Facturare. Contabilitate. Taxele… Ți-a dat o sincopă? Trebuie să recunoaștem că sunt termeni care de obicei ne pun nervii pe cap și dacă nu aveți un profesionist competent sau un program simplu de facturare, uneori te poate scoate din cutii.
Pentru că nu vrem să vi se întâmple asta, ne-am gândit să vă oferim o serie de sfaturi de facturare care poate fi la îndemână și, mai presus de toate, care va ușura procesul atunci când îl desfășurați. Ce va sfatuim? Urmatorul.
log zilnic
Atât veniturile, cât și cheltuielile sunt ceva ce poate apărea zilnic în multe companii. Acest lucru este obișnuit, iar problema este că dacă lași totul la sfârșit, atunci a face facturarea poate însemna pierderea mai multor ore (și nu cinci minute, care este cât ți-ar lua, 10 dacă sunt multe).
Prin urmare, atunci când vine vorba de livrarea unei facturi sau de plata unei cheltuieli, încercați să țineți o evidență în fiecare zi. Va dura câteva minute, dar In schimb vei avea totul mult mai organizat fara a uita sa introduci vreo factura sau orice cheltuiala care scade taxele.
Stabiliți o zi pentru declarații
Acest lucru este important pentru că de multe ori plecăm, plecăm și până la urmă ajungem să livrăm facturile când se termină termenul. Adică noaptea. Și, evident, acesta nu este cel mai bun.
Prin urmare, vă recomandăm puneți o zi anume în care, indiferent de ce s-ar întâmpla, veți face declarațiile. Acea zi este liberă de alte sarcini și te vei dedica doar contabilității, facturarii, revizuirii erorilor, facturilor etc. pentru a livra taxele la timp.
De exemplu, imaginați-vă că termenul limită este până pe 20 aprilie. Ei bine, ar trebui să vă puneți cu o zi înainte, poate pe 11, să o faceți, fără să amânați vreodată (cu excepția cazului de forță majoră, desigur).
Controlați facturile neplătite
După cum știți, uneori livrăm facturi, dar acestea nu sunt plătite în același timp. Nici măcar câteva zile mai târziu. Acestea, în ciuda faptului că le-am scos și le-am trimis clienților, dacă nu au fost încasate, nu sunt venituri, așa că nu trebuie să le includem la declarare până nu sunt plătite.
Ce inseamna asta? deci ce ținerea evidenței celor care sunt plătite și a celor care nu vă va permite să nu fiți nevoit să adăugați cele pentru care încă nu ați primit plata. Desigur, odată ce o faci, le vei introduce în trimestrul sau anul următor. Și dacă nu vă plătesc, le puteți revendica.
Tehnologia este de partea ta
Corect. A efectua facturarea și contabilitatea de mână este deja ceva de neconceput pentru că cu tehnologie puteți automatiza multe procese și face totul mai repede.
Dacă nu ai mai atins un computer până acum, s-ar putea să îți fie greu să te adaptezi, dar odată ce o faci, cel mai normal este că nu vrei să te schimbi din nou.
Un program de facturare ușor
Uneori insistăm să ne gândim că pentru ca un program să fie bun trebuie să aibă multe caracteristici, personalizări, submeniuri... și în realitate nu este. În unele cazuri, cum ar fi facturarea, se desfășoară x activități, mult mai puțin frecvente. Și ceea ce ai nevoie este un program ușor de folosit, care îți răspunde atunci când ai nevoie și care te ajută să gestionezi problemele de facturare, cheltuieli, venituri...
Nu trebuie să fie uriaș sau bogat în caracteristici; doar pe cele pe care urmează să le folosești.
Facturare și contabilitate, două lucruri diferite
Atenție, uneori ne gândim că totul este la fel și, deși poate fi așa în cazul firmelor mici sau al freelancerilor, atunci când sunt companii mari acest lucru este diferit.
Dacă nu știi să le duci la bun sfârșit, cel mai bine este să nu încerci să o faci singur, ci să ai ajutorul unui consilier. Da, implică o cheltuială, dar uiți de aceste probleme plictisitoare.
Căutați unul care vă oferă încredere, care se încadrează în bugetul dvs. și care este mai mult un ajutor decât o problemă. De restul ar trebui să aibă grijă de el.
Atentie la numerotarea facturilor
El numărul facturilor trebuie să fie întotdeauna corelativ. Cu alte cuvinte, dacă ai 20 de clienți pe tot parcursul anului, va trebui să ai 20 de facturi în fiecare lună, una pe client. Dar nu înseamnă că fiecare client începe un număr, nu. Primul client pe care îl facturați este 1. Al doilea, chiar dacă este diferit, va fi 2 și așa mai departe.
Un alt punct important este că trebuie să resetați în fiecare an. De exemplu, imaginați-vă că în decembrie ați făcut factura 429. În ianuarie, când mergeți să prezentați factura unui alt client, nu va fi 430. Va fi 1. De ce? Pentru că anul se schimbă, iar apoi ne întoarcem în piața de unde am început și de acolo continuăm tot anul.
Nu acumulați cunoștințe într-o singură persoană
Într-o companie, sau un freelancer, trebuie să ții cont de faptul că se poate înrăutăți la un moment dat. Zile. săptămâni. Luni. Ai de gând să fii fără nimeni care să facă facturile sau să le primească?
Prin urmare, cel mai bine este să fii mereu există cel puțin două persoane care sunt cum funcționează programul de facturare și cum se face totul. In acest fel, in fata oricarui eveniment neprevazut, vei avea acel job acoperit si vei continua sa functionezi bine.
Automatizați
Dacă ai un client și ei au fost cu tine de ani de zile, sunt șanse să rămână așa. Dar tu, luna de luna, trebuie sa faci manual factura. Deci, de ce să nu-l automatizezi? Adică, în fiecare lună, factura este generată automat deoarece va purta aceeași sumă. Chiar și fără a o purta, poți face asta se dubleaza toata factura si apoi se modifica totalul si se modifica TVA, impozitul pe venitul persoanelor fizice... numai. Asta nu ți-ar economisi timp?
Ei bine, puteți face același lucru cu tehnologia și programele de facturare. Deci va fi doar pentru a revizui și a trimite.
Verificați datele și facturile
Este întotdeauna important să verificați dacă aveți date bine actualizate ale clienților dumneavoastră și că facturile au fost corecte (atât mai mult, cât și mai puțin). La fel și cu facturile pe care trebuie să le plătiți. Verifică dacă totul este corect și, dacă nu, anunță-i să-l schimbe.
Nu iti va lua mult si astfel te asiguri ca totul iese asa cum trebuie. În caz contrar, veți pierde timpul fiind nevoit să îl schimbați sau să solicitați modificări altora.
Deși aceste subiecte pot părea complicate, chiar nu sunt. Trebuie doar să ai cunoștințele clare pentru a o face cu ușurință. Nevoie de ajutor?