如何缩小PDF文件的大小?

PDF(便携式文档格式)是一种文件格式,已将打印文档的所有元素捕获为电子图像,可以查看,浏览,打印或转发给其他人。 PDF文件是使用Adobe Acrobat,Acrobat Capture或类似产品创建的。

要查看和使用文件,您需要免费的Acrobat Reader,可以轻松下载。 下载阅读器后,当您要查看PDF文件时,它将自动启动。

PDF文件对于要保留在线原始图形外观的文档(例如杂志文章,产品手册或传单)特别有用。 PDF文件包含一个或多个页面图像,每个页面图像都可以放大或缩小。 您可以在页面上上下移动。

PDF文件:如何压缩

Acrobat的允许您创建PDF文件的产品的售价并不算太高。 非Adobe的替代产品是英国公司5D提供的名为Niknak的产品。 (阅读器本身是免费的,可以用作Web浏览器的插件,也可以自行启动)。 需要使用PDF文件的某些情况包括:

平面设计开发,团队成员在其中进行远程工作,因此需要在线探索设计思想

需要查看用户正在查看的印刷书籍的服务台人员

在线分发要保留其打印外观的任何打印文档

Acrobat PDF文件不仅仅是文档图像。 文件可以嵌入字体,以使其在您查看的任何位置都可用。 它们还可以包括交互式元素,例如用于输入表单和激活声音以及Quicktime或AVI电影的按钮。 通过在图形图像和超文本链接之前显示文本,为网络优化了PDF文件。

用户经常想知道如何减小PDF文件的大小,以确保它被法院的案件管理系统接受并成功地以电子方式存档。

关于文件大小,有一整套规则,具体取决于用于管理收到的文件的管理系统。 事先检查法院的当地规定很重要。

但是,通常来说,PDF几乎没有任何理由要具有数百兆字节的大小,除非它们包含必须保存为高分辨率照片的证据。 通过执行一些简单的步骤,即使是数百页的大型文件也不应超过10MB。

如何确定PDF文档的大小

如果您使用Adobe Acrobat,则检查PDF的大小很容易。 只需单击文件,然后单击属性。 您会看到很多有关文档的信息,包括文档的大小。

或者,您可以导航到包含该文档的文件夹,右键单击它,然后单击属性。

较大的文件将花费较长的时间加载,难以通过电子方式共享(例如,通过电子邮件),并且会更快地消耗律师事务所的文件存储空间。 同样,尽管法院接受更大的文件大小,但他们更喜欢处理更小,更优化的文件。

那么,如何减少PDF文档的大小呢? 这里有五个快速提示。

尽可能避免扫描PDF

常见的误解是,要创建PDF或将多个文档和文档合并到一个PDF中,您必须打印所有内容并将其一起扫描。 电子转换文件的大小通常比扫描文件小得多。

仅需要扫描仅存在于纸上的文档; 通过将其他文档另存为PDF,可以将所有其他文档从原始文件进行电子转换。 此外,可以使用Adobe Acrobat等软件将单个文档快速组合为PDF,而无需打印文档以将它们组合在一起。

另存为“小PDF”

如果文件通过电子方式创建后仍然很大,而不是对其进行扫描,则可以执行一些步骤。 最简单的方法是将文件重新保存为缩小尺寸的PDF。

在最新版本的Adobe Acrobat中,打开要重新保存为较小文件的PDF,依次选择“文件”,“另存为其他文件”和“小PDF”。 系统将要求您选择所需的版本兼容性,然后单击“确定”进行保存。 我们建议您至少配置与Acrobat X的兼容性,因为该版本仍被广泛使用。

使用Adobe Acrobat PDF Optimizer

有时,您想更好地控制文档中哪些元素被降级或删除。 在这种情况下,您应该选择PDF优化工具。

在优化文件之前,最好检查一下文件的空间使用情况:检查哪些元素(例如字体,图像等)使用的数据最多。 这样的结果可以为您提供最佳减小文件大小的思路。

要开始优化,请在Acrobat中打开PDF,依次单击“文件”,“另存为”,然后单击“优化的PDF”。 在出现的对话框中,单击右上角的“审核空间使用情况”。

在Word中保存时减小大小

在Word中,要将文档转换为PDF,请使用“另存为”选项。 此选项通常会生成一个相当小的文件,具体取决于文档中图像的数量。 但是,如果您发现转换为Word的PDF仍然太大,则Word中的另一个选项会产生明显较小的文件。 使用方法如下:

打开要转换为PDF的Word文档。 单击文件按钮,然后单击另存为。 在“另存为”类型菜单中,选择“ PDF”并输入您的首选文件名。 这是额外的步骤:在对话框底部显示“优化为”的地方,选择“最小尺寸”(在线发布)。

使用PDF打印工具

其他PDF工具(不是来自Adobe)通常包含一些功能,这些功能会减小PDF的大小。 但是,如果您正在寻找免费选项,则有一些可用的选项。 当前,下载次数最多的免费PDF创建器(根据download.com)是PrimoPDF。

安装PrimoPDF后,只需打开要压缩的PDF(例如,在Acrobat Reader或Web浏览器中),按Ctrl + P打开打印对话框,从可用打印机列表中选择PrimoPDF,然后单击创建PDF。

请注意,此方法就像在Adobe Acrobat中将其另存为缩小尺寸的PDF一样,都会降低图像的质量和分辨率。

要节省Mac计算机上的空间,您可以做很多事情:清空垃圾箱,删除应用程序安装程序,摆脱重复的文件等等。

您还可以减小PDF文档的文件大小,以使其更加紧凑并在Mac上占用更少的空间。

但是,必须注意,这样做也可能会降低原始PDF的质量。

如果需要用于演示或工作分配的高质量PDF,则可能需要使用另一种方法来节省空间,例如将其保存到基于云的备份系统或外部硬盘驱动器中。

DF压缩可以帮助减少共享,存储文件以及将文件传输到云的成本。 它加快了上载,下载,打印或附加PDF的过程,因为尺寸越小,分发速度越快。

那么,充分利用PDF压缩所提供的所有好处的最佳方法是什么? 安吉拉·奥唐奈(Angela O'Donnell)通过回答以下问题来进行解释。

您能否简要说明什么是PDF压缩?

PDF压缩将数据重新组织为PDF文件,从而更有效地存储数据,从而可以减小数据大小,而不会丢失过程中的重要细节。 重新排列数据可能意味着调整了图像的大小和/或重新格式化以减小文件大小。

如果我需要压缩的文件不是PDF怎么办? 在这种情况下,自动化非常有用,因为手动将数百,数千甚至数百万个文档转换为PDF是一项艰巨的任务。

管理员可以将自动转换服务定向到文档存储库,例如主要文档管理系统(DMS),Dropbox,SharePoint,甚至是Windows网络上的单个文件夹,并在后台将文档静默转换为PDF。

自动化在压缩过程中如何工作?

自动化的压缩服务无需一个接一个地手动对文件进行压缩,而是可以连续处理存储库中的大量文件。 这样,所有压缩工作都在后台静默完成,而无需用户在初始设置后介入。

这种类型的自动压缩是一项功能强大的服务,涵盖所有文档,无论它们最终如何存储在文档存储库中。

您是否想知道自动压缩的外观? 此便捷的信息图概述了它如何与自动OCR处理服务结合使用。

将PDF文件缩小到最佳尺寸,为您提供四个不同的尺寸选项。

通过bates编号,索引,水印等对PDF进行组织。 使用PDFelement Pro时是可能的。

当需要同时压缩,编辑,组织和共享多个PDF时,批处理选项使工作变得更轻松。

可以使用OCR技术将扫描的PDF转换为可编辑的格式。

从填写PDF表单,提取数据到保护文件安全,借助适用于Windows的iSky soft PDFelement Pro,一切皆有可能。

方法2。使用Microsoft Word缩小PDF

长期以来,MS Office一直是Windows最好的PC套件,但是我们大多数人不知道的是,随着MS Office 2013的发布,我们甚至可以轻松创建和编辑PDF文件。 这是Microsoft的一大飞跃,对于希望将其PDF文件压缩到最佳大小以用于各种目的(例如共享,存储等)的用户很有用。

步骤1.使用MS Word 2013时,您要做的就是将Word文件另存为PDF。 在“另存为”窗口(“文件”>“另存为”)中,从包含输出格式的下拉列表中选择PDF,然后从以下选项中选择“最小大小”。 这是一项新功能,可以以最佳大小将Word文档另存为PDF文件。

故障排除

处理PDF文件最大的麻烦之一就是文件大。 没有比从大型PDF文件中插入发件箱的电子邮件更糟糕的了,除非它是从网络上下载缓慢的PDF。

如何减少PDF文档的大小? 尽管从一个PDF到另一个PDF以及其中包含的内容类型在很大程度上有很多关系,但是您仍应特别注意一些常规的PDF创建选项。 进行一些调整,在减少文件兆字节方面将有很长的路要走。

使用“另存为”命令。

这是开始减少肿胀的好地方。 每次您在应用程序中单击“保存”时,最终文件的大小通常都会变大。 这是因为该函数保存更改并将其添加到文件中。 PDF文件也是如此。

而是使用“另存为”命令。 这样,您将覆盖整个文件,删除未使用的对象和累积的更改。 结果是可以处理的较小的PDF文件。 因此,在将所有需要的内容添加到PDF后,请选择“另存为”选项。

压缩并缩小PDF图像的大小

考虑到当今数字内容的视觉性质,图像是PDF文件的很大一部分。 但是,如果您的PDF不适合高分辨率需求,则可以通过减小大小和压缩图像来控制文件。 通过对位图图像进行下采样,可以从根本上减少像素数,从而降低整体分辨率,从而降低PDF的大小。

选择正确的色彩空间

您可能之前已经听说过RGB和CMYK颜色空间。 它们每个都有不同的颜色处理方法。 通常,CMYK是打印的理想选择,而RGB是屏幕显示的理想选择。

如果要主要在Web或计算机屏幕上查看PDF,请为PDF图像选择RGB颜色空间。 在某些PDF创建者中,如有必要,您可以选择将CMYK图像转换为RGB。 它需要的数据少于CMYK。 更少的数据通道意味着更小的文件大小。

子配置字体

通过嵌入字体,您基本上将整个字符集包含在PDF中,这可能会使文件大大膨胀。 尝试改为设置源。 它将使PDF的大小保持最小。

当字体是子集时,仅附加在PDF中使用的字体字符。 如果文件中未使用特殊字符(例如“#”),则不会包含该字符。 在大多数情况下,如果字符使用量少于特定数量,则可以选择自动对字体进行子集设置。 如果有的话,请充分利用此功能。 PDF字体与图像一样重要。

消除不必要的装饰

根据您的PDF内容针对的对象和对象,您可以大大减少膨胀。 创建满足特定需求的PDF的应用程序(例如Adobe Photoshop)将允许您使用高级设置(例如Preserve Photoshop的编辑功能)保存PDF。

但是,如果您的PDF并非仅在Photoshop中打开以进行编辑,则无需为此准备文件。 因此,在保存所有花哨的PDF之前,请先了解如何使用PDF,然后可以轻松地减小其大小。

PDF应该是高质量的,但这并不一定意味着它们必须反映在文件大小中。 只需进行一些调整,就可以得到易于管理的PDF文件。 另外,您可以使用Sonic PDF Creator进行大多数这些调整。 您只需要转到“视图”>“创建选项” ...,就可以通过对话框访问它们。


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