Ако сте от тези, които трябва да правят фактури и да ги изпращат по имейл, със сигурност ще използвате електронни фактури. Но когато не ти плащат, знаеш ли, че трябва да го отмениш? Нов ли сте в тези теми и не знаете как се издава и анулира електронна фактура?
Не се притеснявайте, тук ви казваме ключовете, които трябва да имате предвид, така че Министерството на финансите да не ви каже нищо. Ще започваме ли?
Какво е електронна фактура
Преди, когато нямаше интернет, беше по-трудно да се намери работа извън града. Но можеше да се направи. Въпреки това, когато подавате фактура (ако сте били самостоятелно заето лице), за да таксувате услугата, работата или продуктите, които сте направили, трябва да я изпратите. Независимо дали по факс, по пощата, с препоръчана поща, със стоките...
С появата на интернет мнозина започнаха да изпращат копия на фактури по имейл., въпреки че са изпратили и фактура с продукта или по пощата. Тази практика обаче се изгуби и в крайна сметка това вече не се прави.
И така, можем да кажем, че електронната фактура е внедрена. Но какво е това? Реално това е фактура, която се издава и изпраща по електронен път. С други думи, фактура, която правите с вашия компютър (или мобилен телефон или програма) и която изпращате чрез интернет.
За Министерството на финансите тази електронна фактура е абсолютно същата като хартиената, има същата валидност.
Така че можем да кажем това Това е традиционна, но модернизирана фактура.
Видове електронни фактури
Преди да говорим с вас за издаване и анулиране на електронна фактура, трябва да знаете, че има два вида електронни фактури.
От една страна имате фактури със структуриран формат. Това са тези, които обикновено се правят, които имат предварително определен формат и се правят ръчно или автоматично., като се променят само данните на клиента и количеството на предлагания от вас продукт или услуга.
От друга страна, имате фактури с неструктуриран формат. Те са още по-лесни за разбиране. Представете си, че имате хартиена фактура, която трябва да „дигитализирате“. Е, нищо като снимане или сканиране в PDF, за да стане легално като електронна фактура.
Как се издава и анулира електронна фактура
А сега да тръгваме. Ако сте начинаещ в темата за фактурите, защото наскоро сте отворили електронната си търговия и нямате представа за фактурите; Е, тъй като сте самостоятелно заето лице, това може да е добре за вас.
Pero Издаването на фактура не е същото като нейното анулиране.. Така че нека отидем на части, за да разберете всичко:
Как се издава електронна фактура
Както сме ви казвали и преди, издаването на електронна фактура може да стане с програми, темплейти, ръководства... Идеалното, ако искате да създадете лична марка или клиентите да ви разпознават дори по фактурите ви е създавам персонализиран и уникален шаблон за вас (стига да отговаря на законността на фактурата).
Сред основните елементи, които трябва да включите, са:
- Клиентски данни. Име и фамилия (или име на фирма), адрес, NIF или CIF, телефонен номер и имейл адрес.
- Вашите данни. Същото като по-горе, всичко, което трябва да въведете, за да се идентифицирате.
- дата. Датата на издаване на фактурата.
- Номер на фактура. Това ще отиде най-отгоре и трябва да ги номерирате последователно. Тоест, ако направите фактура на 1 януари, това ще бъде номер 1, а следващата, която направите, ще бъде номер 2, независимо дали я правите през януари, февруари или ноември. Годината придружава това число. И не забравяйте, всяка нова година номерацията се нулира. Например на 1 януари 2023 г. правите фактура 1/2023. И на 1 януари 2024 г., ако трябва да направите друга фактура, това ще бъде 1/2024.
- Описание на направеното или закупеното. Препоръчваме ви да сте описателни в това, за да стане ясно какво е закупил клиентът.
- Количество, цена за единица и общо. Ако са продукти, важно е да посочите колко сте закупили, колко струва един и общата сума на закупеното. В случай на услуга, въвеждането на общата сума би било достатъчно.
- Общо + ДДС + ДДФЛ. Тоест общата сума на фактурата, към която трябва да добавите ДДС и, ако е приложимо, да извадите данъка върху доходите на физическите лица.
- Банкова сметка. Важно е в края на фактурите да поставите банковата си сметка, за да могат да платят тази фактура.
- Подпис. Понякога ще е необходимо фактурата да носи вашия подпис. Така че можете да го дигитализирате и вече да го поставите в шаблона.
С това вече щеше да си издал фактурата. И можете да използвате същия шаблон за всички останали.
Как да анулирам електронна фактура
Много често срещана грешка при издаване на електронни фактури е, че ако не ви платят, или Е, сгрешил си, помисли си, че ако сложиш "отменено" ще е вече там. Но всъщност не е така.
Съгласно кралски указ 1619/2012 фактурите не могат да бъдат променяни или изтривани. Следователно единственият начин да го анулирате е чрез коригираща фактура.
И какво е това? добре Това е фактура, която се издава за коригиране, или да промените данните на вече издадена.
Това има уникална номерация и това, което се прави, е да анулира издадена фактура (обикновено се прави преди края на ДДС тримесечието, но може да се направи и след това, дори ако ДДС вече е уреден).
Освен това, Тази фактура няма да включва ДДС (или данък върху доходите на физическите лица), Ще имате само сумата като анулиране. И тази сума ще бъде отрицателна, а не положителна, защото това, което правим, е да анулираме сумата на грешната фактура (независимо дали е последната, която сте направили, или една преди това). Също така не пречи в описанието да се говори за фактурата, която се анулира (или коригира).
Вече стана ли ви по-ясно как се издава и анулира електронна фактура? Имали ли сте проблеми с тази процедура?