PDF (Portable Document Format) คือรูปแบบไฟล์ที่บันทึกองค์ประกอบทั้งหมดของเอกสารที่พิมพ์เป็นภาพอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถดูเรียกดูพิมพ์หรือส่งต่อให้คนอื่นได้ ไฟล์ PDF สร้างขึ้นโดยใช้ Adobe Acrobat, Acrobat Capture หรือผลิตภัณฑ์ที่คล้ายคลึงกัน
ในการดูและใช้ไฟล์คุณต้องมี Acrobat Reader ฟรีซึ่งคุณสามารถดาวน์โหลดได้อย่างง่ายดาย เมื่อคุณดาวน์โหลด Reader แล้วโปรแกรมจะเริ่มโดยอัตโนมัติเมื่อคุณต้องการดูไฟล์ PDF
ไฟล์ PDF มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับเอกสารต่างๆเช่นบทความในนิตยสารโบรชัวร์ผลิตภัณฑ์หรือใบปลิวที่คุณต้องการคงรูปลักษณ์กราฟิกต้นฉบับไว้ทางออนไลน์ ไฟล์ PDF ประกอบด้วยภาพหน้าอย่างน้อยหนึ่งภาพซึ่งแต่ละภาพสามารถขยายหรือลดได้ คุณสามารถขึ้นและลงหน้า
ไฟล์ PDF: การบีบอัดเป็นอย่างไร
ผลิตภัณฑ์ของ Acrobat ที่ให้คุณสร้างไฟล์ PDF ที่ขายได้ในราคาที่ไม่แพงเกินไป ทางเลือกอื่นที่ไม่ใช่ Adobe คือผลิตภัณฑ์ที่ชื่อว่า Niknak จาก 5D ซึ่งเป็น บริษัท ในสหราชอาณาจักร (ตัวอ่านนั้นไม่มีค่าใช้จ่ายและสามารถใช้เป็นปลั๊กอินกับเว็บเบราว์เซอร์ของคุณหรือสามารถเริ่มต้นได้ด้วยตัวเอง) บางสถานการณ์ที่ไฟล์ PDF เป็นที่ต้องการ ได้แก่ :
การพัฒนาการออกแบบกราฟิกซึ่งสมาชิกในทีมทำงานจากระยะไกลดังนั้นจึงจำเป็นต้องสำรวจแนวคิดการออกแบบทางออนไลน์
ฝ่ายช่วยเหลือที่ต้องการดูหนังสือที่ผู้ใช้กำลังดูอยู่
การแจกจ่ายเอกสารที่พิมพ์ออกมาทางออนไลน์ที่คุณต้องการคงรูปลักษณ์ที่พิมพ์ไว้
ไฟล์ Acrobat PDF เป็นมากกว่าภาพเอกสาร ไฟล์สามารถฝังแบบอักษรแบบอักษรเพื่อให้ใช้งานได้ทุกที่ที่คุณดู นอกจากนี้ยังสามารถรวมองค์ประกอบแบบโต้ตอบเช่นปุ่มสำหรับป้อนแบบฟอร์มและสำหรับการเปิดใช้งานเสียงและภาพยนตร์ Quicktime หรือ AVI ไฟล์ PDF ได้รับการปรับให้เหมาะสมกับเว็บโดยแสดงข้อความก่อนภาพกราฟิกและลิงก์ไฮเปอร์เท็กซ์
ผู้ใช้มักสงสัยว่าจะลดขนาดไฟล์ PDF อย่างไรเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับการยอมรับจากระบบการจัดการคดีของศาลจึงเก็บถาวรด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้สำเร็จ
มีกฎมากมายเกี่ยวกับขนาดไฟล์ขึ้นอยู่กับระบบการจัดการที่ใช้จัดการไฟล์ที่คุณได้รับ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบกฎท้องถิ่นในศาลของคุณล่วงหน้า
อย่างไรก็ตามโดยทั่วไปมีเหตุผลเพียงเล็กน้อยที่ PDF จะมีขนาดหลายร้อยเมกะไบต์เว้นแต่จะมีหลักฐานที่ต้องบันทึกเป็นภาพถ่ายที่มีความละเอียดสูงมาก โดยทำตามขั้นตอนง่ายๆเพียงไม่กี่ขั้นตอนแม้แต่ไฟล์ขนาดใหญ่ที่มีความยาวหลายร้อยหน้าก็ไม่ควรเกิน 10MB
วิธีกำหนดขนาดเอกสาร PDF ของคุณ
หากคุณใช้ Adobe Acrobat การตรวจสอบขนาด PDF ของคุณนั้นทำได้ง่าย เพียงคลิกไฟล์แล้วคลิกคุณสมบัติ คุณจะเห็นข้อมูลมากมายเกี่ยวกับเอกสารของคุณรวมถึงขนาดของเอกสาร
หรือคุณสามารถไปที่โฟลเดอร์ที่มีเอกสารคลิกขวาแล้วคลิกคุณสมบัติ
ไฟล์ขนาดใหญ่จะใช้เวลาโหลดนานขึ้นแชร์ทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ยาก (เช่นทางอีเมล) และจะใช้พื้นที่เก็บไฟล์ของสำนักงานกฎหมายของคุณเร็วขึ้น นอกจากนี้แม้ว่าศาลจะยอมรับขนาดไฟล์ที่ใหญ่กว่า แต่ก็ต้องการจัดการไฟล์ที่เล็กลงและได้รับการปรับให้เหมาะสมมากกว่า
คุณควรจะลดขนาดเอกสาร PDF ของคุณอย่างไร? นี่คือเคล็ดลับง่ายๆห้าประการ
หลีกเลี่ยงการสแกน PDF ทุกครั้งที่ทำได้
เป็นความเข้าใจผิดที่พบบ่อยว่าในการสร้าง PDF หรือรวมเอกสารและการเปิดรับแสงหลายชุดเป็น PDF เดียวคุณต้องพิมพ์ทุกอย่างและสแกนเข้าด้วยกัน ไฟล์ที่แปลงด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์มักมีขนาดเล็กกว่าไฟล์ที่สแกนมาก
ต้องสแกนเฉพาะเอกสารที่มีอยู่บนกระดาษเท่านั้น เอกสารอื่น ๆ ทั้งหมดสามารถแปลงทางอิเล็กทรอนิกส์จากไฟล์ต้นฉบับได้โดยบันทึกเป็น PDF นอกจากนี้เอกสารแต่ละชุดสามารถรวมกันเป็น PDF ได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ซอฟต์แวร์เช่น Adobe Acrobat โดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์เอกสารเพื่อรวมเข้าด้วยกัน
บันทึกเป็น "PDF ขนาดเล็ก"
หากไฟล์ของคุณยังคงมีขนาดใหญ่มากหลังจากสร้างด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์แทนที่จะสแกนแล้วคุณยังสามารถดำเนินการได้อีกสองสามขั้นตอน วิธีที่ง่ายที่สุดคือบันทึกไฟล์ของคุณซ้ำเป็น PDF ขนาดย่อส่วน
ใน Adobe Acrobat เวอร์ชันล่าสุดให้เปิด PDF ที่คุณต้องการบันทึกซ้ำเป็นไฟล์ขนาดเล็กเลือกไฟล์บันทึกเป็นอื่นแล้วเลือก PDF ขนาดเล็ก คุณจะถูกขอให้เลือกความเข้ากันได้ของเวอร์ชันที่คุณต้องการจากนั้นคุณสามารถคลิกตกลงเพื่อบันทึก เราขอแนะนำให้คุณกำหนดค่าความเข้ากันได้กับ Acrobat X เป็นอย่างน้อยเนื่องจากเวอร์ชันนั้นยังคงใช้กันอย่างแพร่หลาย
ใช้ Adobe Acrobat PDF Optimizer
บางครั้งคุณต้องการควบคุมให้มากขึ้นว่าองค์ประกอบใดในเอกสารของคุณจะลดระดับหรือนำออก ในสถานการณ์เช่นนี้คุณควรเลือกเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพ PDF
ก่อนที่จะปรับไฟล์ให้เหมาะสมคุณควรตรวจสอบการใช้พื้นที่ของไฟล์: ตรวจสอบว่าองค์ประกอบใดเช่นแบบอักษรรูปภาพ ฯลฯ กำลังใช้ข้อมูลมากที่สุด ผลลัพธ์ที่ได้จะช่วยให้คุณได้แนวคิดว่าควรลดขนาดไฟล์ที่ใดดีที่สุด
ในการเริ่มต้นการปรับให้เหมาะสมให้เปิด PDF ของคุณใน Acrobat คลิกไฟล์บันทึกเป็นอื่น ๆ จากนั้นคลิก PDF ที่ปรับให้เหมาะสม ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้นให้คลิกการตรวจสอบการใช้พื้นที่ที่มุมขวาบน
ลดขนาดเมื่อบันทึกใน Word
ใน Word ในการแปลงเอกสารเป็น PDF คุณใช้ตัวเลือกบันทึกเป็น โดยทั่วไปตัวเลือกนี้จะสร้างไฟล์ขนาดเล็กพอสมควรทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนภาพในเอกสาร อย่างไรก็ตามหากคุณพบว่า PDF ของคุณที่แปลงเป็น Word ยังมีขนาดใหญ่เกินไปมีอีกทางเลือกหนึ่งใน Word ที่จะทำให้ไฟล์มีขนาดเล็กลงอย่างมาก วิธีการใช้งานมีดังนี้
เปิดเอกสาร Word ที่จะแปลงเป็น PDF คลิกปุ่มไฟล์แล้วคลิกบันทึกเป็น ในเมนูประเภทบันทึกเป็นเลือก PDF และป้อนชื่อไฟล์ที่คุณต้องการ นี่คือขั้นตอนพิเศษ: โดยที่ระบุว่า Optimize for ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบเลือกขนาดต่ำสุด (การโพสต์ออนไลน์)
ใช้เครื่องมือพิมพ์ PDF
เครื่องมือ PDF อื่น ๆ (ไม่ใช่จาก Adobe) โดยทั่วไปจะมีคุณสมบัติที่จะลดขนาด PDF ของคุณ อย่างไรก็ตามหากคุณกำลังมองหาตัวเลือกฟรีมีอยู่ไม่กี่ตัว ปัจจุบันโปรแกรมสร้าง PDF ฟรีที่ดาวน์โหลดมากที่สุด (อ้างอิงจาก download.com) คือ PrimoPDF
เมื่อคุณติดตั้ง PrimoPDF แล้วเพียงแค่เปิด PDF ที่คุณต้องการบีบอัด (ใน Acrobat Reader หรือเว็บเบราว์เซอร์) กด Ctrl + P เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบการพิมพ์เลือก PrimoPDF จากรายการเครื่องพิมพ์ที่มีจากนั้นคลิก สร้าง PDF
โปรดทราบว่าวิธีนี้เช่นเดียวกับการบันทึกเป็น PDF ขนาดย่อใน Adobe Acrobat จะลดคุณภาพและความละเอียดของภาพ
เมื่อพูดถึงการประหยัดพื้นที่บนคอมพิวเตอร์ Mac คุณสามารถทำได้หลายอย่างเช่นล้างถังขยะลบโปรแกรมติดตั้งแอปพลิเคชันกำจัดไฟล์ที่ซ้ำกันและอื่น ๆ อีกมากมาย
คุณยังสามารถลดขนาดไฟล์ของเอกสาร PDF เพื่อให้กะทัดรัดยิ่งขึ้นและใช้พื้นที่น้อยลงบน Mac ของคุณ
อย่างไรก็ตามโปรดทราบว่าการทำเช่นนั้นอาจทำให้คุณภาพของ PDF ต้นฉบับลดลงด้วย
หากคุณต้องการ PDF คุณภาพสูงสำหรับงานนำเสนอหรือมอบหมายงานคุณอาจต้องการใช้วิธีอื่นเพื่อประหยัดพื้นที่เช่นบันทึกลงในระบบสำรองข้อมูลบนคลาวด์หรือฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก
การบีบอัด DF สามารถช่วยลดต้นทุนในการแชร์จัดเก็บและโอนไฟล์ไปยังระบบคลาวด์ เร่งกระบวนการอัปโหลดดาวน์โหลดพิมพ์หรือแนบ PDF เนื่องจากขนาดที่เล็กลงก็จะยิ่งกระจายได้เร็วขึ้น
ดังนั้นวิธีที่ดีที่สุดในการใช้ประโยชน์จากผลประโยชน์ทั้งหมดที่การบีบอัด PDF มีให้คืออะไร? Angela O'Donnell อธิบายโดยตอบคำถามของเราด้านล่าง
คุณช่วยอธิบายสั้น ๆ ได้ไหมว่าการบีบอัด PDF คืออะไร?
การบีบอัด PDF จัดระเบียบข้อมูลในไฟล์ PDF ใหม่จัดเก็บอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อให้สามารถลดขนาดโดยไม่สูญเสียรายละเอียดที่สำคัญในกระบวนการ การจัดเรียงข้อมูลใหม่อาจหมายความว่ารูปภาพจะถูกปรับขนาดและ / หรือจัดรูปแบบใหม่เพื่อลดขนาดไฟล์
จะเกิดอะไรขึ้นถ้าไฟล์ที่ต้องการบีบอัดไม่ใช่ PDF? ระบบอัตโนมัติมีประโยชน์ในกรณีนี้เนื่องจากการแปลงเอกสารหลายร้อยหลายพันหรือแม้แต่ล้านฉบับเป็น PDF ด้วยตนเองเป็นงานที่น่ากลัว
ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดบริการแปลงอัตโนมัติไปยังที่เก็บเอกสารเช่นระบบการจัดการเอกสารหลัก (DMS), Dropbox, SharePoint หรือแม้แต่โฟลเดอร์เดียวบนเครือข่าย Windows และแปลงเอกสารเป็น PDF ในพื้นหลังแบบเงียบ ๆ
ระบบอัตโนมัติทำงานอย่างไรในกระบวนการบีบอัด
แทนที่จะใช้การบีบอัดไฟล์ด้วยตนเองทีละไฟล์บริการบีบอัดอัตโนมัติสามารถประมวลผลไฟล์จำนวนมากในที่เก็บของคุณได้อย่างต่อเนื่อง ด้วยวิธีนี้งานบีบอัดทั้งหมดจะดำเนินการอย่างเงียบ ๆ ในพื้นหลังโดยไม่จำเป็นต้องให้ผู้ใช้เข้ามามีส่วนร่วมหลังจากการตั้งค่าครั้งแรก
การบีบอัดอัตโนมัติประเภทนี้เป็นบริการที่มีประสิทธิภาพครอบคลุมเอกสารทั้งหมดไม่ว่าจะลงเอยอย่างไรในที่เก็บเอกสารของคุณ
คุณอยากรู้ไหมว่าการบีบอัดอัตโนมัติมีลักษณะอย่างไร อินโฟกราฟิกที่มีประโยชน์นี้ให้ภาพรวมของวิธีการทำงานร่วมกับบริการประมวลผล OCR อัตโนมัติ
การย่อไฟล์ PDF ให้มีขนาดที่เหมาะสมที่สุดทำให้คุณมีตัวเลือกขนาดที่แตกต่างกันสี่แบบ
การจัดระเบียบไฟล์ PDF โดยการกำหนดหมายเลขเบตส์การจัดทำดัชนีลายน้ำและอื่น ๆ เป็นไปได้เมื่อใช้ PDFelement Pro
ตัวเลือกการประมวลผลเป็นชุดทำให้ชีวิตง่ายขึ้นเมื่อต้องบีบอัดแก้ไขจัดระเบียบและแชร์ไฟล์ PDF หลายไฟล์พร้อมกัน
PDF ที่สแกนสามารถแปลงเป็นรูปแบบที่แก้ไขได้โดยใช้เทคโนโลยี OCR
ตั้งแต่การกรอกแบบฟอร์ม PDF การแยกข้อมูลไปจนถึงการรักษาความปลอดภัยไฟล์ของคุณทุกอย่างเป็นไปได้ด้วยความช่วยเหลือของ iSky soft PDFelement Pro สำหรับ Windows
วิธีที่ 2. ทำให้ PDF เล็กลงโดยใช้ Microsoft Word
MS Office เป็นที่ทราบกันดีว่าเป็นชุดพีซีที่ดีที่สุดสำหรับ Windows มาเป็นเวลานาน แต่สิ่งที่พวกเราส่วนใหญ่ไม่รู้ก็คือเมื่อ MS Office 2013 เปิดตัวเราสามารถสร้างและแก้ไขไฟล์ PDF ได้โดยไม่ต้องยุ่งยาก นี่เป็นการก้าวกระโดดครั้งใหญ่จาก Microsoft และเป็นประโยชน์สำหรับผู้ใช้ที่ต้องการบีบอัดไฟล์ PDF ให้มีขนาดที่เหมาะสมที่สุดสำหรับวัตถุประสงค์ต่างๆเช่นการแชร์การจัดเก็บ ฯลฯ
ขั้นตอนที่ 1. เมื่อใช้ MS Word 2013 สิ่งที่คุณต้องทำคือบันทึกไฟล์ Word ของคุณเป็น PDF ในหน้าต่าง "บันทึกเป็น" ("ไฟล์"> "บันทึกเป็น") เลือก PDF จากรายการแบบเลื่อนลงที่มีรูปแบบผลลัพธ์และเลือก "ขนาดขั้นต่ำ" จากตัวเลือกด้านล่าง นี่เป็นคุณสมบัติใหม่และบันทึกเอกสาร Word เป็นไฟล์ PDF ในขนาดที่เหมาะสมที่สุด
การแก้ไขปัญหา
สิ่งที่น่ารำคาญที่สุดอย่างหนึ่งในการจัดการกับไฟล์ PDF คือขนาดไฟล์ที่ใหญ่ ไม่มีอะไรจะแย่ไปกว่าอีเมลที่ติดอยู่ในกล่องขาออกของคุณจากไฟล์ PDF ขนาดใหญ่เว้นแต่ว่าจะดาวน์โหลด PDF จากเว็บได้ช้า
คุณจะลดขนาดเอกสาร PDF ได้อย่างไร? แม้ว่าสิ่งนี้จะขึ้นอยู่กับ PDF เป็น PDF และประเภทของเนื้อหาที่มีอยู่มาก แต่ก็มีตัวเลือกการสร้าง PDF ทั่วไปที่คุณควรให้ความสนใจเป็นพิเศษ การปรับแต่งเล็กน้อยที่นี่และจะช่วยลดเมกะไบต์ของไฟล์ของคุณได้อีกไกล
ใช้คำสั่ง "บันทึกเป็น"
นี่เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการลดอาการบวม ทุกครั้งที่คุณกด "บันทึก" ในแอปพลิเคชันคุณจะได้ขนาดไฟล์ที่ใหญ่ขึ้นโดยทั่วไป เนื่องจากฟังก์ชันนี้บันทึกการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มลงในไฟล์ เช่นเดียวกับไฟล์ PDF
ให้ใช้คำสั่ง "บันทึกเป็น" แทน โดยการทำเช่นนี้คุณจะเขียนทับไฟล์ทั้งหมดลบอ็อบเจ็กต์ที่ไม่ได้ใช้และการเปลี่ยนแปลงสะสม ผลลัพธ์คือไฟล์ PDF ขนาดเล็กกว่าที่คุณสามารถจัดการได้ ดังนั้นเลือกตัวเลือก "บันทึกเป็น" เมื่อคุณเพิ่มทุกสิ่งที่คุณต้องการลงใน PDF ของคุณแล้ว
บีบอัดและลดขนาดของภาพ PDF
เนื่องจากลักษณะการมองเห็นของเนื้อหาดิจิทัลในปัจจุบันรูปภาพเป็นส่วนใหญ่ของไฟล์ PDF อย่างไรก็ตามหาก PDF ของคุณไม่ได้มีไว้สำหรับความต้องการความละเอียดสูงคุณสามารถควบคุมไฟล์ของคุณได้โดยการลดขนาดและบีบอัดรูปภาพของคุณ โดยการลดขนาดภาพบิตแมปโดยพื้นฐานแล้วคุณจะลดจำนวนพิกเซลลงซึ่งจะทำให้ความละเอียดโดยรวมลดลงและขนาดของ PDF
เลือกพื้นที่สีที่เหมาะสม
คุณอาจเคยได้ยินเกี่ยวกับช่องว่างสี RGB และ CMYK มาก่อน แต่ละคนมีวิธีการจัดการสีที่แตกต่างกัน โดยทั่วไป CMYK เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการพิมพ์ในขณะที่ RGB เหมาะสำหรับการแสดงผลบนหน้าจอ
หากคุณต้องการดู PDF ของคุณเป็นหลักบนเว็บหรือบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ให้เลือกพื้นที่สี RGB สำหรับภาพ PDF ของคุณ ในผู้สร้าง PDF บางรายคุณสามารถเลือกที่จะแปลงภาพ CMYK เป็น RGB ได้หากจำเป็น ต้องใช้ข้อมูลน้อยกว่า CMYK และช่องข้อมูลที่น้อยลงหมายถึงขนาดไฟล์ที่เล็กลง
กำหนดค่าแบบอักษรของคุณย่อย
โดยการฝังฟอนต์คุณจะรวมชุดอักขระทั้งหมดไว้ใน PDF ซึ่งสามารถขยายไฟล์ได้อย่างมีนัยสำคัญ ลองย่อยแหล่งที่มาแทน มันจะรักษาขนาดของ PDF ให้น้อยที่สุด
เมื่อฟอนต์เป็นเซ็ตย่อยจะมีการต่อท้ายเฉพาะตัวอักษรฟอนต์ที่ใช้ใน PDF หากไม่ได้ใช้อักขระพิเศษเช่น "#" ในไฟล์จะไม่รวมอักขระดังกล่าว ในกรณีส่วนใหญ่คุณสามารถเลือกที่จะย่อยฟอนต์โดยอัตโนมัติหากการใช้อักขระน้อยกว่าจำนวนที่กำหนด ใช้ประโยชน์จากคุณสมบัตินี้หากคุณมี แบบอักษร PDF ของคุณมีความสำคัญพอ ๆ กับรูปภาพของคุณ
ขจัดความหรูหราที่ไม่จำเป็นออกไป
ขึ้นอยู่กับว่าใครและเนื้อหา PDF ของคุณมีไว้เพื่ออะไรคุณสามารถลดการขยายตัวได้มาก แอปพลิเคชันที่สร้าง PDF สำหรับความต้องการเฉพาะเช่น Adobe Photoshop จะช่วยให้คุณสามารถบันทึก PDF ด้วยการตั้งค่าขั้นสูงเช่นรักษาความสามารถในการแก้ไขของ Photoshop
แต่ถ้า PDF ของคุณไม่ได้เปิดเฉพาะใน Photoshop เพื่อแก้ไขก็ไม่จำเป็นต้องเตรียมไฟล์สำหรับมัน ดังนั้นก่อนที่จะบันทึก PDF ด้วยเสียงระฆังและเสียงนกหวีดควรทำความเข้าใจให้ดีว่าจะใช้ PDF ของคุณอย่างไรและคุณสามารถลดขนาดได้อย่างง่ายดาย
PDF ควรมีคุณภาพสูง แต่ไม่ได้หมายความว่าจะต้องแสดงเป็นขนาดไฟล์เสมอไป คุณสามารถรับไฟล์ PDF ที่จัดการได้ด้วยการปรับเปลี่ยนเพียงเล็กน้อย และในฐานะโบนัสเพิ่มเติมคุณสามารถทำการปรับเปลี่ยนเหล่านี้ให้ได้มากที่สุดด้วย Sonic PDF Creator คุณต้องไปที่ดู> ตัวเลือกการสร้าง ... และคุณสามารถเข้าถึงได้ผ่านกล่องโต้ตอบ