كيف يتم تقليل حجم ملفات PDF؟

PDF (تنسيق المستند المحمول) هو تنسيق ملف يلتقط جميع عناصر المستند المطبوع كصورة إلكترونية يمكن عرضها أو تصفحها أو طباعتها أو إعادة توجيهها إلى شخص آخر. يتم إنشاء ملفات PDF باستخدام Adobe Acrobat أو Acrobat Capture أو منتجات مماثلة.

لعرض الملفات واستخدامها ، تحتاج إلى برنامج Acrobat Reader المجاني ، والذي يمكنك تنزيله بسهولة. بمجرد تنزيل القارئ ، سيبدأ تلقائيًا عندما تريد عرض ملف PDF.

تُعد ملفات PDF مفيدة بشكل خاص للمستندات مثل مقالات المجلات أو كتيبات المنتجات أو النشرات حيث تريد الاحتفاظ بمظهر الرسم الأصلي عبر الإنترنت. يحتوي ملف PDF على صورة صفحة واحدة أو أكثر ، يمكن تكبير كل صورة منها أو تصغيرها. يمكنك الصعود والنزول في الصفحة.

ملفات PDF: كيف يتم ضغطها

يُباع منتج Acrobat الذي يسمح لك بإنشاء ملفات PDF بنطاق سعري غير باهظ. البديل غير Adobe هو منتج يسمى Niknak من شركة 5D ، وهي شركة في المملكة المتحدة. (القارئ نفسه مجاني ويمكن استخدامه كمكون إضافي مع متصفح الويب الخاص بك أو يمكن تشغيله بمفرده). تتضمن بعض المواقف التي تكون فيها ملفات PDF مرغوبة ما يلي:

تطوير تصميم الجرافيك حيث يعمل أعضاء الفريق عن بعد وبالتالي يحتاجون إلى استكشاف أفكار التصميم عبر الإنترنت

الأشخاص في مكتب المساعدة الذين يحتاجون إلى رؤية الكتاب المطبوع الذي يشاهده المستخدمون

التوزيع عبر الإنترنت لأي مستند مطبوع تريد الاحتفاظ بمظهره المطبوع فيه

تعد ملفات Acrobat PDF أكثر من مجرد صور مستندات. يمكن للملفات تضمين خطوط المحرف لإتاحتها في أي مكان تشاهده. يمكن أن تتضمن أيضًا عناصر تفاعلية مثل الأزرار الخاصة بإدخال النماذج وتنشيط الصوت وأفلام Quicktime أو AVI. تم تحسين ملفات PDF للويب من خلال عرض النص قبل الصور الرسومية وروابط النص التشعبي.

غالبًا ما يتساءل المستخدمون عن كيفية تقليل حجم ملف PDF لضمان قبوله من قبل نظام إدارة القضايا بالمحكمة ومن ثم أرشفته إلكترونيًا بنجاح.

هناك مجموعة كاملة من القواعد حول حجم الملف ، اعتمادًا على نظام الإدارة المستخدم لإدارة الملفات التي تتلقاها. من المهم مراجعة القواعد المحلية في محكمتك مسبقًا.

بشكل عام ، ومع ذلك ، لا يوجد سبب كبير لأن يكون حجم ملفات PDF مئات الميجابايت ، إلا إذا كانت تحتوي على أدلة يجب حفظها كصور عالية الدقة. باتباع بعض الخطوات البسيطة ، يجب ألا يتجاوز حجم الملفات الكبيرة التي تتكون من مئات الصفحات 10 ميغا بايت.

كيفية تحديد حجم مستند PDF الخاص بك

إذا كنت تستخدم Adobe Acrobat ، فمن السهل التحقق من حجم ملف PDF الخاص بك. فقط انقر فوق ملف ، ثم خصائص. سترى الكثير من المعلومات حول المستند الخاص بك ، بما في ذلك حجمه.

بدلاً من ذلك ، يمكنك الانتقال إلى المجلد الذي يحتوي على المستند ، والنقر بزر الماوس الأيمن فوقه ، والنقر فوق الخصائص.

سيستغرق تحميل الملفات الأكبر حجمًا وقتًا أطول ، ويصعب مشاركتها إلكترونيًا (على سبيل المثال ، عبر البريد الإلكتروني) ، وستستهلك مساحة تخزين ملفات مكتب المحاماة بسرعة أكبر. أيضًا ، على الرغم من أن المحاكم تقبل أحجام ملفات أكبر ، إلا أنها تفضل التعامل مع الملفات الأصغر والأكثر تحسينًا.

إذن ، كيف يجب عليك تقليل حجم مستندات PDF الخاصة بك؟ فيما يلي خمس نصائح سريعة.

تجنب مسح ملفات PDF ضوئيًا كلما أمكن ذلك

من المفاهيم الخاطئة الشائعة أنه لإنشاء ملفات PDF ، أو لدمج العديد من المستندات والتعريضات الضوئية في ملف PDF واحد ، يجب عليك طباعة كل شيء ومسحها ضوئيًا معًا. عادةً ما تكون الملفات المحولة إلكترونيًا أصغر حجمًا من الملفات الممسوحة ضوئيًا.

يجب مسح المستندات الموجودة على الورق فقط ؛ يمكن تحويل جميع المستندات الأخرى إلكترونيًا من الملف الأصلي عن طريق حفظها بتنسيق PDF. علاوة على ذلك ، يمكن دمج المستندات الفردية بسرعة كملفات PDF باستخدام برامج مثل Adobe Acrobat ، مع تجنب الحاجة إلى طباعة المستندات لدمجها.

حفظ باسم "ملف PDF صغير"

إذا كان ملفك لا يزال كبيرًا جدًا بعد إنشائه إلكترونيًا ، فبدلاً من مسحه ضوئيًا ، لا تزال هناك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها. أبسطها هو إعادة حفظ الملف كملف PDF بحجم صغير.

في أحدث إصدار من Adobe Acrobat ، افتح ملف PDF الذي تريد إعادة حفظه كملف أصغر ، واختر File ، ثم Save As Other ، ثم Small PDF. سيُطلب منك تحديد توافق الإصدار الذي تحتاجه ثم يمكنك النقر فوق "موافق" للحفظ. نوصي بتكوين توافقه مع Acrobat X على الأقل ، حيث لا يزال هذا الإصدار مستخدمًا على نطاق واسع.

استخدم Adobe Acrobat PDF Optimizer

قد ترغب أحيانًا في الحصول على مزيد من التحكم في العناصر التي تم إرجاعها إلى إصدار أقدم في المستند أو إزالتها. في هذه الظروف ، يجب عليك اختيار أداة تحسين PDF.

قبل تحسين الملف ، من المستحسن تدقيق استخدام مساحة الملف: تحقق من العناصر ، مثل الخطوط ، والصور ، وما إلى ذلك ، التي تستخدم معظم البيانات. يمكن أن تمنحك نتائج ذلك أفكارًا حول المكان الأفضل لتقليل حجم الملف.

لبدء التحسين ، افتح ملف PDF في Acrobat ، وانقر فوق File ، ثم Save As Other ، ثم انقر فوق Optimized PDF. في مربع الحوار الذي يظهر ، انقر فوق Audit Space Usage في الزاوية اليمنى العليا.

تقليل الحجم عند الحفظ في Word

في Word ، لتحويل مستند إلى PDF ، يمكنك استخدام الخيار Save As. ينتج هذا الخيار بشكل عام ملفًا صغيرًا إلى حد ما ، اعتمادًا على عدد الصور في المستند. ومع ذلك ، إذا وجدت أن ملف PDF الذي تم تحويله إلى Word لا يزال كبيرًا جدًا ، فهناك خيار آخر في Word ينتج عنه ملف أصغر بكثير. إليك كيفية استخدامه:

افتح مستند Word ليتم تحويله إلى PDF. انقر فوق الزر "ملف" ثم "حفظ باسم". في القائمة Save As type ، حدد PDF وأدخل اسم الملف المفضل لديك. إليك الخطوة الإضافية: حيث تقول "تحسين لـ" في أسفل مربع الحوار ، حدد الحجم الأدنى (النشر عبر الإنترنت).

استخدم أداة طباعة PDF

تحتوي أدوات PDF الأخرى (ليست من Adobe) بشكل عام على ميزات من شأنها تقليل حجم ملف PDF الخاص بك. ومع ذلك ، إذا كنت تبحث عن خيار مجاني ، فهناك عدد قليل متاح. حاليًا ، يعد برنامج إنشاء ملفات PDF المجاني الأكثر تنزيلًا (وفقًا لـ download.com) هو PrimoPDF.

بمجرد تثبيت PrimoPDF ، ما عليك سوى فتح ملف PDF الذي تريد ضغطه (في Acrobat Reader ، أو متصفح الويب ، على سبيل المثال) ، اضغط على Ctrl + P لفتح مربع حوار الطباعة ، وحدد PrimoPDF من قائمة الطابعات المتاحة ، ثم انقر فوق إنشاء قوات الدفاع الشعبي.

لاحظ أن هذه الطريقة ، مثل الحفظ ببساطة كملف PDF صغير الحجم في Adobe Acrobat ، تقلل من جودة الصورة ودقتها.

عندما يتعلق الأمر بتوفير مساحة على جهاز كمبيوتر Mac الخاص بك ، فهناك العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها: إفراغ سلة المهملات ، وإزالة مثبتات التطبيقات ، والتخلص من الملفات المكررة ، وغير ذلك الكثير.

يمكنك أيضًا تقليل حجم ملف مستندات PDF لجعلها أكثر إحكاما وتشغل مساحة أقل على جهاز Mac الخاص بك.

ومع ذلك ، من المهم ملاحظة أن القيام بذلك قد يقلل أيضًا من جودة ملف PDF الأصلي.

إذا كنت بحاجة إلى ملف PDF عالي الجودة لعرض تقديمي أو مهمة عمل ، فقد ترغب في استخدام طريقة أخرى لتوفير مساحة ، مثل حفظها في نظام نسخ احتياطي قائم على السحابة أو محرك أقراص ثابت خارجي.

يمكن أن يساعد ضغط DF في تقليل تكاليف مشاركة الملفات وتخزينها ونقلها إلى السحابة. يعمل على تسريع عملية تحميل ملف PDF أو تنزيله أو طباعته أو إرفاقه ، لأنه كلما كان الحجم أصغر ، زادت سرعة توزيعه.

إذن ما هي أفضل طريقة للاستفادة من جميع المزايا التي يوفرها ضغط ملفات PDF؟ تشرح أنجيلا أودونيل ذلك من خلال الإجابة على أسئلتنا أدناه.

هل يمكن أن تشرح بإيجاز ما هو ضغط ملفات PDF؟

يعمل ضغط PDF على إعادة تنظيم البيانات في ملف PDF ، وتخزينها بشكل أكثر كفاءة بحيث يمكن تقليل حجمها دون فقدان التفاصيل المهمة في العملية. قد تعني إعادة ترتيب البيانات أنه يتم تغيير حجم الصور و / أو إعادة تنسيقها لتقليل حجم الملف.

ماذا لو كانت ملفاتي التي تحتاج إلى ضغط ليست PDF؟ يكون التشغيل الآلي مفيدًا في هذه الحالة ، حيث أن تحويل مئات أو آلاف أو حتى ملايين المستندات يدويًا إلى PDF يعد مهمة شاقة.

يمكن للمسؤولين توجيه خدمة تحويل تلقائية إلى مستودع مستندات ، مثل أنظمة إدارة المستندات الرئيسية (DMS) أو Dropbox أو SharePoint أو حتى مجلد واحد على شبكة Windows ، وتحويل المستندات بصمت إلى PDF في الخلفية.

كيف تعمل الأتمتة في عملية الضغط؟

بدلاً من تطبيق الضغط على الملفات يدويًا واحدًا تلو الآخر ، يمكن لخدمة الضغط الآلي معالجة حجم كبير من الملفات في مستودعك بشكل مستمر. بهذه الطريقة ، تتم جميع أعمال الضغط بصمت في الخلفية دون الحاجة إلى مشاركة المستخدمين بعد الإعداد الأولي.

هذا النوع من الضغط الآلي هو خدمة قوية ، تغطي جميع المستندات ، بغض النظر عن الطريقة التي انتهى بها الأمر في مستودع المستندات الخاص بك.

هل أنت متشوق لمعرفة شكل الضغط الآلي؟ يقدم مخطط المعلومات الرسومي هذا نظرة عامة حول كيفية عمله جنبًا إلى جنب مع خدمة معالجة OCR الآلية.

تقليل ملفات PDF إلى الأحجام المثلى ، مما يمنحك أربعة خيارات مختلفة للحجم.

تنظيم ملفات PDF عن طريق الترقيم والفهرسة والعلامة المائية وما إلى ذلك. من الممكن عند استخدام PDFelement Pro.

يجعل خيار معالجة الدُفعات الحياة أسهل عند الحاجة إلى ضغط ملفات PDF متعددة وتحريرها وتنظيمها ومشاركتها في وقت واحد.

يمكن تحويل ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا إلى تنسيقات قابلة للتحرير باستخدام تقنية OCR.

من ملء نماذج PDF ، واستخراج البيانات إلى تأمين ملفاتك ، كل شيء ممكن بمساعدة iSky soft PDFelement Pro لنظام التشغيل Windows.

الطريقة الثانية: جعل ملف PDF أصغر باستخدام Microsoft Word

من المعروف أن MS Office هو أفضل مجموعة أجهزة كمبيوتر لنظام Windows لفترة طويلة ، ولكن ما لا يعرفه معظمنا هو أنه مع إصدار MS Office 2013 ، يمكننا حتى إنشاء ملفات PDF وتحريرها دون أي متاعب. هذه قفزة كبيرة من Microsoft وهي مفيدة للمستخدمين الذين يرغبون في ضغط ملفات PDF الخاصة بهم إلى الأحجام المثلى لأغراض مختلفة مثل المشاركة والتخزين وما إلى ذلك.

الخطوة 1. عند استخدام برنامج MS Word 2013 ، كل ما عليك فعله هو حفظ ملف Word كملف PDF. في نافذة "حفظ باسم" ("ملف"> "حفظ باسم") ، حدد PDF من القائمة المنسدلة التي تحتوي على تنسيقات الإخراج واختر أيضًا "الحد الأدنى للحجم" من الخيارات أدناه. هذه ميزة جديدة وتحفظ مستند Word كملف PDF بالحجم الأمثل.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

واحدة من أكبر مضايقات التعامل مع ملف PDF هو حجم الملف الكبير. لا يوجد شيء أسوأ من وجود بريد إلكتروني عالق في صندوق الصادر الخاص بك من ملف PDF كبير ، إلا إذا كان تنزيل PDF بطيئًا من الويب بالطبع.

كيف يمكنك تقليل حجم مستند PDF الخاص بك؟ على الرغم من أن هذا يعتمد كثيرًا من ملف PDF إلى آخر ونوع المحتوى الذي يحتوي عليه ، إلا أن هناك بعض خيارات إنشاء PDF العامة على وجه الخصوص التي يجب عليك الانتباه إليها عن كثب. بعض التعديلات هنا وهناك ستقطع شوطًا طويلاً في تقليل عدد وحدات الميغابايت لملفك.

استخدم الأمر "حفظ باسم".

هذا مكان جيد للبدء في تقليل التورم. في كل مرة تضغط على "حفظ" في أحد التطبيقات ، ينتهي بك الأمر بحجم ملف أكبر بشكل عام. هذا لأن الوظيفة تحفظ التغييرات وتضيفها إلى الملف. الشيء نفسه ينطبق على ملفات PDF.

بدلاً من ذلك ، استخدم الأمر "حفظ باسم". من خلال القيام بذلك ، يمكنك الكتابة فوق الملف بأكمله ، وإزالة الكائنات غير المستخدمة والتغييرات المتراكمة. والنتيجة هي ملف PDF أصغر يمكنك التعامل معه. لذا اختر خيار "حفظ باسم" بمجرد إضافة كل ما تحتاجه إلى ملف PDF الخاص بك.

ضغط وتقليل حجم صور PDF

نظرًا للطبيعة المرئية للمحتوى الرقمي اليوم ، تعد الصور جزءًا كبيرًا من ملفات PDF. ومع ذلك ، إذا لم يكن ملف PDF الخاص بك مخصصًا لاحتياجات الدقة العالية ، فيمكنك إبقاء ملفك قيد الفحص عن طريق تقليل الحجم وضغط صورك. من خلال اختزال الصور النقطية ، فإنك تقلل بشكل أساسي عدد البكسل ، مما يقلل من الدقة الكلية وبالتالي حجم ملف PDF.

اختر مساحة اللون المناسبة

ربما سمعت عن فراغات ألوان RGB و CMYK من قبل. كل واحد منهم لديه طرق مختلفة للتعامل مع اللون. بشكل عام ، يعد CMYK مثاليًا للطباعة ، بينما يعد RGB مثاليًا للعرض على الشاشة.

إذا كان سيتم عرض ملف PDF الخاص بك بشكل أساسي على الويب أو على شاشة الكمبيوتر ، فاختر مساحة ألوان RGB لصور PDF. في بعض منشئي ملفات PDF ، يمكنك اختيار تحويل صور CMYK إلى RGB إذا لزم الأمر. يتطلب بيانات أقل من CMYK. وقناة بيانات أقل يعني حجم ملف أصغر.

تكوين فرعي للخطوط الخاصة بك

من خلال دمج الخطوط ، فأنت تقوم بشكل أساسي بتضمين مجموعة الأحرف بأكملها داخل ملف PDF ، مما قد يؤدي إلى تضخيم الملف بشكل كبير. حاول استبدال المصادر بدلاً من ذلك. سيحافظ على حجم ملف PDF إلى الحد الأدنى.

عندما يكون الخط مجموعة فرعية ، يتم إلحاق أحرف الخط المستخدمة في PDF فقط. إذا لم يتم استخدام حرف خاص مثل "#" في الملف ، فلن يتم تضمين الحرف. في معظم الحالات ، يمكنك اختيار تعيين الخطوط تلقائيًا إذا كان استخدام الأحرف أقل من مقدار معين. استفد من هذه الميزة إذا كانت لديك. خطوط PDF الخاصة بك لا تقل أهمية عن صورك.

تخلص من الرتوش غير الضرورية

اعتمادًا على من وما الغرض من محتوى PDF الخاص بك ، يمكنك تقليل الانتفاخ بشكل كبير. ستسمح لك التطبيقات التي تنشئ ملفات PDF لاحتياجات معينة ، مثل Adobe Photoshop ، بحفظ ملفات PDF بإعدادات متقدمة مثل الاحتفاظ بقدرات التحرير في Photoshop.

ولكن إذا لم يتم فتح ملفات PDF الخاصة بك حصريًا في Photoshop للتحرير ، فلا داعي لإعداد الملف لذلك. لذا ، قبل حفظ ملف PDF بجميع الأجراس والصفارات ، احصل على فكرة جيدة عن كيفية استخدام ملف PDF الخاص بك ويمكنك بسهولة تقليل الحجم وفقًا لذلك.

من المفترض أن تكون ملفات PDF عالية الجودة ، لكن هذا لا يعني بالضرورة أنها يجب أن تنعكس في حجم الملف. يمكنك الحصول على ملف PDF يمكن إدارته ببعض التعديلات فقط. وكمكافأة إضافية ، يمكنك إجراء معظم هذه التعديلات باستخدام Sonic PDF Creator. عليك فقط الذهاب إلى View> Creation options ... ويمكنك الوصول إليها من خلال مربع الحوار.