PDF (Portable Document Format) on failivorming, mis on hõivanud kõik prinditud dokumendi elemendid elektroonilise pildina, mida saab vaadata, sirvida, printida või kellelegi teisele edastada. PDF-failid luuakse Adobe Acrobati, Acrobat Capture'i või sarnaste toodete abil.
Failide vaatamiseks ja kasutamiseks on vaja tasuta Acrobat Readerit, mille saate hõlpsalt alla laadida. Kui olete Readeri alla laadinud, käivitub see automaatselt, kui soovite vaadata PDF-faili.
PDF-failid on eriti kasulikud selliste dokumentide jaoks nagu ajakirjaartiklid, tootebrošüürid või reklaamlehed, kus soovite veebis säilitada originaalse graafilise ilme. PDF-fail sisaldab ühte või mitut lehepilti, mida kõiki saab suurendada või vähendada. Võite lehel üles ja alla liikuda.
PDF-failid: kuidas nende tihendamine on
Acrobati toode, mis võimaldab teil luua PDF-faile, müüakse mitte liiga ennekuulmatu hinnaskaalas. Mitte-Adobe alternatiiv on Suurbritannia ettevõtte 5D toode Niknak. (Lugeja ise on tasuta ja seda saab kasutada oma veebibrauseri pistikprogrammina või seda saab ise käivitada). Mõned PDF-failide soovitavad olukorrad on järgmised:
Graafilise disaini arendus, milles meeskonnaliikmed töötavad kaugtööna ja peavad seetõttu disainiideid veebis uurima
Kasutajatugi inimesed, kes peavad nägema trükitud raamatut, mida kasutajad vaatavad
Veebis levitamine mis tahes trükitud dokumendile, milles soovite säilitada selle trükitud välimuse
Acrobati PDF-failid on midagi enamat kui dokumendipildid. Failid võivad manustada kirjatüübi fonte, et muuta need kättesaadavaks kõikjal, kus te vaatate. Need võivad sisaldada ka interaktiivseid elemente, näiteks nuppe vormide sisestamiseks ja heli aktiveerimiseks ning Quicktime- või AVI-filme. PDF-failid on veebi jaoks optimeeritud, kuvades teksti enne graafilisi pilte ja hüpertekstilinke.
Kasutajad mõtlevad sageli, kuidas vähendada PDF-faili suurust, tagamaks, et kohtu kohtuasjade haldussüsteem aktsepteerib seda ja arhiveeritakse seega edukalt elektrooniliselt.
Failisuuruse kohta on terve hulk reegleid, sõltuvalt haldus süsteemist, mida kasutatakse saadud failide haldamiseks. Oluline on kohtus eelnevalt kohalikud reeglid üle kontrollida.
Üldiselt pole aga PDF-failide sadade megabaitide suuruseks põhjust, kui need ei sisalda tõendeid, mis tuleb salvestada väga kõrge eraldusvõimega fotodena. Mõne lihtsa sammu järgimisega ei tohiks isegi suured sadu lehekülgi sisaldavad failid ületada 10 MB.
Kuidas määrata PDF-dokumendi suurus
Kui kasutate Adobe Acrobati, on PDF-faili suuruse kontrollimine lihtne. Klõpsake lihtsalt nuppu Fail ja seejärel Atribuudid. Näete oma dokumendi kohta palju teavet, sealhulgas selle suurust.
Teise võimalusena saate navigeerida kausta, mis sisaldab dokumenti, paremklõpsake seda ja klõpsake atribuute.
Suuremate failide laadimine võtab kauem aega, neid on keeruline elektrooniliselt jagada (näiteks e-posti teel) ja need kulutavad teie advokaadibüroo failide salvestamise kiiremini. Kuigi kohtud aktsepteerivad suuremaid failisuurusi, eelistavad nad käsitleda väiksemaid, optimeeritumaid faile.
Niisiis, kuidas peaksite oma PDF-dokumentide suurust vähendama? Siin on viis kiiret näpunäidet.
Vältige PDF-ide skannimist igal võimalusel
On levinud eksiarvamus, et PDF-ide loomiseks või mitme dokumendi ja särituse ühendamiseks üheks PDF-failiks peate kõik printima ja koos skannima. Elektrooniliselt teisendatud failid on tavaliselt palju väiksemad kui skannitud failid.
Skannida tuleb ainult dokumente, mis eksisteerivad ainult paberil; kõiki muid dokumente saab originaalfailist elektrooniliselt teisendada, salvestades need PDF-failidena. Lisaks saab üksikuid dokumente kiiresti ühendada PDF-failidena, kasutades sellist tarkvara nagu Adobe Acrobat, vältides vajadust dokumentide kombineerimiseks printida.
Salvesta kui "väike PDF"
Kui teie fail on pärast elektroonilist loomist endiselt väga suur, saate skannimise asemel siiski mõned toimingud teha. Lihtsaim on fail uuesti salvestada vähendatud suurusega PDF-failina.
Adobe Acrobati uusimas versioonis avage PDF, mille soovite uuesti väiksema failina salvestada, valige File, Save As Other ja siis Small PDF. Teil palutakse valida vajalik versioonide ühilduvus ja seejärel saate salvestamiseks klõpsata nuppu OK. Soovitame konfigureerida selle ühilduvus vähemalt Acrobat X-iga, kuna seda versiooni kasutatakse endiselt laialdaselt.
Kasutage Adobe Acrobati PDF-i optimeerijat
Mõnikord soovite rohkem kontrollida, milliseid teie dokumendi elemente alandatakse või eemaldatakse. Sellisel juhul peaksite valima PDF-i optimeerimise tööriista.
Enne faili optimeerimist on mõistlik kontrollida faili ruumikasutust: kontrollida, millised elemendid, näiteks fondid, pildid jne, kasutavad kõige rohkem andmeid. Selle tulemused võivad anda teile ideid, kus on kõige parem faili suurust vähendada.
Optimeerimise alustamiseks avage PDF-fail Acrobatis, klõpsake nuppu Fail, Salvesta teisena ja seejärel klõpsake nuppu Optimeeritud PDF. Klõpsake ilmuvas dialoogiaknas paremas ülanurgas valikut Auditi ruumi kasutamine.
Wordi salvestamisel vähendage suurust
Wordis saate dokumendi PDF-iks teisendamiseks kasutada suvandit Salvesta nimega. See valik loob üldiselt üsna väikese faili, sõltuvalt dokumendis olevate piltide arvust. Kui aga leiate, et teie Wordiks teisendatud PDF on endiselt liiga suur, on Wordis veel üks võimalus, mis toodab oluliselt väiksema faili. Selle kasutamiseks tehke järgmist.
Avage PDF-iks teisendatav Wordi dokument. Klõpsake nuppu Fail ja seejärel nuppu Salvesta nimega. Menüüs Salvesta tüübina valige PDF ja sisestage eelistatud faili nimi. Siin on täiendav samm: kui dialoogi alaosas on kiri Optimeeri, valige Minimaalne suurus (veebipostitamine).
Kasutage PDF-i printimistööriista
Muud PDF-tööriistad (mis pole Adobe'ilt) sisaldavad tavaliselt funktsioone, mis vähendavad teie PDF-i suurust. Kuid kui otsite tasuta võimalust, on mõned saadaval. Praegu on kõige alla laaditud tasuta PDF-i looja (vastavalt download.com-le) PrimoPDF.
Kui olete PrimoPDF-i installinud, avage lihtsalt tihendatav PDF-fail (näiteks Acrobat Readeris või veebibrauseris), printimisdialoogi avamiseks vajutage klahvikombinatsiooni Ctrl + P, valige saadaolevate printerite loendist PrimoPDF ja seejärel klõpsake nuppu Loo PDF.
Pange tähele, et see meetod, nagu lihtsalt vähendatud formaadis PDF-failina Adobe Acrobati salvestamine, vähendab pildi kvaliteeti ja eraldusvõimet.
Mis puutub Maci arvuti ruumi säästmisse, siis saate teha palju asju: tühjendada prügikast, eemaldada rakenduste installijad, vabaneda duplikaatfailidest ja palju muud.
Samuti saate vähendada PDF-dokumentide failisuurust, et need oleksid kompaktsemad ja võtaksid Macis vähem ruumi.
Siiski on oluline märkida, et see võib halvendada ka algse PDF-i kvaliteeti.
Kui vajate esitluse või tööülesande jaoks kvaliteetset PDF-i, võiksite ruumi säästmiseks kasutada mõnda muud meetodit, näiteks salvestada see pilvepõhisesse varundussüsteemi või välisele kõvakettale.
DF-tihendus aitab vähendada failide jagamise, salvestamise ja pilve edastamise kulusid. Kiirendab PDF-failide üleslaadimise, allalaadimise, printimise või manustamise protsessi, sest mida väiksem on suurus, seda kiiremini seda levitatakse.
Niisiis, kuidas on kõige parem kasutada kõiki eeliseid, mida PDF-failide pakkimine pakub? Angela O'Donnell selgitab seda, vastates meie allpool esitatud küsimustele.
Kas saaksite lühidalt selgitada, mis on PDF-faili tihendamine?
PDF-tihendus korraldab PDF-failis olevad andmed ümber, salvestades need tõhusamalt, nii et nende suurust saab vähendada, ilma et protsessi käigus kaotataks olulisi üksikasju. Andmete ümberkorraldamine võib tähendada, et piltide suurust vähendatakse ja / või vormindatakse faili suuruse vähendamiseks.
Mis siis, kui minu tihendamist vajavad failid pole PDF-failid? Automatiseerimine on sellisel juhul kasulik, kuna sadade, tuhandete või isegi miljonite dokumentide käsitsi PDF-vormingusse teisendamine on heidutav ülesanne.
Administraatorid saavad suunata automaatse teisendusteenuse dokumendihoidlasse, nagu näiteks suuremad dokumendihaldussüsteemid (DMS), Dropbox, SharePoint või isegi üks Windowsi võrgu kaust, ja teisendada dokumendid taustal vaikselt PDF-iks.
Kuidas automaatika tihendusprotsessis töötab?
Selle asemel, et failidele tihendamist käsitsi ükshaaval rakendada, suudab automatiseeritud tihendusteenus teie hoidlas pidevalt töödelda suurt hulka faile. Nii tehakse kogu tihendustöö vaikselt taustal, ilma et oleks vaja kasutajatel pärast esmast seadistamist kaasa lüüa.
Seda tüüpi automatiseeritud tihendamine on võimas teenus, mis hõlmab kõiki dokumente, olenemata sellest, kuidas need teie dokumendihoidlasse sattusid.
Kas soovite teada, kuidas automaatne tihendamine välja näeb? See mugav infograafik annab ülevaate selle toimimisest koos automatiseeritud OCR-töötlusteenusega.
PDF-failide vähendamine optimaalsete mõõtmeteni, andes teile neli erinevat suuruse valikut.
PDF-ide korraldamine paatide nummerdamise, indekseerimise, vesimärgi jms järgi see on võimalik PDFelement Pro kasutamisel.
Pakettkäsitluse valik muudab elu lihtsamaks, kui mitu PDF-faili tuleb korraga tihendada, muuta, korrastada ja jagada.
Skannitud PDF-faile saab teisendada redigeeritavatesse vormingutesse, kasutades OCR-tehnoloogiat.
Alates PDF-vormide täitmisest, andmete väljavõtmisest kuni failide turvamiseni on iSky pehme PDFelement Pro for Windows abil kõik võimalik.
Meetod 2. Muutke PDF-fail Microsoft Wordi abil väiksemaks
MS Office on teadaolevalt pikka aega Windowsi parim PC-komplekt, kuid mida enamik meist ei tea, on see, et MS Office 2013 väljaandmisega saame isegi PDF-faile ilma probleemideta luua ja redigeerida. See on Microsofti suur hüpe ja on kasulik kasutajatele, kes soovivad oma PDF-failid erinevatel eesmärkidel, näiteks jagamiseks, salvestamiseks jne, optimaalsesse suurusse tihendada.
Samm 1. MS Word 2013 kasutamisel peate vaid oma Wordi faili PDF-failina salvestama. Valige aknas "Salvesta nimega" ("Fail"> "Salvesta nimega") väljundvorminguid sisaldavast rippmenüüst PDF ja valige allolevatest valikutest ka "Minimaalne suurus". See on uus funktsioon ja salvestab Wordi dokumendi PDF-failina optimaalseima suurusega.
Tõrkeotsing
Üks suurimaid tüütusi PDF-failiga tegelemisel on suur failimaht. Pole midagi hullemat kui e-kiri, mis on suurest PDF-failist teie väljundkasti kinni jäänud, kui see pole muidugi veebist aeglane PDF-i allalaadimine.
Kuidas saate oma PDF-dokumendi suurust vähendada? Kuigi see sõltub palju PDF-st PDF-i ja selles sisalduva sisu tüübist, on eelkõige mõned üldised PDF-i loomise võimalused, millele peaksite tähelepanu pöörama. Mõni näpunäide siin ja seal aitab teie faili megabaiti vähendada.
Kasutage käsku "Salvesta nimega".
See on hea koht turse vähendamiseks. Iga kord, kui vajutate rakenduses nuppu "Salvesta", on teil tavaliselt suurem failimaht. Seda seetõttu, et funktsioon salvestab muudatused ja lisab need faili. Sama kehtib ka PDF-failide kohta.
Selle asemel kasutage käsku "Salvesta nimega". Seda tehes kirjutate kogu faili üle, eemaldades kasutamata objektid ja kogunenud muudatused. Tulemuseks on väiksem PDF-fail, millega saate hakkama saada. Nii et kui olete kõik vajaliku oma PDF-i lisanud, valige suvand "Salvesta nimega".
Pakkige kokku ja vähendage PDF-piltide suurust
Arvestades digitaalse sisu visuaalset olemust tänapäeval, on pildid suure osa PDF-failidest. Kui aga teie PDF ei ole mõeldud kõrge eraldusvõimega vajadusteks, saate oma faili kontrolli all hoida, vähendades nende suurust ja tihendades oma pilte. Bittkaardipilte vähendades vähendate põhimõtteliselt pikslite arvu, mis vähendab üldist eraldusvõimet ja seega ka PDF-i suurust.
Valige õige värviruum
Võib-olla olete varem kuulnud RGB ja CMYK värviruumidest. Igal neist on erinevad värvilahenduse meetodid. Üldiselt sobib CMYK printimiseks ideaalselt, RGB aga ekraanikuva jaoks.
Kui teie PDF-faili tuleb vaadata peamiselt veebis või arvutiekraanil, valige oma PDF-piltide jaoks RGB-värviruum. Mõnes PDF-i loojas saate vajadusel CMYK-pildid RGB-vormingusse teisendada. See nõuab vähem andmeid kui CMYK. Ja vähem andmekanalit tähendab väiksemat faili suurust.
Konfigureerige oma fondid allhankega
Fondide kinnistamisega sulate põhimõtteliselt kogu PDF-i märgistiku, mis võib faili märkimisväärselt paisutada. Proovige selle asemel lähtestada allikad. See hoiab PDF-faili miinimumini.
Kui fond on alamhulk, lisatakse ainult PDF-is kasutatud fondimärgid. Kui failis ei kasutata erimärki, näiteks "#", siis seda märki ei kaasata. Enamasti võite fontide automaatse alamhalduse valida, kui tähemärgi kasutus on väiksem kui teatud summa. Kasutage seda funktsiooni ära, kui see teil on. Teie PDF-fondid on sama olulised kui teie pildid.
Kõrvaldage ebavajalikud kortsud
Sõltuvalt sellest, kellele ja milleks teie PDF-sisu on mõeldud, saate turset tunduvalt vähendada. Spetsiifiliste vajaduste jaoks PDF-faile loovad rakendused, näiteks Adobe Photoshop, võimaldavad teil PDF-faile salvestada täpsemate sätetega, näiteks Säilitage Photoshopi redigeerimisvõimalused.
Kuid kui teie PDF-faile ei avata redigeerimiseks ainult Photoshopis, pole faili selle jaoks vaja ette valmistada. Nii et enne kõigi kellade ja viledega PDF-faili salvestamist saate hea ülevaate oma PDF-i kasutamisest ja saate hõlpsalt vastavalt sellele suurust vähendada.
PDF-failid peaksid olema kvaliteetsed, kuid see ei tähenda tingimata, et need peavad kajastuma faili suuruses. Haldatava PDF-faili saate vaid mõne kohandusega. Ja boonusena saate suurema osa neist kohandustest teha Sonic PDF Creatoriga. Peate lihtsalt minema valikut Vaade> Loomisvalikud ... ja neile pääsete juurde dialoogiboksi kaudu.