Google เอกสารคืออะไร: คุณลักษณะและฟังก์ชัน

หากคุณทำงานมากบนอินเทอร์เน็ตหรือทำงานกับเอกสารและต้องใช้แฟลชไดรฟ์กับข้อมูล คุณจะต้องสนใจอย่างแน่นอนว่า Google Docs คืออะไร บางทีคุณอาจใช้มันไปแล้วหรือบางทีคุณอาจยังไม่ได้ให้โอกาส

เวลานี้, เราต้องการนำเครื่องมือ Google นี้มาให้คุณ ถ้าคุณมีอีเมลจาก Gmail แสดงว่าคุณเห็นมันแล้ว อยากทราบว่ามันคืออะไร มีคุณสมบัติยังไง และมีหน้าที่อะไรบ้าง? และทำไมคุณถึงควรใช้หรือไม่ใช้? ดังนั้นโปรดอ่านสิ่งที่เราเพิ่งรวบรวมมาให้คุณ

Google Docs คืออะไร

สิ่งแรกที่คุณควรรู้คือ Google Docs คืออะไร และในกรณีนี้เรากำลังพูดถึงก บริการประมวลผลข้อความออนไลน์. เป็นโปรแกรมออนไลน์ที่คุณจะสามารถสร้างและแก้ไขเอกสารข้อความออนไลน์ได้ นอกจากนี้ เมื่อเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต ทุกคนที่มีลิงก์ไปยังเอกสารนั้น (และสิทธิ์ในการแก้ไข) จะสามารถทำงานในเอกสารนั้นได้ นี้ อนุญาตการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์กับผู้ใช้รายอื่น

และเพื่อที่เราจะต้องเพิ่มพลัง เข้าถึงเอกสารจากอุปกรณ์ใดก็ได้ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต.

คุณสมบัติของ Google เอกสาร

เราได้พูดถึงคุณสมบัติที่สำคัญที่สุดบางอย่างของ Google เอกสารแล้ว แต่เราต้องการลงลึกอีกเล็กน้อยเพื่อให้คุณเข้าใจทุกอย่างที่เครื่องมือนี้ซึ่งอยู่ในบริการที่นำเสนอโดย Google ไดรฟ์มอบให้คุณ

ระหว่างพวกเขา, ที่โดดเด่นที่สุดมีดังต่อไปนี้:

• โปรแกรมประมวลผลคำ: ช่วยให้คุณเขียน แก้ไข จัดรูปแบบและจัดรูปแบบข้อความได้อย่างง่ายดาย
• ความสามารถในการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์: ช่วยให้คุณสามารถทำงานในเอกสารเดียวกันกับหลายๆ คนได้ในเวลาเดียวกัน แน่นอนว่า บุคคลเหล่านี้จำเป็นต้องมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารและสิทธิ์ในการแก้ไข
• ดูประวัติการเปลี่ยนแปลง – ช่วยให้คุณเห็นว่าใครทำการเปลี่ยนแปลงในเอกสารและเปลี่ยนกลับหากจำเป็น
• แสดงความคิดเห็นและคำแนะนำ: คุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นและคำแนะนำในเอกสารเพื่อหารือเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง
• คุณมีเทมเพลตหลายแบบ: สำหรับเอกสารประเภทต่างๆ เช่น เรซูเม่ จดหมาย ฯลฯ
• รวมอยู่ใน Google Drive: อันที่จริง บริการนี้เป็นหนึ่งในบริการที่คุณมีใน Google Drive พร้อมกับบริการอื่นๆ เช่น ความเป็นไปได้ในการสร้างสไลด์ สเปรดชีต...
• เข้ากันได้กับรูปแบบต่างๆ: คุณจะสามารถนำเข้าและส่งออกเอกสารในรูปแบบต่างๆ เช่น Microsoft Word, PDF, odt เป็นต้น
• คุณจะมีเครื่องมือแก้ไขขั้นสูง เช่น ตาราง กราฟ รูปภาพ ฯลฯ
• คุณสามารถค้นหาข้อมูลบนอินเทอร์เน็ตภายในเอกสาร
• มีเครื่องมือช่วยการเข้าถึง: เพื่อปรับขนาดข้อความ คอนทราสต์ ฯลฯ
• ผสานรวมกับเครื่องมืออื่นๆ ของ Google เช่น Google ปฏิทิน, Google Meet เป็นต้น

สำหรับทั้งหมดนี้ เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบที่สุดและมีข้อดีหลายประการเมื่อใช้งาน. แต่คุณทำอะไรกับ Google เอกสารได้บ้าง

คุณลักษณะของ Google เอกสาร

คุณรู้อยู่แล้วว่า Google เอกสารคืออะไร คุณรู้ลักษณะของมัน และคุณอาจมีความคิดว่าเครื่องมือนี้มีไว้เพื่ออะไร แต่ในกรณีนี้ คุณควรรู้ว่าเรากำลังพูดถึงโปรแกรมประมวลผลคำที่คุณจะสามารถสร้างเอกสารข้อความใหม่ได้ คุณจะสามารถทำสเปรดชีตและงานนำเสนอร่วมกับเพื่อนร่วมชั้นได้

แต่ไม่ใช่แค่สร้างเอกสาร หากคุณมี คุณจะต้องอัปโหลดไปยัง Google ไดรฟ์ และ Google เอกสารจะดูแลการเปิด (หรือแปลงไฟล์เพื่อการนี้) เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขได้จากทุกที่ที่คุณอยู่ (ตราบเท่าที่คุณมีอินเทอร์เน็ต)

หน้าที่หลักและข้อได้เปรียบอย่างหนึ่งของ Google Docs คือ เป็นไปได้ที่หลายคนทำงานบนเอกสารพร้อมกัน. ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถดูเมื่อมีคนเขียนหรือทำการเปลี่ยนแปลงในแบบเรียลไทม์ นอกจากนี้ มีความเป็นไปได้ในการแสดงความคิดเห็นและแนะนำการเปลี่ยนแปลง (อย่างที่เราสามารถทำได้ใน Word, LibreOffice หรือ OpenOffice)

เมื่อดาวน์โหลดเอกสารเหล่านั้น เราสามารถแบ่งปันกับผู้ใช้รายอื่นและให้สิทธิ์ในการแก้ไขแต่ยังส่งออกในรูปแบบต่างๆ เช่น PDF, Word, RTF เป็นต้น

อย่างที่คุณเห็น มันเป็นเครื่องมือที่คำนึงถึงทุกสิ่งอย่างแท้จริง ขณะนี้มีข้อดีและข้อเสียในการใช้หรือไม่ใช้อยู่เสมอ หนึ่งในความกลัวที่สุดคือข้อเท็จจริงของการอัปโหลดข้อมูลที่ "ถูกบุกรุก" และอาจรั่วไหลได้ ในทางกลับกัน คุณสามารถเดินทางไปได้ทุกที่โดยไม่ต้องพกแฟลชไดรฟ์ ดิสก์ ฯลฯ ด้วยข้อมูลนั้น และด้วยเหตุนี้จึงทำงานได้ทุกที่ที่คุณไป เราจะพูดถึงข้อดีและไม่ดีทั้งหมดที่ Google เอกสารมีหรือไม่

ข้อดีและข้อเสียของการใช้ Google เอกสาร

จนถึงตอนนี้ เราได้บอกคุณถึงสิ่งดีๆ มากมายเกี่ยวกับ Google Docs และเราจะทำต่อไป แต่เราต้องการเป็นกลาง และทุกเครื่องมือ โปรแกรม... มีข้อดีและข้อเสีย และนี่ก็ไม่มีข้อยกเว้น

ข้อดีของการใช้ Google Docs อย่างแรกและสำคัญที่สุดคือไม่มีค่าใช้จ่าย คุณไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดหรือติดตั้งอะไรบนคอมพิวเตอร์ของคุณ เพียงใช้อีเมล Gmail คุณจะสามารถเข้าถึงเครื่องมือนี้และเครื่องมืออื่นๆ อีกมากมาย ข้อดีประการที่สองคือ คุณมีการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์กับหลายๆ คน ซึ่งช่วยอำนวยความสะดวกในการสื่อสารและการทำงานเป็นทีม

ความจริงที่ว่าคุณสามารถเข้าถึงเอกสารจากอุปกรณ์ใด ๆ ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตก็เป็นข้อดีเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากมันไม่ได้จำกัดเฉพาะคุณในคอมพิวเตอร์เท่านั้น แต่คุณยังสามารถเข้าจากโทรศัพท์มือถือหรือแท็บเล็ตของคุณได้อีกด้วย

ตอนนี้เกิดอะไรขึ้นกับมัน? ในความเป็นจริง, มีหลายประเด็นที่เราอยากให้คุณทบทวน:

• ขึ้นอยู่กับการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตในการทำงาน หากไม่มีอินเทอร์เน็ต คุณจะไม่สามารถเข้าถึงเอกสารได้ (แม้ว่าตอนนี้คุณสามารถทำงานได้โดยไม่ต้องใช้อินเทอร์เน็ตและการเปลี่ยนแปลงจะถูกอัปโหลดทันทีที่คุณเชื่อมต่อ)
• คุณอาจมีปัญหาด้านความปลอดภัยหากไม่ได้กำหนดค่าอย่างถูกต้อง
• ปัญหาความเข้ากันได้กับรูปแบบไฟล์บางรูปแบบ เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ หากคุณนำเข้าเอกสารและ Google เอกสารไม่สามารถอ่านได้ คุณจะไม่สามารถดำเนินการใดๆ กับเอกสารนั้นได้
• ประสิทธิภาพการทำงานล้มเหลวหากทำงานกับเอกสารขนาดใหญ่หรือซับซ้อน
• ปัญหาความเป็นส่วนตัวหากมีการแชร์เอกสารกับบุคคลที่ไม่ต้องการ หรือหากคุณแชร์กับทีมและสมาชิกในทีมออกไป แต่คุณลืมลบออกจากผู้ใช้ที่สามารถดูเอกสารนั้นได้

จึงจะเชื่อถือได้?

การตอบคำถามนี้ไม่ใช่เรื่องง่าย และขึ้นอยู่กับการใช้งานที่คุณต้องการให้เราสามารถพูดได้ว่าใช่หรือไม่ใช่

เช่น หากคุณกำลังจะใช้เอกสารที่มีข้อมูลอ้างอิงทั้งหมดของผลิตภัณฑ์ของคุณสำหรับร้านค้าออนไลน์ของคุณ เราอาจตอบว่าใช่ มีความน่าเชื่อถือและยังช่วยให้คุณมีเอกสารประกอบทุกที่ที่คุณไป หากคุณใช้เพื่อมีสำเนาในเอกสารในรายชื่อผู้รับจดหมายที่คุณส่งจดหมายข่าว จะขึ้นอยู่กับว่าคุณคิดว่าไฟล์นั้นมีความปลอดภัยเพียงใด แม้ว่า Google จะปกป้องข้อมูล "ส่วนบุคคล" ที่ "ถูกบุกรุก" มากที่สุดซึ่งต้องการความปลอดภัยสูง แต่สำหรับเราแล้ว ข้อมูลดังกล่าวไม่ควรอัปโหลดไปยัง Google ไดรฟ์หรือ Google เอกสาร

การตัดสินใจต้องเป็นของคุณ แต่ไม่ต้องสงสัยเลยว่า Google Docs อาจเป็นทางออกที่ดีและไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมแก้ไขข้อความในคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือแม้แต่ใช้คอมพิวเตอร์ในการทำงาน (เพราะคุณสามารถทำได้ผ่านมือถือหรือ แท็บเล็ต)