Creare un e-commerce può essere facile. Ma uno dei compiti più noiosi che può metterti nei guai se non lo fai bene è la contabilità del tuo negozio online. Hai bisogno di a CRM contabile? Magari fare tutto a mano? Sai quali obblighi hai?
Se in questo momento ti stai innervosendo perché non sai se rispetti o meno quanto richiesto dalla legge, presta attenzione a quello che ti diremo. Dobbiamo cominciare?
Quali obblighi devi adempiere nel tuo e-commerce?
Contabilità per un e-commerce non è difficile. Ma devi avere tutto in ordine per non spaventarti in seguito. In questo senso dovresti partire dal fatto che dovrai far registrare il tuo eCommerce. Inoltre, fatturerai te stesso come libero professionista o come azienda.
Ma, e basta? Non proprio. Se desideri controllare la contabilità e-commerce, avrai bisogno di quanto segue:
Fatturazione e controllo entrate e uscite
Come e-commerce, venderai prodotti ai clienti. E tutti quei prodotti che vendi dovranno essere fatturati ai clienti. Ciò implica che pagheranno il prezzo del prodotto ma dovrai includere l'IVA e l'imposta sul reddito delle persone fisiche, se applicabile.
In generale, l'IVA è già inclusa nel prezzo finale del prodotto, così come l'imposta sul reddito delle persone fisiche. Ma quando fai la fattura devi specificarlo.
Questo sarebbe il reddito che avresti. Ma d'altra parte sarebbero le spese, cioè cosa compri o chiedi per poter operare nel tuo eCommerce. È importante che tu chieda fatture, biglietti e altro per giustificarli. Inoltre, devi conservarli per almeno cinque anni, poiché il Tesoro può richiederli.
Questa sarebbe propriamente la contabilità del tuo eCommerce. E devi tenerlo aggiornato. Quando la tua attività è piccola non è così necessaria (a patto che ti prendi un mese o un trimestre è sufficiente). Ma quando è più grande, dovrai controllarlo per evitare errori.
libri richiesti
Oltre alla contabilità precedente, dovrai tenere una serie di libri obbligatori stabiliti dalla legge. In questo caso troviamo libri fiscali, contabili e commerciali.
Ora, un'azienda non è la stessa cosa di un lavoratore autonomo. Nel caso di un lavoratore autonomo, quello che ti serve sono i Libretti anagrafici lavoratori autonomi, che sono il libretto anagrafico delle fatture emesse. E il registro delle fatture ricevute. Con questi due avresti soddisfatto quel processo.
E nel caso delle aziende? Qui abbiamo più libri. Qui bisogna distinguere diversi ambiti: da un lato i libri commerciali, che saranno il libro dei verbali, che serve a raccogliere tutto ciò che viene detto nelle riunioni che vengono convocate; il libro matricola dei soci e/o il libro matricola della società; e, infine, il libro di registro delle azioni nominative.
I libri fiscali, invece, costituiti dai libri delle fatture emesse e ricevute, dal libro dei beni di investimento e dal libro delle operazioni intracomunitarie.
E infine i libri contabili, quale sarebbe il libro giornaliero e il libro degli inventari e dei conti annuali.
Gestione documenti
Infine, un altro aspetto importante della contabilità eCommerce è la gestione dei documenti. Con questo ci riferiamo a tutta la documentazione che ha a che fare con l'attività: la tua iscrizione come lavoratore autonomo, l'atto costitutivo della società, i modelli fiscali, i lavoratori, ecc.
Suggerimenti per tenere i conti di un eCommerce
È possibile che tutto quanto sopra ti abbia sopraffatto. E non è da meno. Tuttavia, non è difficile da eseguire. Quando il tuo e-commerce è piccolo, potresti occuparti tu stesso della contabilità (purché tu conosca la legge e tutto ciò che ti può essere richiesto). Oppure potresti fidarti di un'agenzia (quando l'attività è più grande).
Comunque sia, ecco alcuni suggerimenti per tenere i conti di un e-commerce.
Scegli i CRM
I CRM sono programmi realizzati per tenere la contabilità in modo più pratico e veloce. Invece di farlo a mano, con questi programmi automatizzeresti gran parte delle entrate e delle spese.
Ad esempio, eviteresti di dover fare i calcoli per ottenere l'IVA e l'IRPEF (se applicabile) da ogni fattura. Oppure potresti mettere le spese mensili fisse da ripetere ogni mese senza doverle inserire singolarmente.
È vero che a volte è difficile capirli, ma quando lo fai, la contabilità viene eseguita in modo molto più rapido ed efficiente.
Prendi tutto
Se hai già affrontato la contabilità, saprai che devi stanziare qualche giorno prima della scadenza per compilare tutto e pregare di non perdere nulla e le cifre si sommano. Tuttavia, questa può essere la cosa peggiore perché qualcosa vada storto.
Così, è meglio dedicare un po' di tempo ogni giorno per organizzare correttamente le finanze. Sì, è ingombrante e potrebbe non piacerti farlo; ma in questo modo non ti dimenticherai di eventuali bollette, pagamenti in sospeso o scadenze che potrebbero “graffiare” i tuoi benefici.
allenarsi in ragioneria
Non intendiamo con questo che diventerai un esperto, tutt'altro; ma è necessario Indipendentemente dal fatto che la fatturazione e la contabilità dell'e-commerce siano effettuate da te o da un'agenzia che meno conosci.
Quindi, cerca di capire i concetti chiave della contabilità per sapere di cosa parlano quando ti presentano le tasse da pagare o i documenti che supportano la tua vita quotidiana.
Rivedi la contabilità
Questo non solo per verificare di non aver commesso errori nella registrazione dei libri contabili. Ma da verificare che, se hai un'agenzia, lo fa anche bene. Sì, sappiamo che potresti pensare che questo implichi pagare per qualcosa che alla fine fai. Ma è meglio contare due volte e bilanciare piuttosto che fidarsi ciecamente di ciò che viene prima e non rendersi conto degli errori che hai fatto.
Perché magari non se ne rendono conto, ma se lo fanno e devi giustificare quello che hai messo, potresti pagare una multa per non aver presentato i dati corretti.
Adesso la contabilità di un eCommerce è più chiara?