PDF (Portable Document Format) is een bestandsindeling waarin alle elementen van een afgedrukt document zijn vastgelegd als een elektronische afbeelding die kan worden bekeken, doorzocht, afgedrukt of naar iemand anders kan worden doorgestuurd. PDF-bestanden worden gemaakt met Adobe Acrobat, Acrobat Capture of vergelijkbare producten.
Om de bestanden te bekijken en te gebruiken heeft u de gratis Acrobat Reader nodig, die u eenvoudig kunt downloaden. Nadat u de Reader heeft gedownload, wordt deze automatisch gestart wanneer u een pdf-bestand wilt bekijken.
PDF-bestanden zijn vooral handig voor documenten zoals tijdschriftartikelen, productbrochures of flyers waar u de originele grafische look online wilt behouden. Een PDF-bestand bevat een of meer pagina-afbeeldingen, die elk kunnen worden vergroot of verkleind. U kunt de pagina op en neer gaan.
PDF-bestanden: hoe is hun compressie?
Het product van Acrobat waarmee u PDF-bestanden kunt maken, wordt verkocht in de niet al te buitensporige prijsklasse. Een niet-Adobe-alternatief is een product genaamd Niknak van 5D, een bedrijf in het VK. (De reader zelf is gratis en kan als plug-in met uw webbrowser gebruikt worden of kan zelf gestart worden). Enkele situaties waarin pdf-bestanden wenselijk zijn, zijn onder meer:
Grafische ontwerpontwikkeling waarbij teamleden op afstand werken en daarom online ontwerpideeën moeten verkennen
Helpdeskmedewerkers die het gedrukte boek willen zien waar gebruikers naar kijken
Onlineverspreiding van elk gedrukt document waarvan u het gedrukte uiterlijk wilt behouden
Acrobat PDF-bestanden zijn meer dan documentafbeeldingen. Bestanden kunnen lettertypen insluiten om ze overal beschikbaar te maken. Ze kunnen ook interactieve elementen bevatten, zoals knoppen voor het invoeren van formulieren en voor het activeren van geluid en Quicktime- of AVI-films. PDF-bestanden zijn geoptimaliseerd voor het web door tekst vóór grafische afbeeldingen en hyperlinks weer te geven.
Gebruikers vragen zich vaak af hoe ze de grootte van een pdf-bestand kunnen verkleinen om ervoor te zorgen dat het wordt geaccepteerd door het procesbeheersysteem van een rechtbank en dus met succes elektronisch wordt gearchiveerd.
Er is een hele reeks regels over de bestandsgrootte, afhankelijk van het beheersysteem dat wordt gebruikt om de bestanden die u ontvangt te beheren. Het is belangrijk om van tevoren de lokale regels in uw rechtbank te controleren.
Over het algemeen is er echter weinig reden waarom PDF's honderden megabytes groot zijn, tenzij ze bewijs bevatten dat moet worden opgeslagen als foto's met een zeer hoge resolutie. Door een paar eenvoudige stappen te volgen, mogen zelfs grote bestanden van honderden pagina's niet groter zijn dan 10 MB.
Hoe u de grootte van uw PDF-document bepaalt
Als u Adobe Acrobat gebruikt, is het controleren van de grootte van uw PDF eenvoudig. Klik gewoon op Bestand en vervolgens op Eigenschappen. U ziet veel informatie over uw document, inclusief de grootte.
U kunt ook naar de map met het document navigeren, er met de rechtermuisknop op klikken en op Eigenschappen klikken.
Het laden van grotere bestanden duurt langer, is moeilijk elektronisch te delen (bijvoorbeeld via e-mail) en verbruikt sneller de bestandsopslag van uw advocatenkantoor. Hoewel de rechtbanken grotere bestanden accepteren, geven ze er de voorkeur aan kleinere, meer geoptimaliseerde bestanden te verwerken.
Dus hoe moet u de grootte van uw PDF-documenten verkleinen? Hier zijn vijf snelle tips.
Scan indien mogelijk geen pdf's
Het is een veel voorkomende misvatting dat je alles moet afdrukken en samen moet scannen om pdf's te maken of om verschillende documenten en belichtingen in één pdf te combineren. Elektronisch geconverteerde bestanden zijn over het algemeen veel kleiner dan gescande bestanden.
Alleen documenten die alleen op papier bestaan, hoeven te worden gescand; alle andere documenten kunnen elektronisch worden geconverteerd vanuit het originele bestand door ze op te slaan als pdf. Bovendien kunnen afzonderlijke documenten snel worden gecombineerd als pdf's met behulp van software zoals Adobe Acrobat, waardoor het niet nodig is de documenten af te drukken om ze te combineren.
Opslaan als "kleine pdf"
Als uw bestand nog steeds erg groot is nadat het elektronisch is gemaakt, in plaats van het te scannen, zijn er nog enkele stappen die u kunt nemen. De eenvoudigste manier is om uw bestand opnieuw op te slaan als een verkleinde PDF.
Open in de nieuwste versie van Adobe Acrobat de PDF die u opnieuw wilt opslaan als een kleiner bestand, kies Bestand, Opslaan als andere en vervolgens Kleine PDF. U wordt gevraagd om de versiecompatibiliteit te selecteren die u nodig hebt en vervolgens kunt u op OK klikken om op te slaan. We raden u aan om de compatibiliteit ervan met ten minste Acrobat X te configureren, aangezien die versie nog steeds veel wordt gebruikt.
Gebruik de Adobe Acrobat PDF Optimizer
Soms wilt u meer controle hebben over welke elementen in uw document worden gedowngraded of verwijderd. In deze omstandigheden moet u de PDF-optimalisatietool kiezen.
Voordat u een bestand optimaliseert, is het een goed idee om het ruimtegebruik van het bestand te controleren: controleer welke elementen, zoals lettertypen, afbeeldingen, enz., De meeste gegevens gebruiken. De resultaten hiervan kunnen u ideeën geven over waar u de bestandsgrootte het beste kunt verkleinen.
Om de optimalisatie te starten, opent u uw PDF in Acrobat, klikt u op Bestand, Opslaan als andere en vervolgens op Geoptimaliseerde PDF. Klik in het dialoogvenster dat wordt weergegeven op Gebruik van controleruimte in de rechterbovenhoek.
Verklein de grootte bij het opslaan in Word
Om in Word een document naar PDF te converteren, gebruikt u de optie Opslaan als. Deze optie levert doorgaans een vrij klein bestand op, afhankelijk van het aantal afbeeldingen in het document. Als u echter vindt dat uw PDF die naar Word is geconverteerd, nog steeds te groot is, is er een andere optie in Word die een aanzienlijk kleiner bestand oplevert. Hier is hoe het te gebruiken:
Open het Word-document dat u naar PDF wilt converteren. Klik op de knop Bestand en vervolgens op Opslaan als. Selecteer PDF in het menu Opslaan als en voer de bestandsnaam van uw voorkeur in. Dit is de extra stap: waar onder aan het dialoogvenster Optimaliseren voor staat, selecteert u Minimale grootte (online posten).
Gebruik een PDF-afdruktool
Andere PDF-tools (niet van Adobe) bevatten over het algemeen functies waarmee u de grootte van uw PDF kunt verkleinen. Als u echter op zoek bent naar een gratis optie, zijn er een paar beschikbaar. Momenteel is PrimoPDF de meest gedownloade gratis PDF-maker (volgens download.com).
Nadat u PrimoPDF heeft geïnstalleerd, opent u eenvoudig de PDF die u wilt comprimeren (in Acrobat Reader of een webbrowser bijvoorbeeld), drukt u op Ctrl + P om het afdrukvenster te openen, selecteert u PrimoPDF in de lijst met beschikbare printers en klikt u vervolgens op Maak een pdf.
Merk op dat deze methode, net als eenvoudig opslaan als een verkleinde PDF in Adobe Acrobat, de kwaliteit en resolutie van de afbeelding vermindert.
Als het gaat om het besparen van ruimte op uw Mac-computer, zijn er veel dingen die u kunt doen: de prullenbak legen, installatieprogramma's voor toepassingen verwijderen, dubbele bestanden verwijderen en nog veel meer.
U kunt ook de bestandsgrootte van PDF-documenten verkleinen om ze compacter te maken en minder ruimte in te nemen op uw Mac.
Het is echter belangrijk op te merken dat dit ook de kwaliteit van de originele PDF kan verminderen.
Als je een hoogwaardige pdf nodig hebt voor een presentatie of werkopdracht, wil je misschien een andere methode gebruiken om ruimte te besparen, zoals het opslaan op een cloudgebaseerd back-upsysteem of een externe harde schijf.
DF-compressie kan de kosten voor het delen, opslaan en overbrengen van bestanden naar de cloud helpen verlagen. Versnelt het proces van uploaden, downloaden, afdrukken of bijvoegen van een PDF, want hoe kleiner het formaat, hoe sneller het wordt verspreid.
Dus wat is de beste manier om te profiteren van alle voordelen die PDF-compressie te bieden heeft? Angela O'Donnell legt het uit door onderstaande vragen te beantwoorden.
Kunt u in het kort uitleggen wat PDF-compressie is?
PDF-compressie reorganiseert de gegevens in een PDF-bestand en slaat het efficiënter op, zodat het de grootte kan verkleinen zonder daarbij belangrijke details te verliezen. Het herschikken van de gegevens kan betekenen dat het formaat van afbeeldingen wordt aangepast en / of opnieuw wordt geformatteerd om de bestandsgrootte te verkleinen.
Wat moet ik doen als mijn bestanden die moeten worden gecomprimeerd, geen pdf zijn? Automatisering is in dit geval handig, aangezien het handmatig converteren van honderden, duizenden of zelfs miljoenen documenten naar PDF een lastige taak is.
Beheerders kunnen een automatische conversieservice naar een documentopslagplaats leiden, zoals belangrijke documentbeheersystemen (DMS), Dropbox, SharePoint of zelfs een enkele map op een Windows-netwerk, en documenten geruisloos converteren naar PDF op de achtergrond.
Hoe werkt automatisering in het compressieproces?
In plaats van handmatig een voor een compressie toe te passen op bestanden, kan een geautomatiseerde compressieservice een groot aantal bestanden in uw repository continu verwerken. Op deze manier wordt al het compressiewerk stil op de achtergrond uitgevoerd zonder dat gebruikers erbij betrokken hoeven te worden na de eerste installatie.
Dit type geautomatiseerde compressie is een krachtige service die alle documenten dekt, ongeacht hoe ze in uw documentrepository terecht zijn gekomen.
Benieuwd hoe geautomatiseerde compressie eruitziet? Deze handige infographic geeft een overzicht van hoe het werkt in combinatie met een geautomatiseerde OCR-verwerkingsservice.
Verkleining van PDF-bestanden tot optimale formaten, waardoor u vier verschillende formaatopties krijgt.
De organisatie van PDF's door middel van bates-nummering, indexering, watermerk, enz. het is mogelijk bij gebruik van PDFelement Pro.
De batchverwerkingsoptie maakt het leven gemakkelijker wanneer meerdere PDF's tegelijkertijd moeten worden gecomprimeerd, bewerkt, georganiseerd en gedeeld.
Gescande PDF's kunnen worden geconverteerd naar bewerkbare formaten met behulp van OCR-technologie.
Van het invullen van PDF-formulieren, het extraheren van gegevens tot het beveiligen van uw bestanden, alles is mogelijk met de hulp van iSky soft PDFelement Pro voor Windows.
Methode 2. Maak PDF kleiner met Microsoft Word
MS Office staat al lange tijd bekend als de beste pc-suite voor Windows, maar wat de meesten van ons niet weten, is dat we met de release van MS Office 2013 zelfs probleemloos PDF-bestanden kunnen maken en bewerken. Dit is een grote sprong voorwaarts van Microsoft en is handig voor gebruikers die hun PDF-bestanden willen comprimeren tot optimale formaten voor verschillende doeleinden, zoals delen, opslaan, enz.
Stap 1. Als u MS Word 2013 gebruikt, hoeft u alleen uw Word-bestand als pdf op te slaan. Selecteer in het venster "Opslaan als" ("Bestand"> "Opslaan als") PDF uit de vervolgkeuzelijst met de uitvoerformaten en kies ook "Minimale grootte" uit de onderstaande opties. Dit is een nieuwe functie en slaat een Word-document op als een PDF-bestand in de meest optimale grootte.
Probleemoplossen
Een van de grootste ergernissen bij het omgaan met een PDF-bestand is de grote bestandsgrootte. Er is niets erger dan een e-mail die vanuit een groot pdf-bestand in uw outbox blijft hangen, tenzij het natuurlijk een langzame pdf-download van internet is.
Hoe kunt u de grootte van uw pdf-document verkleinen? Hoewel dit sterk afhangt van PDF tot PDF en het type inhoud dat het bevat, zijn er enkele algemene opties voor het maken van PDF's waar u goed op moet letten. Een paar kleine aanpassingen hier en daar zullen een lange weg afleggen naar het verminderen van het aantal megabytes van uw bestand.
Gebruik de opdracht "Opslaan als".
Dit is een goede plek om zwelling te verminderen. Elke keer dat u op "Opslaan" klikt in een toepassing, krijgt u een doorgaans grotere bestandsgrootte. Dit komt doordat de functie de wijzigingen opslaat en aan het bestand toevoegt. Hetzelfde geldt voor pdf-bestanden.
Gebruik in plaats daarvan de opdracht "Opslaan als". Door dit te doen, overschrijft u het volledige bestand en verwijdert u ongebruikte objecten en geaccumuleerde wijzigingen. Het resultaat is een kleiner pdf-bestand dat u aankan. Kies dus de optie "Opslaan als" als je alles wat je nodig hebt aan je pdf hebt toegevoegd.
Comprimeer en verklein de grootte van PDF-afbeeldingen
Gezien de huidige visuele aard van digitale inhoud, vormen afbeeldingen een groot deel van PDF-bestanden. Als uw PDF echter niet is bedoeld voor hoge resolutie-behoeften, kunt u uw bestand onder controle houden door de grootte te verkleinen en uw afbeeldingen te comprimeren. Door bitmapafbeeldingen te downsamplen, vermindert u in feite het aantal pixels, waardoor de algehele resolutie en dus de grootte van de PDF afneemt.
Kies de juiste kleurruimte
Misschien heb je wel eens gehoord van RGB- en CMYK-kleurruimten. Elk van hen heeft verschillende methoden om met kleur om te gaan. Over het algemeen is CMYK ideaal om af te drukken, terwijl RGB ideaal is voor weergave op het scherm.
Als uw PDF voornamelijk op internet of op een computerscherm moet worden bekeken, kiest u de RGB-kleurruimte voor uw PDF-afbeeldingen. Bij sommige PDF-makers kunt u ervoor kiezen om indien nodig CMYK-afbeeldingen naar RGB te converteren. Het vereist minder gegevens dan CMYK. En minder datakanaal betekent een kleinere bestandsgrootte.
Configureer uw lettertypen subconfigureren
Door de lettertypen in te sluiten, sluit u in feite de volledige tekenset in de PDF in, waardoor het bestand aanzienlijk kan opzwellen. Probeer in plaats daarvan de bronnen onder te verdelen. Het zal de grootte van de PDF tot een minimum beperken.
Wanneer een lettertype is onderverdeeld, worden alleen de lettertypetekens die in de PDF worden gebruikt, toegevoegd. Als een speciaal teken zoals "#" niet in het bestand wordt gebruikt, wordt het teken niet opgenomen. In de meeste gevallen kunt u ervoor kiezen lettertypen automatisch in subsets te plaatsen als het tekengebruik minder is dan een bepaald aantal. Profiteer van deze functie als u die heeft. Uw PDF-lettertypen zijn net zo belangrijk als uw afbeeldingen.
Elimineer onnodige franje
Afhankelijk van voor wie en waarvoor uw PDF-inhoud is bedoeld, kunt u de bloat aanzienlijk verminderen. Toepassingen die PDF's maken voor specifieke behoeften, zoals Adobe Photoshop, stellen u in staat om PDF's op te slaan met geavanceerde instellingen, zoals de bewerkingsmogelijkheden van Photoshop behouden.
Maar als uw PDF's niet exclusief in Photoshop worden geopend om te bewerken, hoeft u het bestand er niet voor voor te bereiden. Dus voordat u een PDF met alle toeters en bellen opslaat, moet u een goed idee krijgen van hoe uw PDF zal worden gebruikt en kunt u de grootte eenvoudig dienovereenkomstig verkleinen.
PDF's zouden van hoge kwaliteit moeten zijn, maar dit betekent niet noodzakelijk dat ze moeten worden weerspiegeld in de bestandsgrootte. Met slechts een paar aanpassingen kunt u een beheersbaar pdf-bestand krijgen. En als bonus kunt u de meeste van deze aanpassingen maken met Sonic PDF Creator. U hoeft alleen maar naar Beeld> Aanmaakopties ... te gaan en u kunt ze openen via het dialoogvenster.