Налаштувати електронну комерцію може бути легко. Але одна з найбільш виснажливих справ, яка може завдати вам неприємностей, якщо ви її не зробите правильно, - це облік вашого інтернет-магазину. Вам потрібен бухгалтерський CRM? Може, зробити все своїми руками? Чи знаєте ви, які у вас обов'язки?
Якщо зараз ви нервуєте, бо не знаєте, чи виконуєте ви вимоги закону, зверніть увагу на те, що ми вам скажемо. Почнемо?
Які зобов’язання ви маєте виконувати у своїй електронній комерції?
Облік електронної комерції не є складним. Але потрібно все впорядкувати, щоб потім не злякатися. У цьому сенсі ви повинні почати з того, що вам потрібно буде зареєструвати свою електронну комерцію. Крім того, ви будете виставляти рахунок як фрілансер або як компанія.
Але, і це все? Не зовсім. Якщо ви хочете контролювати облік електронної комерції, вам знадобиться наступне:
Виставляти рахунки та контролювати доходи та витрати
Як електронна комерція, ви будете продавати продукти клієнтам. І за всі ті продукти, які ви продаєте, доведеться виставляти рахунки клієнтам. Це означає, що вони сплатять ціну продукту, але вам доведеться включити ПДВ і податок на доходи фізичних осіб, якщо застосовно.
Загалом, ПДВ вже включено в кінцеву ціну товару, як і ПДФО. Але при оформленні рахунку-фактури ви повинні це вказати.
Це був би ваш дохід. Але з іншого боку будуть витрати, тобто що ви купуєте або просите, щоб мати можливість працювати у своїй електронній комерції. Важливо, щоб ви запитували рахунки-фактури, квитки та інше, щоб їх обґрунтувати. Крім того, ви повинні зберігати їх не менше п'яти років, оскільки казначейство може їх вимагати.
Власне кажучи, це буде облік вашої електронної комерції. І ви повинні підтримувати його в актуальному стані. Коли ваш бізнес невеликий, це не так вже й потрібно (якщо ви займаєтесь місяцем або кварталом, цього достатньо). Але коли він більший, його потрібно буде контролювати, щоб уникнути помилок.
обов'язкові книги
Крім попереднього бухгалтерського обліку, вам доведеться вести низку обов’язкових книг, які встановлені законодавством. У цьому випадку ми знаходимо податкові, бухгалтерські та комерційні книги.
Зараз компанія – це не те саме, що самозайнята особа. У випадку самозайнятої особи вам потрібні книги реєстрації самозайнятих осіб, які є книгою реєстрації виставлених рахунків. І книга обліку отриманих рахунків. З цими двома ви будете задоволені процесом.
А у випадку з компаніями? Тут у нас є більше книжок. Тут ми повинні розрізняти кілька областей: з одного боку, комерційні книги, які будуть протокольною книгою, яка використовується для збору всього, що сказано на зборах, які викликаються; книга реєстрації партнерів та/або книга реєстрації товариства; і, нарешті, книга реєстрації іменних акцій.
З іншого боку, фіскальні книги, що складаються з книг виданих і отриманих рахунків-фактур, книги інвестиційних товарів і книги операцій всередині громади.
І, нарешті, бухгалтерські книги, яка була б щоденною книгою та книгою інвентаризації та річної звітності.
документообіг
Нарешті, ще одним важливим аспектом бухгалтерського обліку електронної комерції є управління документами. При цьому ми посилаємося на всю документацію, яка стосується бізнесу: ваша реєстрація як самозайнятої особи, статутний документ компанії, податкові моделі, працівники тощо.
Поради щодо ведення облікових записів електронної комерції
Цілком можливо, що все вищесказане вас перевантажило. І не менше. Однак здійснити це не складно. Якщо ваша електронна комерція невелика, ви можете самостійно подбати про бухгалтерію (поки ви знаєте закон і все, що від вас можуть вимагати). Або ви можете довіритися агентству (якщо бізнес більший).
Як би там не було, ось кілька порад щодо ведення облікових записів електронної комерції.
Вибирайте CRM
CRM – це програми, створені для ведення бухгалтерського обліку більш практичним і швидким способом. Замість того, щоб робити це вручну, за допомогою цих програм ви автоматизуєте багато доходів і витрат.
Наприклад, ви уникнете необхідності робити розрахунки, щоб отримати ПДВ і податок на доходи фізичних осіб (за наявності) з кожного рахунку-фактури. Або ви можете повторити постійні місячні витрати кожного місяця без необхідності вводити кожен окремо.
Правда, інколи в них важко розібратися, але коли ви це розумієте, облік ведеться набагато швидше та ефективніше.
Візьміть це все
Якщо ви вже стикалися з бухгалтерією, ви будете знати, що вам потрібно виділити кілька днів до дедлайну, щоб все зібрати і помолитися, щоб нічого не пропустити і цифри склалися. Однак це може бути найгіршим, якщо щось піде не так.
Таким чином, краще щодня витрачати трохи часу на те, щоб правильно організувати фінанси. Так, це громіздко, і ви можете не любити це робити; але таким чином ви не забудете про будь-які рахунки, незавершені платежі чи закінчення терміну дії, які можуть «подряпати» ваші переваги.
навчання бухгалтерії
Ми не маємо на увазі, що ви збираєтеся стати експертом, далеко не так; але це необхідно Незалежно від того, чи здійснюєте виставлення рахунків і облік електронної комерції вами чи агентством, ви знаєте найменше.
Отже, спробуйте зрозуміти ключові поняття бухгалтерського обліку, щоб знати, про що вони говорять, коли пропонують вам податки, які потрібно сплатити, або документи, які підтверджують ваше повсякденне життя.
Перегляньте бухгалтерію
Це не тільки для того, щоб перевірити, чи не помилилися ви при реєстрації бухгалтерських книг. Але перевірте, якщо у вас є агентство, воно також робить це добре. Так, ми знаємо, що ви можете подумати, що це означає платити за те, що зрештою ви робите. Але краще подвійно рахувати та балансувати, ніж сліпо довіряти тому, що перше, і не усвідомлювати своїх помилок.
Тому що, можливо, вони цього не усвідомлюють, але якщо вони розуміють, і вам доведеться обґрунтовувати те, що ви вказали, ви можете заплатити штраф за те, що не надали правильні дані.
Чи тепер облік електронної комерції зрозуміліший?