PDF (Portable Document Format) je oblika datoteke, ki je vse elemente natisnjenega dokumenta zajela kot elektronsko sliko, ki si jo lahko ogledate, brskate, natisnete ali posredujete nekomu drugemu. Datoteke PDF se ustvarijo z uporabo Adobe Acrobat, Acrobat Capture ali podobnih izdelkov.
Za ogled in uporabo datotek potrebujete brezplačni program Acrobat Reader, ki ga lahko preprosto prenesete. Ko prenesete Reader, se samodejno zažene, ko si želite ogledati datoteko PDF.
Datoteke PDF so še posebej uporabne za dokumente, kot so članki iz revij, brošure izdelkov ali letaki, kjer želite ohraniti prvotni grafični videz v spletu. Datoteka PDF vsebuje eno ali več slik strani, ki jih je mogoče povečati ali zmanjšati. Po strani lahko greste gor in dol.
Datoteke PDF: kako je stiskanje
Acrobatov izdelek, ki vam omogoča ustvarjanje datotek PDF, se prodaja v ne preveč nezaslišanem cenovnem razredu. Alternativa, ki ni Adobe, je izdelek z imenom Niknak iz podjetja 5D iz Velike Britanije. (Sam bralnik je brezplačen in ga lahko uporabljate kot vtičnik z vašim spletnim brskalnikom ali pa ga lahko zaženete sami). Nekatere situacije, v katerih so datoteke PDF zaželene, vključujejo:
Razvoj grafičnega oblikovanja, pri katerem člani ekipe delajo na daljavo, zato morajo ideje o oblikovanju raziskovati po spletu
Uporabniki službe za pomoč uporabnikom, ki si morajo ogledati tiskano knjigo, ki jo uporabniki gledajo
Spletna distribucija katerega koli tiskanega dokumenta, v katerem želite ohraniti njegov natisnjen videz
Datoteke Acrobat PDF so več kot le slike dokumentov. Datoteke lahko vdelajo pisave pisav, da so na voljo kjer koli, ki si jih ogledujete. Vključujejo lahko tudi interaktivne elemente, kot so gumbi za vnašanje obrazcev in za aktiviranje zvoka ter filme Quicktime ali AVI. Datoteke PDF so optimizirane za splet tako, da prikažejo besedilo pred grafičnimi slikami in hipertekstnimi povezavami.
Uporabniki se pogosto sprašujejo, kako zmanjšati velikost datoteke PDF, da zagotovijo, da jo sistem vodenja primerov sprejme in tako uspešno arhivira v elektronski obliki.
Glede velikosti datotek obstaja celo vrsto pravil, odvisno od sistema upravljanja, ki se uporablja za upravljanje datotek, ki jih prejmete. Pomembno je, da vnaprej preverite krajevna pravila na svojem sodišču.
Na splošno pa je zelo malo razlogov, da so datoteke PDF velike na stotine megabajtov, razen če vsebujejo dokaze, ki jih je treba shraniti kot fotografije z zelo visoko ločljivostjo. Če sledite nekaj preprostim korakom, tudi velike datoteke s stotinami strani ne smejo presegati 10 MB.
Kako določiti velikost dokumenta PDF
Če uporabljate Adobe Acrobat, je preverjanje velikosti vašega PDF-ja enostavno. Samo kliknite Datoteka, nato Lastnosti. Videli boste veliko informacij o vašem dokumentu, vključno z njegovo velikostjo.
Lahko pa se pomaknete do mape, ki vsebuje dokument, z desno miškino tipko kliknite in kliknite lastnosti.
Nalaganje večjih datotek bo trajalo dlje, težko jih je deliti v elektronski obliki (na primer po e-pošti) in hitreje bodo zapravili shrambo datotek vaše odvetniške pisarne. Čeprav sodišča sprejemajo večje velikosti datotek, raje obravnavajo manjše in bolj optimizirane datoteke.
Torej, kako se lotiti zmanjšanja velikosti dokumentov PDF? Tu je pet hitrih nasvetov.
Izogibajte se skeniranju datotek PDF, kadar koli je to mogoče
Pogosta napačna predstava je, da morate za ustvarjanje datotek PDF ali kombiniranje več dokumentov in izpostavljenosti v en dokument PDF vse natisniti in skupaj skenirati. Datoteke z elektronsko pretvorbo so običajno veliko manjše od optično prebranih datotek.
Optično prebrati je treba le dokumente, ki obstajajo samo na papirju; vse druge dokumente je mogoče elektronsko pretvoriti iz izvirne datoteke, tako da jih shranite v obliki PDF. Poleg tega je mogoče posamezne dokumente hitro združiti kot datoteke PDF s pomočjo programske opreme, kot je Adobe Acrobat, pri čemer se izognete potrebi po tiskanju dokumentov, da jih združite.
Shrani kot "Majhen PDF"
Če je datoteka po elektronski izdelavi še vedno zelo velika, namesto da bi jo optično prebrali, je še nekaj korakov. Najpreprosteje je, da datoteko znova shranite kot PDF manjše velikosti.
V najnovejši različici Adobe Acrobat odprite PDF, ki ga želite znova shraniti kot manjšo datoteko, izberite File, Save As Other in nato Small PDF. Pozvani boste, da izberete združljivost različice, ki jo potrebujete, nato pa lahko za shranjevanje kliknete V redu. Priporočamo, da konfigurirate njegovo združljivost z vsaj Acrobat X, saj se ta različica še vedno pogosto uporablja.
Uporabite Adobe Acrobat PDF Optimizer
Včasih želite več nadzora nad tem, kateri elementi v vašem dokumentu se znižajo ali odstranijo. V teh okoliščinah izberite orodje za optimizacijo PDF.
Preden optimizirate datoteko, je dobro preveriti porabo prostora datoteke: preverite, kateri elementi, kot so pisave, slike itd., Uporabljajo največ podatkov. Rezultati tega vam lahko dajo ideje o tem, kje je najbolje zmanjšati velikost datoteke.
Če želite začeti z optimizacijo, odprite PDF v programu Acrobat, kliknite Datoteka, Shrani kot drugo in nato Optimiziran PDF. V pogovornem oknu, ki se odpre, v zgornjem desnem kotu kliknite Nadzor uporabe prostora.
Zmanjšajte velikost med shranjevanjem v Wordu
V Wordu za pretvorbo dokumenta v PDF uporabite možnost Shrani kot. Ta možnost na splošno ustvari dokaj majhno datoteko, odvisno od števila slik v dokumentu. Če pa ugotovite, da je vaš PDF, pretvorjen v Word, še vedno prevelik, obstaja še ena možnost v Wordu, ki bo ustvarila bistveno manjšo datoteko. Kako ga uporabiti:
Odprite Wordov dokument, ki ga želite pretvoriti v PDF. Kliknite gumb Datoteka in nato Shrani kot. V meniju Shrani kot izberite PDF in vnesite želeno ime datoteke. Tu je dodaten korak: kjer na dnu pogovornega okna piše Optimize for, izberite Minimalna velikost (spletno objavljanje).
Uporabite orodje za tiskanje PDF
Druga orodja PDF (ne podjetja Adobe) običajno vsebujejo funkcije, ki bodo zmanjšale velikost dokumenta PDF. Če pa iščete brezplačno možnost, jih je na voljo nekaj. Trenutno je najbolj prenesen brezplačni ustvarjalec PDF (po podatkih download.com) PrimoPDF.
Ko namestite PrimoPDF, preprosto odprite PDF, ki ga želite stisniti (na primer v programu Acrobat Reader ali spletnem brskalniku), pritisnite Ctrl + P, da odprete pogovorno okno za tiskanje, na seznamu razpoložljivih tiskalnikov izberite PrimoPDF in kliknite Ustvari PDF.
Upoštevajte, da ta metoda, tako kot preprosto shranjevanje kot manjši PDF v programu Adobe Acrobat, zmanjša kakovost in ločljivost slike.
Pri prihranku prostora v računalniku Mac lahko storite veliko stvari: izpraznite smeti, odstranite namestitvene programe, znebite se podvojenih datotek in še veliko več.
Prav tako lahko zmanjšate velikost datoteke dokumentov PDF, da postanejo bolj kompaktni in zasedejo manj prostora na vašem Macu.
Vendar je pomembno opozoriti, da lahko s tem tudi zmanjša kakovost izvirnega PDF-ja.
Če za predstavitev ali delovno nalogo potrebujete visokokakovosten PDF, boste morda želeli prihraniti prostor z drugim načinom, na primer s shranjevanjem v varnostni sistem v oblaku ali zunanji trdi disk.
Stiskanje DF lahko pomaga zmanjšati stroške skupne rabe, shranjevanja in prenosa datotek v oblak. Pospeši postopek nalaganja, nalaganja, tiskanja ali pripenjanja PDF-ja, saj manjša je velikost, hitreje se distribuira.
Torej, kako najbolje izkoristiti vse prednosti stiskanja PDF? Angela O'Donnell to razloži tako, da odgovori na naša spodnja vprašanja.
Ali lahko na kratko razložite, kaj je stiskanje PDF?
Stiskanje PDF reorganizira podatke v datoteki PDF in jih učinkoviteje shrani, tako da lahko zmanjša njihovo velikost, ne da bi pri tem izgubil pomembne podrobnosti. Preurejanje podatkov lahko pomeni, da se slike spremenijo in / ali preoblikujejo, da se zmanjša velikost datoteke.
Kaj pa, če moje datoteke, ki potrebujejo stiskanje, niso PDF? V tem primeru avtomatizacija pride prav, saj je ročna pretvorba na stotine, tisoče ali celo milijone dokumentov v PDF zastrašujoča naloga.
Skrbniki lahko storitev samodejne pretvorbe usmerijo v repozitorij dokumentov, kot so glavni sistemi za upravljanje dokumentov (DMS), Dropbox, SharePoint ali celo ena mapa v omrežju Windows, in v ozadju tiho pretvorijo dokumente v PDF.
Kako deluje avtomatizacija v stiskanju?
Namesto da stiskanje datotek ročno dodaja eno za drugo, lahko samodejna storitev stiskanja neprekinjeno obdela veliko količino datotek v vašem skladišču. Na ta način vsa stiskalna dela potekajo tiho v ozadju, ne da bi se morali uporabniki vključiti po začetni nastavitvi.
Ta vrsta samodejnega stiskanja je zmogljiva storitev, ki zajema vse dokumente, ne glede na to, kako so končali v vašem skladišču dokumentov.
Vas zanima, kako izgleda avtomatizirano stiskanje? Ta priročna infografika ponuja pregled, kako deluje v povezavi z avtomatizirano storitvijo obdelave OCR.
Zmanjšanje datotek PDF na optimalne velikosti, kar vam omogoča štiri različne velikosti.
Organizacija datotek PDF po oštevilčevanju, indeksiranju, vodnem žigu itd. je mogoče pri uporabi PDFelement Pro.
Možnost paketne obdelave olajša življenje, kadar je treba več datotek PDF hkrati stisniti, urediti, organizirati in deliti z drugimi.
Optično prebrane datoteke PDF lahko pretvorite v oblike, ki jih je mogoče urejati, s tehnologijo OCR.
Od izpolnjevanja obrazcev PDF, pridobivanja podatkov do zaščite datotek je vse mogoče s pomočjo iSky soft PDFelement Pro za Windows.
2. način Z uporabo programa Microsoft Word zmanjšajte PDF
Znano je, da je MS Office že dolgo najboljši računalniški paket za Windows, toda večina od nas ne ve, da lahko z izdajo MS Office 2013 celo ustvarjamo in urejamo datoteke PDF brez težav. To je velik preskok Microsofta in je v pomoč uporabnikom, ki želijo svoje datoteke PDF stisniti v optimalne velikosti za različne namene, kot so skupna raba, shranjevanje itd.
Korak 1. Ko uporabljate MS Word 2013, morate samo shraniti datoteko Word v obliki PDF. V oknu »Shrani kot« (»Datoteka«> »Shrani kot«) na spustnem seznamu, ki vsebuje izhodne formate, izberite PDF in med spodnjimi možnostmi izberite tudi »Najmanjša velikost«. To je nova funkcija, ki Wordov dokument shrani kot datoteko PDF v najbolj optimalni velikosti.
Odpravljanje težav
Ena največjih motenj pri ravnanju z datoteko PDF je velika velikost datoteke. Nič ni hujšega kot e-poštno sporočilo, zataknjeno v izhodni pošti iz velike datoteke PDF, razen če gre seveda za počasen prenos PDF-ja s spleta.
Kako lahko zmanjšate velikost dokumenta PDF? Čeprav je to zelo odvisno od enega PDF do drugega in vrste vsebine, ki jo vsebuje, obstaja nekaj splošnih možnosti ustvarjanja PDF, na katere morate biti pozorni. Nekaj popravkov tu in tam bo pripomoglo k zmanjšanju megabajtov vaše datoteke.
Uporabite ukaz "Shrani kot".
Tu je dobro začeti zmanjševati otekline. Vsakič, ko v aplikaciji pritisnete »Shrani«, na koncu dobite splošno večjo velikost datoteke. To pa zato, ker funkcija shrani spremembe in jih doda v datoteko. Enako velja za datoteke PDF.
Namesto tega uporabite ukaz "Shrani kot". S tem prepišete celotno datoteko in odstranite neuporabljene predmete in nabrane spremembe. Rezultat je manjša datoteka PDF, ki jo lahko obdelate. Torej izberite možnost »Shrani kot«, ko v svoj PDF dodate vse, kar potrebujete.
Stisnite in zmanjšajte velikost slik PDF
Glede na današnjo vizualno naravo digitalne vsebine so slike velik del datotek PDF. Če pa vaš PDF ni namenjen potrebam z visoko ločljivostjo, lahko datoteko redno preverjate tako, da zmanjšate velikost in stisnete slike. Z zmanjšanjem vzorčenja bitnih slik v bistvu zmanjšate število slikovnih pik, kar zmanjša splošno ločljivost in s tem velikost PDF-ja.
Izberite pravi barvni prostor
Morda ste že slišali za barvne prostore RGB in CMYK. Vsak od njih ima različne načine ravnanja z barvo. CMYK je na splošno idealen za tiskanje, medtem ko je RGB idealen za prikaz na zaslonu.
Če si želite PDF ogledati predvsem v spletu ali na računalniškem zaslonu, izberite barvni prostor RGB za slike PDF. Pri nekaterih ustvarjalcih PDF lahko po potrebi pretvorite slike CMYK v RGB. Zahteva manj podatkov kot CMYK. Manj podatkovnega kanala pomeni manjšo velikost datoteke.
Podkonfigurirajte pisave
Z vdelavo pisav v bistvu zaprete celoten nabor znakov v PDF, kar lahko datoteko znatno napihne. Namesto tega poskusite podnastaviti vire. Velikost dokumenta PDF bo čim manjša.
Ko je pisava podnabor, so dodani samo znaki pisave, ki so uporabljeni v PDF-ju. Če v datoteki ni uporabljen poseben znak, na primer "#", znak ne bo vključen. V večini primerov lahko izberete samodejno podnapisovanje pisav, če je uporaba znakov manjša od določene količine. Izkoristite to funkcijo, če jo imate. Pisave PDF so prav tako pomembne kot slike.
Odpravite nepotrebne neprijetnosti
Glede na to, komu in čemu je namenjena vaša vsebina PDF, lahko občutno zmanjšate napihnjenost. Aplikacije, ki ustvarjajo PDF-je za posebne potrebe, na primer Adobe Photoshop, vam omogočajo, da PDF-je shranite z naprednimi nastavitvami, kot je Ohranitev možnosti urejanja Photoshopa.
Če pa vaših datotek PDF v programu Photoshop ni mogoče odpreti izključno za urejanje, datoteke zanjo ni treba pripraviti. Torej, preden shranite PDF z vsemi zvoki in piščali, si dobro omislite, kako bo uporabljen vaš PDF, in velikost lahko enostavno ustrezno zmanjšate.
PDF-ji naj bi bili visokokakovostni, vendar ne pomeni nujno, da se morajo odražati v velikosti datoteke. Z le nekaj prilagoditvami lahko dobite obvladljivo datoteko PDF. Kot bonus lahko večino teh prilagoditev izvedete s programom Sonic PDF Creator. Odprti morate Pogled> Možnosti ustvarjanja ... in do njih lahko dostopate v pogovornem oknu.