PDF (Portable Document Format) är ett filformat som har fångat alla element i ett tryckt dokument som en elektronisk bild som kan visas, bläddras, skrivas ut eller vidarebefordras till någon annan. PDF-filer skapas med Adobe Acrobat, Acrobat Capture eller liknande produkter.
För att kunna se och använda filerna behöver du gratis Acrobat Reader, som du enkelt kan ladda ner. När du har laddat ner läsaren startar den automatiskt när du vill se en PDF-fil.
PDF-filer är särskilt användbara för dokument som tidningsartiklar, produktbroschyrer eller flygblad där du vill bevara det ursprungliga grafiska utseendet online. En PDF-fil innehåller en eller flera sidbilder, som alla kan förstoras eller förminskas. Du kan gå upp och ner på sidan.
PDF-filer: hur är komprimeringen
Acrobat-produkten som låter dig skapa PDF-filer säljs i det prisintervall som inte är särskilt överdrivet. Ett alternativ som inte är Adobe är en produkt som heter Niknak från 5D, ett företag i Storbritannien. (Läsaren själv är gratis och kan användas som ett plugin-program med din webbläsare eller så kan den startas av sig själv). Några situationer där PDF-filer är önskvärda inkluderar:
Grafisk designutveckling där teammedlemmar arbetar på distans och därför behöver utforska designidéer online
Helpdesk personer som behöver se den tryckta boken som användarna tittar på
Online distribution av alla tryckta dokument där du vill bevara det tryckta utseendet
Acrobat PDF-filer är mer än dokumentbilder. Filer kan bädda in typsnittsteckensnitt för att göra dem tillgängliga var du än tittar. De kan också innehålla interaktiva element som knappar för att mata in formulär och för att aktivera ljud- och Quicktime- eller AVI-filmer. PDF-filer är optimerade för webben genom att visa text före grafiska bilder och hypertextlänkar.
Användare undrar ofta hur man kan minska storleken på en PDF-fil för att säkerställa att den accepteras av domstolens ärendehanteringssystem och därmed framgångsrikt arkiveras elektroniskt.
Det finns en hel rad regler om filstorlek, beroende på vilket hanteringssystem som används för att hantera de filer du får. Det är viktigt att kontrollera de lokala reglerna i din domstol i förväg.
I allmänhet finns det dock mycket liten anledning för att PDF-filer ska vara hundratals megabyte, såvida de inte innehåller bevis som måste sparas som mycket högupplösta foton. Genom att följa några enkla steg bör även stora filer som är hundratals sidor inte överstiga 10 MB.
Hur du bestämmer storleken på ditt PDF-dokument
Om du använder Adobe Acrobat är det enkelt att kontrollera storleken på din PDF. Klicka bara på Arkiv och sedan på Egenskaper. Du kommer att se mycket information om ditt dokument, inklusive dess storlek.
Alternativt kan du navigera till den mapp som innehåller dokumentet, högerklicka på det och klicka på egenskaper.
Större filer tar längre tid att ladda, är svåra att dela elektroniskt (till exempel via e-post) och förbrukar ditt advokatbyrås fillagring snabbare. Även om domstolarna accepterar större filstorlekar föredrar de också att hantera mindre, mer optimerade filer.
Så hur ska du göra för att minska storleken på dina PDF-dokument? Här är fem snabba tips.
Undvik att skanna PDF-filer när det är möjligt
Det är en vanlig missuppfattning att för att skapa PDF-filer eller för att kombinera flera dokument och exponeringar i en PDF måste du skriva ut allt och skanna det tillsammans. Elektroniskt konverterade filer har i allmänhet mycket mindre storlek än skannade filer.
Endast dokument som bara finns på papper behöver skannas; alla andra dokument kan konverteras elektroniskt från originalfilen genom att spara dem som PDF. Dessutom kan enskilda dokument snabbt kombineras som PDF-filer med programvara som Adobe Acrobat, vilket undviker behovet av att skriva ut dokumenten för att kombinera dem.
Spara som "Liten PDF"
Om din fil fortfarande är mycket stor efter att den har skapats elektroniskt, istället för att skanna den, finns det fortfarande några steg du kan ta. Det enklaste är att spara filen igen som en PDF i mindre storlek.
I den senaste versionen av Adobe Acrobat, öppna PDF-filen som du vill spara som en mindre fil, välj Arkiv, Spara som annan och sedan Liten PDF. Du kommer att bli ombedd att välja den versionskompatibilitet du behöver och sedan kan du klicka på OK för att spara. Vi rekommenderar att du konfigurerar dess kompatibilitet med åtminstone Acrobat X, eftersom den versionen fortfarande används i stor utsträckning.
Använd Adobe Acrobat PDF Optimizer
Ibland vill du ha mer kontroll över vilka element i ditt dokument som nedgraderas eller tas bort. Under dessa omständigheter bör du välja PDF-optimeringsverktyget.
Innan du optimerar en fil är det en bra idé att granska filens utrymmesanvändning - kontrollera vilka element, som teckensnitt, bilder etc., som använder mest data. Resultaten av detta kan ge dig idéer om var det är bäst att minska filstorleken.
För att starta optimeringen, öppna din PDF i Acrobat, klicka på Arkiv, Spara som annan och klicka sedan på Optimerad PDF. I dialogrutan som visas klickar du på Granskningsutrymme i det övre högra hörnet.
Minska storleken när du sparar i Word
För att konvertera ett dokument till Word i Word använder du alternativet Spara som. Det här alternativet producerar vanligtvis en ganska liten fil, beroende på antalet bilder i dokumentet. Men om du upptäcker att din PDF konverterad till Word fortfarande är för stor, finns det ett annat alternativ i Word som ger en betydligt mindre fil. Så här använder du det:
Öppna Word-dokumentet som ska konverteras till PDF. Klicka på Arkiv-knappen och sedan på Spara som. På PDF-menyn Spara som väljer du PDF och anger önskat filnamn. Här är det extra steget: där det står Optimera för längst ner i dialogrutan, välj Minsta storlek (onlinepost).
Använd ett PDF-utskriftsverktyg
Andra PDF-verktyg (inte från Adobe) innehåller vanligtvis funktioner som minskar storleken på din PDF. Men om du letar efter ett gratis alternativ finns det några tillgängliga. För närvarande är den mest nedladdade gratis PDF-skaparen (enligt download.com) PrimoPDF.
När du har installerat PrimoPDF öppnar du helt enkelt PDF-filen som du vill komprimera (till exempel i Acrobat Reader eller i en webbläsare), tryck på Ctrl + P för att öppna utskriftsdialogrutan, välj PrimoPDF från listan över tillgängliga skrivare och klicka sedan på Skapa PDF.
Observera att den här metoden, som att bara spara som en PDF i mindre storlek i Adobe Acrobat, minskar bildens kvalitet och upplösning.
När det gäller att spara utrymme på din Mac-dator finns det många saker du kan göra: töm papperskorgen, ta bort programinstallatörer, bli av med dubbla filer och mycket mer.
Du kan också minska filstorleken på PDF-dokument för att göra dem mer kompakta och ta mindre plats på din Mac.
Det är dock viktigt att notera att detta kan också sänka kvaliteten på den ursprungliga PDF-filen.
Om du behöver en högkvalitativ PDF för en presentation eller en arbetsuppgift kan du använda en annan metod för att spara utrymme, till exempel att spara den i ett molnbaserat säkerhetskopieringssystem eller extern hårddisk.
DF-komprimering kan bidra till att minska kostnaderna för delning, lagring och överföring av filer till molnet. Påskyndar processen att ladda upp, ladda ner, skriva ut eller bifoga en PDF, eftersom ju mindre storlek desto snabbare distribueras den.
Så vad är det bästa sättet att dra nytta av alla fördelarna som PDF-komprimering har att erbjuda? Angela O'Donnell förklarar det genom att svara på våra frågor nedan.
Kan du förklara kort vad som är PDF-komprimering?
PDF-komprimering omorganiserar data i en PDF-fil och lagrar den mer effektivt så att den kan minskas i storlek utan att förlora viktiga detaljer i processen. Omorganisering av data kan innebära att bilderna ändras och / eller omformateras för att minska filstorleken.
Vad händer om mina filer som behöver komprimeras inte är PDF? Automatisering är praktiskt i det här fallet, eftersom manuell konvertering av hundratals, tusentals eller till och med miljoner dokument till PDF är en skrämmande uppgift.
Administratörer kan dirigera en automatisk konverteringstjänst till ett dokumentförvar, till exempel stora dokumenthanteringssystem (DMS), Dropbox, SharePoint eller till och med en enda mapp i ett Windows-nätverk och tyst konvertera dokument till PDF i bakgrunden.
Hur fungerar automatisering i komprimeringsprocessen?
I stället för att tillämpa komprimering på filer manuellt en efter en kan en automatiserad komprimeringstjänst behandla en stor mängd filer i ditt arkiv kontinuerligt. På så sätt görs allt komprimeringsarbete tyst i bakgrunden utan att användarna behöver engagera sig efter den första installationen.
Denna typ av automatiserad komprimering är en kraftfull tjänst som täcker alla dokument, oavsett hur de hamnade i ditt dokumentförvar.
Är du nyfiken på att se hur automatiserad kompression ser ut? Denna praktiska infografik ger en översikt över hur den fungerar i kombination med en automatisk OCR-bearbetningstjänst.
Minskning av PDF-filer till optimala storlekar, vilket ger dig fyra olika storlekar.
Organisering av PDF-filer med batesnumrering, indexering, vattenstämpel etc. det är möjligt när du använder PDFelement Pro.
Alternativet för batchbearbetning gör livet enklare när flera PDF-filer behöver komprimeras, redigeras, organiseras och delas samtidigt.
Skannade PDF-filer kan konverteras till redigerbara format med OCR-teknik.
Från att fylla i PDF-formulär, extrahera data till att säkra dina filer, allt är möjligt med hjälp av iSky soft PDFelement Pro för Windows.
Metod 2. Gör PDF mindre med Microsoft Word
MS Office är känt för att vara den bästa PC-sviten för Windows på länge, men vad de flesta av oss inte vet är att med lanseringen av MS Office 2013 kan vi till och med skapa och redigera PDF-filer utan problem. Detta är ett stort steg från Microsoft och är till hjälp för användare som vill komprimera sina PDF-filer till optimala storlekar för olika ändamål som delning, lagring etc.
Steg 1. När du använder MS Word 2013 är allt du behöver göra att spara din Word-fil som PDF. I fönstret "Spara som" ("Arkiv"> "Spara som") väljer du PDF i rullgardinsmenyn som innehåller utdataformaten och väljer även "Minsta storlek" bland alternativen nedan. Detta är en ny funktion och sparar ett Word-dokument som en PDF-fil i den mest optimala storleken.
Felsökning
En av de största irritationerna med att hantera en PDF-fil är den stora filstorleken. Det finns inget värre än ett e-postmeddelande som fastnat i din utkorg från en stor PDF-fil, såvida det naturligtvis inte är en långsam nedladdning av PDF från webben.
Hur kan du minska storleken på ditt PDF-dokument? Även om detta beror mycket på en PDF-fil till en annan och vilken typ av innehåll den innehåller, finns det några allmänna alternativ för att skapa PDF-filer som du bör vara noga med. Några justeringar här och där kommer att gå långt för att minska megabyte i din fil.
Använd kommandot "Spara som".
Det här är ett bra ställe att börja minska svullnaden. Varje gång du trycker på "Spara" i en applikation får du en generellt större filstorlek. Detta beror på att funktionen sparar ändringarna och lägger till dem i filen. Detsamma gäller PDF-filer.
Använd istället kommandot "Spara som". Genom att göra detta skriver du över hela filen, tar bort oanvända objekt och ackumulerade ändringar. Resultatet är en mindre PDF-fil som du kan hantera. Så välj alternativet "Spara som" när du har lagt till allt du behöver i din PDF.
Komprimera och minska storleken på PDF-bilder
Med tanke på den visuella karaktären av digitalt innehåll idag är bilder en stor del av PDF-filer. Men om din PDF inte är avsedd för högupplösta behov kan du hålla din fil i schack genom att minska storleken och komprimera dina bilder. Genom att nedprova bitmappsbilder minskar du i princip antalet pixlar, vilket sänker den totala upplösningen och därmed storleken på PDF.
Välj rätt färgutrymme
Du kanske har hört talas om RGB- och CMYK-färgutrymmen tidigare. Var och en av dem har olika metoder för att hantera färg. Generellt är CMYK perfekt för utskrift, medan RGB är perfekt för skärmvisning.
Om din PDF främst ska visas på webben eller på en datorskärm, välj RGB-färgutrymmet för dina PDF-bilder. I vissa PDF-skapare kan du välja att konvertera CMYK-bilder till RGB om det behövs. Det kräver mindre data än CMYK. Och mindre datakanal betyder mindre filstorlek.
Underkonfigurera dina teckensnitt
Genom att bädda in teckensnitten bifogar du i princip hela karaktärsuppsättningen i PDF-filen, vilket kan sprida filen betydligt. Försök att dela in källorna istället. Det kommer att hålla storleken på PDF till ett minimum.
När ett teckensnitt är delmängd läggs bara till teckensnittstecken som används i PDF-filen. Om ett specialtecken som "#" inte används i filen ingår inte tecknet. I de flesta fall kan du välja att automatiskt sätta in teckensnitt om teckenanvändningen är mindre än en viss mängd. Utnyttja den här funktionen om du har den. Dina PDF-teckensnitt är lika viktiga som dina bilder.
Eliminera onödiga krusiduller
Beroende på vem och vad ditt PDF-innehåll är avsett för kan du minska uppblåsthet avsevärt. Program som skapar PDF-filer för specifika behov, till exempel Adobe Photoshop, gör att du kan spara PDF-filer med avancerade inställningar som Bevara Photoshop redigeringsfunktioner.
Men om dina PDF-filer inte exklusivt öppnas i Photoshop för redigering, behöver du inte förbereda filen för den. Så innan du sparar en PDF med alla klockor och visselpipor, få en god uppfattning om hur din PDF kommer att användas och du kan enkelt minska storleken därefter.
PDF-filer ska ha hög kvalitet, men det betyder inte nödvändigtvis att de måste återspeglas i filstorleken. Du kan få en hanterbar PDF-fil med bara några få justeringar. Och som en bonus kan du göra de flesta av dessa justeringar med Sonic PDF Creator. Du måste bara gå till Visa> Skapningsalternativ ... och du kan komma åt dem via dialogrutan.