PDF（Portable Document Format）は、印刷されたドキュメントのすべての要素を、表示、閲覧、印刷、または他の人に転送できる電子画像としてキャプチャしたファイル形式です。 PDFファイルは、Adobe Acrobat、Acrobat Capture、または同様の製品を使用して作成されます。
ファイルを表示して使用するには、簡単にダウンロードできる無料のAcrobatReaderが必要です。 リーダーをダウンロードすると、PDFファイルを表示するときに自動的に起動します。
PDFファイルは、雑誌の記事、製品のパンフレット、チラシなど、元のグラフィックの外観をオンラインで保持したいドキュメントに特に役立ちます。 PDFファイルにはXNUMXつ以上のページ画像が含まれており、それぞれを拡大または縮小できます。 ページを上下に移動できます。
PDFファイル：圧縮はどうですか
PDFファイルを作成できるAcrobatの製品は、それほど法外な価格帯では販売されていません。 アドビ以外の代替品は、英国の会社である5DのNiknakという製品です。 （リーダー自体は無料で、Webブラウザーのプラグインとして使用することも、単独で起動することもできます）。 PDFファイルが望ましいいくつかの状況は次のとおりです。
チームメンバーがリモートで作業するため、オンラインでデザインのアイデアを検討する必要があるグラフィックデザインの開発
ユーザーが見ている印刷された本を見る必要があるヘルプデスクの人々
印刷された外観を維持したい印刷されたドキュメントのオンライン配布
Acrobat PDFファイルは、単なるドキュメント画像ではありません。 ファイルには書体フォントを埋め込んで、表示している場所ならどこでも使用できるようにすることができます。 また、フォームに入力したり、サウンドやQuicktimeまたはAVIムービーをアクティブ化するためのボタンなどのインタラクティブな要素を含めることもできます。 PDFファイルは、グラフィック画像やハイパーテキストリンクの前にテキストを表示することにより、Web用に最適化されています。
ユーザーは、PDFファイルのサイズを縮小して、裁判所の事件管理システムに受け入れられ、電子的に正常にアーカイブされるようにする方法をよく考えます。
受信するファイルの管理に使用される管理システムに応じて、ファイルサイズに関するさまざまなルールがあります。 事前に裁判所で現地の規則を確認することが重要です。
ただし、一般に、PDFのサイズが数百メガバイトになる理由は、非常に高解像度の写真として保存する必要のある証拠が含まれていない限り、ほとんどありません。 いくつかの簡単な手順に従うことで、数百ページの大きなファイルでも10MBを超えないようにする必要があります。
PDFドキュメントのサイズを決定する方法
Adobe Acrobatを使用している場合、PDFのサイズを確認するのは簡単です。 [ファイル]、[プロパティ]の順にクリックするだけです。 サイズなど、ドキュメントに関する多くの情報が表示されます。
または、ドキュメントが含まれているフォルダに移動して右クリックし、[プロパティ]をクリックすることもできます。
ファイルが大きいほど、読み込みに時間がかかり、電子メール（電子メールなど）で共有するのが難しく、法律事務所のファイルストレージをより早く消費します。 また、裁判所はより大きなファイルサイズを受け入れますが、より小さく、より最適化されたファイルを処理することを好みます。
では、PDFドキュメントのサイズをどのように縮小する必要がありますか？ ここにXNUMXつの簡単なヒントがあります。
可能な限りPDFをスキャンしないでください
PDFを作成したり、複数のドキュメントと露出をXNUMXつのPDFに結合したりするには、すべてを印刷して一緒にスキャンする必要があるというのはよくある誤解です。 電子的に変換されたファイルは、通常、スキャンされたファイルよりもサイズがはるかに小さくなります。
紙にのみ存在するドキュメントのみをスキャンする必要があります。 他のすべてのドキュメントは、PDFとして保存することにより、元のファイルから電子的に変換できます。 さらに、Adobe Acrobatなどのソフトウェアを使用して個々のドキュメントをPDFとしてすばやく結合できるため、ドキュメントを印刷して結合する必要がありません。
「小さなPDF」として保存
電子的に作成された後もファイルが非常に大きい場合は、スキャンする代わりに、いくつかの手順を実行できます。 最も簡単なのは、ファイルを縮小サイズのPDFとして再保存することです。
Adobe Acrobatの最新バージョンでは、小さいファイルとして再保存するPDFを開き、[ファイル]、[その他として保存]、[小さいPDF]の順に選択します。 必要なバージョンの互換性を選択するように求められたら、[OK]をクリックして保存できます。 そのバージョンはまだ広く使用されているため、少なくともAcrobatXとの互換性を構成することをお勧めします。
Adobe AcrobatPDFオプティマイザーを使用する
ドキュメント内のどの要素をダウングレードまたは削除するかをより細かく制御したい場合があります。 このような状況では、PDF最適化ツールを選択する必要があります。
ファイルを最適化する前に、ファイルのスペース使用量を監査することをお勧めします。フォント、画像など、どの要素が最も多くのデータを使用しているかを確認してください。 この結果から、ファイルサイズを削減するのに最適な場所についてのアイデアが得られます。
最適化を開始するには、AcrobatでPDFを開き、[ファイル]、[その他として保存]の順にクリックして、[最適化されたPDF]をクリックします。 表示されるダイアログで、右上隅にある[スペース使用量の監査]をクリックします。
Wordで保存するときにサイズを小さくする
Wordで、ドキュメントをPDFに変換するには、[名前を付けて保存]オプションを使用します。 このオプションは、ドキュメント内の画像の数に応じて、通常、かなり小さなファイルを生成します。 ただし、Wordに変換されたPDFがまだ大きすぎる場合は、Wordに別のオプションがあり、かなり小さいファイルが生成されます。 使用方法は次のとおりです。
PDFに変換するWord文書を開きます。 [ファイル]ボタンをクリックしてから、[名前を付けて保存]をクリックします。 [ファイルの種類]メニューで、[PDF]を選択し、希望のファイル名を入力します。 追加の手順は次のとおりです。ダイアログの下部に[最適化]と表示されている場合は、[最小サイズ（オンライン投稿）]を選択します。
PDF印刷ツールを使用する
他のPDFツール（Adobe製ではない）には、通常、PDFのサイズを縮小する機能が含まれています。 ただし、無料のオプションをお探しの場合は、いくつかご利用いただけます。 現在最もダウンロードされている無料のPDFクリエーター（download.comによる）はPrimoPDFです。
PrimoPDFをインストールしたら、圧縮するPDFを（Acrobat ReaderやWebブラウザーなどで）開き、Ctrl + Pを押して印刷ダイアログを開き、使用可能なプリンターのリストからPrimoPDFを選択して、をクリックします。 PDFを作成します。
この方法は、Adobe Acrobatで縮小サイズのPDFとして保存するのと同じように、画像の品質と解像度を低下させることに注意してください。
Macコンピュータのスペースを節約することになると、ゴミ箱を空にする、アプリケーションインストーラを削除する、重複ファイルを取り除くなど、できることがたくさんあります。
PDFドキュメントのファイルサイズを小さくして、Macでのコンパクト化と占有スペースの削減を実現することもできます。
ただし、これを行うと、元のPDFの品質も低下する可能性があることに注意してください。
プレゼンテーションや仕事の割り当てに高品質のPDFが必要な場合は、クラウドベースのバックアップシステムや外付けハードドライブに保存するなど、別の方法を使用してスペースを節約することをお勧めします。
DF圧縮は、ファイルの共有、保存、およびクラウドへの転送のコストを削減するのに役立ちます。 PDFのアップロード、ダウンロード、印刷、または添付のプロセスを高速化します。サイズが小さいほど、配布が速くなります。
では、PDF圧縮が提供するすべての利点を活用するための最良の方法は何でしょうか。 アンジェラオドネルは、以下の質問に答えて説明します。
PDF圧縮とは何ですか？
PDF圧縮は、PDFファイル内のデータを再編成し、より効率的に保存するため、プロセスで重要な詳細を失うことなくサイズを縮小できます。 データを再配置すると、ファイルサイズを小さくするために、画像のサイズが変更されたり、再フォーマットされたりする可能性があります。
圧縮が必要なファイルがPDFでない場合はどうなりますか？ この場合、数百、数千、さらには数百万ものドキュメントを手動でPDFに変換するのは困難な作業であるため、自動化が役立ちます。
管理者は、自動変換サービスを主要なドキュメント管理システム（DMS）、Dropbox、SharePoint、またはWindowsネットワーク上の単一のフォルダーなどのドキュメントリポジトリに転送し、バックグラウンドでドキュメントをサイレントにPDFに変換できます。
圧縮プロセスで自動化はどのように機能しますか？
自動圧縮サービスは、ファイルにXNUMXつずつ手動で圧縮を適用するのではなく、リポジトリ内の大量のファイルを継続的に処理できます。 このように、すべての圧縮作業は、ユーザーが初期設定後に関与する必要なしに、バックグラウンドでサイレントに実行されます。
このタイプの自動圧縮は強力なサービスであり、ドキュメントリポジトリにどのように格納されたかに関係なく、すべてのドキュメントをカバーします。
自動圧縮がどのように見えるか知りたいですか？ この便利なインフォグラフィックは、自動化されたOCR処理サービスと組み合わせてどのように機能するかについての概要を提供します。
PDFファイルを最適なサイズに縮小し、XNUMXつの異なるサイズオプションを提供します。
ベイツの番号付け、索引付け、透かしなどによるPDFの編成。 PDFelementProを使用する場合に可能です。
バッチ処理オプションを使用すると、複数のPDFを同時に圧縮、編集、整理、共有する必要がある場合に、作業が楽になります。
スキャンされたPDFは、OCRテクノロジーを使用して編集可能な形式に変換できます。
PDFフォームへの入力、データの抽出、ファイルの保護まで、iSky soft PDFelement Pro forWindowsを使用すればすべてが可能です。
方法2.MicrosoftWordを使用してPDFを小さくする
MS Officeは長い間Windowsに最適なPCスイートであることが知られていますが、MS Office 2013のリリースにより、面倒なことなくPDFファイルを作成および編集できることを私たちのほとんどが知らないのです。 これはMicrosoftからの大きな飛躍であり、共有、保存などのさまざまな目的でPDFファイルを最適なサイズに圧縮したいユーザーに役立ちます。
手順1.MS Word 2013を使用する場合は、WordファイルをPDFとして保存するだけです。 [名前を付けて保存]ウィンドウ（[ファイル]> [名前を付けて保存]）で、出力形式を含むドロップダウンリストからPDFを選択し、以下のオプションから[最小サイズ]を選択します。 これは新機能であり、Word文書をPDFファイルとして最適なサイズで保存します。
トラブルシューティング
PDFファイルを扱う際の最大の煩わしさのXNUMXつは、ファイルサイズが大きいことです。 もちろん、WebからのPDFのダウンロードが遅い場合を除いて、大きなPDFファイルからの電子メールが送信トレイに詰まっていることほど悪いことはありません。
PDFドキュメントのサイズをどのように縮小できますか？ これはPDFからPDFとそれに含まれるコンテンツの種類に大きく依存しますが、特に注意を払う必要のある一般的なPDF作成オプションがいくつかあります。 ここでいくつかの調整を行うと、ファイルのメガバイトを削減するのに大いに役立ちます。
「名前を付けて保存」コマンドを使用します。
これは腫れを減らし始めるのに良い場所です。 アプリケーションで[保存]をクリックするたびに、ファイルサイズが一般的に大きくなります。 これは、関数が変更を保存してファイルに追加するためです。 同じことがPDFファイルにも当てはまります。
代わりに、「名前を付けて保存」コマンドを使用してください。 これを行うことにより、ファイル全体を上書きし、未使用のオブジェクトと蓄積された変更を削除します。 その結果、処理できる小さなPDFファイルが作成されます。 したがって、PDFに必要なものをすべて追加したら、[名前を付けて保存]オプションを選択します。
PDF画像のサイズを圧縮および縮小します
今日のデジタルコンテンツの視覚的性質を考えると、画像はPDFファイルの大部分を占めています。 ただし、PDFが高解像度のニーズを対象としていない場合は、サイズを縮小して画像を圧縮することにより、ファイルを管理下に置くことができます。 ビットマップ画像をダウンサンプリングすることにより、基本的にピクセル数が減り、全体的な解像度が低下し、PDFのサイズが低下します。
適切な色空間を選択してください
RGBとCMYKの色空間について聞いたことがあるかもしれません。 それらのそれぞれは、色を処理する異なる方法を持っています。 一般に、CMYKは印刷に最適ですが、RGBはオンスクリーンディスプレイに最適です。
PDFを主にWebまたはコンピューター画面で表示する場合は、PDF画像のRGB色空間を選択してください。 一部のPDFクリエーターでは、必要に応じてCMYK画像をRGBに変換することを選択できます。 CMYKよりも必要なデータが少なくて済みます。 また、データチャネルが少ないということは、ファイルサイズが小さいことを意味します。
フォントをサブ構成する
フォントを埋め込むことで、基本的に文字セット全体をPDFで囲むことになり、ファイルが大幅に肥大化する可能性があります。 代わりにソースをサブセット化してみてください。 PDFのサイズを最小限に抑えます。
フォントがサブセットの場合、PDFで使用されているフォント文字のみが追加されます。 ファイルで「＃」などの特殊文字が使用されていない場合、その文字は含まれません。 ほとんどの場合、文字の使用量が特定の量より少ない場合は、フォントを自動的にサブセット化することを選択できます。 この機能がある場合は、この機能を利用してください。 PDFフォントは、画像と同じくらい重要です。
不要なフリルを排除します
PDFコンテンツの対象者と目的に応じて、膨満感を大幅に減らすことができます。 Adobe Photoshopなどの特定のニーズに合わせてPDFを作成するアプリケーションを使用すると、Photoshopの編集機能を保持するなどの高度な設定でPDFを保存できます。
ただし、PDFをPhotoshopで編集用に排他的に開いていない場合は、ファイルを準備する必要はありません。 したがって、すべてのベルとホイッスルを含むPDFを保存する前に、PDFがどのように使用されるかをよく理解しておくと、それに応じてサイズを簡単に縮小できます。
PDFは高品質であると想定されていますが、必ずしもファイルサイズに反映する必要があるとは限りません。 わずかな調整で管理しやすいPDFファイルを取得できます。 また、ボーナスとして、Sonic PDFCreatorを使用してこれらの調整のほとんどを行うことができます。 [表示]> [作成オプション...]に移動するだけで、ダイアログからアクセスできます。