PDF (prijenosni format dokumenta) format je datoteke koji je zabilježio sve elemente ispisanog dokumenta kao elektroničku sliku koja se može pregledavati, pregledavati, ispisivati ili prosljeđivati nekome drugome. PDF datoteke kreiraju se pomoću programa Adobe Acrobat, Acrobat Capture ili sličnih proizvoda.
Da biste pregledali i koristili datoteke, potreban vam je besplatni Acrobat Reader koji možete lako preuzeti. Nakon što preuzmete Reader, automatski će se pokrenuti kada želite pregledati PDF datoteku.
PDF datoteke posebno su korisne za dokumente poput članaka u časopisima, brošurama proizvoda ili letacima na kojima želite sačuvati izvorni grafički izgled na mreži. PDF datoteka sadrži jednu ili više slika stranice, od kojih se svaka može povećati ili smanjiti. Možete ići gore i dolje po stranici.
PDF datoteke: kakva je njihova kompresija
Acrobatov proizvod koji vam omogućuje stvaranje PDF datoteka prodaje se u ne previše nečuvenom rasponu cijena. Alternativa koja nije Adobe je proizvod nazvan Niknak iz tvrtke 5D, tvrtke u Velikoj Britaniji. (Čitač je sam po sebi besplatan i može se koristiti kao dodatak vašem web pregledniku ili se može pokrenuti sam). Neke situacije u kojima su poželjne PDF datoteke uključuju:
Razvoj grafičkog dizajna u kojem članovi tima rade na daljinu i stoga trebaju istraživati ideje za dizajn na mreži
Korisnici službe za pomoć koji trebaju vidjeti tiskanu knjigu koju korisnici gledaju
Internetska distribucija bilo kojeg tiskanog dokumenta u kojem želite sačuvati njegov tiskani izgled
Acrobat PDF datoteke više su od slika dokumenata. Datoteke mogu ugrađivati fontove slovima kako bi ih učinili dostupnima bilo gdje što gledate. Oni također mogu sadržavati interaktivne elemente poput gumba za unos obrazaca i za aktiviranje zvuka te Quicktime ili AVI filmove. PDF datoteke optimizirane su za web prikazivanjem teksta prije grafičkih slika i hipertekstualnih veza.
Korisnici se često pitaju kako smanjiti veličinu PDF datoteke kako bi osigurali da je prihvati sudski sustav upravljanja predmetima i tako uspješno arhivira elektroničkim putem.
Postoji čitav niz pravila o veličini datoteke, ovisno o sustavu upravljanja koji se koristi za upravljanje datotekama koje primate. Važno je unaprijed provjeriti lokalna pravila na vašem sudu.
Međutim, općenito je vrlo malo razloga da PDF-ovi budu stotine megabajta, osim ako sadrže dokaze koji se moraju spremiti kao fotografije vrlo visoke rezolucije. Slijedeći nekoliko jednostavnih koraka, čak i velike datoteke koje imaju stotine stranica ne bi trebale premašiti 10 MB.
Kako odrediti veličinu vašeg PDF dokumenta
Ako koristite Adobe Acrobat, provjera veličine PDF-a je jednostavna. Samo kliknite Datoteka, a zatim Svojstva. Vidjet ćete puno podataka o svom dokumentu, uključujući njegovu veličinu.
Možete i otići do mape koja sadrži dokument, kliknuti ga desnom tipkom miša i kliknuti svojstva.
Učitavanje većih datoteka trajat će dulje, teško ih je podijeliti elektroničkim putem (na primjer putem e-pošte) i brže će potrošiti pohranu datoteka vašeg odvjetničkog društva. Također, iako sudovi prihvaćaju veće datoteke, radije obrađuju manje, optimizirane datoteke.
Pa, kako biste trebali smanjiti veličinu PDF dokumenata? Evo pet kratkih savjeta.
Izbjegavajte skeniranje PDF-ova kad god je to moguće
Uobičajena je zabluda da za stvaranje PDF-ova ili kombiniranje nekoliko dokumenata i ekspozicija u jedan PDF morate sve ispisati i zajedno skenirati. Elektronički pretvorene datoteke obično su mnogo manje od skeniranih datoteka.
Treba skenirati samo dokumente koji postoje samo na papiru; svi ostali dokumenti mogu se elektronički pretvoriti iz izvorne datoteke spremajući ih u PDF. Nadalje, pojedinačni dokumenti mogu se brzo kombinirati u obliku PDF-a pomoću softvera kao što je Adobe Acrobat, izbjegavajući potrebu za ispisom dokumenata kako bi ih se kombiniralo.
Spremi kao "Mali PDF"
Ako je vaša datoteka i dalje vrlo velika nakon što je izrađena elektroničkim putem, umjesto skeniranja, još uvijek možete poduzeti nekoliko koraka. Najjednostavnije je ponovno spremiti datoteku kao PDF smanjene veličine.
U najnovijoj verziji Adobe Acrobata otvorite PDF koji želite ponovo spremiti kao manju datoteku, odaberite Datoteka, Spremi kao drugo, a zatim Mali PDF. Od vas će se zatražiti da odaberete kompatibilnost verzije koja vam je potrebna, a zatim možete kliknuti U redu za spremanje. Preporučujemo da njegovu kompatibilnost konfigurirate s najmanje Acrobat X, jer se ta verzija još uvijek često koristi.
Upotrijebite Adobe Acrobat PDF Optimizer
Ponekad želite imati veću kontrolu nad time koji će elementi u vašem dokumentu biti smanjeni ili uklonjeni. U tim biste okolnostima trebali odabrati alat za optimizaciju PDF-a.
Prije optimizacije datoteke, dobro je provjeriti njezino korištenje prostora: provjeriti koji elementi, poput fontova, slika itd., Koriste najviše podataka. Rezultati ovoga mogu vam dati ideje o tome gdje je najbolje smanjiti veličinu datoteke.
Da biste započeli optimizaciju, otvorite PDF u programu Acrobat, kliknite Datoteka, Spremi kao drugo, a zatim Optimizirani PDF. U dijaloškom okviru koji će se pojaviti kliknite Audit Space Usage u gornjem desnom kutu.
Smanjite veličinu prilikom spremanja u Wordu
U programu Word za pretvaranje dokumenta u PDF koristite opciju Spremi kao. Ova opcija obično stvara prilično malu datoteku, ovisno o broju slika u dokumentu. Međutim, ako utvrdite da je vaš PDF pretvoren u Word još uvijek prevelik, postoji još jedna mogućnost u programu Word koja će stvoriti znatno manju datoteku. Evo kako ga koristiti:
Otvorite Wordov dokument koji želite pretvoriti u PDF. Kliknite gumb Datoteka, a zatim Spremi kao. U izborniku Spremi kao vrstu odaberite PDF i unesite željeni naziv datoteke. Evo dodatnog koraka: tamo gdje piše Optimiziraj za na dnu dijaloškog okvira odaberite Minimalna veličina (mrežno objavljivanje).
Upotrijebite alat za ispis u PDF-u
Ostali PDF alati (ne tvrtke Adobe) uglavnom sadrže značajke koje će smanjiti veličinu vašeg PDF-a. Međutim, ako tražite besplatnu opciju, postoji nekoliko dostupnih. Trenutno je najpreuzimaniji besplatni PDF kreator (prema download.com) PrimoPDF.
Nakon što instalirate PrimoPDF, jednostavno otvorite PDF koji želite komprimirati (na primjer u Acrobat Readeru ili web pregledniku), pritisnite Ctrl + P da biste otvorili dijaloški okvir ispisa, odaberite PrimoPDF s popisa dostupnih pisača, a zatim kliknite Stvori PDF.
Imajte na umu da ova metoda, poput jednostavnog spremanja PDF-a smanjene veličine u Adobe Acrobat, smanjuje kvalitetu i razlučivost slike.
Što se tiče uštede prostora na vašem Mac računalu, možete učiniti mnogo stvari: isprazniti smeće, ukloniti programe za instaliranje aplikacija, riješiti se dupliciranih datoteka i još mnogo toga.
Također možete smanjiti veličinu datoteke PDF dokumenata kako biste bili kompaktniji i zauzeli manje prostora na vašem Macu.
Međutim, važno je napomenuti da to također može smanjiti kvalitetu izvornog PDF-a.
Ako vam je potreban visokokvalitetni PDF za prezentaciju ili radni zadatak, možda ćete htjeti upotrijebiti drugu metodu za uštedu prostora, poput spremanja u sigurnosni sustav u oblaku ili vanjski tvrdi disk.
DF kompresija može smanjiti troškove dijeljenja, pohrane i prijenosa datoteka u oblak. Ubrzava postupak prijenosa, preuzimanja, ispisa ili dodavanja PDF-a, jer što je manja veličina, brže se distribuira.
Pa koji je najbolji način da iskoristite sve blagodati koje nudi kompresija PDF-a? Angela O'Donnell to objašnjava odgovaranjem na naša pitanja u nastavku.
Možete li ukratko objasniti što je sažimanje PDF-a?
Kompresija PDF-a reorganizira podatke u PDF datoteci, učinkovitije ih spremajući tako da može smanjiti njihovu veličinu bez gubitka važnih detalja u procesu. Preuređivanje podataka može značiti da se slike mijenjaju i / ili formatiraju kako bi se smanjila veličina datoteke.
Što ako moje datoteke koje trebaju kompresiju nisu PDF? U ovom slučaju automatizacija dobro dođe, jer je ručno pretvaranje stotina, tisuća ili čak milijuna dokumenata u PDF zastrašujući zadatak.
Administratori mogu usmjeriti uslugu automatske pretvorbe u spremište dokumenata, poput glavnih sustava za upravljanje dokumentima (DMS), Dropbox, SharePoint ili čak jednu mapu na Windows mreži, te tiho pretvarati dokumente u PDF u pozadini.
Kako automatizacija djeluje u procesu kompresije?
Umjesto da ručno primjenjuje kompresiju na datoteke, automatizirana usluga kompresije može kontinuirano obrađivati veliku količinu datoteka u vašem spremištu. Na taj se način sav posao kompresije obavlja u tišini u pozadini, bez potrebe da se korisnici uključuju nakon početnog postavljanja.
Ova vrsta automatiziranog sažimanja snažna je usluga koja pokriva sve dokumente, bez obzira na to kako su završili u spremištu dokumenata.
Želite li vidjeti kako izgleda automatizirana kompresija? Ova praktična infografija pruža pregled kako funkcionira zajedno s automatskom uslugom obrade OCR-a.
Smanjivanje PDF datoteka na optimalne veličine, dajući vam četiri različite mogućnosti veličine.
Organizacija PDF-ova po numeriranju, indeksiranju, vodenom žigu itd. to je moguće kada se koristi PDFelement Pro.
Opcija skupne obrade olakšava život kada je potrebno istovremeno komprimirati, urediti, organizirati i podijeliti više PDF-ova.
Skenirani PDF-ovi mogu se pretvoriti u formate koji se mogu uređivati pomoću OCR tehnologije.
Od popunjavanja PDF obrazaca, izdvajanja podataka do osiguranja datoteka, sve je moguće uz pomoć iSky soft PDFelement Pro za Windows.
Metoda 2. Smanjite PDF koristeći Microsoft Word
Poznato je da je MS Office odavno najbolji PC paket za Windows, ali ono što većina nas ne zna jest da izdanjem MS Office 2013 čak možemo stvarati i uređivati PDF datoteke bez ikakvih muka. Ovo je veliki skok od Microsofta i korisno je za korisnike koji žele komprimirati svoje PDF datoteke na optimalne veličine u razne svrhe poput dijeljenja, pohrane itd.
Korak 1. Kada koristite MS Word 2013, sve što morate učiniti je spremiti svoju Word datoteku u PDF obliku. U prozoru "Spremi kao" ("Datoteka"> "Spremi kao") odaberite PDF s padajućeg popisa koji sadrži izlazne formate, a također odaberite "Minimalna veličina" iz donjih opcija. Ovo je nova značajka koja sprema Wordov dokument kao PDF datoteku u najoptimalnijoj veličini.
Rješavanje problema
Jedna od najvećih smetnji u radu s PDF datotekom je velika veličina datoteke. Nema ništa gore od e-pošte zaglavljene u vašoj odlaznoj pošti iz velike PDF datoteke, osim ako se naravno radi o polaganom preuzimanju PDF-a s weba.
Kako možete smanjiti veličinu PDF dokumenta? Iako ovo uvelike ovisi od PDF-a do PDF-a i vrste sadržaja koji sadrži, posebno postoje neke opće mogućnosti izrade PDF-a na koje biste trebali obratiti posebnu pozornost. Nekoliko podešavanja tu i tamo uvelike će doprinijeti smanjenju megabajta vaše datoteke.
Upotrijebite naredbu "Spremi kao".
Ovo je dobro mjesto za početak smanjenja oteklina. Svaki put kad u aplikaciji pritisnete "Spremi", na kraju dobijete općenito veću veličinu datoteke. To je zato što funkcija sprema promjene i dodaje ih u datoteku. Isto vrijedi i za PDF datoteke.
Umjesto toga upotrijebite naredbu "Spremi kao". Na taj način prepisujete cijelu datoteku uklanjajući neiskorištene predmete i nakupljene promjene. Rezultat je manja PDF datoteka s kojom možete rukovati. Dakle, odaberite opciju "Spremi kao" nakon što dodate sve što trebate u svoj PDF.
Komprimirajte i smanjite veličinu PDF slika
S obzirom na vizualnu prirodu digitalnog sadržaja danas, slike su velik dio PDF datoteka. Međutim, ako vaš PDF nije namijenjen potrebama visoke rezolucije, datoteku možete kontrolirati smanjenjem veličine i komprimiranjem slika. Smanjivanjem uzorka bitmap slika u osnovi smanjujete broj piksela, što smanjuje ukupnu razlučivost, a time i veličinu PDF-a.
Odaberite pravi prostor u boji
Možda ste već čuli za RGB i CMYK prostore boja. Svaka od njih ima različite metode rukovanja bojom. Općenito, CMYK je idealan za ispis, dok je RGB idealan za prikaz na zaslonu.
Ako se vaš PDF želi gledati prvenstveno na webu ili na zaslonu računala, odaberite RGB prostor boje za svoje PDF slike. U nekim kreatorima PDF-a možete pretvoriti CMYK slike u RGB ako je potrebno. Potrebno je manje podataka od CMYK. A manje podatkovnog kanala znači manju veličinu datoteke.
Podkonfigurirajte fontove
Ugrađivanjem fontova u osnovi zatvarate čitav skup znakova u PDF, što datoteku može značajno napuhati. Pokušajte umjesto toga podsetiti izvore. Veličina PDF-a bit će minimalna.
Kad je font podskup, dodaju se samo znakovi fonta koji se koriste u PDF-u. Ako se u datoteci ne koristi poseban znak poput "#", znak neće biti uključen. U većini slučajeva možete odabrati automatsko podskupovanje fontova ako je upotreba znakova manja od određene količine. Iskoristite ovu značajku ako je imate. PDF fontovi jednako su važni kao i slike.
Uklonite nepotrebne ukrase
Ovisno o tome kome je i čemu namijenjen vaš PDF sadržaj, možete znatno smanjiti nadutost. Aplikacije koje stvaraju PDF-ove za specifične potrebe, poput Adobe Photoshopa, omogućit će vam spremanje PDF-ova s naprednim postavkama kao što je očuvanje mogućnosti uređivanja Photoshopa.
Ali ako se vaši PDF-ovi u Photoshopu ne otvaraju isključivo za uređivanje, tada za njih nije potrebno pripremiti datoteku. Dakle, prije spremanja PDF-a sa svim zvukovima, dobro shvatite kako će se vaš PDF koristiti i možete lako smanjiti veličinu u skladu s tim.
PDF-ovi bi trebali biti visoke kvalitete, ali ne mora nužno značiti da se moraju odražavati u veličini datoteke. Možete dobiti PDF datoteku kojom možete upravljati sa samo nekoliko prilagodbi. I kao bonus, većinu tih prilagodbi možete izvršiti pomoću programa Sonic PDF Creator. Jednostavno morate otići na Pogled> Opcije stvaranja ... i možete im pristupiti putem dijaloškog okvira.