Όταν έχετε ένα ηλεκτρονικό εμπόριο ή ένα φυσικό κατάστημα, γνωρίζετε ότι μία από τις πρώτες ανάγκες που θα έχετε θα είναι να πραγματοποιήσετε μια διαχείριση αποθεμάτων, δηλαδή, από όλα τα υλικά (ανθρώπινα, φυσικά ...) που έχει μια εταιρεία .
Αν δεν ξέρετε τι είναι η διαχείριση αποθεμάτων, ή τη σημασία που έχει για το καλό έργο μιας εταιρείας, πρέπει να διαβάσετε αυτές τις πληροφορίες όπου θα βρείτε μια απάντηση σε όλες τις αμφιβολίες που έχουν εγγραφεί.
Τι είναι η διαχείριση αποθεμάτων
Η RAE (Βασιλική Ισπανική Ακαδημία) ορίζει τη λέξη stock (αγγλικά) ως "merchandise" και την σχετίζεται με εταιρείες στο βαθμό που είναι εμπορεύματα που προορίζονται για πώληση και διατηρούνται σε αποθήκη ή κατάστημα.
Επομένως, θα μπορούσαμε να ορίσουμε τη διαχείριση αποθεμάτων ως αυτό το εργαλείο που επιτρέπει τον έλεγχο των εμπορευμάτων που διαθέτει μια εταιρεία για τη βελτιστοποίηση των αποτελεσμάτων όσον αφορά την κυκλοφορία αυτών των προϊόντων, ώστε να μπορούν να εισέλθουν και άλλοι.
Οι στόχοι της διαχείρισης αποθεμάτων
Η διαχείριση των αποθεμάτων είναι πολύ σημαντική για τις εταιρείες, ειδικά για εκείνες που διαθέτουν μεγάλη ποικιλία προϊόντων στον κατάλογό τους. Όταν μια επιχείρηση δεν έχει καθόλου προϊόντα, η διαχείριση είναι πολύ εύκολη στην εκτέλεση. Αλλά καθώς αυτός ο κατάλογος επεκτείνεται, γίνεται όλο και πιο περίπλοκο. Επομένως, χρησιμοποιείται αυτό το εργαλείο.
Στην πραγματικότητα, μεταξύ των στόχων της είναι το ακόλουθο:
- Έχετε έναν πιστό έλεγχο της κατάστασης των αποθεμάτων.
- Ελαχιστοποιήστε τις επενδύσεις σε νέα εμπορεύματα που δεν χρειάζονται.
- Ταξινομήστε τα προϊόντα για να γνωρίζετε την κατάσταση καθενός από αυτά και έτσι σχεδιάστε την αγορά ή όχι υλικού.
- Κρατήστε ένα αρχείο που μπορεί να συνδεθεί με το τμήμα αγορών, ώστε να ξέρουν τι μπορούν και δεν μπορούν να πουληθούν.
Τύποι αποθεμάτων
Γνωρίζετε ήδη για ποιο σκοπό χρησιμοποιείται η διαχείριση αποθέματος. Αυτό που ίσως δεν γνωρίζετε ακόμη είναι ότι αυτά μπορούν να ταξινομηθούν με δύο διαφορετικούς τρόπους. Από τη μία πλευρά, θα μπορείτε να το εκτιμήσετε ανάλογα με τη λειτουργία που έχουν. από την άλλη, σύμφωνα με ένα κριτήριο (για παράδειγμα, ότι είναι με έναν συγκεκριμένο τρόπο, μια συγκεκριμένη οικογένεια κ.λπ.)
Πώς ταξινομείται το απόθεμα σύμφωνα με τη λειτουργία του
Αν κοιτάξουμε τη λειτουργία που θα διαθέτουν αυτά τα προϊόντα, το απόθεμα πρέπει να ταξινομηθεί σε:
- Ελάχιστο απόθεμα. Είναι τα ελάχιστα αποθέματα που πρέπει να αποφύγετε να εξαντλήσετε τα απαραίτητα προϊόντα για να καλύψετε τη ζήτηση των πελατών.
- Μέγιστο απόθεμα. Είναι ο μέγιστος αριθμός αποθεμάτων που θα μπορούσατε να έχετε για το ίδιο προϊόν χωρίς να καταρρεύσει η αποθήκη σας ή να προκληθεί απώλεια, επειδή δεν θα μπορείτε να την ξεφορτωθείτε σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή.
- Απόθεμα ασφαλείας. Αυτός ο τύπος ταξινόμησης θα περιλαμβάνει προϊόντα που απαιτούν πρόβλεψη, δηλαδή αναμένεται ότι θα υπάρξει υπερβολική παραγγελία για αυτό το προϊόν ή καθυστέρηση σε αυτό που έχει ζητηθεί.
- Πλεόνασμα αποθεμάτων. Είναι τα προϊόντα που έχουν συσσωρευτεί και που δεν πωλούνται τώρα. Αυτά καταλαμβάνουν χώρο και ως εκ τούτου πρέπει να προσπαθήσετε να τα απαλλαγείτε, είτε με προσφορές, εκπτώσεις κ.λπ.
- Νεκρό απόθεμα. Είναι το απόθεμα που είναι γνωστό ότι δεν πωλείται με κανέναν τρόπο. Σε αυτήν την περίπτωση, συνήθως αφαιρείται για να αποφευχθεί σπατάλη χώρου και χρημάτων.
- Κύκλος, κερδοσκοπικό και εποχιακό απόθεμα. Πολλοί λένε ότι υπάρχουν τρεις διαφορετικοί τύποι, αλλά ανάλογα με την εταιρεία που έχετε, οι τρεις μπορούν να ομαδοποιηθούν σε έναν. Αυτά είναι προϊόντα που εξυπηρετούν την κάλυψη της ζήτησης των πελατών, είτε επειδή το απαιτούν εκείνη τη στιγμή (του κύκλου), επειδή αναμένεται ότι θα το απαιτήσουν (κερδοσκοπικό) είτε επειδή είναι εποχιακό και υπάρχει μεγαλύτερη ζήτηση (εποχιακό) .
Πώς ταξινομείται το απόθεμα σύμφωνα με ένα κριτήριο
Σε περίπτωση που θέλετε να ταξινομήσετε τα προϊόντα σύμφωνα με ένα συγκεκριμένο κριτήριο, αυτό μπορεί να ποικίλει αρκετά, καθώς μπορείτε να το κάνετε με βάση:
- La τοποθεσία προϊόντος, εάν βρίσκονται σε απόθεμα, κατόπιν παραγγελίας ή διακοπεί.
- La ΔΙΑΘΕΣΙΜΟΤΗΤΑ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ, δηλαδή, εάν μπορούν να πουληθούν ή οι πελάτες πρέπει να περιμένουν λίγες μέρες για να τους έχουν. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε επίσης να εξετάσετε την παραγγελία κατόπιν αιτήματος εδώ.
- La διάρκεια ζωής των προϊόντων, Ειδικά σε περίπτωση που έχετε προϊόντα που λήγουν και θα πρέπει να τα απαλλαγείτε το συντομότερο δυνατό.
Φυσικά, υπάρχουν πολλά περισσότερα κριτήρια που σας επιτρέπουν να κάνετε διαφορετικές ταξινομήσεις προϊόντων.
Το κόστος της διαχείρισης αποθεμάτων
Τώρα που γνωρίζετε λίγο περισσότερα σχετικά με τη διαχείριση των αποθεμάτων, θα πρέπει να γνωρίζετε ότι η αποθήκευση εμπορευμάτων σε αναμονή για πώληση δεν είναι κάτι δωρεάν. Φέρει ένα κόστος που μπορεί να είναι λίγο πολύ υψηλό ανάλογα με το προϊόν.
Σε γενικές γραμμές υπάρχουν τέσσερα σημαντικά κόστη που περιλαμβάνονται στο απόθεμα μιας εταιρείας: κόστος παραγγελίας, συντήρησης, εξαγοράς και διάλειμμα αποθεμάτων.
Το κόστος παραγγελίας είναι η τιμή που σας κοστίζει για να παραγγείλετε από έναν προμηθευτή. Θα μπορούσαμε να πούμε ότι είναι κάτι σαν χρέωση για την παραγγελία αυτού του ατόμου ή επειδή σας στέλνουν τα προϊόντα που θέλετε. Τότε θα υπήρχε το κόστος απόκτησης, το οποίο σας κοστίζει. Σε ορισμένες περιπτώσεις, εξαλείφουν αυτήν την αμοιβή, επειδή αυτό που κάνουν είναι να σας δώσουν ένα «ενοίκιο» αυτών των προϊόντων, με τέτοιο τρόπο ώστε εάν τα πουλήσετε, εσείς πρέπει να τους δώσετε το μερίδιό σας.
Το κόστος συντήρησης είναι το υψηλότερο, επειδή μιλάμε για έξοδα προσωπικού, συστήματος υπολογιστή, αποθήκευσης, απόσβεσης ... αυτών των προϊόντων. Και, τέλος, το κόστος εξαντλήσεως είναι τα χρήματα που θα χάνατε εάν εξαντλήσατε αυτό το προϊόν και δεν μπορούσατε να καλύψετε τη ζήτηση.
Μοντέλα διαχείρισης αποθεμάτων
Επί του παρόντος υπάρχουν πολλά μοντέλα διαχείρισης αποθεμάτων. Αλλά η αλήθεια είναι ότι μόνο τρεις καταφέρνουν να ξεχωρίζουν αυτή τη στιγμή. Είναι το Just in time, το μοντέλο Wilson και το μοντέλο ABC. Κάθε ένα από αυτά έχει μια σειρά από σημαντικές ιδιαιτερότητες που πρέπει να γνωρίζετε για να μάθετε ποια είναι η πιο κατάλληλη για εσάς.
Μόλις εγκαίρως
Το πρώτο από αυτά, ακριβώς στην ώρα, είναι η λειτουργία κατ 'απαίτηση, δηλαδή, όταν κάποιος θέλει το προϊόν, κατασκευάζεται και αποστέλλεται, με αυτόν τον τρόπο Τα έξοδα αποθήκευσης, η απόσβεση προϊόντων, τα έξοδα συντήρησης εξοικονομούνται ...
Ένα παράδειγμα αυτού του τύπου μοντέλου διαχείρισης είναι για την κατασκευή αυτοκινήτων. Αν και υπάρχουν πολλά εργοστάσια που έχουν αυτοκίνητα έτοιμα να πουλήσουν, δεν έχουν όλα τα χρώματα ή τα μοντέλα, αλλά, όταν λάβουν την παραγγελία, αρχίζουν να την κατασκευάζουν για να την στείλουν στον πελάτη.
Όλο και περισσότερες εταιρείες το χρησιμοποιούν λόγω των πολλών πλεονεκτημάτων που έχει σε σύγκριση με άλλες.
Μοντέλο Wilson
Αυτό το μοντέλο καθορίζει ένα σταθερό κόστος παραγγελίας για τους προμηθευτές, ό, τι απαιτείται. Με αυτόν τον τρόπο, εάν η παραγγελία είναι μεγαλύτερη, θα χρειαστεί περισσότερος χρόνος για την αναδιάταξη, με τέτοιο τρόπο ώστε να εξοικονομήσετε το κόστος. Αλλά ταυτόχρονα πρέπει να το γνωρίζετε τα εμπορεύματα θα εγκαταλείψουν την αποθήκη πολύ γρήγορα για να αποφύγουν το κόστος συντήρησης.
Επομένως, βασίζεται στη δημιουργία υπολοίπου για την πραγματοποίηση λίγων παραγγελιών στον προμηθευτή και την πώληση πολλών προϊόντων, ώστε να μην παραμείνει στην αποθήκη.
Μοντέλο ABC
Το μοντέλο ABC ταξινομεί τα εμπορεύματα με τρία γράμματα: Α, για τα πολύτιμα. B, για την απαραίτητη και χαμηλή τιμή. και C, για τα πολυάριθμα και πολύ φθηνά προϊόντα.
Ετσι, δίνεται προτεραιότητα στα πιο σημαντικά αγαθά, και ότι είναι πιο πολύτιμα (το Α) σε σύγκριση με άλλα που δεν είναι τόσο πολύ. Και όταν πρόκειται για τη διαχείριση του αποθέματος, ένα υψηλότερο κόστος καθιερώνεται στο πρώτο σε σύγκριση με το μέσο ή το χαμηλό, καθώς είναι το πρώτο που μπορεί να έχει περισσότερες αρνητικές επιπτώσεις σε περίπτωση απώλειας.
Λογισμικό για διαχείριση αποθεμάτων
Για να ολοκληρώσουμε το άρθρο μας, θέλουμε να σας αφήσουμε κάτι πρακτικό, έτσι ώστε, εάν έχετε μια επιχείρηση και θέλετε να ελέγξετε τη διαχείριση αποθεμάτων, μπορείτε να το κάνετε εύκολα μέσω προγραμμάτων ή λογισμικού με τα οποία μπορείτε να διαχειριστείτε το απόθεμα.
Τα πιο χρησιμοποιημένα είναι τα ακόλουθα:
Διαχείριση αποθεμάτων με SAP
Είναι ένα λογισμικό υπολογιστή που χρησιμοποιείται ευρέως, ιδίως σε εταιρείες. Μπορείτε να ελέγξετε το ανθρώπινοι, οικονομικοί, υλικοτεχνικοί, παραγωγικοί πόροι ... τι κάνει αυτό το εργαλείο ολοκληρωμένο. Το μόνο πράγμα που δεν είναι εύκολο να μάθει, τουλάχιστον στην αρχή.
Διαχείριση αποθεμάτων με το Excel
Το πρόγραμμα Excel, είτε από το πακέτο του Microsoft Office είτε από ένα από τα εναλλακτικά προγράμματα που διαθέτουν υπολογιστικό φύλλο, είναι μια άλλη από τις επιλογές που έχετε για τη διαχείριση αποθεμάτων.
Με αυτό μπορείτε ετοιμάστε αποθέματα με τα προϊόντα που έχετε, τα χαρακτηριστικά τους, την τιμή ... με τέτοιο τρόπο ώστε να γνωρίζετε πάντα τι έχετε σε κάθε στιγμή.
Δωρεάν online και επί πληρωμή προγράμματα
Τέλος, διαθέτετε τα διαδικτυακά προγράμματα που σας επιτρέπουν να κάνετε ένα αρχείο του αποθέματος που έχετε από την εταιρεία σας και να μπορείτε να το τροποποιήσετε όταν το χρειάζεστε. Με αυτόν τον τρόπο, θα το έχετε στο "σύννεφο" και μπορείτε να το βλέπετε σε πραγματικό χρόνο ανά πάσα στιγμή.