A PDF (Portable Document Format) egy olyan fájlformátum, amely a kinyomtatott dokumentum összes elemét elektronikus képként rögzítette, amely megtekinthető, böngészhető, kinyomtatható vagy másnak továbbítható. A PDF fájlok az Adobe Acrobat, az Acrobat Capture vagy hasonló termékek segítségével készülnek.
A fájlok megtekintéséhez és használatához szükség van az ingyenes Acrobat Reader programra, amelyet egyszerűen letölthet. A Reader letöltése után automatikusan elindul, amikor PDF fájlt szeretne megtekinteni.
A PDF fájlok különösen hasznosak olyan dokumentumokhoz, mint például folyóiratcikkek, termékismertetők vagy szórólapok, ahol az eredeti grafikai megjelenést online szeretné megőrizni. A PDF fájl egy vagy több oldalképet tartalmaz, amelyek mindegyike nagyítható vagy kicsinyíthető. Fel és le lehet menni az oldalon.
PDF fájlok: milyen a tömörítés
Az Acrobat PDF-fájlok létrehozását lehetővé tevő terméke a nem túl felháborító árkategóriában fogy. A nem Adobe alternatívája a Niknak nevű termék az 5D-től, az Egyesült Királyság egyik vállalatától. (Az olvasó maga ingyenes, plug-inként használható a webböngészővel, vagy önmagában is elindítható). Néhány olyan helyzet, amelyben a PDF fájlok kívánatosak:
Grafikai tervezés, amelyben a csapat tagjai távolról dolgoznak, és ezért online kell feltárniuk a tervezési ötleteket
Az ügyfélszolgálat munkatársai, akiknek meg kell látniuk a nyomtatott könyvet, amelyet a felhasználók néznek
Minden olyan nyomtatott dokumentum online terjesztése, amelyben meg kívánja őrizni nyomtatott megjelenését
Az Acrobat PDF fájlok több, mint dokumentum képek. A fájlok beágyazhatják a betűkészlet betűtípusokat, hogy elérhetővé tegyék bárhol, amelyet éppen megtekintenek. Interaktív elemeket is tartalmazhatnak, például gombokat az űrlapok beviteléhez és a hang aktiválásához, valamint a Quicktime vagy AVI filmeket. A PDF fájlokat úgy optimalizálják az internet számára, hogy grafikus képek és hipertext linkek előtt jelenítenek meg szöveget.
A felhasználók gyakran kíváncsiak arra, hogyan lehet csökkenteni a PDF fájl méretét annak biztosítása érdekében, hogy azt a bíróság ügykezelő rendszere elfogadja, és ezáltal sikeresen archiválják elektronikusan.
A fájlméretre vonatkozóan számos szabály létezik, a kezelt rendszertől függően, amelyet a kapott fájlok kezelésére használnak. Fontos, hogy a bíróság előtt előzetesen ellenőrizze a helyi szabályokat.
Általában azonban nagyon kevés oka van annak, hogy a PDF-fájlok több száz megabájt méretűek legyenek, hacsak nem tartalmaznak bizonyítékokat, amelyeket nagyon nagy felbontású fotókként kell menteni. Néhány egyszerű lépés végrehajtásával a nagy, több száz oldalas fájlok sem haladhatják meg a 10 MB-ot.
A PDF-dokumentum méretének meghatározása
Az Adobe Acrobat használata esetén a PDF méretének ellenőrzése egyszerű. Csak kattintson a Fájl, majd a Tulajdonságok elemre. Sok információt fog látni a dokumentumáról, beleértve annak méretét is.
Alternatív megoldásként keresse meg a dokumentumot tartalmazó mappát, kattintson rá a jobb gombbal, majd kattintson a Tulajdonságok elemre.
A nagyobb fájlok betöltése hosszabb ideig tart, nehezen osztható meg elektronikus úton (például e-mailben), és gyorsabban elfogyasztják az ügyvédi iroda irattárát. Továbbá, bár a bíróságok elfogadják a nagyobb fájlméreteket, inkább kisebb, optimalizált fájlokat kezelnek.
Tehát hogyan kell csökkentenie a PDF-dokumentumok méretét? Íme öt gyors tipp.
Lehetőség szerint kerülje a PDF-fájlok beolvasását
Általános tévhit, hogy PDF-fájlok létrehozásához, vagy több dokumentum és megvilágítás egyetlen PDF-be történő egyesítéséhez mindent ki kell nyomtatnia és együtt be kell szkennelnie. Az elektronikusan konvertált fájlok mérete általában sokkal kisebb, mint a beolvasott fájloké.
Csak azokat a dokumentumokat kell beolvasni, amelyek csak papíron léteznek; az összes többi dokumentum elektronikusan konvertálható az eredeti fájlból, PDF formátumban mentve őket. Ezenkívül az egyes dokumentumok gyorsan összeállíthatók PDF-fájlokként az olyan szoftverek segítségével, mint az Adobe Acrobat, elkerülve a dokumentumok kinyomtatását az egyesítéshez.
Mentés "Kis PDF formátumban"
Ha a fájl az elektronikus létrehozás után is nagyon nagy, a beolvasás helyett még mindig megteheti néhány lépést. A legegyszerűbb, ha újból elmenti a fájlt csökkentett méretű PDF-fájlként.
Az Adobe Acrobat legújabb verziójában nyissa meg azt a PDF-fájlt, amelyet kisebb fájlként szeretne menteni, válassza a Fájl, Mentés másként, majd a Kis PDF lehetőséget. A rendszer megkérdezi a szükséges verziókompatibilitást, majd a mentéshez kattintson az OK gombra. Javasoljuk, hogy állítsa be a kompatibilitást legalább az Acrobat X programmal, mivel ezt a verziót továbbra is széles körben használják.
Használja az Adobe Acrobat PDF Optimizer alkalmazást
Néha jobban szeretné ellenőrizni, hogy a dokumentum mely elemeit visszaminősítik vagy eltávolítják. Ilyen körülmények között válassza a PDF optimalizáló eszközt.
A fájl optimalizálása előtt célszerű ellenőrizni a fájl helyhasználatát: ellenőrizze, hogy mely elemek, például betűtípusok, képek stb. Használják a legtöbb adatot. Ennek eredményei ötleteket adhatnak a fájlméret csökkentésének legjobb helyéről.
Az optimalizálás megkezdéséhez nyissa meg a PDF fájlt az Acrobat alkalmazásban, kattintson a Fájl, Mentés másként elemre, majd az Optimalizált PDF elemre. A megjelenő párbeszédpanelen kattintson a jobb felső sarokban található Audit Space Use elemre.
Csökkentse a méretet a Word mentésekor
A Word programban a dokumentum PDF-be konvertálásához használja a Mentés másként lehetőséget. Ez az opció általában meglehetősen kicsi fájlt hoz létre, a dokumentumban található képek számától függően. Ha azonban úgy találja, hogy a Word-be konvertált PDF-fájlja még mindig túl nagy, van egy másik lehetőség a Word-ben, amely lényegesen kisebb fájlt állít elő. Így kell használni:
Nyissa meg a PDF-fé konvertálandó Word-dokumentumot. Kattintson a Fájl gombra, majd a Mentés másként gombra. A Mentés másként menüben válassza a PDF lehetőséget, és írja be a kívánt fájlnevet. Itt van a plusz lépés: ahol a párbeszédablak alján az Optimalizálás kifejezést írja be, válassza a Minimális méret (online közzététel) lehetőséget.
Használjon PDF nyomtatási eszközt
Más PDF eszközök (nem az Adobe gyártói) általában olyan funkciókat tartalmaznak, amelyek csökkentik a PDF méretét. Ha azonban egy ingyenes lehetőséget keres, akkor néhány elérhető. Jelenleg a legtöbb letöltött ingyenes PDF készítő (a download.com szerint) a PrimoPDF.
A PrimoPDF telepítése után egyszerűen nyissa meg a tömöríteni kívánt PDF-fájlt (például az Acrobat Reader programban vagy egy webböngészőben), a Ctrl + P megnyomásával nyissa meg a nyomtatási párbeszédpanelt, válassza ki a PrimoPDF elemet az elérhető nyomtatók listájából, majd kattintson a PDF létrehozása.
Ne feledje, hogy ez a módszer, például egyszerűen csökkentett méretű PDF formátumban történő mentés az Adobe Acrobat programba, csökkenti a kép minőségét és felbontását.
Amikor helyet kell megtakarítani a Mac számítógépen, sok mindent megtehet: ürítse ki a kukát, távolítsa el az alkalmazás telepítőit, megszabaduljon az ismétlődő fájloktól és még sok minden mást.
Csökkentheti a PDF-dokumentumok fájlméretét is, így azok kompaktabbak és kevesebb helyet foglalnak el a Mac-en.
Fontos azonban megjegyezni, hogy ezzel az eredeti PDF minősége is romolhat.
Ha jó minőségű PDF-fájlra van szüksége egy prezentációhoz vagy munkához, akkor helytakarékossághoz érdemes egy másik módszert használni, például felhőalapú biztonsági rendszerbe vagy külső merevlemezre menteni.
A DF-tömörítés segíthet csökkenteni a fájlok megosztását, tárolását és továbbítását a felhőbe. Felgyorsítja a PDF feltöltését, letöltését, kinyomtatását vagy csatolását, mivel minél kisebb a méret, annál gyorsabban terjesztik
Tehát mi a legjobb módja a PDF-tömörítés által kínált összes előny kihasználásának? Angela O'Donnell az alábbi kérdéseink megválaszolásával magyarázza.
Röviden elmagyarázná, mi a PDF tömörítés?
A PDF-tömörítés újraszervezi az adatokat egy PDF-fájlban, hatékonyabban tárolja azokat, így csökkentheti annak méretét anélkül, hogy a folyamatban fontos részleteket veszítene. Az adatok átrendezése azt jelentheti, hogy a képek átméretezésre és / vagy átformázásra kerülnek a fájlméret csökkentése érdekében.
Mi van, ha a tömörítést igénylő fájljaim nem PDF fájlok? Az automatizálás ebben az esetben jól jön, mivel több száz, ezer vagy akár millió dokumentum manuális konvertálása PDF-be félelmetes feladat.
Az adminisztrátorok irányíthatnak egy automatikus konvertálási szolgáltatást egy dokumentumtárba, például a főbb dokumentumkezelő rendszerekbe (DMS), a Dropboxba, a SharePointba vagy akár egyetlen mappába a Windows hálózatban, és némán konvertálhatják a dokumentumokat a háttérben PDF-be.
Hogyan működik az automatizálás a tömörítési folyamatban?
Ahelyett, hogy egyesével manuálisan alkalmazná a tömörítést a fájlokra, az automatizált tömörítési szolgáltatás folyamatosan nagy mennyiségű fájlt képes feldolgozni a tárban. Így minden tömörítési munkát csendben végeznek a háttérben anélkül, hogy a felhasználóknak a kezdeti beállítás után be kellene kapcsolódniuk.
Ez a fajta automatizált tömörítés hatékony szolgáltatás, amely minden dokumentumot lefed, függetlenül attól, hogy hogyan kerültek a dokumentumtárába.
Kíváncsi vagy, hogy néz ki az automatikus tömörítés? Ez a praktikus infografika áttekintést nyújt a működéséről egy automatizált OCR-feldolgozási szolgáltatással együtt.
A PDF fájlok csökkentése az optimális méretre, négy különböző méretválasztékot kínálva.
A PDF-fájlok rendezése bates számozás, indexelés, vízjel stb. Szerint a PDFelement Pro használatakor lehetséges.
A kötegelt feldolgozási lehetőség megkönnyíti az életet, ha több PDF-fájlt kell egyszerre tömöríteni, szerkeszteni, rendszerezni és megosztani.
A beolvasott PDF-fájlok OCR technológiával konvertálhatók szerkeszthető formátumba.
A PDF-űrlapok kitöltésétől, az adatok kinyerésétől a fájlok biztonságossá tételéig minden lehetséges az iSky soft PDFelement Pro for Windows segítségével.
2. módszer A PDF csökkentése a Microsoft Word használatával
Az MS Office sokáig köztudottan a legjobb PC-csomag a Windows számára, de amit a legtöbben nem tudunk, az az, hogy az MS Office 2013 kiadásával akár gond nélkül is létrehozhatunk és szerkeszthetünk PDF-fájlokat. Ez egy nagy ugrás a Microsoft részéről, és hasznos azoknak a felhasználóknak, akik optimális méretűre akarják tömöríteni a PDF fájljaikat különböző célokra, például megosztás, tárolás stb.
1. lépés. Az MS Word 2013 használatakor mindössze annyit kell tennie, hogy elmenti a Word fájlját PDF formátumban. A "Mentés másként" ablakban ("Fájl"> "Mentés másként") válassza ki a kimeneti formátumokat tartalmazó legördülő listából a PDF elemet, és az alábbi lehetőségek közül válassza a "Minimális méret" lehetőséget is. Ez egy új szolgáltatás, és a Word dokumentumot a legoptimálisabb méretben menti PDF fájlként.
Hibaelhárítás
A PDF fájlok kezelésének egyik legnagyobb bosszúsága a nagy fájlméret. Semmi sem rosszabb, mint a kimenő levelekbe ragasztott e-mail egy nagy PDF-fájlból, kivéve, ha természetesen ez egy lassú PDF-letöltés az internetről.
Hogyan csökkentheti a PDF-dokumentum méretét? Bár ez nagyban függ az egyik PDF-től a másikig és az abban található tartalom típusától, van néhány általános PDF-létrehozási lehetőség, amelyekre különösen figyelnie kell. Néhány módosítás itt és ott nagyban hozzájárul a fájl megabájtjának csökkentéséhez.
Használja a "Mentés másként" parancsot.
Ez egy jó hely a duzzanat csökkentésére. Minden alkalommal, amikor megnyomja a "Mentés" gombot egy alkalmazásban, általában nagyobb fájlméretet kap. Ez azért van, mert a függvény elmenti a változtatásokat és hozzáadja őket a fájlhoz. Ugyanez vonatkozik a PDF fájlokra is.
Ehelyett használja a "Mentés másként" parancsot. Ezzel felülírja a teljes fájlt, eltávolítva a fel nem használt objektumokat és a felhalmozott változásokat. Az eredmény egy kisebb PDF fájl, amelyet kezelni tud. Tehát válassza a "Mentés másként" lehetőséget, miután mindent hozzáadott a PDF-hez.
Tömörítse és csökkentse a PDF-képek méretét
Tekintettel a digitális tartalom mai vizuális jellegére, a képek a PDF fájlok nagy részét alkotják. Ha azonban a PDF-fájlt nem nagy felbontású igényeknek szánják, akkor a fájlok méretét csökkentve és tömörítve tömörítheti fájlját. A bittérképes képek csökkentésével alapvetően csökkenti a pixelek számát, ami csökkenti a teljes felbontást és ezáltal a PDF méretét.
Válassza ki a megfelelő színteret
Lehet, hogy korábban már hallott az RGB és CMYK színterekről. Mindegyiküknek különböző színkezelési módjai vannak. Általában a CMYK ideális a nyomtatáshoz, míg az RGB ideális a képernyőn történő megjelenítéshez.
Ha a PDF-fájlt elsősorban az interneten vagy a számítógép képernyőjén kívánja megtekinteni, válassza ki az RGB színteret a PDF-képei számára. Néhány PDF-készítőnél szükség esetén választhatja a CMYK képek RGB -vé konvertálását. Kevesebb adatra van szükség, mint a CMYK. A kevesebb adatcsatorna pedig kisebb fájlméretet jelent.
Konfigurálja a betűtípusokat
A betűtípusok beágyazásával alapvetően a teljes karakterkészletet bezárja a PDF-be, amely jelentősen felduzzaszthatja a fájlt. Próbáld meg alaphelyzetbe állítani a forrásokat. A lehető legkisebb lesz a PDF mérete.
Ha egy betűtípus részhalmaz, csak a PDF-ben használt betűkészlet karakterek kerülnek csatolásra. Ha a fájlban nem használ speciális karaktert, például "#", akkor a karakter nem lesz benne. A legtöbb esetben választhatja a betűkészletek automatikus részhalmazát, ha a karakterhasználat kevesebb, mint egy bizonyos mennyiség. Használja ki ezt a funkciót, ha rendelkezik vele. A PDF betűtípusok ugyanolyan fontosak, mint a képek.
Szüntesse meg a felesleges sallangokat
Attól függően, hogy kinek és mire szánja a PDF-tartalmát, jelentősen csökkentheti a puffadást. A speciális igényekhez PDF-fájlokat létrehozó alkalmazások, például az Adobe Photoshop, lehetővé teszik a PDF-fájlok mentését speciális beállításokkal, például a Photoshop szerkesztési képességeinek megőrzésével.
De ha a PDF-eket nem kizárólag a Photoshop nyitja meg szerkesztésre, akkor nem kell előkészíteni a fájlt hozzá. Tehát mielőtt egy csengővel és sípokkal mentené a PDF-t, készítsen egy jó ötletet a PDF használatának módjáról, és ennek megfelelően könnyedén csökkentheti a méretét.
Állítólag a PDF-fájlok kiváló minőségűek, de ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy a fájlméretben tükrözniük kell őket. Kezelhető PDF fájlt csak néhány módosítással kaphat. Bónuszként ezeket a beállításokat a Sonic PDF Creator segítségével hajthatja végre. Csak a Nézet> Létrehozási opciók menüpontra kell lépnie ... és a párbeszédpanelen keresztül elérheti őket.