Биллинг. Бухгалтерский учет. Налоги… Это вызвало у вас обморок? Мы должны признать, что эти термины обычно действуют нам на нервы, и если у вас нет компетентного профессионала или простая биллинговая программа, иногда это может вывести вас из ваших коробок.
Поскольку мы не хотим, чтобы это случилось с вами, мы подумали о том, чтобы дать вам серию советы по выставлению счетов это может пригодиться и, прежде всего, облегчит процесс при его выполнении. Что мы вам советуем? Следующий.
журнал ежедневно
И доходы, и расходы — это то, что может происходить ежедневно во многих компаниях. Это обычное дело, и проблема в том, что если оставить все до конца, то выставление счетов может означать потерю большего количества часов (и не пять минут, на что вам потребуется, а 10, если их много).
Поэтому, когда дело доходит до доставки счета или оплаты расходов, старайтесь вести запись каждый день. Это займет несколько минут, но Взамен у вас будет все гораздо более организовано, не забывая вводить какие-либо счета или любые расходы, которые снижают налоги.
Назначьте день для заявлений
Это важно, потому что много раз мы уходим, уходим и, в конце концов, доставляем счета, когда заканчивается срок. То есть ночью. И очевидно, что это не самое лучшее.
Поэтому мы рекомендуем вам назначьте конкретный день, чтобы, что бы ни случилось, вы сделаете декларации. Этот день свободен от других задач, и вы посвятите себя только бухгалтерии, выставлению счетов, просмотру ошибок, счетов и т. д. своевременно доставлять налоги.
Например, представьте, что крайний срок — до 20 апреля. Ну надо было бы поставить на день раньше, может 11-го, сделать, ни разу не откладывая (кроме форс-мажора, конечно).
Контролировать неоплаченные счета
Как вы знаете, иногда мы доставляем счета, но они не оплачиваются одновременно. Даже не через несколько дней. Эти, несмотря на то, что мы их вывезли и отправили клиентам, если они не были собраны, они не являются доходом, поэтому мы не обязаны включать их в декларацию до тех пор, пока они не будут оплачены.
Что это значит? хорошо что отслеживание оплаченных и неоплаченных позволит вам не добавлять те, за которые вы еще не получили оплату. Конечно, как только вы это сделаете, вы представите их в следующем квартале или году. И если они не заплатят вам, вы можете требовать их.
Технологии на вашей стороне
Точный. Вести биллинг и бухгалтерию вручную уже что-то немыслимое, т.к. с технологиями можно автоматизировать многие процессы и сделать все быстрее.
Если вы раньше не прикасались к компьютеру, вам может быть трудно адаптироваться, но как только вы это сделаете, самое нормальное, что вы не захотите снова меняться.
Удобная программа для выставления счетов
Иногда мы упорно думаем, что для того, чтобы программа была хорошей, она должна иметь множество функций, настроек, подменю... но на самом деле это не так. В некоторых случаях, таких как выставление счетов, выполняется x действий, что встречается гораздо реже. И то, что вам нужно, это Программа, которую легко использовать, которая отвечает вам, когда вам это нужно, и которая помогает вам управлять вопросами выставления счетов, расходами, доходами...
Он не должен быть огромным или многофункциональным; только те, которые вы собираетесь использовать.
Выставление счетов и учет, две разные вещи
Будьте осторожны, иногда нам кажется, что все одинаково, и хотя это может быть так в случае с небольшими компаниями или фрилансерами, когда это крупные компании, все по-другому.
Если вы не знаете, как все это осуществить, лучше всего не пытаться сделать это самостоятельно, а воспользоваться помощью консультанта. Да, это требует затрат, но вы забываете об этих утомительных проблемах.
Ищите тот, который вселяет в вас уверенность, вписывается в ваш бюджет и скорее помогает, чем создает проблемы. Об остальном должен позаботиться он.
Будьте внимательны с нумерацией счетов-фактур
El количество счетов-фактур всегда должно быть соотносительным. Другими словами, если у вас есть 20 клиентов в течение года, вам нужно будет иметь 20 счетов каждый месяц, по одному на каждого клиента. Но это не значит, что каждый клиент заводит номер, нет. Первый клиент, которому вы выставили счет, — 1. Второй, даже если он другой, будет 2 и так далее.
Еще один важный момент: каждый год надо переустанавливать. Например, представьте, что в декабре вы выставили счет 429. В январе, когда вы пойдете предъявлять счет другому клиенту, его будет не 430, а 1. Почему? Потому что год меняется, и тогда мы возвращаемся к площади, с которой начали, и оттуда продолжаем в течение всего года.
Не копите знания в одном человеке
В компании или фрилансере вы должны учитывать, что в какой-то момент все может стать плохо. Дни. Недели. Месяцы. Собираетесь ли вы остаться без кого-либо, чтобы оплачивать счета или получать их?
Поэтому лучше всегда есть как минимум два человека, которые знают, как работает биллинговая программа и как все делается. Таким образом, перед лицом любого непредвиденного события ваша работа будет обеспечена, и вы продолжите хорошо функционировать.
Автоматизировать
Если у вас есть клиент, и он был с вами годами, скорее всего, он останется таким же. Но вам, месяц за месяцем, приходится выставлять счета вручную. Так почему бы не автоматизировать это? То есть каждый месяц счет-фактура генерируется автоматически, поскольку он будет содержать одну и ту же сумму. Даже не надевая его, вы можете сделать это дублируется весь счет-фактура, а затем меняется итого и меняется НДС, НДФЛ... только. Разве это не сэкономит вам время?
Что ж, вы можете сделать то же самое с технологиями и программами выставления счетов. Так что останется только просмотреть и отправить.
Проверить данные и счета
Всегда важно убедиться, что у вас есть хорошо обновленные данные ваших клиентов и что счета были правильными (и больше, и меньше). То же самое со счетами, которые вы должны оплатить. Убедитесь, что все правильно, и, если нет, уведомите их, чтобы изменить это.
Это не займет у вас много времени, и таким образом вы убедитесь, что все получается так, как должно быть. В противном случае вы потратите время на его изменение или запросите изменения у других.
Хотя эти темы могут показаться сложными, на самом деле это не так. Вы просто должны иметь четкое знание, чтобы сделать это легко. Нужна помощь?