Jika Anda termasuk orang yang harus membuat invoice dan mengirimkannya melalui email, pastinya Anda akan menggunakan invoice elektronik. Namun, ketika mereka tidak membayar Anda, tahukah Anda bahwa Anda harus membatalkannya? Apakah Anda baru mengenal topik ini dan tidak tahu cara menerbitkan dan membatalkan faktur elektronik?
Jangan khawatir, berikut kami beri tahu Anda kunci-kunci yang harus Anda ingat agar Departemen Keuangan tidak memberi tahu Anda apa pun. Bagaimana kalau kita mulai?
Apa itu faktur elektronik
Sebelumnya, ketika Internet tidak ada, pekerjaan lebih sulit ditemukan di luar kota Anda. Tapi itu bisa dilakukan. Namun, ketika mengirimkan faktur (jika Anda wiraswasta) untuk membebankan biaya atas layanan, pekerjaan, atau produk yang telah Anda lakukan, Anda harus mengirimkannya. Baik melalui faks, melalui surat pos, surat resmi, dengan barang dagangan...
Dengan hadirnya Internet, banyak yang mulai mengirimkan salinan faktur melalui email., meskipun mereka juga mengirimkan faktur bersama produk atau melalui pos. Namun praktik tersebut telah hilang dan pada akhirnya tidak lagi dilakukan.
Jadi, dapat dikatakan bahwa faktur elektronik telah diterapkan. Tapi apa itu? Faktanya, ini adalah faktur yang diterbitkan dan dikirim secara elektronik. Dengan kata lain, faktur yang Anda buat dengan komputer Anda (atau ponsel atau program) dan Anda kirim menggunakan Internet.
Bagi Kementerian Keuangan, invoice elektronik ini sama persis dengan invoice kertas, memiliki masa berlaku yang sama.
Jadi kita bisa bilang begitu Ini adalah faktur tradisional namun dimodernisasi.
Jenis faktur elektronik
Sebelum menjelaskan kepada Anda tentang cara menerbitkan dan membatalkan invoice elektronik, perlu Anda ketahui bahwa ada dua jenis invoice elektronik.
Di satu sisi, Anda memiliki faktur dengan format terstruktur. Ini adalah yang biasa dilakukan, yang memiliki format yang telah ditentukan dan dilakukan dengan tangan atau otomatis., hanya mengubah data pelanggan dan jumlah produk atau layanan yang Anda layani.
Di sisi lain, Anda memiliki faktur dengan format tidak terstruktur. Ini bahkan lebih mudah untuk dipahami. Bayangkan Anda memiliki faktur kertas yang perlu “didigitalkan”. Ya, tidak ada yang seperti mengambil foto atau memindainya menjadi PDF untuk menjadikannya legal sebagai faktur elektronik.
Cara menerbitkan dan membatalkan faktur elektronik
Sekarang, ayo berangkat. Jika Anda seorang pemula dalam topik faktur, mungkin karena Anda baru saja membuka eCommerce dan Anda tidak tahu tentang faktur; Karena Anda wiraswasta, ini mungkin baik untuk Anda.
Pir Menerbitkan faktur tidak sama dengan membatalkannya.. Jadi mari kita bahas beberapa bagian agar Anda memahami semuanya:
Cara mengeluarkan faktur elektronik
Seperti yang telah kami sampaikan sebelumnya, penerbitan invoice elektronik dapat dilakukan dengan program, template, manual... Idealnya, jika Anda ingin membuat merek pribadi atau agar klien mengenali Anda bahkan untuk invoice Anda, adalah Anda membuat templat yang dipersonalisasi dan unik untuk Anda (selama sesuai dengan keabsahan invoice).
Di antara elemen penting yang harus Anda sertakan adalah:
- Data klien. Nama dan nama belakang (atau nama perusahaan), alamat, NIF atau CIF, nomor telepon dan alamat email.
- Data Anda. Sama seperti di atas, semua yang perlu Anda masukkan untuk mengidentifikasi diri Anda.
- tanggal. Tanggal faktur diterbitkan.
- Nomor faktur. Ini akan berada di bagian atas dan Anda harus memberi nomor secara berurutan. Artinya, jika Anda membuat invoice pada tanggal 1 Januari, itu akan menjadi nomor 1 dan yang berikutnya Anda buat akan menjadi nomor 2, baik Anda membuatnya pada bulan Januari, Februari, atau November. Tahun menyertai nomor itu. Dan ingat, setiap tahun baru penomorannya direset. Misal tanggal 1 Januari 2023 Anda membuat invoice 1/2023. Dan tanggal 1 Januari 2024 jika harus membuat invoice lagi menjadi 1/2024.
- Deskripsi tentang apa yang telah dilakukan atau dibeli. Kami menyarankan Anda menjelaskannya secara deskriptif untuk memperjelas apa yang telah dibeli pelanggan.
- Kuantitas, harga per unit dan total. Jika itu adalah produk, penting untuk merinci berapa banyak yang telah Anda beli, berapa nilainya, dan total barang yang telah Anda beli. Dalam hal layanan, memasukkan total saja sudah cukup.
- Jumlah + PPN + Pajak Penghasilan Orang Pribadi. Artinya, total faktur yang harus Anda tambahkan PPNnya dan, jika ada, kurangi Pajak Penghasilan Orang Pribadi.
- Akun bank. Penting bahwa di akhir faktur Anda mencantumkan rekening bank Anda sehingga mereka dapat membayar faktur tersebut.
- Tanda tangan Terkadang faktur perlu dibubuhi tanda tangan Anda. Jadi Anda bisa mendigitalkannya dan sudah menempatkannya di template.
Dengan itu Anda pasti sudah menerbitkan fakturnya. Dan Anda dapat menggunakan template yang sama untuk template lainnya.
Cara membatalkan faktur elektronik
Kesalahan yang sangat umum saat menerbitkan faktur elektronik adalah, jika mereka tidak membayar Anda, atau Nah, Anda telah melakukan kesalahan, mengira jika Anda mencantumkan "dibatalkan" pasti sudah ada. Namun sebenarnya tidak demikian.
Berdasarkan Keputusan Kerajaan 1619/2012, faktur tidak dapat diubah atau dihapus. Jadi, satu-satunya cara untuk membatalkannya adalah melalui invoice korektif.
Dan apa itu? Dengan baik Ini adalah faktur yang diterbitkan untuk memperbaiki, atau untuk mengubah data yang sudah dikeluarkan.
Ini mempunyai penomoran yang unik dan yang dilakukan adalah membatalkan invoice yang telah diterbitkan (biasanya dilakukan sebelum masa PPN berakhir, namun bisa juga dilakukan setelahnya, meskipun PPN sudah dilunasi).
Selain itu, Faktur ini tidak termasuk PPN (atau pajak penghasilan pribadi), Anda hanya akan mendapatkan jumlah tersebut sebagai pembatalan. Dan jumlah tersebut akan menjadi negatif, bukan positif, karena yang kami lakukan adalah membatalkan jumlah invoice yang salah (baik yang terakhir Anda buat atau yang sebelumnya). Tidak ada salahnya juga dalam uraiannya membicarakan tentang invoice yang dibatalkan (atau diperbaiki).
Apakah sekarang sudah jelas bagi Anda cara menerbitkan dan membatalkan faktur elektronik? Apakah Anda mempunyai masalah dengan prosedur ini?