PDF (Portable Document Format) este un format de fișier care a captat toate elementele unui document tipărit ca o imagine electronică care poate fi vizualizată, răsfoită, tipărită sau transmisă altcuiva. Fișierele PDF sunt create utilizând Adobe Acrobat, Acrobat Capture sau produse similare.
Pentru a vizualiza și utiliza fișierele, aveți nevoie de Acrobat Reader gratuit, pe care îl puteți descărca cu ușurință. După ce ați descărcat Reader-ul, acesta va porni automat atunci când doriți să vizualizați un fișier PDF.
Fișierele PDF sunt utile în special pentru documente precum articole din reviste, broșuri de produse sau pliante unde doriți să păstrați aspectul grafic original online. Un fișier PDF conține una sau mai multe imagini de pagină, fiecare dintre acestea putând fi mărită sau redusă. Puteți merge în sus și în jos pe pagină.
Fișiere PDF: cum este compresia lor
Produsul Acrobat care vă permite să creați fișiere PDF se vinde într-o gamă de prețuri nu prea scandalosă. O alternativă non-Adobe este un produs numit Niknak de la 5D, o companie din Marea Britanie. (Cititorul în sine este gratuit și poate fi folosit ca un plug-in cu browserul dvs. web sau poate fi pornit singur). Unele situații în care fișierele PDF sunt de dorit includ:
Dezvoltarea designului grafic în care membrii echipei lucrează de la distanță și, prin urmare, trebuie să exploreze ideile de design online
Servicii de asistență pentru persoanele care trebuie să vadă cartea tipărită la care se uită utilizatorii
Distribuirea online a oricărui document tipărit în care doriți să păstrați aspectul său tipărit
Fișierele PDF Acrobat sunt mai mult decât imagini de documente. Fișierele pot încorpora fonturi de tipar, astfel încât acestea să fie disponibile oriunde le vedeți. Ele pot include, de asemenea, elemente interactive, cum ar fi butoane pentru introducerea formularelor și pentru activarea sunetului și a filmelor Quicktime sau AVI. Fișierele PDF sunt optimizate pentru web afișând text înainte de imagini grafice și linkuri hipertext.
Utilizatorii se întreabă adesea cum să reducă dimensiunea unui fișier PDF pentru a se asigura că acesta este acceptat de sistemul instanței de gestionare a cazurilor și astfel arhivat cu succes electronic.
Există o gamă întreagă de reguli despre dimensiunea fișierului, în funcție de sistemul de gestionare care este utilizat pentru a gestiona fișierele pe care le primiți. Este important să verificați în prealabil regulile locale în instanța dvs.
Cu toate acestea, în general, există foarte puține motive pentru ca PDF-urile să aibă dimensiunea a sute de megaocteți, cu excepția cazului în care conțin dovezi care trebuie salvate ca fotografii de înaltă rezoluție. Urmând câțiva pași simpli, chiar și fișierele mari, care sunt sute de pagini, nu trebuie să depășească 10 MB.
Cum să determinați dimensiunea documentului PDF
Dacă utilizați Adobe Acrobat, verificarea dimensiunii PDF-ului dvs. este ușoară. Doar faceți clic pe Fișier, apoi pe Proprietăți. Veți vedea o mulțime de informații despre documentul dvs., inclusiv dimensiunea acestuia.
Alternativ, puteți naviga la folderul care conține documentul, faceți clic dreapta pe el și faceți clic pe proprietăți.
Fișierele mai mari vor dura mai mult timp pentru încărcare, sunt dificil de partajat electronic (de exemplu, prin e-mail) și vor consuma mai rapid stocarea fișierelor firmei dvs. de avocatură. De asemenea, deși instanțele acceptă dimensiuni de fișiere mai mari, preferă să gestioneze fișiere mai mici și mai optimizate.
Deci, cum ar trebui să mergeți la reducerea dimensiunii documentelor PDF? Iată cinci sfaturi rapide.
Evitați scanarea PDF-urilor ori de câte ori este posibil
Este o concepție greșită obișnuită că, pentru a crea PDF-uri sau pentru a combina mai multe documente și expuneri într-un singur PDF, trebuie să imprimați totul și să-l scanați împreună. Fișierele convertite electronic au, în general, o dimensiune mult mai mică decât fișierele scanate.
Numai documentele care există doar pe hârtie trebuie scanate; toate celelalte documente pot fi convertite electronic din fișierul original salvându-le în format PDF. În plus, documentele individuale pot fi combinate rapid ca fișiere PDF folosind software cum ar fi Adobe Acrobat, evitând necesitatea tipăririi documentelor pentru a le combina.
Salvați ca „PDF mic”
Dacă fișierul dvs. este încă foarte mare după ce a fost creat electronic, în loc să îl scanați, mai sunt încă câțiva pași pe care îi puteți face. Cel mai simplu este să vă salvați din nou fișierul ca PDF de dimensiuni reduse.
În cea mai recentă versiune de Adobe Acrobat, deschideți fișierul PDF pe care doriți să îl salvați din nou ca fișier mai mic, alegeți Fișier, Salvați ca altele și apoi PDF mic. Vi se va solicita să selectați versiunea de compatibilitate de care aveți nevoie și apoi puteți face clic pe OK pentru a salva. Vă recomandăm să configurați compatibilitatea acestuia cu cel puțin Acrobat X, deoarece această versiune este încă utilizată pe scară largă.
Utilizați Adobe Acrobat PDF Optimizer
Uneori doriți să aveți mai mult control asupra elementelor din documentul dvs. care sunt retrogradate sau eliminate. În aceste condiții, ar trebui să alegeți instrumentul de optimizare PDF.
Înainte de a optimiza un fișier, este o idee bună să auditați utilizarea spațiului fișierului: verificați ce elemente, cum ar fi fonturi, imagini etc., utilizează cele mai multe date. Rezultatele acestui lucru vă pot oferi idei despre unde este cel mai bine să reduceți dimensiunea fișierului.
Pentru a începe optimizarea, deschideți PDF-ul în Acrobat, faceți clic pe Fișier, Salvați ca altele, apoi faceți clic pe PDF optimizat. În caseta de dialog care apare, faceți clic pe Utilizarea spațiului de audit în colțul din dreapta sus.
Reduceți dimensiunea atunci când salvați în Word
În Word, pentru a converti un document în PDF, utilizați opțiunea Salvare ca. Această opțiune produce în general un fișier destul de mic, în funcție de numărul de imagini din document. Cu toate acestea, dacă descoperiți că PDF-ul convertit în Word este încă prea mare, există o altă opțiune în Word care va produce un fișier semnificativ mai mic. Iată cum să îl utilizați:
Deschideți documentul Word pentru a fi convertit în PDF. Faceți clic pe butonul Fișier și apoi Salvați ca. În meniul de tip Salvare ca, selectați PDF și introduceți numele fișierului preferat. Iată pasul suplimentar: unde scrie Optimize pentru în partea de jos a dialogului, selectați Dimensiune minimă (postare online).
Folosiți un instrument de imprimare PDF
Alte instrumente PDF (nu de la Adobe) conțin în general caracteristici care vor reduce dimensiunea PDF-ului dvs. Cu toate acestea, dacă sunteți în căutarea unei opțiuni gratuite, există câteva disponibile. În prezent, cel mai descărcat creator PDF gratuit (conform download.com) este PrimoPDF.
Odată ce ați instalat PrimoPDF, pur și simplu deschideți PDF-ul pe care doriți să îl comprimați (în Acrobat Reader sau un browser web, de exemplu), apăsați Ctrl + P pentru a deschide dialogul de imprimare, selectați PrimoPDF din lista de imprimante disponibile, apoi faceți clic pe Creați PDF.
Rețineți că această metodă, cum ar fi simpla salvare ca PDF de dimensiuni reduse în Adobe Acrobat, reduce calitatea și rezoluția imaginii.
Când vine vorba de economisirea spațiului pe computerul dvs. Mac, puteți face multe lucruri: goliți coșul de gunoi, eliminați programele de instalare a aplicațiilor, scăpați de fișierele duplicate și multe altele.
De asemenea, puteți reduce dimensiunea fișierului documentelor PDF pentru a le face mai compacte și pentru a ocupa mai puțin spațiu pe computerul dvs. Mac.
Cu toate acestea, este important să rețineți că acest lucru poate reduce și calitatea PDF-ului original.
Dacă aveți nevoie de un PDF de înaltă calitate pentru o prezentare sau o sarcină de lucru, vă recomandăm să utilizați o altă metodă pentru a economisi spațiu, cum ar fi salvarea acestuia pe un sistem de backup bazat pe cloud sau pe un hard disk extern.
Comprimarea DF poate ajuta la reducerea costurilor de partajare, stocare și transfer de fișiere în cloud. Accelerează procesul de încărcare, descărcare, imprimare sau atașare a unui PDF, deoarece cu cât dimensiunea este mai mică, cu atât este distribuită mai repede.
Deci, care este cel mai bun mod de a profita de toate avantajele pe care le oferă compresia PDF? Angela O'Donnell ne explică răspunsul la întrebările noastre de mai jos.
Puteți explica pe scurt ce este compresia PDF?
Comprimarea PDF reorganizează datele într-un fișier PDF, stocându-le mai eficient, astfel încât să poată fi reduse în dimensiune fără a pierde detalii importante în proces. Reorganizarea datelor ar putea însemna că imaginile sunt redimensionate și / sau reformatate pentru a reduce dimensiunea fișierului.
Ce se întâmplă dacă fișierele mele care necesită compresie nu sunt PDF? Automatizarea este utilă în acest caz, întrucât conversia manuală a sutelor, mii sau chiar milioane de documente în PDF este o sarcină descurajantă.
Administratorii pot direcționa un serviciu de conversie automată către un depozit de documente, cum ar fi sistemele majore de gestionare a documentelor (DMS), Dropbox, SharePoint sau chiar un singur folder într-o rețea Windows și pot converti în tăcere documente în PDF în fundal.
Cum funcționează automatizarea în procesul de compresie?
În loc să aplicați manual comprimarea fișierelor unul câte unul, un serviciu automat de compresie poate procesa un volum mare de fișiere în depozitul dvs. în mod continuu. În acest fel, toate lucrările de compresie se fac în mod silențios în fundal, fără a fi nevoie ca utilizatorii să se implice după configurarea inițială.
Acest tip de compresie automată este un serviciu puternic, care acoperă toate documentele, indiferent de modul în care au ajuns în depozitul dvs. de documente.
Sunteți curios să vedeți cum arată compresia automată? Această infografie la îndemână oferă o prezentare generală a modului în care funcționează împreună cu un serviciu automat de procesare OCR.
Reducerea fișierelor PDF la dimensiuni optime, oferindu-vă patru opțiuni de dimensiuni diferite.
Organizarea PDF-urilor prin numerotare, indexare, filigran, etc. este posibil atunci când utilizați PDFelement Pro.
Opțiunea de procesare în serie face viața mai ușoară atunci când mai multe PDF-uri trebuie să fie comprimate, editate, organizate și partajate simultan.
PDF-urile scanate pot fi convertite în formate editabile utilizând tehnologia OCR.
De la completarea formularelor PDF, extragerea datelor și securizarea fișierelor, totul este posibil cu ajutorul iSky soft PDFelement Pro pentru Windows.
Metoda 2. Reduceți PDF-ul folosind Microsoft Word
MS Office este cunoscut pentru mult timp ca fiind cea mai bună suită de PC-uri pentru Windows, dar ceea ce majoritatea dintre noi nu știm este că, odată cu lansarea MS Office 2013, putem crea și edita fișiere PDF fără nici o problemă. Acesta este un salt important de la Microsoft și este util pentru utilizatorii care doresc să-și comprime fișierele PDF la dimensiuni optime în diferite scopuri, cum ar fi partajarea, stocarea etc.
Pasul 1. Când utilizați MS Word 2013, tot ce trebuie să faceți este să salvați fișierul Word în format PDF. În fereastra „Salvare ca” („Fișier”> „Salvare ca”), selectați PDF din lista derulantă care conține formatele de ieșire și, de asemenea, alegeți „Dimensiune minimă” din opțiunile de mai jos. Aceasta este o caracteristică nouă și salvează un document Word ca fișier PDF la dimensiunea optimă.
Depanare
Una dintre cele mai mari supărări legate de tratarea unui fișier PDF este dimensiunea mare a fișierului. Nu este nimic mai rău decât un e-mail blocat în căsuța de ieșire dintr-un fișier PDF mare, cu excepția cazului în care, desigur, este o descărcare lentă a PDF-ului de pe web.
Cum puteți reduce dimensiunea documentului PDF? Deși acest lucru depinde foarte mult de la un PDF la altul și de tipul de conținut pe care îl conține, există câteva opțiuni generale de creare a PDF-urilor, în special la care ar trebui să acordați o atenție deosebită. Câteva modificări aici și acolo vor face un drum lung în reducerea megaocteților fișierului.
Folosiți comanda „Salvați ca”.
Acesta este un loc bun pentru a începe să reducă umflarea. De fiecare dată când apăsați „Salvați” într-o aplicație, ajungeți la o dimensiune a fișierului în general mai mare. Acest lucru se datorează faptului că funcția salvează modificările și le adaugă în fișier. Același lucru este valabil și pentru fișierele PDF.
În schimb, utilizați comanda „Salvați ca”. Procedând astfel, suprascrieți întregul fișier, eliminând obiectele neutilizate și modificările acumulate. Rezultatul este un fișier PDF mai mic pe care îl puteți gestiona. Așadar, alegeți opțiunea „Salvați ca” după ce ați adăugat tot ce aveți nevoie la PDF-ul dvs.
Comprimați și reduceți dimensiunea imaginilor PDF
Având în vedere natura vizuală a conținutului digital de astăzi, imaginile reprezintă o mare parte a fișierelor PDF. Cu toate acestea, dacă fișierul PDF nu este destinat nevoilor de rezoluție înaltă, vă puteți menține fișierul sub control prin reducerea dimensiunii și comprimarea imaginilor. Prin reducerea probelor de imagini bitmap, practic reduceți numărul de pixeli, ceea ce reduce rezoluția generală și, prin urmare, dimensiunea PDF-ului.
Alegeți spațiul de culoare potrivit
Este posibil să fi auzit de spațiile de culoare RGB și CMYK înainte. Fiecare dintre ele are metode diferite de manipulare a culorilor. În general, CMYK este ideal pentru imprimare, în timp ce RGB este ideal pentru afișarea pe ecran.
Dacă PDF-ul dvs. trebuie vizualizat în principal pe web sau pe ecranul unui computer, alegeți spațiul de culoare RGB pentru imaginile dvs. PDF. La unii creatori PDF, puteți alege să convertiți imagini CMYK în RGB, dacă este necesar. Necesită mai puține date decât CMYK. Și mai puțin canal de date înseamnă o dimensiune mai mică a fișierului.
Subconfigurați-vă fonturile
Prin încorporarea fonturilor, înglobați practic întregul set de caractere în PDF, care poate umfla fișierul în mod semnificativ. Încercați să subsetați sursele. Acesta va menține dimensiunea PDF la minimum.
Când un font este un subset, se adaugă numai caracterele de font care sunt utilizate în PDF. Dacă un caracter special precum „#” nu este utilizat în fișier, caracterul nu va fi inclus. În majoritatea cazurilor, puteți alege să subsetați automat fonturile dacă utilizarea caracterelor este mai mică decât o anumită cantitate. Profitați de această caracteristică dacă o aveți. Fonturile PDF sunt la fel de importante ca imaginile.
Eliminați florile inutile
În funcție de cine și pentru ce este destinat conținutul PDF, puteți reduce umflarea considerabil. Aplicațiile care creează fișiere PDF pentru nevoi specifice, cum ar fi Adobe Photoshop, vă vor permite să salvați fișiere PDF cu setări avansate, cum ar fi capacitățile de editare Preserve Photoshop.
Dar dacă PDF-urile dvs. nu sunt deschise exclusiv în Photoshop pentru editare, atunci nu este nevoie să pregătiți fișierul pentru acesta. Deci, înainte de a salva un PDF cu toate clopotele și fluierele, faceți-vă o idee bună despre modul în care PDF-ul dvs. va fi utilizat și puteți reduce cu ușurință dimensiunea în consecință.
PDF-urile ar trebui să fie de înaltă calitate, dar nu înseamnă neapărat că trebuie reflectate în dimensiunea fișierului. Puteți obține un fișier PDF gestionabil cu doar câteva ajustări. Și ca bonus suplimentar, puteți face majoritatea acestor ajustări cu Sonic PDF Creator. Trebuie doar să accesați Vizualizare> Opțiuni de creare ... și le puteți accesa prin dialog.