PDF (Portable Document Format) er et filformat, der har fanget alle elementerne i et udskrevet dokument som et elektronisk billede, der kan ses, gennemses, udskrives eller videresendes til en anden. PDF-filer oprettes ved hjælp af Adobe Acrobat, Acrobat Capture eller lignende produkter.
For at se og bruge filerne har du brug for den gratis Acrobat Reader, som du nemt kan downloade. Når du har downloadet Reader, starter den automatisk, når du vil se en PDF-fil.
PDF-filer er især nyttige til dokumenter som magasinartikler, produktbrochurer eller flyers, hvor du vil bevare det originale grafiske udseende online. En PDF-fil indeholder et eller flere sidebilleder, som hver kan forstørres eller formindskes. Du kan gå op og ned på siden.
PDF-filer: hvordan er deres komprimering
Acrobats produkt, der giver dig mulighed for at oprette PDF-filer, sælges i det ikke alt for uhyrlige prisklasse. Et ikke-Adobe-alternativ er et produkt kaldet Niknak fra 5D, et firma i Storbritannien. (Selve læseren er gratis og kan bruges som et plug-in sammen med din webbrowser eller kan startes af sig selv). Nogle situationer, hvor PDF-filer er ønskelige, inkluderer:
Grafisk designudvikling, hvor teammedlemmer arbejder eksternt og derfor har brug for at udforske designideer online
Helpdesk-folk, der har brug for at se den trykte bog, som brugerne ser på
Online distribution af ethvert udskrevet dokument, hvor du vil bevare det udskrevne udseende
Acrobat PDF-filer er mere end dokumentbilleder. Filer kan integrere skrifttyper skrifttyper, så de er tilgængelige hvor som helst, du ser. De kan også omfatte interaktive elementer såsom knapper til indtastning af formularer og til aktivering af lyd- og Quicktime- eller AVI-film. PDF-filer er optimeret til internettet ved at vise tekst før grafiske billeder og hypertekstlinks.
Brugere spekulerer ofte på, hvordan man reducerer størrelsen på en PDF-fil for at sikre, at den accepteres af domstolens sagsstyringssystem og dermed arkiveres med succes elektronisk.
Der er en hel række regler om filstørrelse afhængigt af det styringssystem, der bruges til at administrere de filer, du modtager. Det er vigtigt at kontrollere de lokale regler på din domstol på forhånd.
Generelt er der dog meget ringe grund til, at PDF-filer er hundreder af megabyte, medmindre de indeholder beviser, der skal gemmes som fotos med meget høj opløsning. Ved at følge et par enkle trin bør selv store filer, der er hundreder af sider, ikke overstige 10 MB.
Sådan bestemmes størrelsen på dit PDF-dokument
Hvis du bruger Adobe Acrobat, er det let at kontrollere størrelsen på din PDF. Klik bare på Filer og derefter på Egenskaber. Du vil se en masse information om dit dokument, herunder dets størrelse.
Alternativt kan du navigere til den mappe, der indeholder dokumentet, højreklikke på det og klikke på egenskaber.
Større filer vil tage længere tid at indlæse, er vanskelige at dele elektronisk (for eksempel via e-mail) og vil forbruge dit advokatfirmas filopbevaring hurtigere. Selvom domstolene accepterer større filstørrelser, foretrækker de også at håndtere mindre, mere optimerede filer.
Så hvordan skal du gå ned for at reducere størrelsen på dine PDF-dokumenter? Her er fem hurtige tip.
Undgå at scanne PDF-filer, når det er muligt
Det er en almindelig misforståelse, at du skal udskrive alt og scanne det sammen for at oprette PDF-filer eller kombinere flere dokumenter og eksponeringer i en enkelt PDF. Elektronisk konverterede filer er generelt meget mindre i størrelse end scannede filer.
Kun dokumenter, der kun findes på papir, skal scannes; alle andre dokumenter kan konverteres elektronisk fra den originale fil ved at gemme dem som PDF. Desuden kan individuelle dokumenter hurtigt kombineres som PDF-filer ved hjælp af software som Adobe Acrobat, hvilket undgår behovet for at udskrive dokumenterne for at kombinere dem.
Gem som "Lille PDF"
Hvis din fil stadig er meget stor, efter at den er oprettet elektronisk, i stedet for at blive scannet, er der stadig et par trin, du kan tage. Det enkleste er at gemme din fil igen som en PDF i mindre størrelse.
I den nyeste version af Adobe Acrobat skal du åbne den PDF-fil, du vil gemme igen som en mindre fil, vælge Filer, Gem som anden og derefter Lille PDF. Du bliver bedt om at vælge den versionskompatibilitet, du har brug for, og derefter kan du klikke på OK for at gemme. Vi anbefaler, at du konfigurerer dets kompatibilitet med mindst Acrobat X, da den version stadig er meget udbredt.
Brug Adobe Acrobat PDF Optimizer
Nogle gange vil du have mere kontrol over, hvilke elementer i dit dokument der nedgraderes eller fjernes. Under disse omstændigheder skal du vælge PDF-optimeringsværktøjet.
Før du optimerer en fil, er det en god ide at kontrollere filens pladsforbrug: Kontroller hvilke elementer, såsom skrifttyper, billeder osv., Der bruger mest data. Resultaterne af dette kan give dig ideer til, hvor det er bedst at reducere filstørrelsen.
For at starte optimering skal du åbne din PDF i Acrobat, klikke på Filer, Gem som anden og derefter klikke på Optimeret PDF. Klik på Audit Space Usage i øverste højre hjørne i den dialogboks, der vises.
Reducer størrelse, når du gemmer i Word
I Word, for at konvertere et dokument til PDF, skal du bruge indstillingen Gem som. Denne indstilling producerer generelt en forholdsvis lille fil afhængigt af antallet af billeder i dokumentet. Men hvis du finder ud af, at din PDF konverteret til Word stadig er for stor, er der en anden mulighed i Word, der producerer en betydeligt mindre fil. Sådan bruges det:
Åbn Word-dokumentet, der skal konverteres til PDF. Klik på knappen Filer og derefter Gem som. I menuen Gem som type skal du vælge PDF og indtaste dit foretrukne filnavn. Her er det ekstra trin: hvor der står Optimer til nederst i dialogen, skal du vælge Minimum størrelse (online udstationering).
Brug et PDF-udskrivningsværktøj
Andre PDF-værktøjer (ikke fra Adobe) indeholder generelt funktioner, der reducerer størrelsen på din PDF. Men hvis du leder efter en gratis mulighed, er der et par tilgængelige. I øjeblikket er PrimoPDF den mest downloadede gratis PDF-skaber (ifølge download.com).
Når du har installeret PrimoPDF, skal du blot åbne den PDF-fil, du vil komprimere (f.eks. I Acrobat Reader eller en webbrowser), trykke på Ctrl + P for at åbne udskrivningsdialogen, vælge PrimoPDF fra listen over tilgængelige printere og derefter klikke på Opret PDF.
Bemærk, at denne metode, som blot at gemme som en PDF i reduceret størrelse i Adobe Acrobat, reducerer billedets kvalitet og opløsning.
Når det kommer til at spare plads på din Mac-computer, er der mange ting, du kan gøre: tøm papirkurven, fjern applikationsinstallatører, slippe af med duplikerede filer og meget mere.
Du kan også reducere filstørrelsen på PDF-dokumenter for at gøre dem mere kompakte og tage mindre plads på din Mac.
Det er dog vigtigt at bemærke, at dette også kan sænke kvaliteten af den originale PDF.
Hvis du har brug for en PDF i høj kvalitet til en præsentation eller en arbejdsopgave, kan du bruge en anden metode til at spare plads, f.eks. At gemme den på et skybaseret backupsystem eller ekstern harddisk.
DF-komprimering kan hjælpe med at reducere omkostningerne ved deling, lagring og overførsel af filer til skyen. Fremskynder processen med at uploade, downloade, udskrive eller vedhæfte en PDF, da jo mindre størrelsen er, desto hurtigere distribueres den.
Så hvad er den bedste måde at drage fordel af alle de fordele, som PDF-komprimering har at tilbyde? Angela O'Donnell forklarer det ved at besvare vores spørgsmål nedenfor.
Kan du kort forklare, hvad der er PDF-komprimering?
PDF-komprimering omorganiserer dataene i en PDF-fil og gemmer dem mere effektivt, så de kan reduceres i størrelse uden at miste vigtige detaljer i processen. Omarrangering af dataene kan betyde, at billederne ændres og / eller omformateres for at reducere filstørrelsen.
Hvad hvis mine filer, der har brug for komprimering, ikke er PDF? Automatisering er praktisk i dette tilfælde, da manuel konvertering af hundreder, tusinder eller endda millioner af dokumenter til PDF er en skræmmende opgave.
Administratorer kan dirigere en automatisk konverteringstjeneste til et dokumentlager, såsom større dokumentstyringssystemer (DMS), Dropbox, SharePoint eller endda en enkelt mappe på et Windows-netværk og konvertere dokumenter lydløst til PDF i baggrunden.
Hvordan fungerer automatisering i komprimeringsprocessen?
I stedet for at anvende komprimering til filer manuelt en efter en, kan en automatiseret komprimeringstjeneste behandle en stor mængde filer i dit lager kontinuerligt. På denne måde udføres alt komprimeringsarbejde lydløst i baggrunden uden behov for brugere at blive involveret efter den første opsætning.
Denne type automatiseret komprimering er en kraftfuld service, der dækker alle dokumenter, uanset hvordan de endte i dit dokumentlager.
Er du nysgerrig efter at se, hvordan automatiseret kompression ser ud? Denne praktiske infografik giver et overblik over, hvordan det fungerer i forbindelse med en automatiseret OCR-behandlingstjeneste.
Reduktion af PDF-filer til optimale størrelser, hvilket giver dig fire forskellige størrelsesindstillinger.
Organisering af PDF-filer efter bates-nummerering, indeksering, vandmærke osv. det er muligt, når du bruger PDFelement Pro.
Batchbehandlingsindstillingen gør livet lettere, når flere PDF-filer skal komprimeres, redigeres, organiseres og deles samtidigt.
Scannede PDF-filer kan konverteres til redigerbare formater ved hjælp af OCR-teknologi.
Fra at udfylde PDF-formularer, udtrække data til at sikre dine filer, alt er muligt ved hjælp af iSky soft PDFelement Pro til Windows.
Metode 2. Gør PDF mindre ved hjælp af Microsoft Word
MS Office er kendt for at være den bedste pc-pakke til Windows i lang tid, men hvad de fleste af os ikke ved er, at med udgivelsen af MS Office 2013 kan vi endda oprette og redigere PDF-filer uden besvær. Dette er et stort spring fra Microsoft og er nyttigt for brugere, der ønsker at komprimere deres PDF-filer til optimale størrelser til forskellige formål som deling, lagring osv.
Trin 1. Når du bruger MS Word 2013, skal du bare gemme din Word-fil som PDF. I vinduet "Gem som" ("Filer"> "Gem som") skal du vælge PDF fra rullelisten, der indeholder outputformaterne, og også vælge "Minimumstørrelse" fra nedenstående muligheder. Dette er en ny funktion og gemmer et Word-dokument som en PDF-fil i den mest optimale størrelse.
Fejlfinding
En af de største irritationer ved at håndtere en PDF-fil er den store filstørrelse. Der er ikke noget værre end en e-mail, der sidder fast i din udbakke fra en stor PDF-fil, medmindre det selvfølgelig er en langsom PDF-download fra internettet.
Hvordan kan du reducere størrelsen på dit PDF-dokument? Selvom dette afhænger meget af PDF til PDF og den type indhold, det indeholder, er der især nogle generelle PDF-oprettelsesmuligheder, som du skal være meget opmærksom på. Et par tweaks her og der vil gå langt i retning af at reducere megabytes af din fil.
Brug kommandoen "Gem som".
Dette er et godt sted at begynde at reducere hævelse. Hver gang du trykker på "Gem" i et program, ender du med en generelt større filstørrelse. Dette skyldes, at funktionen gemmer ændringerne og føjer dem til filen. Det samme gælder for PDF-filer.
Brug i stedet kommandoen "Gem som". Ved at gøre dette overskriver du hele filen, fjerner ubrugte objekter og akkumulerede ændringer. Resultatet er en mindre PDF-fil, som du kan håndtere. Så vælg "Gem som", når du har tilføjet alt hvad du har brug for til din PDF.
Komprimer og reducer størrelsen på PDF-billeder
I betragtning af det digitale visuelle indhold i dag er billeder en stor del af PDF-filer. Men hvis din PDF ikke er beregnet til behov i høj opløsning, kan du holde din fil under kontrol ved at reducere størrelsen og komprimere dine billeder. Ved at nedprøve bitmapbilleder reducerer du dybest set antallet af pixels, hvilket sænker den samlede opløsning og derfor størrelsen på PDF.
Vælg det rigtige farveområde
Du har muligvis tidligere hørt om RGB- og CMYK-farverum. Hver af dem har forskellige metoder til håndtering af farver. Generelt er CMYK ideel til udskrivning, mens RGB er ideel til skærmvisning.
Hvis din PDF primært skal ses på internettet eller på en computerskærm, skal du vælge RGB-farveområdet til dine PDF-billeder. I nogle PDF-skabere kan du vælge at konvertere CMYK-billeder til RGB, hvis det er nødvendigt. Det kræver færre data end CMYK. Og mindre datakanal betyder mindre filstørrelse.
Underkonfigurer dine skrifttyper
Ved at indlejre skrifttyperne lukker du dybest set hele tegnsættet i PDF-filen, hvilket kan blæse filen markant. Prøv at underindstille kilderne i stedet. Det holder PDF-størrelsen til et minimum.
Når en skrifttype er delmængde, tilføjes kun de skrifttegn, der bruges i PDF-filen. Hvis et specialtegn som "#" ikke bruges i filen, inkluderes tegnet ikke. I de fleste tilfælde kan du vælge automatisk at indstille skrifttyper, hvis tegnbrugen er mindre end et bestemt beløb. Udnyt denne funktion, hvis du har den. Dine PDF-skrifttyper er lige så vigtige som dine billeder.
Fjern unødvendige dikkedarer
Afhængigt af hvem og hvad dit PDF-indhold er beregnet til, kan du reducere opblussen betydeligt. Applikationer, der opretter PDF-filer til specifikke behov, såsom Adobe Photoshop, giver dig mulighed for at gemme PDF-filer med avancerede indstillinger såsom Bevar Photoshop's redigeringsfunktioner.
Men hvis dine PDF-filer ikke udelukkende åbnes i Photoshop til redigering, er der ingen grund til at forberede filen til den. Så før du gemmer en PDF med alle klokker og fløjter, skal du få en god idé om, hvordan din PDF vil blive brugt, og du kan nemt reducere størrelsen i overensstemmelse hermed.
PDF-filer antages at være af høj kvalitet, men det betyder ikke nødvendigvis, at de skal afspejles i filstørrelsen. Du kan få en håndterbar PDF-fil med blot et par justeringer. Og som en bonus kan du foretage de fleste af disse justeringer med Sonic PDF Creator. Du skal bare gå til Vis> Oprettelsesindstillinger ... og du kan få adgang til dem gennem dialogen.