Muntar un eCommerce pot ser fàcil. Però una de les tasques més tedioses i que et pot ficar en embolics si no ho fas bé és la comptabilitat de la teva botiga en línia. Necessites una CRM de comptabilitat? Potser fer-ho tot a mà? Saps quines obligacions tens?
Si ara mateix t'estàs posant nerviós perquè no saps si compleixes o no amb el que t'exigeix la llei, presta atenció al que et comentarem. Comencem?
Quines obligacions has de complir al teu eCommerce
La comptabilitat d´un eCommerce no és difícil. Però sí que necessites tenir-ho tot en regla per no portar-te un ensurt després. En aquest sentit, has de partir del fet que hauràs de tenir donat d'alta el teu eCommerce. A més, tu mateix facturaràs com a autònom o com a empresa.
Però, i ja està? En realitat, no. Si vols controlar la comptabilitat de l'eCommerce, necessitaràs el següent:
Facturar i controlar ingressos i despeses
Com a eCommerce, vendràs productes als clients. I tots aquests productes que vens els hauràs de facturar als clients. Això implica que pagaran el preu del producte, però hauràs d'incloure l'IVA i l'IRPF si toca.
En general, l'IVA ja està inclòs al preu final del producte, així com l'IRPF. Però a l'hora de fer la factura sí que ho has d'especificar.
Aquests serien els ingressos que tindries. Però per altra banda estarien les despeses, és a dir, el que tu compres o demanes per poder operar al teu eCommerce. És important que demanis factures, tiquets i altres per justificar-los. A més, els has de guardar almenys cinc anys, ja que Hisenda te'ls pot exigir.
Això seria pròpiament dit la comptabilitat del teu eCommerce. I l'has de portar al dia. Quan el teu negoci és petit no és tan necessari (mentre que la portis al mes o al trimestre és suficient). Però quan és més gran sí que necessitaràs tenir-lo controlat per evitar errors.
Llibres obligatoris
A més de la comptabilitat anterior, hauràs de portar una sèrie de llibres obligatoris establerts per llei. En aquest cas ens trobem amb llibres fiscals, comptables i mercantils.
Ara bé, no és igual una empresa que un autònom. En el cas d'un autònom, el que necessiteu són els llibres de registre d'autònoms, que són el llibre de registre de factures emeses. I el llibre de registre de factures rebudes. Amb aquests dos tindries aquest tràmit satisfet.
I en el cas de les empreses? Aquí sí que tenim més llibres. Aquí hem de distingir diverses àrees: D'una banda, els llibres mercantils, que seran el llibre d'actes, que es fa servir per recollir tot allò que es diu a les reunions que es convoquen; el llibre de registre de socis i/o el llibre de registre de la societat; i, finalment, el llibre registre daccions nominatives.
D'altra banda, els llibres fiscals, compostos pels llibres de factures emeses i rebudes, el llibre de béns d'inversió i el d'operacions intracomunitàries.
I, finalment, els llibres comptables, que serien el llibre diari i el llibre d'inventaris i comptes anuals.
Gestió documental
Per acabar, un altre aspecte important de la comptabilitat d'un eCommerce és la gestió documental. Amb això ens referim a tota la documentació que tingui a veure amb el negoci: la teva alta com a autònom, el document de constitució de l'empresa, els models tributaris, els treballadors, etc.
Consells per portar la comptabilitat d'un eCommerce
És possible que tot això t'hagi aclaparat. I no n'hi ha per menys. Tot i això, no és difícil de dur a terme. Quan el teu eCommerce és petit, podries ocupar-te tu mateix de la comptabilitat (sempre que coneguis la llei i tot el que et poden exigir). O bé podries confiar en una gestoria (quan el negoci és més gran).
Sigui com sigui, aquí us deixem alguns consells per portar la comptabilitat d'un eCommerce.
Opta per CRMs
Els CRM són programes que estan fets per portar la comptabilitat de manera més pràctica i ràpida. En lloc de fer-ho a mà, amb aquests programes automatitzaries molts dels ingressos i despeses.
Per exemple, t'evitaries haver de fer càlculs per treure l'IVA i l'IRPF (si escau) de cada factura. O podries posar les despeses fixes mensuals perquè es repeteixin mes a mes sense haver de posar una entrada amb cadascuna de manera individual.
És cert que de vegades costa d'entendre'ls, però quan ho fas la comptabilitat s'emporta molt més ràpid i de manera més eficient.
Porta-ho tot al dia
Si ja t'has enfrontat a la comptabilitat, sabràs que cal destinar uns dies abans que s'acabi el termini per recopilar-ho tot i resar perquè no se t'escapi res i les xifres quadrin. Tot i això, això pot ser el pitjor perquè alguna cosa surti malament.
Per això, és millor dedicar una mica de temps diàriament per organitzar les finances de manera correcta. Sí, és molest i potser no t'agradi fer-ho; però així no t'oblidaràs de cap factura, pagament pendent, o venciments que podrien «esgarrapar» dels teus beneficis.
Forma't en comptabilitat
No volem dir amb això que siguis un expert ni molt menys; però sí que és necessari, independent que la facturació i comptabilitat de l'eCommerce la portis tu o una gestoria, que sàpigues el mínim.
Així que intenta entendre els conceptes clau de la comptabilitat per així saber del que et parlen quan et presenten els impostos a pagar o els documents que recolzen el teu dia a dia.
Repassa la comptabilitat
Això no és només per revisar que no us hagis equivocat gens a l'hora d'inscriure els llibres comptables. Sinó per verificar que, si tens una gestoria, també ho fa bé. Sí, sabem que pots pensar que això implica pagar per una cosa que al final fas tu. Però és millor fer una comptabilitat doble i que quadri, que confiar cegament en la primera cosa que et surt i no adonar-te dels errors que has comès.
Perquè potser no se n'adonen, però, si es donen i has de justificar el que has posat, podries pagar una multa per no haver presentat les dades correctes.
Et queda ara més clara la comptabilitat d'un eCommerce?