PDF (Taşınabilir Belge Biçimi), yazdırılan bir belgenin tüm öğelerini görüntülenebilen, göz atılabilen, yazdırılabilen veya başka birine iletilebilen elektronik bir görüntü olarak yakalayan bir dosya biçimidir. PDF dosyaları Adobe Acrobat, Acrobat Capture veya benzer ürünler kullanılarak oluşturulur.
Dosyaları görüntülemek ve kullanmak için, kolayca indirebileceğiniz ücretsiz Acrobat Reader'a ihtiyacınız var. Reader'ı indirdikten sonra, bir PDF dosyasını görüntülemek istediğinizde otomatik olarak başlayacaktır.
PDF dosyaları özellikle çevrimiçi orijinal grafik görünümünü korumak istediğiniz dergi makaleleri, ürün broşürleri veya el ilanları gibi belgeler için kullanışlıdır. Bir PDF dosyası, her biri büyütülebilen veya küçültülebilen bir veya daha fazla sayfa görüntüsü içerir. Sayfada yukarı ve aşağı gidebilirsiniz.
PDF dosyaları: nasıl sıkıştırılır
Acrobat'ın PDF dosyaları oluşturmanıza izin veren ürünü, çok da aşırı olmayan fiyat aralığında satılır. Adobe olmayan bir alternatif, İngiltere'deki bir şirket olan 5D'den Niknak adlı bir üründür. (Okuyucunun kendisi ücretsizdir ve web tarayıcınızda bir eklenti olarak kullanılabilir veya kendi başına başlatılabilir). PDF dosyalarının istendiği bazı durumlar şunlardır:
Ekip üyelerinin uzaktan çalıştığı ve bu nedenle çevrimiçi tasarım fikirlerini keşfetmeleri gereken grafik tasarım geliştirme
Kullanıcıların baktığı basılı kitabı görmesi gereken yardım masası çalışanları
Basılı görünümünü korumak istediğiniz herhangi bir basılı belgenin çevrimiçi dağıtımı
Acrobat PDF dosyaları, belge görüntülerinden daha fazlasıdır. Dosyalar, görüntülediğiniz her yerde kullanılabilir hale getirmek için yazı tipi fontlarını gömebilir. Formları girmek ve sesi ve Quicktime veya AVI filmlerini etkinleştirmek için düğmeler gibi etkileşimli öğeler de içerebilirler. PDF dosyaları, metinleri grafik görüntülerden ve köprü metin bağlantılarından önce görüntüleyerek web için optimize edilmiştir.
Kullanıcılar genellikle bir mahkemenin dava yönetim sistemi tarafından kabul edilmesini ve böylece elektronik olarak başarılı bir şekilde arşivlenmesini sağlamak için bir PDF dosyasının boyutunu nasıl küçülteceklerini merak ederler.
Aldığınız dosyaları yönetmek için kullanılan yönetim sistemine bağlı olarak, dosya boyutuyla ilgili bir dizi kural vardır. Mahkemenizdeki yerel kuralları önceden kontrol etmeniz önemlidir.
Ancak genel olarak, çok yüksek çözünürlüklü fotoğraflar olarak kaydedilmesi gereken kanıtlar içermedikçe, PDF'lerin boyut olarak yüzlerce megabayt olması için çok az neden vardır. Birkaç basit adımı izleyerek, yüzlerce sayfa olan büyük dosyalar bile 10MB'yi geçmemelidir.
PDF belgenizin boyutu nasıl belirlenir
Adobe Acrobat kullanıyorsanız, PDF'nizin boyutunu kontrol etmek kolaydır. Dosya'ya ve ardından Özellikler'e tıklayın. Belgeniz hakkında, boyutu dahil birçok bilgi göreceksiniz.
Alternatif olarak, belgeyi içeren klasöre gidebilir, sağ tıklayabilir ve özellikleri tıklayabilirsiniz.
Daha büyük dosyaların yüklenmesi daha uzun sürer, elektronik olarak paylaşılması zordur (örneğin, e-posta yoluyla) ve hukuk firmanızın dosya depolama alanını daha hızlı tüketir. Ayrıca, mahkemeler daha büyük dosya boyutlarını kabul etseler de, daha küçük, daha optimize edilmiş dosyaları işlemeyi tercih ederler.
Peki, PDF belgelerinizin boyutunu küçültmeye nasıl devam etmelisiniz? İşte beş hızlı ipucu.
Mümkün olduğunca PDF'leri taramaktan kaçının
PDF'ler oluşturmak veya birkaç belgeyi ve pozu tek bir PDF'de birleştirmek için her şeyi yazdırmanız ve birlikte taramanız gerektiği yaygın bir yanılgıdır. Elektronik olarak dönüştürülen dosyalar genellikle taranan dosyalardan çok daha küçük boyuttadır.
Yalnızca kağıt üzerinde bulunan belgelerin taranması gerekir; diğer tüm belgeler PDF olarak kaydedilerek orijinal dosyadan elektronik olarak dönüştürülebilir. Ayrıca, tek tek belgeler Adobe Acrobat gibi yazılımlar kullanılarak PDF'ler olarak hızla birleştirilebilir ve böylece belgeleri birleştirmek için yazdırma ihtiyacını ortadan kaldırır.
"Küçük PDF" olarak kaydet
Dosyanız elektronik olarak oluşturulduktan sonra hala çok büyükse, taranmak yerine atabileceğiniz birkaç adım daha vardır. En basit yolu, dosyanızı küçültülmüş boyutlu bir PDF olarak yeniden kaydetmektir.
Adobe Acrobat'ın en son sürümünde, daha küçük bir dosya olarak yeniden kaydetmek istediğiniz PDF'yi açın, Dosya, Diğer Olarak Kaydet ve ardından Küçük PDF'yi seçin. İhtiyacınız olan sürüm uyumluluğunu seçmeniz istenecek ve ardından kaydetmek için Tamam'a tıklayabilirsiniz. Bu sürüm hala yaygın olarak kullanıldığından, uyumluluğunu en azından Acrobat X ile yapılandırmanızı öneririz.
Adobe Acrobat PDF Optimizer'ı kullanın
Bazen belgenizdeki hangi öğelerin eski sürüme geçirileceği veya kaldırılacağı konusunda daha fazla kontrole sahip olmak istersiniz. Bu durumlarda, PDF optimizasyon aracını seçmelisiniz.
Bir dosyayı optimize etmeden önce dosyanın alan kullanımını denetlemek iyi bir fikirdir: yazı tipleri, resimler vb. Gibi hangi öğelerin en fazla veriyi kullandığını kontrol edin. Bunun sonuçları, dosya boyutunu küçültmenin en iyi nerede olduğu konusunda size fikir verebilir.
Optimizasyonu başlatmak için PDF'nizi Acrobat'ta açın, Dosya, Diğer Olarak Kaydet'e ve ardından En İyileştirilmiş PDF'ye tıklayın. Görünen iletişim kutusunda, sağ üst köşedeki Alan Kullanımını Denetle'yi tıklayın.
Word'de kaydederken boyutu küçültün
Word'de bir belgeyi PDF'ye dönüştürmek için Farklı Kaydet seçeneğini kullanırsınız. Bu seçenek, genellikle belgedeki görüntülerin sayısına bağlı olarak oldukça küçük bir dosya oluşturur. Ancak, Word'e dönüştürülen PDF'nizin hala çok büyük olduğunu fark ederseniz, Word'de önemli ölçüde daha küçük bir dosya oluşturacak başka bir seçenek vardır. İşte nasıl kullanılacağı:
PDF'ye dönüştürülecek Word belgesini açın. Dosya düğmesini ve ardından Farklı Kaydet'i tıklayın. Farklı Kaydetme türü menüsünde PDF'yi seçin ve tercih ettiğiniz dosya adını girin. Ekstra adım şu şekildedir: iletişim kutusunun altında Optimize et yazdığı yerde, Minimum boyut (çevrimiçi gönderme) öğesini seçin.
Bir PDF yazdırma aracı kullanın
Diğer PDF araçları (Adobe'den değil) genellikle PDF'nizin boyutunu küçültecek özellikler içerir. Ancak, ücretsiz bir seçenek arıyorsanız, birkaç tane var. Şu anda en çok indirilen ücretsiz PDF oluşturucu (download.com'a göre) PrimoPDF'dir.
PrimoPDF'yi kurduktan sonra, sıkıştırmak istediğiniz PDF'yi açın (örneğin Acrobat Reader'da veya bir web tarayıcısında), Ctrl + P tuşlarına basarak yazdırma iletişim kutusunu açın, mevcut yazıcılar listesinden PrimoPDF'yi seçin ve ardından PDF oluştur.
Adobe Acrobat'ta küçültülmüş boyutlu bir PDF olarak kaydetmek gibi bu yöntemin görüntünün kalitesini ve çözünürlüğünü düşürdüğünü unutmayın.
Mac bilgisayarınızda yer tasarrufu söz konusu olduğunda, yapabileceğiniz pek çok şey vardır: çöp kutusunu boşaltın, uygulama yükleyicilerini kaldırın, yinelenen dosyalardan kurtulun ve çok daha fazlası.
Ayrıca, daha kompakt hale getirmek ve Mac'inizde daha az yer kaplamak için PDF belgelerinin dosya boyutunu küçültebilirsiniz.
Ancak, bunu yapmanın orijinal PDF'nin kalitesini de düşürebileceğini unutmamak önemlidir.
Bir sunum veya iş ataması için yüksek kaliteli bir PDF'ye ihtiyacınız varsa, yerden tasarruf etmek için bulut tabanlı bir yedekleme sistemine veya harici sabit sürücüye kaydetmek gibi başka bir yöntem kullanmak isteyebilirsiniz.
DF sıkıştırması, dosyaları paylaşma, depolama ve buluta aktarma maliyetlerini azaltmaya yardımcı olabilir. PDF yükleme, indirme, yazdırma veya ekleme sürecini hızlandırır, çünkü boyut ne kadar küçükse, o kadar hızlı dağıtılır.
Peki, PDF sıkıştırmanın sunduğu tüm avantajlardan yararlanmanın en iyi yolu nedir? Angela O'Donnell, aşağıdaki sorularımızı yanıtlayarak bunu açıklıyor.
PDF sıkıştırmanın ne olduğunu kısaca açıklayabilir misiniz?
PDF sıkıştırması, bir PDF dosyasındaki verileri yeniden düzenler ve daha verimli bir şekilde depolar, böylece işlemdeki önemli ayrıntıları kaybetmeden boyutu küçültülebilir. Verilerin yeniden düzenlenmesi, dosya boyutunu küçültmek için görüntülerin yeniden boyutlandırılması ve / veya yeniden biçimlendirilmesi anlamına gelebilir.
Ya sıkıştırılması gereken dosyalarım PDF değilse? Otomasyon bu durumda kullanışlı oluyor çünkü yüzlerce, binlerce ve hatta milyonlarca belgeyi manuel olarak PDF'ye dönüştürmek göz korkutucu bir iş.
Yöneticiler, otomatik bir dönüştürme hizmetini büyük belge yönetim sistemleri (DMS), Dropbox, SharePoint veya hatta bir Windows ağındaki tek bir klasör gibi bir belge havuzuna yönlendirebilir ve belgeleri arka planda sessizce PDF'ye dönüştürebilir.
Otomasyon, sıkıştırma sürecinde nasıl çalışır?
Dosyalara tek tek elle sıkıştırma uygulamak yerine, otomatik bir sıkıştırma hizmeti, deponuzdaki büyük hacimli dosyaları sürekli olarak işleyebilir. Bu şekilde, tüm sıkıştırma çalışmaları, kullanıcıların ilk kurulumdan sonra dahil olmasına gerek kalmadan arka planda sessizce yapılır.
Bu tür otomatik sıkıştırma, belge deponuza nasıl girdiklerine bakılmaksızın tüm belgeleri kapsayan güçlü bir hizmettir.
Otomatik sıkıştırmanın nasıl göründüğünü merak ediyor musunuz? Bu kullanışlı infografik, otomatikleştirilmiş bir OCR işleme hizmeti ile birlikte nasıl çalıştığına dair bir genel bakış sağlar.
PDF dosyalarının optimum boyutlara indirgenmesi, size dört farklı boyut seçeneği sunar.
PDF'lerin bates numaralandırma, indeksleme, filigran vb. İle düzenlenmesi. PDFelement Pro kullanırken mümkündür.
Toplu işleme seçeneği, birden çok PDF'nin aynı anda sıkıştırılması, düzenlenmesi, organize edilmesi ve paylaşılması gerektiğinde hayatı kolaylaştırır.
Taranan PDF'ler, OCR teknolojisi kullanılarak düzenlenebilir biçimlere dönüştürülebilir.
PDF formlarını doldurmaktan, veri ayıklamaktan dosyalarınızın güvenliğini sağlamaya kadar her şey Windows için iSky soft PDFelement Pro'nun yardımıyla mümkündür.
Yöntem 2. Microsoft Word kullanarak PDF'yi küçültün
MS Office, uzun süredir Windows için en iyi PC paketi olarak biliniyor, ancak çoğumuzun bilmediği şey, MS Office 2013'ün piyasaya sürülmesiyle, herhangi bir güçlük çekmeden PDF dosyaları oluşturup düzenleyebileceğimizdir. Bu, Microsoft'tan büyük bir adımdır ve PDF dosyalarını paylaşma, depolama vb. Gibi çeşitli amaçlar için en uygun boyutlara sıkıştırmak isteyen kullanıcılar için yararlıdır.
Adım 1. MS Word 2013'ü kullanırken tek yapmanız gereken Word dosyanızı PDF olarak kaydetmek. "Farklı Kaydet" penceresinde ("Dosya"> "Farklı Kaydet"), çıktı formatlarını içeren açılır listeden PDF'yi seçin ve ayrıca aşağıdaki seçeneklerden "Minimum boyut" u seçin. Bu yeni bir özelliktir ve bir Word belgesini en uygun boyutta bir PDF dosyası olarak kaydeder.
Sorun giderme
Bir PDF dosyasıyla uğraşmanın en büyük sıkıntılarından biri, büyük dosya boyutudur. Giden kutunuza büyük bir PDF dosyasından sıkışmış bir e-postadan daha kötü bir şey yoktur, tabii web'den yavaş bir PDF indirme olmadığı sürece.
PDF belgenizin boyutunu nasıl küçültebilirsiniz? Bu, PDF'den PDF'ye ve içerdiği içeriğin türüne çok bağlı olsa da, özellikle dikkat etmeniz gereken bazı genel PDF oluşturma seçenekleri vardır. Burada ve orada birkaç ince ayar, dosyanızın megabaytını azaltmak için uzun bir yol kat edecek.
"Farklı Kaydet" komutunu kullanın.
Şişliği azaltmak için burası iyi bir başlangıç noktasıdır. Bir uygulamada "Kaydet" e her bastığınızda, genellikle daha büyük bir dosya boyutuna sahip olursunuz. Bunun nedeni, işlevin değişiklikleri kaydedip dosyaya eklemesidir. Aynısı PDF dosyaları için de geçerli.
Bunun yerine "Farklı Kaydet" komutunu kullanın. Bunu yaparak, kullanılmayan nesneleri ve birikmiş değişiklikleri kaldırarak tüm dosyanın üzerine yazarsınız. Sonuç, işleyebileceğiniz daha küçük bir PDF dosyasıdır. Bu nedenle, ihtiyacınız olan her şeyi PDF'nize ekledikten sonra "Farklı Kaydet" seçeneğini seçin.
PDF görüntülerinin boyutunu sıkıştırın ve küçültün
Günümüzde dijital içeriğin görsel doğası göz önüne alındığında, resimler PDF dosyalarının büyük bir bölümünü oluşturmaktadır. Bununla birlikte, PDF'niz yüksek çözünürlük gereksinimleri için tasarlanmamışsa, boyutunu küçülterek ve resimlerinizi sıkıştırarak dosyanızı kontrol altında tutabilirsiniz. Bitmap görüntülerini altörnekleyerek, temelde piksel sayısını azaltırsınız, bu da genel çözünürlüğü ve dolayısıyla PDF'nin boyutunu düşürür.
Doğru renk alanını seçin
Daha önce RGB ve CMYK renk uzaylarını duymuş olabilirsiniz. Her birinin farklı renk işleme yöntemleri vardır. Genel olarak, CMYK baskı için idealdir, RGB ise ekran üzeri gösterim için idealdir.
PDF'niz öncelikle web'de veya bir bilgisayar ekranında görüntülenecekse, PDF resimleriniz için RGB renk uzayını seçin. Bazı PDF oluşturucularda, gerekirse CMYK görüntülerini RGB'ye dönüştürmeyi seçebilirsiniz. CMYK'dan daha az veri gerektirir. Daha az veri kanalı, daha küçük dosya boyutu anlamına gelir.
Yazı tiplerinizi alt yapılandırın
Yazı tiplerini gömerek, temel olarak tüm karakter kümesini PDF'nin içine alırsınız ve bu da dosyayı önemli ölçüde şişirebilir. Bunun yerine kaynakları alt kümeye ayırmayı deneyin. PDF'nin boyutunu minimumda tutacaktır.
Bir yazı tipi alt küme olduğunda, yalnızca PDF'de kullanılan yazı tipi karakterleri eklenir. Dosyada "#" gibi özel bir karakter kullanılmamışsa, karakter dahil edilmeyecektir. Çoğu durumda, karakter kullanımı belirli bir miktardan azsa yazı tiplerini otomatik olarak alt kümeye ayırmayı seçebilirsiniz. Varsa bu özellikten yararlanın. PDF yazı tipleriniz resimleriniz kadar önemlidir.
Gereksiz fırfırları ortadan kaldırın
PDF içeriğinizin kime ve neye yönelik olduğuna bağlı olarak, şişkinliği önemli ölçüde azaltabilirsiniz. Adobe Photoshop gibi özel ihtiyaçlar için PDF'ler oluşturan uygulamalar, Photoshop'un düzenleme yeteneklerini koruma gibi gelişmiş ayarlarla PDF'leri kaydetmenize olanak tanır.
Ancak PDF'leriniz düzenleme için özel olarak Photoshop'ta açılmadıysa, dosyayı bunun için hazırlamanıza gerek yoktur. Bu nedenle, tüm zil ve ıslıkların bulunduğu bir PDF'yi kaydetmeden önce, PDF'nizin nasıl kullanılacağı konusunda iyi bir fikir edinin ve boyutunu buna göre kolayca küçültebilirsiniz.
PDF'lerin yüksek kalitede olması gerekir, ancak bu, dosya boyutuna yansıtılmaları gerektiği anlamına gelmez. Sadece birkaç ayarlamayla yönetilebilir bir PDF dosyası elde edebilirsiniz. Ve bir bonus olarak, bu ayarlamaların çoğunu Sonic PDF Creator ile yapabilirsiniz. Görünüm> Oluşturma seçeneklerine gitmeniz yeterlidir ... ve bunlara iletişim kutusundan erişebilirsiniz.