Als u een e-commerce of een fysieke winkel heeft, weet u dat een van de eerste behoeften die u zult hebben, zal zijn om een voorraadbeheer uit te voeren, dat wil zeggen van alle materialen (menselijk, fysiek ...) die een bedrijf heeft. .
Als je het niet weet wat is voorraadbeheer, of het belang dat het heeft in het goede werk van een bedrijf, u moet deze informatie lezen waar u een antwoord vindt op alle twijfels die zijn gerezen.
Wat is voorraadbeheer
De RAE (Koninklijke Spaanse Academie) definieert het woord stock (Engels) als "handelswaar" en relateert het aan bedrijven voor zover het goederen betreft die bedoeld zijn voor verkoop en die worden bewaard in een magazijn of winkel.
Daarom kunnen we voorraadbeheer definiëren als die tool die het mogelijk maakt om de koopwaar die een bedrijf heeft te controleren om de resultaten te optimaliseren in termen van het vrijgeven van die producten zodat anderen kunnen deelnemen.
De doelstellingen van voorraadbeheer
Voorraadbeheer is erg belangrijk voor bedrijven, vooral voor bedrijven die een grote verscheidenheid aan producten in hun catalogus hebben. Als een bedrijf nauwelijks producten heeft, is het beheer heel eenvoudig uit te voeren. Maar naarmate die catalogus groter wordt, wordt het steeds gecompliceerder. Daarom wordt deze tool gebruikt.
In feite onder zijn doelstellingen zijn het volgende:
- Zorg voor een getrouwe controle over de inventarisatiesituatie.
- Minimaliseer investeringen in nieuwe goederen die niet nodig zijn.
- Classificeer de producten om de status van elk van hen te kennen en dus de aankoop van materiaal al dan niet te plannen.
- Houd een register bij dat kan worden gekoppeld aan de inkoopafdeling zodat ze weten wat er wel en niet verkocht kan worden.
Soorten aandelen
U weet al waarvoor voorraadbeheer wordt gebruikt. Waar u zich misschien nog niet van bewust bent, is dat deze op twee verschillende manieren kunnen worden geclassificeerd. Enerzijds zul je het kunnen waarderen op basis van de functie die ze hebben; aan de andere kant volgens een criterium (bijvoorbeeld dat het van een bepaalde vorm is, van een specifieke familie, enz.).
Hoe de voorraad wordt ingedeeld volgens zijn functie
Als we kijken naar de functie die die producten die ze hebben, zullen hebben, moet de voorraad worden ingedeeld in:
- Minimale voorraad Dit zijn de minimumvoorraden die u nodig heeft om te voorkomen dat de benodigde producten opraken om aan de vraag van de klant te voldoen.
- Maximale voorraad. Het is het maximale aantal voorraden dat u van hetzelfde product zou kunnen hebben zonder dat uw magazijn instort of verlies veroorzaakt omdat u er binnen een bepaalde tijd niet vanaf kunt komen.
- Beveiligingsvoorraad. Dit type classificatie omvat producten waarvoor een prognose vereist is, dat wil zeggen dat er wordt verwacht dat er een te hoge bestelling voor dat product zal zijn, of een vertraging in wat is aangevraagd.
- Overtollige voorraad. Het zijn de producten die zich hebben opgehoopt en die nu niet worden verkocht. Deze nemen ruimte in en daarom moet je proberen ze kwijt te raken, hetzij met aanbiedingen, kortingen, etc.
- Dode voorraad. Het is de voorraad waarvan bekend is dat deze op geen enkele manier wordt verkocht. In dit geval wordt het meestal verwijderd om geen ruimte en geld te verspillen.
- Cyclus, speculatieve en seizoensvoorraad. Velen zeggen dat er drie verschillende typen zijn, maar afhankelijk van het bedrijf dat u heeft, kunnen de drie in één worden gegroepeerd. Dit zijn producten die dienen om aan de vraag van de klant te voldoen, hetzij omdat ze er op dat moment (van de cyclus) om vragen, omdat verwacht wordt dat ze er om zullen vragen (speculatief) of omdat het seizoensgebonden is en er een grotere vraag is (seizoensgebonden) .
Hoe de voorraad wordt ingedeeld volgens een criterium
In het geval dat u de producten volgens een bepaald criterium wilt indelen, kan dit behoorlijk variëren, aangezien u dit kunt doen op basis van:
- La product locatie, als ze op voorraad zijn, besteld zijn of niet meer leverbaar zijn.
- La product beschikbaarheid, dat wil zeggen, als ze kunnen worden verkocht of als klanten een paar dagen moeten wachten om ze te hebben. In dat geval kunt u hier ook bestellen op afroep overwegen.
- La houdbaarheid van producten, Zeker als u producten heeft die verlopen en u deze zo snel mogelijk moet weggooien.
Er zijn natuurlijk veel meer criteria waarmee u verschillende productclassificaties kunt maken.
De kosten van voorraadbeheer
Nu u wat meer weet over voorraadbeheer, moet u weten dat het bewaren van goederen die wachten om verkocht te worden, niet gratis is. Het brengt kosten met zich mee die afhankelijk van het product meer of minder hoog kunnen zijn.
Over het algemeen zijn er vier belangrijke kosten die gemoeid zijn met de aandelen van een bedrijf: kosten van bestelling, onderhoud, aankoop en voorraadbreuk.
De bestelkost is de prijs die het u kost om bij een leverancier te bestellen. We zouden kunnen zeggen dat het zoiets is als een vergoeding voor het vragen aan die persoon, of omdat ze je de producten sturen die je wilt. Dan zijn er de aanschafkosten, wat die koopwaar u kost. In sommige gevallen schrappen ze deze vergoeding, want wat ze doen is u een "verhuur" van die producten geven, op zo'n manier dat als u ze later verkoopt, u ze uw deel moet geven.
De onderhoudskost is het hoogst, omdat we het hebben over kosten in termen van personeel, computersysteem, opslag, afschrijving ... van deze producten. En tot slot zijn de kosten die niet op voorraad zijn, het geld dat u zou verliezen als dat product op zou raken en de vraag niet zou kunnen bijhouden.
Modellen voor voorraadbeheer
Momenteel zijn er veel modellen van voorraadbeheer. Maar de waarheid is dat slechts drie er op dit moment in slagen op te vallen. Het zijn de Just in time, het Wilson-model en het ABC-model. Elk van hen heeft een aantal belangrijke bijzonderheden die u moet weten om te weten welke het meest geschikt voor u is.
Net op tijd
De eerste daarvan, Just in time, is de on-demand-modus, dat wil zeggen: wanneer iemand het product wil, wordt het op die manier vervaardigd en verzonden Opslagkosten, productafschrijving, onderhoudskosten worden bespaard ...
Een voorbeeld van dit type managementmodel is de fabricage van auto's. Hoewel er veel fabrieken zijn die auto's klaar hebben om te verkopen, hebben ze niet alle kleuren of modellen, maar wanneer ze de bestelling ontvangen, beginnen ze deze te vervaardigen en naar de klant te sturen.
Steeds meer bedrijven gebruiken het vanwege de vele voordelen die het heeft ten opzichte van anderen.
Wilson-model
Dit model stelt vaste orderkosten vast voor leveranciers, wat er ook wordt gevraagd. Op deze manier, als de bestelling groter is, duurt het langer om opnieuw te bestellen, zodat u op die kosten bespaart. Maar tegelijkertijd moet u dat weten de goederen zullen het magazijn zeer snel verlaten om onderhoudskosten te vermijden.
Daarom is het gebaseerd op het vaststellen van een balans om weinig bestellingen bij de leverancier te plaatsen en veel producten te verkopen zodat het niet in het magazijn blijft.
ABC-model
Het ABC-model classificeert de koopwaar in drie letters: A, voor de waardevolle; B, voor de noodzakelijke en lage waarde; en C, voor de talrijke en zeer goedkope producten.
Met andere woorden, prioriteit wordt gegeven aan de belangrijkste goederen, en dat ze waardevoller zijn (de A) in vergelijking met andere die niet zo veel zijn. En als het gaat om het beheer van de voorraad, wordt er in de eerste een hogere uitgave vastgesteld in vergelijking met de middelhoge of lage, aangezien de eerste meer negatieve gevolgen kan hebben in geval van verlies.
Software om voorraad te beheren
Om ons artikel af te sluiten, willen we u iets praktisch achterlaten, zodat u, als u een bedrijf heeft en voorraadbeheer moet controleren, dit eenvoudig kunt doen via programma's of software waarmee u de voorraad kunt beheren.
De meest gebruikte zijn de volgende:
Voorraadbeheer met SAP
Het is een computersoftware die veel wordt gebruikt, vooral in bedrijven. U kunt de menselijke, financiële, logistieke, productieve middelen ... wat deze tool zo compleet maakt. Het enige dat in het begin niet gemakkelijk te leren is.
Voorraadbeheer met Excel
Het Excel-programma, hetzij uit het Microsoft Office-pakket of uit een van de alternatieve programma's met een spreadsheet, is een andere optie die u heeft voor voorraadbeheer.
Hiermee kun je maak inventarisaties op met de producten die u heeft, hun kenmerken, prijs ... op zo'n manier dat je altijd weet wat je op elk moment hebt.
Gratis online en betaalde programma's
Ten slotte beschikt u over onlineprogramma's waarmee u een overzicht kunt maken van de voorraad die u van uw bedrijf heeft en deze kunt wijzigen wanneer dat nodig is. Op deze manier zou je het in de "cloud" hebben en zou je het te allen tijde in realtime kunnen zien.