan den fungerer i forbindelse med en automatisert OCR-behandlingstjeneste.
Reduksjon av PDF-filer til optimale størrelser, noe som gir deg fire forskjellige størrelsesalternativer.
Organisering av PDF-filer etter bates nummerering, indeksering, vannmerke, etc. det er mulig når du bruker PDFelement Pro.
Alternativet for batchbehandling gjør livet lettere når flere PDF-filer må komprimeres, redigeres, organiseres og deles samtidig.
Skannede PDF-filer kan konverteres til redigerbare formater ved hjelp av OCR-teknologi.
Fra å fylle ut PDF-skjemaer, trekke ut data til å sikre filene dine, er alt mulig ved hjelp av iSky soft PDFelement Pro for Windows.
Metode 2. Gjør PDF mindre ved hjelp av Microsoft Word
MS Office er kjent for å være den beste PC-pakken for Windows i lang tid, men det de fleste av oss ikke vet er at med utgivelsen av MS Office 2013 kan vi til og med lage og redigere PDF-filer uten problemer. Dette er et stort sprang fra Microsoft og er nyttig for brukere som ønsker å komprimere PDF-filene til optimale størrelser for forskjellige formål som deling, lagring, etc.
Trinn 1. Når du bruker MS Word 2013, er alt du trenger å gjøre å lagre Word-filen som PDF. I "Lagre som" -vinduet ("Fil"> "Lagre som"), velg PDF fra rullegardinlisten som inneholder utdataformatene, og velg også "Minimum størrelse" fra alternativene nedenfor. Dette er en ny funksjon og lagrer et Word-dokument som en PDF-fil i den mest optimale størrelsen.
Feilsøking
En av de største irritasjonene ved å håndtere en PDF-fil er den store filstørrelsen. Det er ikke noe verre enn en e-post fast i utboksen din fra en stor PDF-fil, med mindre det selvfølgelig er en langsom PDF-nedlasting fra nettet.
Hvordan kan du redusere størrelsen på PDF-dokumentet? Selv om dette avhenger mye fra PDF til PDF og typen innhold den inneholder, er det noen generelle alternativer for PDF-oppretting, spesielt du bør være nøye med. Noen få justeringer her og der vil gå langt for å redusere megabyte til filen din.
Bruk kommandoen "Lagre som".
Dette er et godt sted å begynne å redusere hevelse. Hver gang du trykker på "Lagre" i et program, får du en generelt større filstørrelse. Dette er fordi funksjonen lagrer endringene og legger dem til filen. Det samme gjelder PDF-filer.
Bruk i stedet kommandoen "Lagre som". Ved å gjøre dette overskriver du hele filen, fjerner ubrukte objekter og akkumulerte endringer. Resultatet er en mindre PDF-fil som du kan håndtere. Så velg alternativet "Lagre som" når du har lagt til alt du trenger i PDF-filen.
Komprimer og reduser størrelsen på PDF-bilder
Gitt den visuelle karakteren til digitalt innhold i dag, er bilder en stor del av PDF-filer. Hvis PDF-filen din imidlertid ikke er beregnet på behov med høy oppløsning, kan du holde filen under kontroll ved å redusere størrelsen og komprimere bildene. Ved å nedprøve bitmapbilder reduserer du i utgangspunktet antall piksler, noe som senker den totale oppløsningen og dermed størrelsen på PDF-en.
Velg riktig fargerom
Du har kanskje hørt om RGB- og CMYK-fargerom før. Hver av dem har forskjellige metoder for håndtering av farger. Generelt er CMYK ideelt for utskrift, mens RGB er ideelt for skjermvisning.
Hvis PDF-en din først og fremst skal vises på nettet eller på en dataskjerm, velger du RGB-fargerom for PDF-bildene. I noen PDF-skapere kan du velge å konvertere CMYK-bilder til RGB om nødvendig. Det krever mindre data enn CMYK. Og mindre datakanal betyr mindre filstørrelse.
Underkonfigurer skriftene dine
Ved å legge inn skriftene, legger du i utgangspunktet hele tegnsettet i PDF-filen, noe som kan oppblåse filen betydelig. Prøv å underinnstille kildene i stedet. Det vil holde størrelsen på PDF til et minimum.
Når en skrift er delmengde, blir bare skrifttegnene som brukes i PDF-filen lagt til. Hvis et spesialtegn som "#" ikke brukes i filen, vil ikke tegnet bli inkludert. I de fleste tilfeller kan du velge å automatisk undergruppe skrifttyper hvis tegnbruken er mindre enn et bestemt beløp. Benytt deg av denne funksjonen hvis du har den. PDF-skriftene dine er like viktige som bildene dine.
Fjern unødvendige frills
Avhengig av hvem og hva PDF-innholdet ditt er beregnet på, kan du redusere oppblåsthet betydelig. Programmer som oppretter PDF-filer for spesifikke behov, for eksempel Adobe Photoshop, lar deg lagre PDF-filer med avanserte innstillinger, som for eksempel Bevar Photoshop's redigeringsfunksjoner.
Men hvis PDF-ene ikke bare åpnes i Photoshop for redigering, er det ikke nødvendig å forberede filen for den. Så før du lagrer en PDF med alle bjeller og fløyter, får du en god ide om hvordan PDF-filen din skal brukes, og du kan enkelt redusere størrelsen tilsvarende.
PDF-filer skal ha høy kvalitet, men det betyr ikke nødvendigvis at de må gjenspeiles i filstørrelsen. Du kan få en håndterbar PDF-fil med bare noen få justeringer. Og som en bonus, kan du gjøre de fleste av disse justeringene med Sonic PDF Creator. Du må bare gå til Vis> Opprettingsalternativer ... og du kan få tilgang til dem gjennom dialogboksen.