Om du arbetar mycket på Internet, eller arbetar med dokument och du måste ta flash-enheter med informationen, kommer du säkert att vara intresserad av att veta vad Google Docs är. Kanske använder du det redan, eller så har du inte gett det en chans än.
Vid detta tillfälle vi vill ge dig detta Google-verktyg att om du har ett e-postmeddelande från Gmail, så har du säkert sett det. Vill du veta vad det är, vilka funktioner det har och vad är det för funktioner? Och varför ska man använda det eller varför inte? Så fortsätt att läsa vad vi just har samlat in åt dig.
Vad är Google Docs
Det första du bör veta är vad Google Docs är. Och i det här fallet talar vi om en textbearbetningstjänst online. Det är med andra ord ett onlineprogram där du kommer att kunna skapa och redigera textdokument online. Genom att vara ansluten till Internet kommer alla med länken till det dokumentet (och behörighet att redigera) att kunna arbeta med dokumentet. Detta möjliggör samarbete i realtid med andra användare.
Och till det måste vi lägga kraften komma åt dokument från vilken enhet som helst med en Internetanslutning.
Google Docs -funktioner
Vi har redan diskuterat några av de viktigaste funktionerna i Google Dokument, men vi vill gå lite djupare så att du förstår allt som detta verktyg som finns inom tjänsterna som erbjuds av Google Drive erbjuder dig.
Mellan dem, de mest anmärkningsvärda är följande:
- Ordbehandlare: låter dig enkelt skriva, redigera, formatera och formatera texter.
- Att kunna samarbeta i realtid: gör att du kan arbeta på samma dokument med flera personer samtidigt. Naturligtvis är det nödvändigt att dessa personer har tillgång till dokumentet och behörighet att redigera det.
- Visa ändringshistorik – Låter dig se vem som har gjort ändringar i ett dokument och återställa dem vid behov.
- Gör kommentarer och förslag: Du kan lägga till kommentarer och förslag till ett dokument för att diskutera ändringar.
- Du har flera mallar tillgängliga: för olika typer av dokument, såsom CV, brev, etc.
- Den är integrerad i Google Drive: i själva verket är den här tjänsten en av dem du har i Google Drive tillsammans med andra, såsom möjligheten att skapa bilder, kalkylblad...
- Det är kompatibelt med olika format: du kommer att kunna importera och exportera dokument i olika format, som Microsoft Word, PDF, odt, etc.
- Du kommer att ha avancerade redigeringsverktyg: som tabeller, grafer, bilder etc.
- Du kan söka information på Internet i dokumentet.
- Den har tillgänglighetsverktyg: för att justera storleken på texten, kontrasten etc.
- Det integreras med andra Google-verktyg som Google Kalender, Google Meet, etc.
För allt detta, Det är ett av de mest kompletta verktygen och erbjuder flera fördelar när du använder det. Men vad kan du egentligen göra med Google Dokument?
Google Dokument-funktioner
Du vet redan vad Google Docs är. Du vet dess egenskaper. Och du kanske har en idé om vad det här verktyget är till för. Men för säkerhets skull bör du veta att vi pratar om en ordbehandlare där du kommer att kunna skapa nya textdokument. Tillsammans med dina klasskamrater kommer du också att kunna göra kalkylblad och presentationer.
Men inte bara skapa dokumenten. Om du har några behöver du bara ladda upp dem till Google Drive och Google Docs kommer att ta hand om att öppna dem (eller konvertera dem för detta) så att du kan redigera dem var du än är (så länge du har internet).
En av huvudfunktionerna och fördelarna med Google Dokument är möjlighet att flera personer arbetar med dokumentet samtidigt. På så sätt kan du se när en person skriver på den eller göra ändringar i realtid. Utöver dessa är möjligheten att kommentera och föreslå ändringar (som vi kan göra i Word, LibreOffice eller OpenOffice) möjlig.
När du laddar ner dessa dokument, vi kan dela dem med andra användare och ge dem redigeringstillstånd, men exportera dem också i olika format som PDF, Word, RTF, bland annat.
Som du kan se är det ett verktyg som praktiskt taget har tänkt på allt. Nu finns det alltid några för- och nackdelar med att använda det eller inte. En av de största farhågorna är det faktum att ladda upp "komprometterad" information och att den kan läcka. Å andra sidan har du möjlighet att resa var som helst utan att behöva bära flash-enheter, diskar etc. med den informationen och därmed arbeta vart du än går. Ska vi prata om allt bra, och inte så bra, som Google Docs har?
Fördelar och nackdelar med att använda Google Docs
Hittills har vi berättat många bra saker om Google Dokument. Och vi kommer att fortsätta att göra det. Men vi vill vara objektiva och varje verktyg, program... har sina fördelar och nackdelar. Och detta är inget undantag.
Bland fördelarna med att använda Google Docs är den första och främst att det är gratis. Du behöver inte heller ladda ner det eller installera något på din dator. Helt enkelt med ett Gmail-e-postmeddelande har du redan tillgång till detta och många andra verktyg. Som en andra fördel har du ett realtidssamarbete med flera personer, vilket underlättar kommunikation och lagarbete.
Att kunna komma åt dokumenten från vilken enhet som helst med internetuppkoppling är också ett plus, särskilt eftersom det inte begränsar dig bara till datorn, utan du kan också komma in från din mobiltelefon eller surfplatta.
Nu, vad är det för fel med det? Faktiskt, Det finns flera punkter att tänka på som vi skulle vilja att du granskar:
- Det beror på en internetanslutning för att fungera. Om det inte finns något internet har du inte tillgång till dokumenten (även om du nu kan arbeta utan internet och ändringarna laddas upp så fort du ansluter).
- Du kan ha säkerhetsproblem om den inte är korrekt konfigurerad.
- Kompatibilitetsproblem med vissa filformat. Det är något oundvikligt. Om du importerar ett dokument och Google Dokument inte kan läsa det, kommer du inte att kunna göra något med det.
- Prestanda kraschar om man arbetar med mycket stora eller komplexa dokument.
- Sekretessproblem om dokument delas med oönskade personer. Eller om du till exempel delar det med ett team och en medlem i teamet lämnar men du glömmer att ta bort det från användarna som kan se det dokumentet.
Så är det pålitligt?
Att svara på denna fråga är inte lätt. Och det är att, beroende på vilken användning du vill ge det, kan vi säga ja eller nej.
T.ex. Om du ska använda den för att ha ett dokument med alla referenser till dina produkter för din webbutik kan vi säga ja, Det är pålitligt och det hjälper dig också att ha den dokumentationen vart du än går. Om du använder den för att ha en kopia i ett dokument på din e-postlista som du skickar ett nyhetsbrev till beror det på hur säker du tycker att filen är. Även om Google skyddar den mest "komprometterade", "personliga" informationen som kräver hög säkerhet, bör den för oss inte laddas upp till Google Drive eller Google Docs.
Beslutet måste tas av dig, men det råder ingen tvekan om att Google Docs kan vara en bra lösning och slippa installera ett textredigeringsprogram på din dator eller till och med lita på att en dator ska fungera (eftersom du kan göra det med mobil eller surfplattan).