PDF (Portable Document Format) je formát súboru, ktorý zachytáva všetky prvky tlačeného dokumentu ako elektronický obrázok, ktorý je možné prezerať, prechádzať, tlačiť alebo preposielať niekomu inému. Súbory PDF sa vytvárajú pomocou programu Adobe Acrobat, Acrobat Capture alebo podobných produktov.
Na prezeranie a používanie súborov potrebujete bezplatný program Acrobat Reader, ktorý si môžete ľahko stiahnuť. Po stiahnutí aplikácie Reader sa automaticky spustí, keď chcete zobraziť súbor PDF.
Súbory PDF sú obzvlášť užitočné pre dokumenty, ako sú články v časopisoch, produktové brožúry alebo letáky, kde si chcete zachovať pôvodný grafický vzhľad online. Súbor PDF obsahuje jeden alebo viac obrázkov stránok, z ktorých každý je možné zväčšiť alebo zmenšiť. Po stránke môžete prechádzať hore a dole.
Súbory PDF: aká je ich kompresia
Produkt Acrobat, ktorý vám umožňuje vytvárať súbory PDF, sa predáva v nie príliš nehoráznom cenovom rozpätí. Alternatívou iných spoločností ako Adobe je produkt s názvom Niknak od spoločnosti 5D, spoločnosti vo Veľkej Británii. (Samotná čítačka je zadarmo a dá sa použiť ako doplnok vo vašom webovom prehľadávači alebo sa dá spustiť sama). Niektoré situácie, v ktorých sú súbory PDF žiaduce, zahŕňajú:
Vývoj grafického dizajnu, pri ktorom členovia tímu pracujú na diaľku, a preto je potrebné preskúmať návrhové nápady online
Helpdesk ľuďom, ktorí potrebujú vidieť tlačenú knihu, ktorú si používatelia prezerajú
Online distribúcia každého tlačeného dokumentu, v ktorom chcete zachovať jeho vytlačený vzhľad
Súbory PDF aplikácie Acrobat sú viac ako obrázky dokumentov. Do súborov je možné vložiť písma písma, aby boli k dispozícii kdekoľvek. Môžu tiež obsahovať interaktívne prvky, ako sú tlačidlá na zadávanie formulárov a na aktiváciu zvuku a filmov Quicktime alebo AVI. Súbory PDF sú optimalizované pre web zobrazením textu pred grafickými obrázkami a hypertextovými odkazmi.
Používatelia sa často čudujú, ako zmenšiť veľkosť súboru PDF, aby sa zabezpečilo, že bude akceptovaný systémom správy prípadov od súdu, a teda úspešne archivovaný elektronicky.
Existuje celá škála pravidiel týkajúcich sa veľkosti súborov, v závislosti od systému správy, ktorý sa používa na správu prijatých súborov. Je dôležité vopred si overiť miestne pravidlá na vašom súde.
Všeobecne však existuje len veľmi málo dôvodov, aby mali súbory PDF veľkosť stovky megabajtov, pokiaľ neobsahujú dôkazy, ktoré sa musia ukladať ako fotografie vo vysokom rozlíšení. Podľa niekoľkých jednoduchých krokov by ani veľké súbory, ktoré majú stovky stránok, nemali presiahnuť 10 MB.
Ako zistiť veľkosť dokumentu PDF
Ak používate program Adobe Acrobat, kontrola veľkosti súboru PDF je jednoduchá. Stačí kliknúť na Súbor a potom na Vlastnosti. Uvidíte veľa informácií o dokumente vrátane jeho veľkosti.
Prípadne môžete prejsť do priečinka, ktorý obsahuje dokument, kliknite naň pravým tlačidlom myši a potom kliknite na položku Vlastnosti.
Načítanie väčších súborov bude trvať dlhšie, je ťažké ich zdieľať elektronicky (napríklad e-mailom) a rýchlejšie spotrebujú úložisko súborov vašej právnickej firmy. Aj keď súdy akceptujú väčšie veľkosti súborov, radšej manipulujú s menšími a optimalizovanejšími súbormi.
Ako by ste teda mali postupovať pri znižovaní veľkosti dokumentov PDF? Tu je päť rýchlych tipov.
Vyhýbajte sa skenovaniu PDF, kedykoľvek je to možné
Bežnou mylnou predstavou je, že ak chcete vytvárať súbory PDF alebo kombinovať viac dokumentov a expozícií do jedného súboru PDF, musíte všetko vytlačiť a naskenovať dohromady. Elektronicky prevádzané súbory majú spravidla oveľa menšiu veľkosť ako skenované súbory.
Je potrebné skenovať iba dokumenty, ktoré existujú iba na papieri; všetky ostatné dokumenty je možné prevádzať elektronicky z pôvodného súboru uložením ako PDF. Okrem toho je možné jednotlivé dokumenty rýchlo kombinovať ako súbory PDF pomocou softvéru, ako je Adobe Acrobat, bez nutnosti ich kombinácie tlačiť.
Uložiť ako „Malé PDF“
Ak je váš súbor po vytvorení elektronicky stále veľmi veľký, môžete ho naskenovať a naskenovať ešte niekoľko krokov. Najjednoduchšie je znova uložiť súbor ako súbor PDF so zmenšenou veľkosťou.
V najnovšej verzii aplikácie Adobe Acrobat otvorte súbor PDF, ktorý chcete znova uložiť ako menší súbor, vyberte položky Súbor, Uložiť ako iné a potom Malé PDF. Zobrazí sa výzva na výber požadovanej kompatibility verzie. Potom kliknutím na tlačidlo OK uložte. Odporúčame vám nakonfigurovať jeho kompatibilitu aspoň s aplikáciou Acrobat X, pretože táto verzia je stále široko používaná.
Použite Adobe Acrobat PDF Optimizer
Niekedy chcete mať väčšiu kontrolu nad tým, ktoré prvky vo vašom dokumente sú znížené alebo odstránené. Za týchto okolností by ste si mali zvoliť nástroj na optimalizáciu PDF.
Pred optimalizáciou súboru je dobré skontrolovať využitie priestoru súboru: skontrolujte, ktoré prvky, ako napríklad písma, obrázky atď., Využívajú najviac údajov. Výsledky toho môžu poskytnúť nápady, ako je najlepšie zmenšiť veľkosť súboru.
Ak chcete spustiť optimalizáciu, otvorte svoj PDF v aplikácii Acrobat, kliknite na Súbor, Uložiť ako iné a potom kliknite na Optimalizované PDF. V zobrazenom dialógovom okne kliknite na položku Využitie priestoru na auditovanie v pravom hornom rohu.
Pri ukladaní v programe Word zmenšite veľkosť
V programe Word na prevod dokumentu do formátu PDF použijete možnosť Uložiť ako. Táto možnosť vo všeobecnosti vytvorí pomerne malý súbor v závislosti od počtu obrázkov v dokumente. Ak však zistíte, že váš súbor PDF prevedený do programu Word je stále príliš veľký, v programe Word existuje iná možnosť, ktorá vytvorí podstatne menší súbor. Používate ho takto:
Otvorte dokument Word, ktorý chcete previesť do formátu PDF. Kliknite na tlačidlo Súbor a potom na položku Uložiť ako. V ponuke Uložiť ako typ vyberte možnosť PDF a zadajte požadovaný názov súboru. Tu je ďalší krok: v dolnej časti dialógového okna s textom Optimalizovať pre vyberte Minimálna veľkosť (uverejňovanie online).
Použite nástroj na tlač PDF
Ostatné nástroje PDF (nie od spoločnosti Adobe) všeobecne obsahujú funkcie, ktoré zmenšia veľkosť vášho PDF. Ak však hľadáte voľbu zadarmo, je ich k dispozícii niekoľko. Momentálne najsťahovanejším bezplatným tvorcom PDF (podľa download.com) je PrimoPDF.
Po nainštalovaní programu PrimoPDF jednoducho otvorte súbor PDF, ktorý chcete komprimovať (napríklad v aplikácii Acrobat Reader alebo vo webovom prehliadači), stlačte kombináciu klávesov Ctrl + P, aby ste otvorili dialógové okno tlače, vyberte PrimoPDF zo zoznamu dostupných tlačiarní a potom kliknite na tlačidlo Vytvorte PDF.
Upozorňujeme, že táto metóda, rovnako ako jednoduché ukladanie ako PDF so zmenšenou veľkosťou v aplikácii Adobe Acrobat, znižuje kvalitu a rozlíšenie obrázka.
Pokiaľ ide o úsporu miesta v počítači Mac, môžete robiť veľa vecí: vyprázdniť kôš, odstrániť inštalačné programy aplikácií, zbaviť sa duplicitných súborov a oveľa viac.
Môžete tiež zmenšiť veľkosť súboru dokumentov PDF, aby boli kompaktnejšie a zaberali menej miesta na počítači Mac.
Je však dôležité poznamenať, že to môže tiež znížiť kvalitu pôvodného PDF.
Ak potrebujete vysoko kvalitný súbor PDF na prezentáciu alebo pracovné zadanie, možno budete chcieť použiť inú metódu na šetrenie miesta, napríklad jeho uloženie do cloudového zálohovacieho systému alebo na externý pevný disk.
Kompresia DF môže pomôcť znížiť náklady na zdieľanie, ukladanie a prenos súborov do cloudu. Urýchľuje proces nahrávania, sťahovania, tlače alebo pripájania PDF, pretože čím je menší, tým rýchlejšie sa distribuuje.
Aký je najlepší spôsob, ako využiť všetky výhody, ktoré kompresia PDF ponúka? Angela O'Donnell to vysvetľuje zodpovedaním našich otázok uvedených nižšie.
Môžete stručne vysvetliť, čo je kompresia PDF?
Kompresia PDF reorganizuje údaje v súbore PDF a ukladá ich efektívnejšie, aby mohla zmenšiť ich veľkosť bez straty dôležitých detailov v procese. Zmena usporiadania údajov môže znamenať, že sa veľkosť obrázkov zmení alebo preformátuje, aby sa zmenšila veľkosť súboru.
Čo ak moje súbory, ktoré potrebujú kompresiu, nie sú PDF? V tomto prípade sa hodí automatizácia, pretože manuálna konverzia stoviek, tisícov alebo dokonca miliónov dokumentov do PDF je skutočnou výzvou.
Správcovia môžu nasmerovať službu automatickej konverzie na úložisko dokumentov, ako sú napríklad hlavné systémy na správu dokumentov (DMS), Dropbox, SharePoint alebo dokonca jeden priečinok v sieti Windows, a ticho prevádzať dokumenty do formátu PDF na pozadí.
Ako funguje automatizácia v procese kompresie?
Namiesto manuálnej postupnej kompresie súborov môže služba automatickej kompresie nepretržite spracovávať veľké množstvo súborov vo vašom úložisku. Týmto spôsobom sa všetka kompresná práca vykonáva ticho na pozadí bez potreby zapojenia používateľov po počiatočnom nastavení.
Tento typ automatickej kompresie je výkonná služba pokrývajúca všetky dokumenty bez ohľadu na to, ako skončili vo vašom úložisku dokumentov.
Zaujíma vás, ako vyzerá automatická kompresia? Táto praktická infografika poskytuje prehľad jej fungovania v spojení s automatizovanou službou spracovania OCR.
Zmenšenie súborov PDF na optimálne veľkosti, vďaka čomu získate štyri rôzne možnosti veľkosti.
Organizácia súborov PDF pomocou číslovania, indexovania, vodoznaku atď. je to možné pri použití PDFelement Pro.
Možnosť dávkového spracovania uľahčuje život, keď je potrebné komprimovať, upravovať, organizovať a zdieľať viac súborov PDF súčasne.
Naskenované súbory PDF je možné prevádzať do upraviteľných formátov pomocou technológie OCR.
Od vypĺňania formulárov PDF, extrakcie údajov až po zabezpečenie súborov - s iSky soft PDFelement Pro pre Windows je možné všetko.
Metóda 2. Pomocou aplikácie Microsoft Word zmenšite formát PDF
MS Office je už dlho známy ako najlepší počítačový balík pre Windows, ale čo väčšina z nás nevie, je, že s vydaním MS Office 2013 môžeme dokonca bez problémov vytvárať a upravovať súbory PDF. Toto je veľký skok od spoločnosti Microsoft a je užitočný pre používateľov, ktorí chcú komprimovať svoje súbory PDF na optimálnu veľkosť na rôzne účely, ako je zdieľanie, ukladanie atď.
Krok 1. Pri používaní programu MS Word 2013 stačí uložiť váš súbor Word ako PDF. V okne „Uložiť ako“ („Súbor“> „Uložiť ako“) vyberte z rozbaľovacieho zoznamu obsahujúceho výstupné formáty PDF a z nižšie uvedených možností tiež vyberte „Minimálna veľkosť“. Toto je nová funkcia a dokument Word sa uloží ako súbor PDF v najoptimálnejšej veľkosti.
Riešenie problémov
Jednou z najväčších nepríjemností pri práci so súborom PDF je veľká veľkosť súboru. Nie je nič horšie ako e-mail uviaznutý vo vašej pošte na odoslanie z veľkého súboru PDF, pokiaľ to samozrejme nie je pomalé sťahovanie PDF z webu.
Ako môžete zmenšiť veľkosť dokumentu PDF? Aj keď to veľa závisí od formátu PDF do PDF a od typu obsahu, ktorý obsahuje, existuje niekoľko všeobecných možností vytvárania súborov PDF, ktorým by ste mali venovať osobitnú pozornosť. Niekoľko vylepšení sem a tam prejde dlhou cestou k zmenšeniu megabajtov vášho súboru.
Použite príkaz „Uložiť ako“.
Toto je dobré miesto pre začatie znižovania opuchu. Zakaždým, keď v aplikácii kliknete na tlačidlo „Uložiť“, dostanete obvykle väčšiu veľkosť súboru. Je to tak preto, lebo funkcia uloží zmeny a pridá ich do súboru. To isté platí pre súbory PDF.
Namiesto toho použite príkaz „Uložiť ako“. Týmto spôsobom prepíšete celý súbor, odstránite nepoužívané objekty a nahromadené zmeny. Výsledkom je menší súbor PDF, s ktorým môžete pracovať. Akonáhle do svojho PDF pridáte všetko, čo potrebujete, vyberte možnosť „Uložiť ako“.
Komprimujte a zmenšujte veľkosť obrázkov PDF
Vzhľadom na vizuálnu povahu digitálneho obsahu v súčasnosti sú obrázky veľkou časťou súborov PDF. Ak však váš PDF nie je určený pre potreby vysokého rozlíšenia, môžete svoj súbor udržať pod kontrolou zmenšením jeho veľkosti a komprimáciou obrázkov. Prevzorkovaním bitmapových obrázkov v zásade znižujete počet pixelov, čo znižuje celkové rozlíšenie, a tým aj veľkosť súboru PDF.
Vyberte správny farebný priestor
Možno ste už niekedy počuli o farebných priestoroch RGB a CMYK. Každý z nich má iné spôsoby zaobchádzania s farbou. Všeobecne je CMYK ideálny na tlač, zatiaľ čo RGB je ideálny na zobrazovanie na obrazovke.
Ak sa má váš dokument PDF zobrazovať predovšetkým na webe alebo na obrazovke počítača, vyberte pre svoje obrázky PDF farebný priestor RGB. U niektorých tvorcov súborov PDF si môžete v prípade potreby zvoliť prevod obrázkov CMYK na RGB. Vyžaduje menej dát ako CMYK. A menší dátový kanál znamená menšiu veľkosť súboru.
Podkonfigurujte svoje písma
Vložením typov písma v podstate ohraničujete celú znakovú sadu v rámci súboru PDF, čo môže súbor výrazne nafúknuť. Skúste namiesto toho podmnožinu zdrojov. Minimalizuje sa veľkosť súboru PDF.
Pri podmnožine písma sa pripoja iba znaky písma, ktoré sa používajú v dokumente PDF. Ak sa v súbore nepoužije špeciálny znak ako „#“, znak sa nezahrnie. Vo väčšine prípadov si môžete zvoliť automatické podmnožiny typov písma, ak je počet znakov menší ako určité množstvo. Využite túto funkciu, ak ju máte. Vaše písma PDF sú rovnako dôležité ako vaše obrázky.
Eliminujte zbytočné ozdoby
V závislosti na tom, pre koho a na čo je váš obsah PDF určený, môžete výrazne znížiť nadúvanie. Aplikácie, ktoré vytvárajú súbory PDF pre konkrétne potreby, napríklad Adobe Photoshop, vám umožnia ukladať súbory PDF s pokročilými nastaveniami, ako sú napríklad možnosti úprav Zachovať Photoshop.
Ak však vaše súbory PDF nie sú na úpravu určené výlučne vo Photoshope, nie je potrebné na to súbor pripravovať. Pred uložením súboru PDF so všetkými zvončekmi a zvončekmi si teda urobte dobrý prehľad o tom, ako sa bude váš súbor PDF používať, a podľa toho môžete ľahko zmenšiť jeho veľkosť.
Dokumenty PDF majú byť vysoko kvalitné, ale to nevyhnutne neznamená, že sa musia premietnuť do veľkosti súboru. Môžete získať spravovateľný súbor PDF s niekoľkými úpravami. A ako bonus môžete väčšinu z týchto úprav vykonať pomocou aplikácie Sonic PDF Creator. Musíte len ísť na Zobraziť> Možnosti vytvorenia ... a máte k nim prístup prostredníctvom dialógového okna.