כיצד ניתן להקטין את גודל קבצי ה- PDF?

PDF (פורמט מסמך נייד) הוא פורמט קובץ שתפס את כל האלמנטים של המסמך המודפס כתמונה אלקטרונית שניתן להציג, לגלוש, להדפיס או להעביר למישהו אחר. קבצי PDF נוצרים באמצעות Adobe Acrobat, Acrobat Capture או מוצרים דומים.

כדי להציג את הקבצים ולהשתמש בהם, אתה צריך את Acrobat Reader בחינם, שאותו תוכל להוריד בקלות. לאחר שתוריד את הקורא, הוא יתחיל אוטומטית כשתרצה להציג קובץ PDF.

קבצי PDF שימושיים במיוחד עבור מסמכים כגון מאמרים במגזינים, עלוני מוצרים או עלונים שבהם ברצונך לשמר את המראה הגרפי המקורי ברשת. קובץ PDF מכיל תמונת עמוד אחת או יותר, שכל אחת מהן ניתנת להגדלה או הקטנה. אתה יכול לעלות ולרדת בדף.

קבצי PDF: איך הדחיסה שלהם

המוצר של Acrobat המאפשר ליצור קבצי PDF נמכר בטווח המחירים הלא מקומם מדי. אלטרנטיבה שאינה אדובי היא מוצר בשם Niknak מ- 5D, חברה בבריטניה. (הקורא עצמו הוא בחינם ויכול לשמש כתוסף דרך דפדפן האינטרנט שלך או שניתן להפעיל אותו בעצמו). כמה מצבים בהם קבצי PDF רצוי כוללים:

פיתוח עיצוב גרפי בו חברי הצוות עובדים מרחוק ולכן עליהם לבחון רעיונות עיצוב ברשת

סיוע לאנשים שצריכים לראות את הספר המודפס שמשתמשים מסתכלים עליו

הפצה מקוונת של כל מסמך מודפס בו תרצו לשמר את מראהו המודפס

קבצי PDF של Acrobat הם יותר מתמונות מסמכים. קבצים יכולים להטמיע גופני גופן כדי להפוך אותם לזמינים בכל מקום שאתה צופה בו. הם יכולים לכלול גם אלמנטים אינטראקטיביים כגון לחצנים להזנת טפסים ולהפעלת סרטי קול ו Quicktime או AVI. קבצי PDF מותאמים לרשת על ידי הצגת טקסט לפני תמונות גרפיות וקישורי היפרטקסט.

משתמשים לעיתים קרובות תוהים כיצד להקטין את גודלו של קובץ PDF בכדי להבטיח שהוא יתקבל על ידי מערכת ניהול התיקים של בית המשפט וכך יועבר בהצלחה בארכיון אלקטרוני.

יש מגוון שלם של כללים לגבי גודל הקובץ, תלוי במערכת הניהול המשמשת לניהול הקבצים שאתה מקבל. חשוב לבדוק מראש את הכללים המקומיים בבית המשפט שלך.

באופן כללי, לעומת זאת, יש מעט מאוד סיבה שקובצי ה- PDF יהיו בגודל של מאות מגה, אלא אם כן הם מכילים עדויות שיש לשמור כתמונות ברזולוציה גבוהה מאוד. על ידי ביצוע כמה צעדים פשוטים, אפילו קבצים גדולים המורכבים ממאות עמודים לא יעלה על 10MB.

כיצד לקבוע את גודל מסמך ה- PDF שלך

אם אתה משתמש ב- Adobe Acrobat, קל לבדוק את גודל ה- PDF שלך. פשוט לחץ על קובץ ואז על מאפיינים. תראה מידע רב על המסמך שלך, כולל גודלו.

לחלופין, תוכלו לנווט לתיקיה המכילה את המסמך, ללחוץ לחיצה ימנית עליו וללחוץ על מאפיינים.

ייקח זמן רב יותר לטעון קבצים גדולים יותר, קשה לשתף אותם באופן אלקטרוני (למשל באמצעות דוא"ל), ויצרוך את אחסון הקבצים של משרד עורכי הדין שלך מהר יותר. כמו כן, למרות שבתי המשפט מקבלים גדלים גדולים יותר של קבצים, הם מעדיפים לטפל בקבצים קטנים ומותאמים יותר.

אז כיצד עליכם להקטין את גודל מסמכי ה- PDF שלכם? להלן חמש טיפים מהירים.

הימנע מסריקת מסמכי PDF במידת האפשר

זו תפיסה מוטעית שכיחה שכדי ליצור מסמכי PDF או לשלב מספר מסמכים וחשיפות למסמך PDF אחד, עליכם להדפיס הכל ולסרוק אותו יחד. קבצים שהומרו אלקטרונית הם בדרך כלל קטנים בהרבה מגודל קבצים סרוקים.

יש לסרוק רק מסמכים שקיימים על הנייר; ניתן להמיר את כל המסמכים האחרים באופן אלקטרוני מהקובץ המקורי על ידי שמירתם כ- PDF. יתר על כן, ניתן לשלב במהירות מסמכים בודדים כקובצי PDF באמצעות תוכנה כגון Adobe Acrobat, תוך הימנעות מהצורך בהדפסת המסמכים לשילובם.

שמור כ- "PDF קטן"

אם הקובץ שלך עדיין גדול מאוד לאחר שנוצר באופן אלקטרוני, במקום לסרוק אותו, עדיין תוכל לבצע כמה צעדים. הפשוטה ביותר היא לשמור מחדש את הקובץ כקובץ PDF בגודל מופחת.

בגרסה האחרונה של Adobe Acrobat, פתח את ה- PDF שברצונך לשמור כקובץ קטן יותר, בחר File, Save As Other ואז Small PDF. תתבקש לבחור את תאימות הגרסה שאתה זקוק לה ואז תוכל ללחוץ על אישור כדי לשמור. אנו ממליצים להגדיר את תאימותו ל- Acrobat X לפחות, מכיוון שעדיין נעשה שימוש נרחב בגירסה זו.

השתמש בכלי האופטימיזציה של Adobe Acrobat PDF

לפעמים אתה רוצה לקבל שליטה רבה יותר על אילו אלמנטים במסמך שלך מורידים או מורידים. בנסיבות אלה, עליכם לבחור בכלי אופטימיזציית PDF.

לפני ביצוע אופטימיזציה לקובץ, מומלץ לבדוק את השימוש בחלל של הקובץ: לבדוק אילו אלמנטים, כמו גופנים, תמונות וכו ', משתמשים ביותר נתונים. התוצאות של זה יכולות לתת לך רעיונות היכן עדיף להקטין את גודל הקובץ.

כדי להתחיל לבצע אופטימיזציה, פתח את ה- PDF שלך ב- Acrobat, לחץ על קובץ, שמור כשאר ולאחר מכן לחץ על PDF ממוטב. בתיבת הדו-שיח שמופיעה, לחץ על שימוש בחלל ביקורת בפינה השמאלית העליונה.

צמצם את הגודל בעת שמירה ב- Word

ב- Word, כדי להמיר מסמך ל- PDF, אתה משתמש באפשרות שמירה בשם. אפשרות זו בדרך כלל מייצרת קובץ קטן למדי, תלוי במספר התמונות במסמך. עם זאת, אם אתה מגלה ש- PDF שלך שהומר ל- Word עדיין גדול מדי, קיימת ב- Word אפשרות נוספת שתפיק קובץ קטן משמעותית. כך משתמשים בה:

פתח את מסמך Word להמרה ל- PDF. לחץ על כפתור הקובץ ואז שמור בשם. בתפריט סוג שמור, בחר PDF והזן את שם הקובץ המועדף עליך. הנה השלב הנוסף: כאשר כתוב אופטימיזציה בתחתית הדו-שיח, בחר גודל מינימלי (פרסום מקוון).

השתמש בכלי הדפסת PDF

כלי PDF אחרים (לא של Adobe) מכילים בדרך כלל תכונות שיפחיתו את גודל ה- PDF שלך. עם זאת, אם אתם מחפשים אפשרות בחינם, יש כמה זמינים. נכון לעכשיו היוצר PDF החינמי שהורד ביותר (על פי download.com) הוא PrimoPDF.

לאחר שהתקנת את PrimoPDF, פשוט פתח את ה- PDF שברצונך לדחוס (ב- Acrobat Reader, או בדפדפן אינטרנט, למשל), לחץ על Ctrl + P כדי לפתוח את דו-שיח ההדפסה, בחר PrimoPDF מרשימת המדפסות הזמינות ולחץ על צור PDF.

שים לב ששיטה זו, כמו פשוט לשמור כקובץ PDF בגודל מופחת ב- Adobe Acrobat, מפחיתה את האיכות והרזולוציה של התמונה.

בכל מה שקשור לחיסכון במקום במחשב ה- Mac שלך, יש הרבה דברים שאתה יכול לעשות: לרוקן את האשפה, להסיר מתקינים של יישומים, להיפטר מקבצים כפולים ועוד ועוד.

תוכל גם להקטין את גודל הקובץ של מסמכי PDF כדי להפוך אותם לקומפקטיים יותר ולתפוס פחות מקום ב- Mac שלך.

עם זאת, חשוב לציין כי פעולה זו עשויה גם להוריד את איכות ה- PDF המקורי.

אם אתה זקוק למסמך PDF איכותי עבור מצגת או מטלת עבודה, ייתכן שתרצה להשתמש בשיטה אחרת כדי לחסוך מקום, כגון שמירה במערכת גיבוי מבוססת ענן או בכונן קשיח חיצוני.

דחיסת DF יכולה לסייע בהפחתת עלויות השיתוף, האחסון והעברת הקבצים לענן. מזרז את תהליך ההעלאה, ההורדה, ההדפסה או הצמדת ה- PDF, מכיוון שככל שהגודל קטן יותר, כך הוא מופץ מהר יותר.

אז מה הדרך הטובה ביותר לנצל את כל היתרונות שיש לדחיסת PDF להציע? אנג'לה אודונל מסבירה זאת על ידי מענה לשאלותינו בהמשך.

האם תוכל להסביר בקצרה מהי דחיסת PDF?

דחיסת PDF מארגנת מחדש את הנתונים בקובץ PDF, ומאחסנת אותם בצורה יעילה יותר כך שניתן יהיה להקטין את גודלם מבלי לאבד פרטים חשובים בתהליך. סידור מחדש של הנתונים עשוי להיות שתמונות הגודל של התמונות ו / או עיצובן מחדש כדי להקטין את גודל הקובץ.

מה אם הקבצים שלי שזקוקים לדחיסה אינם PDF? אוטומציה שימושית במקרה זה, שכן המרה ידנית של מאות, אלפי או אפילו מיליוני מסמכים ל- PDF היא משימה מרתיעה.

מנהלי מערכת יכולים להפנות שירות המרות אוטומטי למאגר מסמכים, כגון מערכות ניהול מסמכים עיקריות (DMS), Dropbox, SharePoint, או אפילו לתיקייה אחת ברשת של Windows, ולהמיר מסמכים בשקט ל- PDF ברקע.

כיצד פועלת אוטומציה בתהליך הדחיסה?

במקום להחיל דחיסה על קבצים באופן ידני אחד אחד, שירות דחיסה אוטומטי יכול לעבד נפח גדול של קבצים במאגר שלך ברציפות. בדרך זו, כל עבודות הדחיסה נעשות בשקט ברקע ללא צורך במשתמשים להסתבך לאחר ההתקנה הראשונית.

סוג זה של דחיסה אוטומטית הוא שירות רב עוצמה, המכסה את כל המסמכים, ללא קשר לאופן שבו הם הגיעו למאגר המסמכים שלך.

האם אתה סקרן לראות כיצד נראה דחיסה אוטומטית? אינפוגרפיקה שימושית זו מספקת סקירה כללית של אופן פעולתה בשילוב עם שירות עיבוד OCR אוטומטי.

הקטנת קבצי PDF לגדלים אופטימליים, מה שמקבל ארבע אפשרויות גודל שונות.

ארגון מסמכי PDF לפי מספור עמודים, אינדקס, סימן מים וכו '. זה אפשרי בעת שימוש ב- PDFelement Pro.

אפשרות עיבוד האצווה מקלה על החיים כאשר יש צורך לדחוס, לערוך, לארגן ולשתף מספר קבצי PDF בו זמנית.

ניתן להמיר קובצי PDF סרוקים לפורמטים הניתנים לעריכה באמצעות טכנולוגיית OCR.

החל ממילוי טפסים של PDF, מיצוי נתונים ועד אבטחת הקבצים שלך, הכל אפשרי בעזרת iSky soft PDFelement Pro עבור Windows.

שיטה 2. הפוך את PDF לקטן יותר באמצעות Microsoft Word

MS Office ידוע כחבילת המחשבים הטובה ביותר עבור Windows זה זמן רב, אך מה שרובנו לא יודעים הוא שעם יציאת MS Office 2013, אנו יכולים אפילו ליצור ולערוך קבצי PDF ללא כל בעיה. זו קפיצה גדולה ממיקרוסופט והיא מועילה למשתמשים שרוצים לדחוס את קבצי ה- PDF שלהם לגדלים אופטימליים למטרות שונות כמו שיתוף, אחסון וכו '.

שלב 1. בעת שימוש ב- MS Word 2013, כל שעליך לעשות הוא לשמור את קובץ ה- Word שלך כ- PDF. בחלון "שמירה בשם" ("קובץ"> "שמירה בשם") בחרו PDF מתוך הרשימה הנפתחת המכילה את תבניות הפלט ובחרו גם "גודל מינימלי" מהאפשרויות שלהלן. זו תכונה חדשה ושומרת מסמך Word כקובץ PDF בגודל האופטימלי ביותר.

פתרון תקלות

אחד המטרדים הגדולים ביותר בהתמודדות עם קובץ PDF הוא גודל הקובץ הגדול. אין דבר גרוע יותר מדוא"ל שתקוע בתיבת הדואר הנכנס שלך מקובץ PDF גדול, אלא אם כן כמובן מדובר בהורדת PDF איטית מהאינטרנט.

כיצד תוכלו להקטין את גודל מסמך ה- PDF שלכם? למרות שזה תלוי רבות מ- PDF ל- PDF וסוג התוכן שהוא מכיל, ישנן כמה אפשרויות כלליות ליצירת PDF, במיוחד שכדאי לשים לב אליהן. כמה שינויים פה ושם יעברו דרך ארוכה להפחתת המגה-בייט של הקובץ.

השתמש בפקודה "שמור בשם".

זה מקום טוב להתחיל להפחית בו נפיחות. בכל פעם שאתה לוחץ על "שמור" ביישום, בסופו של דבר גודל הקובץ גדול יותר בדרך כלל. הסיבה לכך היא שהפונקציה שומרת את השינויים ומוסיפה אותם לקובץ. כנ"ל לגבי קבצי PDF.

במקום זאת השתמש בפקודה "שמור בשם". על ידי כך אתה מחליף את כל הקובץ, מסיר אובייקטים שאינם בשימוש ושינויים שנצברו. התוצאה היא קובץ PDF קטן יותר שתוכל לטפל בו. אז בחר באפשרות "שמור בשם" לאחר שהוספת את כל מה שאתה צריך למסמך PDF שלך.

דחוס וצמצם את גודל תמונות ה- PDF

לאור האופי הוויזואלי של התוכן הדיגיטלי כיום, תמונות הן חלק גדול מקבצי PDF. עם זאת, אם ה- PDF שלך לא מיועד לצרכים ברזולוציה גבוהה, אתה יכול לשמור על בקרת הקובץ שלך על ידי הקטנת הגודל ודחיסת התמונות שלך. על ידי דגימה מחדש של תמונות של מפת סיביות, אתה בעצם מצמצם את מספר הפיקסלים, מה שמוריד את הרזולוציה הכוללת ולכן את גודל ה- PDF.

בחר את מרחב הצבעים הנכון

אולי שמעת על מרחבי צבע RGB ו- CMYK בעבר. לכל אחת מהן שיטות שונות לטיפול בצבעים. באופן כללי, CMYK אידיאלי להדפסה, ואילו RGB אידיאלי לתצוגה על המסך.

אם להציג את ה- PDF שלך בעיקר באינטרנט או על גבי מסך מחשב, בחר את שטח הצבע RGB עבור תמונות ה- PDF שלך. בחלק מיוצרי ה- PDF תוכלו לבחור להמיר תמונות CMYK ל- RGB במידת הצורך. זה דורש פחות נתונים מ- CMYK. ופחות ערוץ נתונים פירושו גודל קובץ קטן יותר.

הגדר את תצורת המשנה של הגופנים שלך

על ידי הטמעת הגופנים, אתה בעצם מצרף את כל ערכת התווים במסמך PDF, מה שיכול לנפח את הקובץ בצורה משמעותית. נסה במקום זאת להגדיר משנה את המקורות. זה ישמור על גודל ה- PDF למינימום.

כאשר קובע משנה גופן, מצורפים רק תווי הגופן המשמשים בקובץ PDF. אם לא משתמשים בקובץ בתו מיוחד כגון "#", התו לא ייכלל. ברוב המקרים, אתה יכול לבחור להגדיר באופן אוטומטי תת גופנים אם השימוש בתווים הוא פחות מסכום מסוים. נצל את התכונה הזו אם יש לך אותה. גופני ה- PDF שלך חשובים לא פחות מהתמונות שלך.

בטל סלסולים מיותרים

תלוי למי ולמה מיועד תוכן ה- PDF שלך, אתה יכול להפחית נפיחות משמעותית. יישומים שיוצרים קובצי PDF לצרכים ספציפיים, כגון Adobe Photoshop, יאפשרו לכם לשמור קבצי PDF עם הגדרות מתקדמות כמו למשל שמרו על יכולות העריכה של Photoshop.

אך אם קובצי ה- PDF שלך אינם נפתחים באופן בלעדי בפוטושופ לעריכה, אין צורך להכין את הקובץ אליו. לכן לפני שמירת מסמך PDF עם כל הפעמונים והשריקות, קבלו מושג טוב כיצד ייעשה שימוש במסמך PDF ותוכלו להקטין את הגודל בהתאם.

קובצי PDF אמורים להיות איכותיים, אך אין זה אומר בהכרח שהם חייבים לבוא לידי ביטוי בגודל הקובץ. אתה יכול לקבל קובץ PDF לניהול עם כמה התאמות בלבד. וכבונוס, אתה יכול לבצע את רוב ההתאמות הללו באמצעות Sonic PDF Creator. אתה רק צריך לעבור אל תצוגה> אפשרויות יצירה ... ותוכל לגשת אליהם דרך הדו-שיח.