PDF (Portable Document Format) - це формат файлу, який захопив усі елементи друкованого документа як електронне зображення, яке можна переглянути, переглянути, роздрукувати або переслати комусь іншому. Файли PDF створюються за допомогою Adobe Acrobat, Acrobat Capture або подібних продуктів.
Для перегляду та використання файлів вам потрібен безкоштовний Acrobat Reader, який ви можете легко завантажити. Після завантаження Reader він запускається автоматично, коли ви хочете переглянути файл PDF.
Файли PDF особливо корисні для таких документів, як журнальні статті, брошури продуктів чи листівки, де ви хочете зберегти оригінальний графічний вигляд в Інтернеті. Файл PDF містить одне або кілька зображень сторінок, кожне з яких можна збільшити або зменшити. Ви можете переходити на сторінку вгору і вниз.
Файли PDF: як відбувається їх стиснення
Продукт Acrobat, який дозволяє створювати файли PDF, продається в не надто епатажному ціновому діапазоні. Альтернативою, що не стосується Adobe, є продукт під назвою Niknak від 5D, британської компанії. (Сам зчитувач безкоштовний і може використовуватися як плагін до вашого веб-браузера або може бути запущений сам). Деякі ситуації, коли файли PDF бажані, включають:
Розробка графічного дизайну, в якому члени команди працюють віддалено, і тому їм потрібно досліджувати ідеї дизайну в Інтернеті
Люди довідкової служби, яким потрібно переглянути друковану книгу, яку переглядають користувачі
Інтернет-розповсюдження будь-якого друкованого документа, в якому ви хочете зберегти його друкований вигляд
Файли PDF Acrobat - це більше, ніж зображення документів. У файли можна вставляти шрифти гарнітури, щоб вони були доступні в будь-якому місці, яке ви переглядаєте. Вони також можуть містити інтерактивні елементи, такі як кнопки для введення форм та для активації звуку та фільмів Quicktime або AVI. Файли PDF оптимізовані для Інтернету, відображаючи текст перед графічними зображеннями та гіпертекстовими посиланнями.
Користувачі часто задаються питанням, як зменшити розмір файлу PDF, щоб забезпечити його прийняття системою управління справами суду та, таким чином, успішне архівування в електронному вигляді.
Існує цілий набір правил щодо розміру файлу, залежно від системи управління, яка використовується для управління отриманими файлами. Важливо заздалегідь перевірити місцеві правила у своєму суді.
Загалом, однак, дуже мало причин для розміру PDF-файлів розміром у сотні мегабайт, якщо вони не містять доказів, які потрібно зберігати як фотографії з високою роздільною здатністю. Виконавши кілька простих кроків, навіть великі файли, що складають сотні сторінок, не повинні перевищувати 10 МБ.
Як визначити розмір PDF-документа
Якщо ви використовуєте Adobe Acrobat, перевірити розмір PDF-файлу легко. Просто натисніть Файл, а потім Властивості. Ви побачите багато інформації про свій документ, включаючи його розмір.
Крім того, ви можете перейти до папки, що містить документ, клацнути правою кнопкою миші та клацнути властивості.
Завантаження більших файлів триватиме довше, їх важко надати в електронному вигляді (наприклад, електронною поштою) і швидше споживатиме пам’ять вашої юридичної фірми. Крім того, хоча суди приймають більші розміри файлів, вони воліють обробляти менші, оптимізовані файли.
Тож як вам слід зменшити розмір PDF-документів? Ось п’ять коротких порад.
Уникайте сканування PDF-файлів, коли це можливо
Поширеною помилкою є те, що для створення PDF-файлів або об’єднання кількох документів та експозицій в єдиний PDF-файл вам потрібно все роздрукувати та відсканувати разом. Файли з електронним перетворенням, як правило, набагато менші за відскановані.
Сканувати потрібно лише документи, які існують лише на папері; всі інші документи можуть бути перетворені в електронному вигляді з вихідного файлу, зберігаючи їх у форматі PDF. Крім того, окремі документи можна швидко комбінувати у вигляді PDF-файлів за допомогою програмного забезпечення, такого як Adobe Acrobat, уникаючи необхідності друкувати документи для їх об'єднання.
Зберегти як "Маленький PDF"
Якщо після створення електронного файлу ваш файл все ще дуже великий, замість того, щоб його сканувати, є ще кілька кроків. Найпростішим є повторне збереження файлу у вигляді зменшеного розміру PDF.
В останній версії Adobe Acrobat відкрийте PDF-файл, який потрібно повторно зберегти як менший файл, виберіть «Файл», «Зберегти як інше», а потім «Малий PDF». Вам буде запропоновано вибрати сумісність версій, яка вам потрібна, і тоді ви можете натиснути OK, щоб зберегти. Рекомендуємо налаштувати його сумісність принаймні з Acrobat X, оскільки ця версія все ще широко використовується.
Використовуйте Adobe Acrobat PDF Optimizer
Іноді ви хочете мати більший контроль над тим, які елементи у вашому документі знижено або видалено. За таких обставин слід вибрати інструмент оптимізації PDF.
Перш ніж оптимізувати файл, корисно перевірити використання місця у файлі: перевірити, які елементи, такі як шрифти, зображення тощо, використовують найбільше даних. Результати цього можуть дати вам уявлення про те, де найкраще зменшити розмір файлу.
Щоб розпочати оптимізацію, відкрийте PDF у програмі Acrobat, клацніть «Файл», «Зберегти як інше», а потім «Оптимізований PDF». У діалоговому вікні, що з’явиться, натисніть Аудит використання простору у верхньому правому куті.
Зменште розмір при збереженні в Word
У програмі Word для перетворення документа в PDF використовується параметр Зберегти як. Зазвичай ця опція створює досить невеликий файл, залежно від кількості зображень у документі. Однак якщо ви виявите, що ваш PDF-файл, перетворений у Word, все ще занадто великий, у програмі Word є інший варіант, який створить значно менший файл. Ось як ним користуватися:
Відкрийте документ Word, який потрібно перетворити в PDF. Натисніть кнопку Файл, а потім Зберегти як. У меню Зберегти як тип виберіть PDF і введіть бажану назву файлу. Ось додатковий крок: там, де внизу діалогового вікна сказано Оптимізувати для, виберіть Мінімальний розмір (розміщення в Інтернеті).
Використовуйте інструмент для друку PDF
Інші інструменти PDF (не від Adobe), як правило, містять функції, які зменшують розмір вашого PDF. Однак, якщо ви шукаєте безкоштовний варіант, їх доступно декілька. В даний час найбільш завантажуваним безкоштовним творцем PDF (за версією download.com) є PrimoPDF.
Після встановлення PrimoPDF просто відкрийте PDF-файл, який потрібно стиснути (наприклад, у Acrobat Reader або веб-браузері), натисніть Ctrl + P, щоб відкрити діалогове вікно друку, виберіть PrimoPDF зі списку доступних принтерів і натисніть Створити PDF.
Зауважте, що цей метод, як просто збереження у форматі PDF зменшеного розміру в Adobe Acrobat, знижує якість та роздільну здатність зображення.
Що стосується економії місця на вашому комп’ютері Mac, ви можете зробити багато речей: очистити сміття, видалити програми встановлення, позбутися дублікатів файлів та багато іншого.
Ви також можете зменшити розмір файлу PDF-документів, щоб зробити їх компактнішими та зайняти менше місця на вашому Mac.
Однак важливо зазначити, що це може також знизити якість оригінального PDF-файлу.
Якщо вам потрібен високоякісний PDF для презентації або робочого завдання, можливо, ви захочете використовувати інший спосіб, щоб заощадити простір, наприклад, зберегти його в хмарній системі резервного копіювання або зовнішньому жорсткому диску.
Стиснення DF може допомогти зменшити витрати на спільний доступ, зберігання та передачу файлів у хмару. Прискорює процес завантаження, завантаження, друку або додавання PDF-файлу, оскільки чим менший розмір, тим швидше він розподіляється.
Отже, який найкращий спосіб скористатися усіма перевагами, які може запропонувати стиснення PDF? Анжела О'Доннелл пояснює це, відповідаючи на наші запитання нижче.
Чи можете ви коротко пояснити, що таке стиснення PDF?
Стиснення PDF реорганізовує дані у файлі PDF, зберігаючи їх ефективніше, щоб зменшити їх розмір, не втрачаючи важливих деталей у процесі. Перестановка даних може означати, що розміри зображень змінюються та / або переформатуються, щоб зменшити розмір файлу.
Що робити, якщо мої файли, які потребують стиснення, не є PDF? Автоматизація в цьому випадку стане в нагоді, оскільки перетворення сотень, тисяч або навіть мільйонів документів у PDF вручну - це непросте завдання.
Адміністратори можуть скеровувати службу автоматичного перетворення до сховища документів, таких як основні системи управління документами (DMS), Dropbox, SharePoint або навіть до однієї папки в мережі Windows, і мовчки перетворювати документи у PDF у фоновому режимі.
Як працює автоматизація в процесі стиснення?
Замість того, щоб застосовувати стиснення до файлів вручну по одному, автоматизована служба стиснення може безперервно обробляти великий обсяг файлів у вашому сховищі. Таким чином, усі роботи зі стиснення виконуються без звуку у фоновому режимі, без потреби в залученні користувачів після початкового налаштування.
Цей тип автоматизованого стиснення - це потужна послуга, яка охоплює всі документи, незалежно від того, як вони потрапили до вашого сховища документів.
Вам цікаво подивитися, як виглядає автоматичне стиснення? Ця зручна інфографіка надає огляд того, як вона працює разом із автоматичною службою обробки OCR.
Зменшення PDF-файлів до оптимальних розмірів, що дає вам чотири різні варіанти розміру.
Організація PDF-файлів за нумерацією бейт, індексацією, водяними знаками тощо. це можливо при використанні PDFelement Pro.
Параметр пакетної обробки полегшує життя, коли кілька PDF-файлів потрібно стискати, редагувати, систематизувати та спільно використовувати одночасно.
Відскановані PDF-файли можна перетворити в редаговані формати за допомогою технології OCR.
Від заповнення PDF-форм, вилучення даних до захисту файлів - усе можливо за допомогою програми iSky soft PDFelement Pro для Windows.
Спосіб 2. Зменшіть PDF за допомогою Microsoft Word
MS Office, як відомо, найкращий набір ПК для Windows протягом тривалого часу, але те, що більшість з нас не знає, це те, що з виходом MS Office 2013 ми навіть можемо створювати та редагувати PDF-файли без будь-яких клопотів. Це великий стрибок від Microsoft і корисний для користувачів, які хочуть стиснути свої PDF-файли до оптимальних розмірів для різних цілей, таких як спільний доступ, зберігання тощо.
Крок 1. При використанні MS Word 2013 все, що вам потрібно зробити, це зберегти файл Word у форматі PDF. У вікні "Зберегти як" ("Файл"> "Зберегти як") виберіть PDF зі спадного списку, що містить вихідні формати, а також виберіть "Мінімальний розмір" із наведених нижче параметрів. Це нова функція, яка зберігає документ Word як файл PDF у найбільш оптимальному розмірі.
Вирішення проблем
Однією з найбільших неприємностей роботи з файлом PDF є великий розмір файлу. Немає нічого гіршого за електронну пошту, яка застрягла у вихідних повідомленнях із великого PDF-файлу, якщо, звичайно, це не повільне завантаження PDF з Інтернету.
Як можна зменшити розмір PDF-документа? Хоча це багато в чому залежить від PDF до PDF та типу вмісту, який він містить, є деякі загальні варіанти створення PDF, зокрема, на які слід звернути пильну увагу. Декілька налаштувань тут і там значною мірою сприятимуть зменшенню мегабайт вашого файлу.
Скористайтеся командою «Зберегти як».
Це гарне місце для початку, щоб зменшити набряки. Кожного разу, коли ви натискаєте "Зберегти" у програмі, ви отримуєте, як правило, більший розмір файлу. Це тому, що функція зберігає зміни та додає їх до файлу. Те саме стосується файлів PDF.
Натомість використовуйте команду "Зберегти як". Роблячи це, ви перезаписуєте весь файл, видаляючи невикористані об’єкти та накопичені зміни. Результат - менший файл PDF, з яким ви можете впоратися. Тож виберіть опцію «Зберегти як» після того, як ви додасте все необхідне у свій PDF.
Стискайте та зменшуйте розмір PDF-зображень
З огляду на візуальну природу цифрового вмісту сьогодні, зображення є значною частиною файлів PDF. Однак, якщо ваш PDF не призначений для потреб високої роздільної здатності, ви можете тримати файл під контролем, зменшуючи розмір та стискаючи зображення. Зменшуючи розмір растрових зображень, ви в основному зменшуєте кількість пікселів, що знижує загальну роздільну здатність і, отже, розмір PDF-файлу.
Виберіть правильний колірний простір
Можливо, ви вже чули про кольорові простори RGB та CMYK. Кожен з них має різні методи роботи з кольором. Загалом CMYK ідеально підходить для друку, тоді як RGB ідеально підходить для екранного відображення.
Якщо ваш PDF-файл потрібно переглядати переважно в Інтернеті або на екрані комп’ютера, виберіть кольоровий простір RGB для ваших PDF-зображень. У деяких розробниках PDF ви можете перетворити зображення CMYK на RGB, якщо це необхідно. Це вимагає менше даних, ніж CMYK. І менший канал передачі даних означає менший розмір файлу.
Налаштуйте шрифти
Вбудовуючи шрифти, ви в основному охоплюєте весь набір символів у PDF, що може значно роздути файл. Натомість спробуйте підгрупувати джерела. Це дозволить звести розмір PDF до мінімуму.
Коли шрифт є підмножиною, додаються лише символи шрифту, які використовуються в PDF. Якщо у файлі не використовується спеціальний символ, такий як "#", символ не буде включений. У більшості випадків можна вибрати автоматичну підгрупу шрифтів, якщо використання символів менше певної кількості. Скористайтеся цією функцією, якщо вона у вас є. Шрифти PDF такі ж важливі, як і ваші зображення.
Усуньте зайві надмірності
Залежно від того, для кого і для чого призначений ваш вміст PDF, ви можете значно зменшити роздуття. Додатки, які створюють PDF-файли для конкретних потреб, наприклад Adobe Photoshop, дозволять зберігати PDF-файли з розширеними налаштуваннями, такими як Збереження можливостей редагування Photoshop.
Але якщо ваші PDF-файли не відкриваються виключно у Photoshop для редагування, тоді немає необхідності готувати файл для цього. Тому перед тим, як зберігати PDF-файл із усіма наворотами, добре уявіть, як буде використовуватися ваш PDF-файл, і ви можете легко зменшити розмір відповідно.
PDF-файли повинні мати високу якість, але це не обов'язково означає, що вони повинні відображатися у розмірі файлу. Ви можете отримати керований файл PDF лише за допомогою декількох налаштувань. І як бонус, ви можете внести більшість цих коригувань за допомогою Sonic PDF Creator. Вам просто потрібно перейти до Перегляд> Параметри створення ... і ви можете отримати до них доступ через діалогове вікно.