Čo sú dokumenty Google: vlastnosti a funkcie

Čo sú dokumenty Google

Ak veľa pracujete na internete, prípadne pracujete s dokumentmi a musíte si brať flash disky s informáciami, určite vás bude zaujímať, čo je to Google Docs. Možno ho už používate, alebo ste mu ešte nedali šancu.

Tentokrát, Chceme vám priniesť tento nástroj Google že ak máte e-mail z Gmailu, určite ste ho videli. Chcete vedieť, čo to je, aké má vlastnosti a aké sú funkcie? A prečo by ste ho mali používať alebo prečo nie? Takže pokračujte v čítaní toho, čo sme pre vás práve zhromaždili.

Čo sú Dokumenty Google

dokument

Prvá vec, ktorú by ste mali vedieť, je, čo sú Dokumenty Google. A v tomto prípade hovoríme o a online služba spracovania textu. Inými slovami, ide o online program, v ktorom budete môcť online vytvárať a upravovať textové dokumenty. Vďaka pripojeniu na internet bude môcť na dokumente pracovať ktokoľvek s odkazom na daný dokument (a povoleniami na úpravu). Toto umožňuje spoluprácu s ostatnými používateľmi v reálnom čase.

A k tomu musíme pridať silu prístup k dokumentom z akéhokoľvek zariadenia s internetovým pripojením.

Funkcie služby Dokumenty Google

Spoločná práca v dokumentoch

Niektoré z najvýznamnejších funkcií služby Dokumenty Google sme už rozobrali, no chceme ísť trochu hlbšie, aby ste pochopili všetko, čo vám tento nástroj, ktorý je v rámci služieb ponúkaných Diskom Google, ponúka.

Medzi nimi, najpozoruhodnejšie sú nasledujúce:

  • Textový procesor: umožňuje jednoducho písať, upravovať, formátovať a formátovať texty.
  • Schopnosť spolupracovať v reálnom čase: umožňuje vám pracovať na rovnakom dokumente s niekoľkými ľuďmi súčasne. Samozrejme je potrebné, aby títo ľudia mali prístup k dokumentu a povolenia na jeho úpravu.
  • Zobraziť históriu zmien – umožňuje vám vidieť, kto vykonal zmeny v dokumente, a v prípade potreby ich vrátiť.
  • Vytváranie komentárov a návrhov: K dokumentu môžete pridávať komentáre a návrhy a diskutovať o zmenách.
  • K dispozícii máte niekoľko šablón: pre rôzne typy dokumentov, ako sú životopisy, listy atď.
  • Je integrovaná do Disku Google: v skutočnosti je táto služba jednou z tých, ktoré máte na Disku Google spolu s ďalšími, ako je možnosť vytvárania snímok, tabuliek...
  • Je kompatibilný s rôznymi formátmi: budete môcť importovať a exportovať dokumenty v rôznych formátoch, ako napríklad Microsoft Word, PDF, odt atď.
  • Budete mať pokročilé nástroje na úpravu: ako sú tabuľky, grafy, obrázky atď.
  • V rámci dokumentu môžete vyhľadávať informácie na internete.
  • Má nástroje prístupnosti: na úpravu veľkosti textu, kontrastu atď.
  • Integruje sa s ďalšími nástrojmi Google, ako je Kalendár Google, Google Meet atď.

Pre toto všetko Je to jeden z najkompletnejších nástrojov a pri jeho používaní ponúka viacero výhod. Čo však môžete skutočne robiť s Dokumentmi Google?

Funkcie Dokumentov Google

Otvorený dokument Dokumentov Google

Už viete, čo sú Dokumenty Google. Poznáte jeho vlastnosti. A možno máte predstavu, na čo tento nástroj slúži. Ale pre každý prípad by ste mali vedieť, že hovoríme o textovom procesore, v ktorom budete môcť vytvárať nové textové dokumenty. Spolu so spolužiakmi budete môcť vytvárať aj tabuľky a prezentácie.

Ale nielen vytvárať dokumenty. Ak nejaké máte, stačí ich nahrať na Disk Google a Dokumenty Google sa postarajú o ich otvorenie (alebo ich konverziu na tento účel), aby ste ich mohli upravovať odkiaľkoľvek (pokiaľ máte internet).

Jednou z hlavných funkcií a výhod služby Dokumenty Google je možnosť práce viacerých ľudí na dokumente súčasne. Týmto spôsobom môžete vidieť, kedy naň človek píše alebo robiť zmeny v reálnom čase. Okrem nich je možná aj možnosť komentovania a navrhovania zmien (ako to môžeme urobiť vo Worde, LibreOffice alebo OpenOffice).

Pri sťahovaní týchto dokumentov môžeme ich zdieľať s ostatnými používateľmi a dať im povolenie na úpravu, ale tiež ich exportovať do rôznych formátov, ako sú okrem iného PDF, Word, RTF.

Ako vidíte, je to nástroj, ktorý myslel prakticky na všetko. Teraz vždy existujú nejaké výhody a nevýhody, či ho používať alebo nie. Jednou z najväčších obáv je skutočnosť, že sa nahrávajú „kompromitované“ informácie a že by mohli uniknúť. Na druhej strane máte možnosť cestovať kamkoľvek bez toho, aby ste museli nosiť flash disky, disky atď. s týmito informáciami, a teda pracovať, nech ste kdekoľvek. Porozprávame sa o všetkom dobrom, a nie o takom dobrom, ktoré má Dokumenty Google?

Výhody a nevýhody používania služby Dokumenty Google

Doteraz sme vám o službe Dokumenty Google povedali veľa dobrých vecí. A budeme v tom pokračovať. Ale chceme byť objektívni a každý nástroj, program... má svoje výhody aj nevýhody. A toto nie je výnimkou.

Medzi výhody používania Dokumentov Google patrí predovšetkým to, že je zadarmo. Tiež si ho nemusíte sťahovať ani nič inštalovať do počítača. Jednoducho s e-mailom Gmail už budete mať prístup k tomuto a mnohým ďalším nástrojom. Druhou výhodou je spolupráca s viacerými ľuďmi v reálnom čase, čo uľahčuje komunikáciu a tímovú prácu.

Výhodou je aj možnosť prístupu k dokumentom z akéhokoľvek zariadenia s pripojením na internet, najmä preto, že vás neobmedzuje len na počítač, ale môžete vstúpiť aj z mobilného telefónu alebo tabletu.

Čo je na tom zlé? V skutočnosti, Je potrebné mať na pamäti niekoľko bodov, ktoré by sme radi skontrolovali:

  • Práca závisí od pripojenia k internetu. Ak nie je internet, nebudete mať prístup k dokumentom (hoci teraz môžete pracovať bez internetu a zmeny sa nahrajú hneď, ako sa pripojíte).
  • Ak nie je správne nakonfigurovaný, môžete mať problémy so zabezpečením.
  • Problémy s kompatibilitou niektorých formátov súborov. Je to niečo, čomu sa nedá vyhnúť. Ak importujete dokument a Dokumenty Google ho nedokážu prečítať, nebudete s ním môcť nič robiť.
  • Výkon zlyhá pri práci s veľmi veľkými alebo zložitými dokumentmi.
  • Problémy so súkromím, ak sú dokumenty zdieľané s neželanými ľuďmi. Alebo ak ho napríklad zdieľate s tímom a člen tímu odíde, ale zabudnete ho odstrániť z používateľov, ktorí môžu daný dokument vidieť.

Je to teda spoľahlivé?

Odpovedať na túto otázku nie je jednoduché. A je to tak, že v závislosti od účelu, na ktorý ho chcete použiť, môžeme povedať áno alebo nie.

Napr Ak ho budete používať na získanie dokumentu so všetkými referenciami vašich produktov pre váš internetový obchod, môžeme povedať áno, Je spoľahlivý a tiež vám pomôže mať túto dokumentáciu, nech ste kdekoľvek. Ak ho použijete na to, aby ste mali kópiu v dokumente v zozname adresátov, do ktorého posielate newsletter, bude to závisieť od toho, ako bezpečný je daný súbor. Hoci Google chráni tie „najkompromitovanejšie“, „osobné“ informácie, ktoré si vyžadujú vysokú bezpečnosť, podľa nás by sa nemali nahrávať na Disk Google alebo Dokumenty Google.

Rozhodnutie musíte urobiť vy, ale niet pochýb o tom, že Dokumenty Google môžu byť dobrým riešením a vyhnúť sa nutnosti inštalovať program na úpravu textu do počítača alebo sa dokonca spoliehať na prácu s počítačom (pretože to môžete urobiť pomocou mobilu alebo tablet).


Buďte prvý komentár

Zanechajte svoj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Povinné položky sú označené *

*

*

  1. Zodpovedný za údaje: Miguel Ángel Gatón
  2. Účel údajov: Kontrolný SPAM, správa komentárov.
  3. Legitimácia: Váš súhlas
  4. Oznamovanie údajov: Údaje nebudú poskytnuté tretím stranám, iba ak to vyplýva zo zákona.
  5. Ukladanie dát: Databáza hostená spoločnosťou Occentus Networks (EU)
  6. Práva: Svoje údaje môžete kedykoľvek obmedziť, obnoviť a vymazať.