ईकामर्स की स्थापना करना आसान हो सकता है। लेकिन सबसे कठिन कार्यों में से एक जो आपको परेशानी में डाल सकता है यदि आप इसे ठीक से नहीं करते हैं तो वह आपके ऑनलाइन स्टोर का लेखा-जोखा है। क्या आपको एक की जरूरत है लेखा सीआरएम? शायद यह सब हाथ से करो? क्या आप जानते हैं कि आपके पास क्या दायित्व हैं?
यदि अभी आप घबरा रहे हैं क्योंकि आप नहीं जानते कि आप कानून की आवश्यकताओं का पालन करते हैं या नहीं, तो हम आपको जो बताने जा रहे हैं उस पर ध्यान दें। हम शुरू करें?
आपको अपने ईकामर्स में किन दायित्वों को पूरा करना है?
ईकामर्स के लिए लेखांकन मुश्किल नहीं है। लेकिन आपको बाद में डरने से बचने के लिए सब कुछ व्यवस्थित करने की आवश्यकता है। इस अर्थ में, आपको इस तथ्य से शुरू करना चाहिए कि आपको अपना ईकामर्स पंजीकृत करवाना होगा। इसके अलावा, आप खुद को एक फ्रीलांसर या एक कंपनी के रूप में चालान करेंगे।
लेकिन, और बस इतना ही? ज़रूरी नहीं। यदि आप ईकामर्स अकाउंटिंग को नियंत्रित करना चाहते हैं, तो आपको निम्नलिखित की आवश्यकता होगी:
चालान और नियंत्रण आय और व्यय
ईकामर्स के रूप में, आप ग्राहकों को उत्पाद बेच रहे होंगे। और आपके द्वारा बेचे जाने वाले सभी उत्पादों का बिल ग्राहकों को देना होगा। इसका तात्पर्य है कि वे उत्पाद की कीमत का भुगतान करेंगे लेकिन यदि लागू हो तो आपको वैट और व्यक्तिगत आयकर शामिल करना होगा।
सामान्य तौर पर, वैट पहले से ही उत्पाद के अंतिम मूल्य के साथ-साथ व्यक्तिगत आयकर में भी शामिल है। लेकिन चालान बनाते समय आपको इसे निर्दिष्ट करना होगा।
उतनी ही आपकी इनकम होगी। लेकिन दूसरी तरफ खर्च होंगे, यानी, आप क्या खरीदते हैं या अपने ईकामर्स में संचालित करने में सक्षम होने के लिए कहते हैं. यह महत्वपूर्ण है कि आप उन्हें उचित ठहराने के लिए चालान, टिकट और अन्य मांगें। इसके अलावा, आपको उन्हें कम से कम पांच साल तक रखना होगा, क्योंकि ट्रेजरी को उनकी आवश्यकता हो सकती है।
यह आपके ईकामर्स का लेखा-जोखा ठीक से बोल रहा होगा। और आपको इसे अप टू डेट रखना होगा। जब आपका व्यवसाय छोटा है तो यह इतना आवश्यक नहीं है (जब तक आप इसे एक महीने या एक चौथाई लेते हैं, यह पर्याप्त है)। लेकिन जब यह बड़ा होता है, तो त्रुटियों से बचने के लिए आपको इसे नियंत्रित करने की आवश्यकता होगी।
आवश्यक पुस्तकें
पिछले लेखांकन के अतिरिक्त, आपको कानून द्वारा स्थापित अनिवार्य पुस्तकों की एक श्रृंखला रखनी होगी। इस मामले में हमें टैक्स, अकाउंटिंग और कमर्शियल बुक्स मिलते हैं।
अब, एक कंपनी एक स्व-नियोजित व्यक्ति के समान नहीं है। एक स्व-नियोजित व्यक्ति के मामले में, आपको स्व-नियोजित पंजीकरण पुस्तकों की आवश्यकता होती है, जो जारी किए गए चालानों की पंजीकरण पुस्तक होती हैं। और प्राप्त चालानों की रिकॉर्ड बुक। इन दोनों के साथ आप उस प्रक्रिया से संतुष्ट होंगे।
और कंपनियों के मामले में? यहां हमारे पास और किताबें हैं। यहाँ हमें कई क्षेत्रों में अंतर करना चाहिए: एक ओर, व्यावसायिक पुस्तकें, जो कि मिनट बुक होगी, जो बुलाई जाने वाली बैठकों में कही गई हर बात को एकत्र करने के लिए उपयोग की जाती है; भागीदारों की रजिस्टर बुक और/या सोसाइटी की रजिस्टर बुक; और अंत में, पंजीकृत शेयरों की रजिस्टर बुक।
दूसरी ओर, राजकोषीय पुस्तकें, जारी किए गए और प्राप्त चालान पुस्तकों, निवेश वस्तुओं की पुस्तक और इंट्रा-सामुदायिक संचालन की पुस्तक से बनी हैं।
और अंत में, लेखा पुस्तकें, जो दैनिक बही और माल-सूची और वार्षिक खातों की बही होगी।
दस्तावेज़ प्रबंधन
अंत में, ईकामर्स अकाउंटिंग का एक अन्य महत्वपूर्ण पहलू दस्तावेज़ प्रबंधन है। इसके साथ हम व्यवसाय से संबंधित सभी दस्तावेज़ों का उल्लेख करते हैं: एक स्व-नियोजित व्यक्ति के रूप में आपका पंजीकरण, कंपनी संविधान दस्तावेज़, कर मॉडल, श्रमिक, आदि।
ईकामर्स के खाते रखने के लिए युक्तियाँ
यह संभव है कि उपरोक्त सभी ने आपको अभिभूत कर दिया हो। और कम के लिए नहीं है। हालांकि, इसे अंजाम देना मुश्किल नहीं है। जब आपका ईकामर्स छोटा होता है, तो आप लेखांकन का ध्यान स्वयं रख सकते हैं (जब तक आप कानून और वह सब कुछ जानते हैं जो आपके लिए आवश्यक हो सकता है)। या आप किसी एजेंसी पर भरोसा कर सकते हैं (जब व्यवसाय बड़ा हो)।
जैसा भी हो सकता है, ईकामर्स के खातों को रखने के लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं।
सीआरएम के लिए ऑप्ट
CRM ऐसे प्रोग्राम होते हैं जो लेखांकन को अधिक व्यावहारिक और तेज़ तरीके से रखने के लिए बनाए जाते हैं। इसे हाथ से करने के बजाय, इन कार्यक्रमों से आप बहुत सारी आय और व्यय को स्वचालित कर लेंगे।
उदाहरण के आप प्रत्येक चालान से वैट और व्यक्तिगत आयकर (यदि लागू हो) प्राप्त करने के लिए गणना करने से बचेंगे। या आप हर एक को व्यक्तिगत रूप से दर्ज किए बिना हर महीने दोहराने के लिए निश्चित मासिक खर्च रख सकते हैं।
यह सच है कि कभी-कभी उन्हें समझना मुश्किल होता है, लेकिन जब आप ऐसा करते हैं, तो लेखांकन बहुत तेजी से और अधिक कुशलता से किया जाता है।
यह सब उठाओ
यदि आप पहले से ही लेखांकन का सामना कर चुके हैं, तो आपको पता चल जाएगा कि आपको सब कुछ संकलित करने और प्रार्थना करने की समय सीमा से कुछ दिन पहले आवंटित करना होगा कि आप कुछ भी याद नहीं करते हैं और आंकड़े जुड़ जाते हैं। हालाँकि, कुछ गलत होने के लिए यह सबसे बुरी बात हो सकती है।
इस प्रकार, वित्त को सही ढंग से व्यवस्थित करने के लिए रोजाना कुछ समय देना बेहतर है. हां, यह बोझिल है और हो सकता है कि आप इसे करना पसंद न करें; लेकिन इस तरह आप किसी भी बिल, लंबित भुगतान, या समाप्ति के बारे में नहीं भूलेंगे जो आपके लाभों को "खरोंच" कर सकते हैं।
लेखा में प्रशिक्षित
इससे हमारा यह तात्पर्य नहीं है कि आप विशेषज्ञ होने जा रहे हैं, इससे तो दूर; लेकिन यह आवश्यक है भले ही ईकामर्स की बिलिंग और अकाउंटिंग आपके द्वारा या किसी एजेंसी द्वारा की जाती है, जिसे आप कम से कम जानते हैं।
इसलिए, यह जानने के लिए लेखांकन की प्रमुख अवधारणाओं को समझने का प्रयास करें कि वे किस बारे में बात कर रहे हैं जब वे आपको भुगतान किए जाने वाले कर या आपके दैनिक जीवन का समर्थन करने वाले दस्तावेज़ प्रस्तुत करते हैं।
लेखांकन की समीक्षा करें
यह केवल यह जांचने के लिए नहीं है कि आपने लेखांकन पुस्तकों को पंजीकृत करते समय कोई गलती तो नहीं की है। लेकिन यह सत्यापित करने के लिए कि यदि आपके पास कोई एजेंसी है, तो वह इसे अच्छी तरह से करती है। हां, हम जानते हैं कि आप सोच सकते हैं कि इसका तात्पर्य किसी ऐसी चीज के लिए भुगतान करना है जो अंत में आप करते हैं। लेकिन जो पहले आता है उस पर आंख मूंदकर भरोसा करने और अपनी गलतियों का एहसास न होने की तुलना में डबल-काउंट और बैलेंस करना बेहतर है।
क्योंकि शायद उन्हें इसका एहसास नहीं है, लेकिन अगर वे ऐसा करते हैं और आपने जो कुछ रखा है उसे सही ठहराना है, तो आप सही डेटा प्रस्तुत न करने के लिए जुर्माना अदा कर सकते हैं।
क्या ईकामर्स का लेखा-जोखा अब स्पष्ट हो गया है?