Quan tens un eCommerce, o una botiga física, saps que una de les primeres necessitats que tindràs serà la de dur a terme una gestió d'estocs, és a dir de tots els materials (humans, físics ...) que té una empresa.
Si no saps què és la gestió d'estocs, o la importància que té en el bon fer d'una empresa, toca llegir aquesta informació on trobaràs resposta a tots els dubtes que se't hagin plantejat.
Què és la gestió d'estocs
La RAE (Reial Acadèmia Espanyola) defineixi la paraula estoc (anglesa) com «mercaderia» i la relaciona amb les empreses en el fet que són mercaderies que estan destinades a la venda i que es tenen en un magatzem o en una botiga.
Per tant, podríem definir la gestió d'estocs com aquella eina que permet controlar les mercaderies que té una empresa per optimitzar els resultats pel que fa a donar sortida a aquests productes perquè altres puguin entrar.
Els objectius de la gestió d'estocs
Una gestió d'estoc és molt important per a les empreses, sobretot per a aquelles que disposen en el seu catàleg d'una àmplia varietat de productes. Quan un negoci amb prou feines té productes, la gestió és molt fàcil de dur a terme. Però conforme aquest catàleg s'amplia, resulta cada vegada més complicat. Per això, s'utilitza aquesta eina.
De fet, entre els seus objectius estan els següents:
- Tenir un control fidel a la situació de l'inventari.
- Minimitzar la inversió en nova mercaderia que no es necessiti.
- Classificar els productes per tal de conèixer l'estat de cada un d'ells i planificar així la comprar o no de material.
- Portar un registre que pugui estar vinculat amb el departament de compres per tal que sàpiguen què es pot vendre i què no.
Tipus d'estocs
Ja saps per a què s'utilitza la gestió d'estocs. El que potser no ets conscient encara és que aquests es poden classificar dues formes diferents. D'una banda, podràs valorar-segons la funció que tenen; de l'altra, segons un criteri (per exemple que sigui d'una manera determinada, d'una família concreta, etc.).
Com es classifica l'estoc segons la seva funció
Si s'atén a la funció que tindran aquests productes que tenen, l'estoc hauria classificar-se en:
- Stock mínim. Són les existències mínimes que necessites per evitar quedar-te sense els productes necessaris per a atendre la demanda dels clients.
- Stock màxim. És el nombre d'existències màximes que podries tenir d'un mateix producte sense que col·lapsés per això teu magatzem o suposa una pèrdua a causa de que no podràs desfer-te d'ell mateix en un temps determinat.
- Estoc de seguretat. En aquest tipus de classificació anirien inclosos els productes que requereixen una previsió, és a dir, que es preveu que hi hagi un excés de comanda d'aquest producte, o un retard en el que s'ha sol·licitat.
- Stock sobrant. Són els productes que s'han acumulat i que ara no es venen. Aquests ocupen espai i per tant cal intentar desfer-se'n, bé amb ofertes, descomptes, etc.
- Stock mort. És l'estoc que se sap que no es va a poder vendre de cap manera. En aquest cas aquest se sol procedir a la seva eliminació per evitar perdre espai i diners.
- Estoc de cicle, especulatiu i estacional. Molts diuen que són tres tipus diferents, però segons l'empresa que es tingui, els tres es poden agrupar en un de sol. Es tracta de productes que serveixen per atendre la demanda dels clients, bé perquè ho demanen en aquest moment (de cicle), perquè es preveu que ho demanin (especulatiu) o perquè va per temporades i hi ha una major demanda (temporada).
Com es classifica l'estoc segons un criteri
En el cas que vulguis classificar els productes segons un determinat criteri, aquest pot ser força variat ja que pots fer-ho sobre la base de:
- La ubicació dels productes, Si estan al magatzem, en comanda, o descatalogats.
- La disponibilitat dels productes, És a dir, si es poden vendre o els clients han d'esperar uns dies per tenir-los. En aquest cas, també aquí podries considerar la comanda sota demanda.
- La vida útil dels productes, sobretot en el cas que hagis productes que caduquen i que hagis de desfer-te d'ells com més aviat millor.
Per descomptat, hi ha molts més criteris que et permeten fer diferents classificacions de productes.
Els costos de la gestió d'estoc
Ara que coneixes una mica més la gestió d'estocs, has de saber que tenir mercaderia guardada a l'espera que es vengui no és una cosa que surti gratis. Comporta un cost que pot ser més o menys elevat depenent del producte que sigui.
En general hi ha XNUMX:XNUMX costos importants que intervenen en l'estoc d'una empresa: Cost de comanda, de manteniment, d'adquisició i de ruptura d'estoc.
El cost de comanda és el preu que a tu et costa fer una comanda a un proveïdor. Podríem dir que és una cosa així com una tarifa per demanar a aquesta persona, o perquè et mani els productes que vols. Després hi hauria el cost d'adquisició, que és el que et costa aquesta mercaderia. En alguns casos, aquesta tarifa l'eliminen, perquè el que fan és donar-te un «lloguer» d'aquests productes, de tal manera que si els vens després ets tu qui ha de donar-los la seva part.
El cost de manteniment és el més elevat, perquè parlem d'unes despeses pel que fa a personal, sistema informàtic, emmagatzematge, depreciació ... d'aquests productes. I, finalment, el cost de ruptura d'estoc són els diners que perdries si et quedessis sense aquest producte i no poguessis atendre la demanda.
Models de gestió d'estocs
En l'actualitat existeixen molts models de gestió d'estoc. Però la veritat és que sol tres aconsegueixen destacar ara mateix. Són el Just in time, el model Wilson, i el model ABC. Cadascun d'ells té una sèrie de particularitats importants que has de conèixer per tal de saber quin és el més indicat per a tu.
Just a temps
El primer d'ells, Just in time, és la manera sota demanda, és a dir, que quan algú vol el producte, es fabrica i es mana, d'aquesta manera s'estalvien els costos d'emmagatzematge, de depreciació del producte, de manteniment ...
Un exemple d'aquest tipus de model de gestió és per a la fabricació de cotxes. Si bé hi ha moltes fàbriques que tenen cotxes a punt per vendre, no tenen de tots els colors o models, sinó que, quan reben la comanda, es posen a fabricar-per enviar a client.
Cada vegada són més les empreses que el fan servir pels molts beneficis que té davant d'altres.
model Wilson
Aquest model estableix un cost de comanda fix als proveïdors, es demani el que es demani. D'aquesta manera, si la comanda és més gran, es trigarà més a tornar a demanar, de manera que estalvies en aquest cost. Però a el mateix temps has de saber que la mercaderia sortirà de l'magatzem molt ràpid per evitar els costos de manteniment.
Per tant, es basa en establir un equilibri per fer pocs comandes a proveïdor, i vendre molta quantitat de producte perquè no es quedi al magatzem.
model ABC
El model ABC classifica la mercaderia en tres lletres: A, per els valuosos; B, per als necessaris i valor baix; i C, per als productes nombrosos i molt barats.
D'aquesta manera, se'ls dóna prioritat a les mercaderies més importants, i que són més valuoses (l'A) enfront d'altres que no ho són tant. I a l'hora de gestionar l'estoc, s'estableix una major despesa en les primeres enfront de les mitjanes o baixes, ja que són les primeres les que poden repercutir més negativament en cas de pèrdua.
Programari per gestionar estoc
Per finalitzar el nostre article, volem deixar-te alguna cosa pràctic perquè, si tens un negoci i necessites controlar la gestió d'estocs, puguis fer-ho fàcilment a través de programes o programari amb el qual gestionar estoc.
Els més utilitzats són els següents:
Gestió d'estocs amb SAP
Es tracta d'un programari informàtic molt utilitzat sobretot en les empreses. Pots controlar els recursos humans, financers, logístics, productius ... el que fa d'aquesta eina un complet. L'únic que no és fàcil d'aprendre, al menys a el principi.
Gestió d'estocs amb Excel
El programa Excel, ja sigui de l'paquet Microsoft Office o d'algun dels programes alternatius a aquest que disposen d'un full de càlcul són una altra de les opcions que tens per a la gestió d'estoc.
Amb ell podràs elaborar inventaris amb els productes que tinguis, les seves característiques, preu ... de tal manera que sempre sàpigues el que tens en cada moment.
Programes gratuïts en línia i de pagament
Finalment, tens els programes online que et permet elaborar un registre de l'estoc que tens de la teva empresa i poder modificar-lo quan ho necessitis. D'aquesta manera, el tindries a la «núvol» i podries veure-ho a temps real en tot moment.