Nếu bạn là một trong những người phải lập hóa đơn và gửi qua email thì chắc chắn bạn sẽ sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, khi họ không trả tiền cho bạn, bạn có biết rằng mình phải hủy không? Bạn là người mới biết đến những chủ đề này và chưa biết cách phát hành và hủy hóa đơn điện tử?
Đừng lo lắng, ở đây chúng tôi sẽ cho bạn biết những chìa khóa mà bạn nên ghi nhớ để Kho bạc không cho bạn biết bất cứ điều gì. Chúng ta bắt đầu nhé?
Index
hóa đơn điện tử là gì
Trước đây, khi không có Internet, việc tìm việc ở bên ngoài thành phố của bạn khó khăn hơn. Nhưng nó có thể được thực hiện. Tuy nhiên, khi gửi hóa đơn (nếu bạn tự kinh doanh) để tính phí cho dịch vụ, công việc hoặc sản phẩm bạn đã làm thì bạn phải gửi hóa đơn đó. Cho dù bằng fax, bằng thư bưu điện, thư bảo đảm, với hàng hóa...
Với sự xuất hiện của Internet, nhiều người bắt đầu gửi bản sao hóa đơn qua email., mặc dù họ cũng đã gửi hóa đơn kèm theo sản phẩm hoặc qua đường bưu điện. Tuy nhiên, cách làm này đã bị thất truyền và cuối cùng thì đây là điều không còn được thực hiện nữa.
Như vậy có thể nói hóa đơn điện tử đã được triển khai. Nhưng nó là gì? Trên thực tế, đó là hóa đơn được phát hành và gửi dưới dạng điện tử. Nói cách khác, hóa đơn bạn lập bằng máy tính (hoặc điện thoại di động hoặc chương trình) và bạn gửi bằng Internet.
Đối với Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử này hoàn toàn giống với hóa đơn giấy, có giá trị pháp lý như nhau.
Vì vậy, chúng ta có thể nói rằng Đó là hóa đơn truyền thống nhưng được hiện đại hóa.
Các loại hóa đơn điện tử
Trước khi trao đổi với bạn về cách phát hành và hủy hóa đơn điện tử, bạn nên biết rằng có hai loại hóa đơn điện tử.
Một mặt, bạn có hóa đơn có định dạng có cấu trúc. Đây là những việc thường được thực hiện, có định dạng xác định trước và được thực hiện bằng tay hoặc tự động., chỉ thay đổi dữ liệu của khách hàng và số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn phục vụ.
Mặt khác, bạn có hóa đơn có định dạng không có cấu trúc. Những điều này thậm chí còn dễ hiểu hơn. Hãy tưởng tượng rằng bạn có một hóa đơn giấy mà bạn cần “số hóa”. Chà, không gì bằng chụp ảnh hoặc quét nó thành PDF để biến nó thành hợp pháp dưới dạng hóa đơn điện tử.
Cách phát hành và hủy hóa đơn điện tử
Bây giờ chúng ta hãy đi thôi. Nếu bạn là người mới bắt đầu tìm hiểu về chủ đề hóa đơn, vì gần đây bạn đã mở Thương mại điện tử và bạn không biết gì về hóa đơn; Chà, vì bạn tự kinh doanh nên điều này có thể tốt cho bạn.
Nhưng Việc phát hành hóa đơn không giống như việc hủy hóa đơn.. Vì vậy, hãy đi vào từng phần để bạn hiểu mọi thứ:
Cách phát hành hóa đơn điện tử
Như chúng tôi đã nói với bạn trước đây, việc phát hành hóa đơn điện tử có thể được thực hiện bằng các chương trình, mẫu, sổ tay... Lý tưởng nhất, nếu bạn muốn tạo thương hiệu cá nhân hoặc để khách hàng nhận ra bạn ngay cả khi xuất hóa đơn, đó là bạn tạo nên một mẫu được cá nhân hóa và độc đáo dành cho bạn (miễn là phù hợp với tính pháp lý của hóa đơn).
Trong số các yếu tố cần thiết mà bạn nên bao gồm là:
- Dữ liệu khách hàng. Tên và họ (hoặc tên công ty), địa chỉ, NIF hoặc CIF, số điện thoại và địa chỉ email.
- Dữ liệu của bạn. Tương tự như trên, mọi thứ bạn cần nhập để nhận dạng chính mình.
- ngày. Ngày hóa đơn được phát hành.
- Số hóa đơn. Điều này sẽ ở trên cùng và bạn phải đánh số chúng liên tiếp. Nghĩa là, nếu bạn lập hóa đơn vào ngày 1 tháng 1 thì hóa đơn đó sẽ là số 2 và hóa đơn tiếp theo bạn lập sẽ là số 1, cho dù bạn lập hóa đơn vào tháng 2023, tháng 1 hay tháng 2023. Năm đi kèm với con số đó. Và hãy nhớ rằng, mỗi năm mới việc đánh số sẽ được đặt lại. Ví dụ ngày 1/2024/1 bạn lập hóa đơn 2024/XNUMX. Và ngày XNUMX/XNUMX/XNUMX nếu phải lập hoá đơn khác thì là XNUMX/XNUMX.
- Mô tả những gì đã được thực hiện hoặc mua. Chúng tôi khuyên bạn nên mô tả phần này để làm rõ những gì khách hàng đã mua.
- Số lượng, đơn giá và tổng số. Nếu chúng là sản phẩm, điều quan trọng là phải nêu chi tiết số lượng bạn đã mua, giá trị của một sản phẩm và tổng số tiền bạn đã mua. Trong trường hợp dịch vụ, nhập tổng số là đủ.
- Tổng cộng + VAT + Thuế thu nhập cá nhân. Tức là tổng số hóa đơn mà bạn phải cộng VAT và trừ Thuế thu nhập cá nhân nếu có.
- Tài khoản ngân hàng. Quan trọng cuối hóa đơn bạn ghi tài khoản ngân hàng của mình để họ thanh toán hóa đơn đó.
- Chữ ký Đôi khi hóa đơn cần có chữ ký của bạn. Vì vậy, bạn có thể số hóa nó và đặt nó vào mẫu.
Với điều đó bạn đã có thể phát hành hóa đơn. Và bạn có thể sử dụng cùng một mẫu cho tất cả những mẫu khác.
Cách hủy hóa đơn điện tử
Một lỗi rất phổ biến khi phát hành hóa đơn điện tử là nếu hóa đơn không thanh toán cho bạn hoặc À, bạn nhầm rồi, hãy nghĩ rằng nếu bạn đặt "hủy" thì nó đã có sẵn rồi. Nhưng thực sự không phải vậy.
Theo Nghị định Hoàng gia 1619/2012, hóa đơn không thể sửa đổi hoặc xóa. Vì vậy, cách duy nhất để hủy nó là thông qua hóa đơn sửa chữa.
Và đó là gì? Tốt Đây là hóa đơn được phát hành để sửa chữa, hoặc sửa đổi dữ liệu của một dữ liệu đã được ban hành.
Việc này có một cách đánh số duy nhất và việc được thực hiện là hủy hóa đơn đã được phát hành (thông thường việc này được thực hiện trước khi quý VAT kết thúc, nhưng cũng có thể được thực hiện sau đó, ngay cả khi VAT đã được thanh toán).
Bên cạnh đó, Hóa đơn này sẽ không bao gồm VAT (hoặc thuế thu nhập cá nhân), Bạn sẽ chỉ có số tiền đó khi hủy bỏ. Và số tiền đó sẽ âm chứ không phải dương, bởi vì những gì chúng tôi làm là hủy số tiền của hóa đơn sai (cho dù đó là hóa đơn cuối cùng bạn lập hay hóa đơn trước đó). Trong phần mô tả, cũng không có hại gì khi nói về hóa đơn đang bị hủy (hoặc chỉnh sửa).
Bây giờ bạn đã rõ hơn về cách phát hành và hủy hóa đơn điện tử chưa? Bạn có gặp vấn đề với thủ tục này?