यदि आप उन लोगों में से हैं जिन्हें चालान बनाना है और उन्हें ईमेल द्वारा भेजना है, तो आप निश्चित रूप से इलेक्ट्रॉनिक चालान का उपयोग करेंगे। लेकिन, जब वे आपको भुगतान नहीं करते हैं, तो क्या आप जानते हैं कि आपको इसे रद्द करना होगा? क्या आप इन विषयों में नए हैं और नहीं जानते कि इलेक्ट्रॉनिक चालान कैसे जारी करें और रद्द करें?
चिंता न करें, यहां हम आपको वो चाबियां बता रहे हैं जिन्हें आपको ध्यान में रखना चाहिए ताकि ट्रेजरी आपको कुछ न बताए। हम शुरू करें?
इलेक्ट्रॉनिक चालान क्या है
पहले, जब इंटरनेट नहीं था, तो अपने शहर के बाहर काम ढूंढना अधिक कठिन था। लेकिन यह किया जा सका. हालाँकि, आपके द्वारा की गई सेवा, कार्य या उत्पादों के लिए शुल्क लेने के लिए चालान जमा करते समय (यदि आप स्व-रोज़गार थे), तो आपको इसे भेजना होगा। चाहे फैक्स द्वारा, डाक मेल द्वारा, प्रमाणित मेल द्वारा, माल के साथ...
इंटरनेट के आगमन के साथ, कई लोगों ने ईमेल के माध्यम से चालान की प्रतियां भेजना शुरू कर दिया।, हालाँकि उन्होंने उत्पाद के साथ या डाक मेल द्वारा एक चालान भी भेजा। हालाँकि, यह प्रथा लुप्त हो गई है और अंततः यह कुछ ऐसा है जो अब नहीं किया जाता है।
तो, हम कह सकते हैं कि इलेक्ट्रॉनिक चालान लागू किया गया है। लेकिन यह है क्या? वास्तव में, यह एक चालान है जो इलेक्ट्रॉनिक रूप से जारी और भेजा जाता है। दूसरे शब्दों में, एक चालान जो आप अपने कंप्यूटर (या मोबाइल फोन या किसी प्रोग्राम) से बनाते हैं और जिसे आप इंटरनेट का उपयोग करके भेजते हैं।
वित्त मंत्रालय के लिए यह इलेक्ट्रॉनिक इनवॉयस बिल्कुल कागजी इनवॉयस के समान है, इसकी वैधता भी उतनी ही है।
तो हम ऐसा कह सकते हैं यह एक पारंपरिक लेकिन आधुनिकीकृत चालान है.
इलेक्ट्रॉनिक चालान के प्रकार
इलेक्ट्रॉनिक चालान जारी करने और रद्द करने के तरीके के बारे में आपसे बात करने से पहले, आपको यह जानना चाहिए कि इलेक्ट्रॉनिक चालान दो प्रकार के होते हैं।
एक ओर, आपके पास संरचित प्रारूप वाले चालान हैं। ये वे हैं जो आमतौर पर किए जाते हैं, जिनका एक पूर्व निर्धारित प्रारूप होता है और जो या तो हाथ से या स्वचालित रूप से किए जाते हैं।, केवल ग्राहक का डेटा और आपके द्वारा प्रदत्त उत्पाद या सेवा की मात्रा बदलना।
दूसरी ओर, आपके पास असंरचित प्रारूप वाले चालान हैं। इन्हें समझना और भी आसान है. कल्पना कीजिए कि आपके पास एक कागजी चालान है जिसे आपको "डिजिटाइज़" करने की आवश्यकता है। खैर, इसे इलेक्ट्रॉनिक चालान के रूप में वैध बनाने के लिए फोटो लेने या इसे पीडीएफ में स्कैन करने जैसा कुछ नहीं है।
इलेक्ट्रॉनिक चालान कैसे जारी करें और रद्द करें
अब, चलिए आगे बढ़ते हैं। यदि आप चालान के विषय में नए हैं, या तो क्योंकि आपने हाल ही में अपना ईकॉमर्स खोला है और आपको चालान के बारे में कोई जानकारी नहीं है; खैर, क्योंकि आप स्व-रोज़गार हैं, यह आपके लिए अच्छा हो सकता है।
लेकिन चालान जारी करना उसे रद्द करने के समान नहीं है।. तो चलिए भागों में चलते हैं ताकि आप सब कुछ समझ सकें:
इलेक्ट्रॉनिक चालान कैसे जारी करें
जैसा कि हमने आपको पहले बताया है, इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस जारी करना प्रोग्राम, टेम्प्लेट, मैनुअल के साथ किया जा सकता है... आदर्श, यदि आप एक व्यक्तिगत ब्रांड बनाना चाहते हैं या ग्राहकों को आपके इनवॉइस के लिए भी पहचानना चाहते हैं, तो आदर्श यह है कि आप बनाएं आपके लिए एक वैयक्तिकृत और अद्वितीय टेम्पलेट (जब तक यह चालान की वैधता का अनुपालन करता है)।
आपको जिन आवश्यक तत्वों को शामिल करना चाहिए उनमें ये हैं:
- क्लाइंट डेटा। नाम और उपनाम (या कंपनी का नाम), पता, एनआईएफ या सीआईएफ, टेलीफोन नंबर और ईमेल पता।
- आपका डेटा। उपरोक्त के समान, स्वयं को पहचानने के लिए आपको जो कुछ भी दर्ज करना होगा।
- तिथि. चालान जारी होने की तारीख.
- बीजक संख्या। यह शीर्ष पर जाएगा और आपको उन्हें लगातार क्रमांकित करना होगा। यानी, यदि आप 1 जनवरी को चालान बनाते हैं, तो वह नंबर 1 होगा और आप जो अगला चालान बनाएंगे, वह नंबर 2 होगा, चाहे आप इसे जनवरी, फरवरी या नवंबर में बनाएं। वर्ष उस संख्या के साथ आता है। और याद रखें, हर नए साल में नंबरिंग रीसेट हो जाती है। उदाहरण के लिए, 1 जनवरी 2023 को आप चालान 1/2023 बनाते हैं। और 1 जनवरी 2024 को अगर आपको दूसरा चालान बनाना है तो वह 1/2024 होगा.
- क्या किया या खरीदा गया है इसका विवरण। हमारा सुझाव है कि इसमें आपको वर्णनात्मक होना चाहिए ताकि यह स्पष्ट हो सके कि ग्राहक ने क्या खरीदा है।
- मात्रा, कीमत प्रति इकाई और कुल। यदि वे उत्पाद हैं, तो यह विवरण देना महत्वपूर्ण है कि आपने कितने खरीदे हैं, एक का मूल्य कितना है और आपने जो खरीदा है उसका कुल योग क्या है। सेवा के मामले में, कुल दर्ज करना पर्याप्त होगा।
- कुल + वैट + व्यक्तिगत आयकर. यानी, चालान का कुल योग जिसमें आपको वैट जोड़ना है और, यदि लागू हो, तो व्यक्तिगत आयकर घटाना है।
- बैंक खाता। यह महत्वपूर्ण है कि चालान के अंत में आप अपना बैंक खाता डालें ताकि वे उस चालान का भुगतान कर सकें।
- हस्ताक्षर। कभी-कभी चालान पर आपके हस्ताक्षर होना आवश्यक होगा। तो आप इसे डिजिटाइज़ कर सकते हैं और इसे पहले से ही टेम्पलेट में रख सकते हैं।
इससे आप पहले ही चालान जारी कर चुके होंगे. और आप अन्य सभी के लिए एक ही टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं।
इलेक्ट्रॉनिक चालान कैसे रद्द करें
इलेक्ट्रॉनिक चालान जारी करते समय एक बहुत ही सामान्य गलती यह है कि, यदि वे आपको भुगतान नहीं करते हैं, या ठीक है, आपने गलती की है, सोचें कि यदि आप "रद्द" डाल देंगे तो यह पहले से ही वहां होगा। लेकिन वास्तव में ऐसा नहीं है.
रॉयल डिक्री 1619/2012 के अनुसार, चालान को संशोधित या हटाया नहीं जा सकता है। इस प्रकार, इसे रद्द करने का एकमात्र तरीका सुधारात्मक चालान है।
और वह क्या है? कुंआ यह एक चालान है जिसे सही करने के लिए जारी किया जाता है, या पहले से जारी किसी डेटा को संशोधित करने के लिए।
इसमें एक अद्वितीय नंबरिंग होती है और जो किया जाता है वह जारी किए गए चालान को रद्द करना होता है (आम तौर पर यह वैट तिमाही समाप्त होने से पहले किया जाता है, लेकिन यह बाद में भी किया जा सकता है, भले ही वैट पहले ही तय हो चुका हो)।
इसके अलावा, इस चालान में वैट (या व्यक्तिगत आयकर) शामिल नहीं होगा, आपके पास केवल रद्दीकरण के रूप में राशि होगी। और वह राशि नकारात्मक होगी, सकारात्मक नहीं, क्योंकि हम जो करते हैं वह गलत चालान की राशि को रद्द कर देते हैं (चाहे वह आपके द्वारा बनाया गया आखिरी चालान हो या उससे पहले का चालान)। विवरण में उस चालान के बारे में बात करने में भी कोई हर्ज नहीं है जिसे रद्द किया जा रहा है (या सुधारा गया है)।
क्या अब आपको यह स्पष्ट हो गया है कि इलेक्ट्रॉनिक चालान कैसे जारी करें और रद्द करें? क्या आपको इस प्रक्रिया से कोई समस्या हुई है?