Αν είστε από αυτούς που πρέπει να κάνουν τιμολόγια και να τα στέλνουν με email, σίγουρα θα χρησιμοποιήσετε ηλεκτρονικά τιμολόγια. Όμως, όταν δεν σε πληρώνουν, ήξερες ότι πρέπει να το ακυρώσεις; Είστε νέος σε αυτά τα θέματα και δεν ξέρετε πώς να εκδώσετε και να ακυρώσετε ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο;
Μην ανησυχείτε, εδώ σας λέμε τα κλειδιά που πρέπει να έχετε υπόψη σας για να μην σας πει τίποτα το Υπουργείο Οικονομικών. Να ξεκινήσουμε?
Τι είναι το ηλεκτρονικό τιμολόγιο
Πριν, όταν δεν υπήρχε το Διαδίκτυο, ήταν πιο δύσκολο να βρεις δουλειά έξω από την πόλη σου. Αλλά θα μπορούσε να γίνει. Ωστόσο, όταν υποβάλλατε ένα τιμολόγιο (αν ήσασταν ελεύθερος επαγγελματίας) για να χρεώσετε την υπηρεσία, την εργασία ή τα προϊόντα που είχατε κάνει, έπρεπε να το στείλετε. Είτε με φαξ, είτε με ταχυδρομείο, με πιστοποιημένο ταχυδρομείο, με τα εμπορεύματα...
Με την άφιξη του Διαδικτύου, πολλοί άρχισαν να στέλνουν αντίγραφα τιμολογίων μέσω email., αν και έστειλαν και τιμολόγιο με το προϊόν ή ταχυδρομικώς. Ωστόσο, αυτή η πρακτική έχει χαθεί και τελικά αυτό είναι κάτι που δεν γίνεται πλέον.
Άρα, μπορούμε να πούμε ότι το ηλεκτρονικό τιμολόγιο έχει υλοποιηθεί. Τι είναι όμως; Στην πραγματικότητα πρόκειται για τιμολόγιο που εκδίδεται και αποστέλλεται ηλεκτρονικά. Με άλλα λόγια, ένα τιμολόγιο που κάνετε με τον υπολογιστή σας (ή κινητό τηλέφωνο ή πρόγραμμα) και το στέλνετε χρησιμοποιώντας το Διαδίκτυο.
Για το Υπουργείο Οικονομικών αυτό το ηλεκτρονικό τιμολόγιο είναι ακριβώς το ίδιο με το έντυπο τιμολόγιο, έχει την ίδια ισχύ.
Έτσι μπορούμε να το πούμε αυτό Είναι ένα παραδοσιακό αλλά εκσυγχρονισμένο τιμολόγιο.
Τύποι ηλεκτρονικών τιμολογίων
Πριν μιλήσουμε μαζί σας για το πώς να εκδώσετε και να ακυρώσετε ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο, θα πρέπει να γνωρίζετε ότι υπάρχουν δύο είδη ηλεκτρονικών τιμολογίων.
Από τη μία πλευρά, έχετε τιμολόγια με δομημένη μορφή. Είναι αυτά που συνήθως γίνονται, που έχουν προκαθορισμένη μορφή και που γίνονται είτε με το χέρι είτε αυτόματα., αλλάζοντας μόνο τα δεδομένα του πελάτη και την ποσότητα του προϊόντος ή της υπηρεσίας που εξυπηρετείτε.
Από την άλλη πλευρά, έχετε τιμολόγια με μη δομημένη μορφή. Αυτά είναι ακόμα πιο εύκολα κατανοητά. Φανταστείτε ότι έχετε ένα έντυπο τιμολόγιο που πρέπει να "ψηφιοποιήσετε". Λοιπόν, τίποτα από τη λήψη μιας φωτογραφίας ή τη σάρωση σε ένα PDF για να γίνει νόμιμο ως ηλεκτρονικό τιμολόγιο.
Πώς να εκδώσετε και να ακυρώσετε ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο
Τώρα, ας προχωρήσουμε. Εάν είστε αρχάριος στο θέμα των τιμολογίων, είτε επειδή ανοίξατε πρόσφατα το ηλεκτρονικό σας εμπόριο και δεν έχετε ιδέα για τα τιμολόγια. Λοιπόν, επειδή είστε αυτοαπασχολούμενος, αυτό μπορεί να είναι καλό για εσάς.
Αλλά Η έκδοση τιμολογίου δεν είναι το ίδιο με την ακύρωσή του.. Πάμε λοιπόν σε μέρη για να καταλάβετε τα πάντα:
Πώς να εκδώσετε ηλεκτρονικό τιμολόγιο
Όπως σας έχουμε ξαναπεί, η έκδοση του ηλεκτρονικού τιμολογίου μπορεί να γίνει με προγράμματα, πρότυπα, εγχειρίδια... Το ιδανικό, αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα personal brand ή να σας αναγνωρίσουν οι πελάτες ακόμα και για τα τιμολόγιά σας, είναι να δημιουργώ ένα εξατομικευμένο και μοναδικό πρότυπο για εσάς (εφόσον τηρεί τη νομιμότητα του τιμολογίου).
Μεταξύ των βασικών στοιχείων που πρέπει να συμπεριλάβετε είναι:
- Δεδομένα πελάτη. Όνομα και επώνυμο (ή επωνυμία εταιρείας), διεύθυνση, NIF ή CIF, αριθμός τηλεφώνου και διεύθυνση email.
- Τα δεδομένα σου. Όπως και παραπάνω, όλα όσα πρέπει να εισάγετε για να προσδιορίσετε τον εαυτό σας.
- ημερομηνία. Η ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου.
- Αριθμός τιμολογίου. Αυτό θα πάει στην κορυφή και πρέπει να τα αριθμήσετε διαδοχικά. Δηλαδή, αν κάνετε ένα τιμολόγιο την 1η Ιανουαρίου, αυτό θα είναι το νούμερο 1 και το επόμενο που θα φτιάξετε θα είναι το νούμερο 2, είτε το κάνετε τον Ιανουάριο, τον Φεβρουάριο ή τον Νοέμβριο. Η χρονιά συνοδεύει αυτόν τον αριθμό. Και να θυμάστε, κάθε νέο έτος η αρίθμηση επαναφέρεται. Για παράδειγμα, την 1η Ιανουαρίου 2023 κάνετε τιμολόγιο 1/2023. Και την 1η Ιανουαρίου 2024, αν χρειαστεί να κάνετε άλλο τιμολόγιο, θα ήταν 1/2024.
- Περιγραφή του τι έχει γίνει ή αγοράστηκε. Σας συνιστούμε να είστε περιγραφικοί σε αυτό για να καταστεί σαφές τι έχει αγοράσει ο πελάτης.
- Ποσότητα, τιμή ανά μονάδα και σύνολο. Εάν πρόκειται για προϊόντα, είναι σημαντικό να αναφέρετε λεπτομερώς πόσα έχετε αγοράσει, πόσο αξίζει ένα και το σύνολο αυτών που έχετε αγοράσει. Στην περίπτωση της υπηρεσίας, θα αρκούσε η εισαγωγή του συνόλου.
- Σύνολο + ΦΠΑ + Φόρος εισοδήματος φυσικών προσώπων. Δηλαδή το σύνολο του τιμολογίου στο οποίο πρέπει να προσθέσετε τον ΦΠΑ και, εάν ισχύει, να αφαιρέσετε τον Φόρο Εισοδήματος Προσωπικού.
- Τραπεζικός λογαριασμός. Είναι σημαντικό στο τέλος των τιμολογίων να βάζετε τον τραπεζικό σας λογαριασμό για να μπορέσουν να πληρώσουν αυτό το τιμολόγιο.
- Υπογραφή Μερικές φορές θα είναι απαραίτητο το τιμολόγιο να φέρει την υπογραφή σας. Έτσι, θα μπορούσατε να το ψηφιοποιήσετε και να το έχετε ήδη τοποθετήσει στο πρότυπο.
Με αυτό θα είχατε ήδη εκδώσει το τιμολόγιο. Και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο πρότυπο για όλα τα άλλα.
Πώς να ακυρώσετε ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο
Ένα πολύ συνηθισμένο λάθος κατά την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων είναι ότι, εάν δεν σας πληρώσουν, ή Λοιπόν, έκανες λάθος, σκέψου ότι αν βάλεις "ακυρώθηκε" θα ήταν ήδη εκεί. Αλλά στην πραγματικότητα δεν είναι έτσι.
Σύμφωνα με το Βασιλικό Διάταγμα 1619/2012, τα τιμολόγια δεν μπορούν να τροποποιηθούν ή να διαγραφούν. Έτσι, ο μόνος τρόπος ακύρωσής του είναι μέσω διορθωτικού τιμολογίου.
Και τι είναι αυτό? Καλά Αυτό είναι ένα τιμολόγιο που εκδίδεται για διόρθωση, ή να τροποποιήσει τα στοιχεία ενός ήδη εκδοθέντος.
Αυτό έχει μοναδική αρίθμηση και αυτό που γίνεται είναι να ακυρωθεί ένα τιμολόγιο που έχει εκδοθεί (κανονικά γίνεται πριν τελειώσει το τρίμηνο ΦΠΑ, αλλά μπορεί να γίνει και μετά, ακόμα κι αν ο ΦΠΑ έχει ήδη τακτοποιηθεί).
Επιπλέον, Αυτό το τιμολόγιο δεν θα περιλαμβάνει ΦΠΑ (ή φόρο εισοδήματος φυσικών προσώπων), Θα έχετε μόνο το ποσό ως ακύρωση. Και αυτό το ποσό θα είναι αρνητικό, όχι θετικό, γιατί αυτό που κάνουμε είναι να ακυρώσουμε το ποσό του λανθασμένου τιμολογίου (είτε ήταν το τελευταίο που κάνατε είτε πριν από αυτό). Επίσης, δεν βλάπτει, στην περιγραφή, να μιλήσουμε για το τιμολόγιο που ακυρώνεται (ή διορθώνεται).
Είναι πλέον σαφές για εσάς πώς να εκδώσετε και να ακυρώσετε ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο; Είχατε προβλήματα με αυτή τη διαδικασία;