Cuando tienes que iniciar un proyecto sabes que, si tienes delante un documento, puedes plasmar todas tus ideas para que te ayude de guía para saber cómo iniciar el camino. Para esto sirve el brief o briefing. Pero, ¿qué es un brief?
Si esta palabra extraña aún no la terminas de asimilar o no sabes bien lo que conlleva con ella, a continuación te lo desgranamos para que la entiendas y, sobre todo, para que sepas qué debes hacer con ello y los beneficios que te puede traer. ¿vamos a ello?
Qué es un brief
Como te hemos dicho antes, la palabra brief es lo mismo que briefing, solo que acortada. En realidad nos referimos a un documento no demasiado extenso que tiene los pasos que se van a dar para llevar a cabo una tarea o un proyecto. En este caso, no son solo esos pasos, sino también el cómo se va a llevar a cabo el trabajo, el tiempo que se le dedicará, y algunos otros aspectos.
Lo cierto es que se convierte más en una hoja de ruta para darte un panorama general, pero al mismo tiempo para que vayas «tachando» cada uno de esos pasos para conseguir el objetivo final.
Por ejemplo, imagina que tienes un proyecto de un eCommerce y has hecho un brief para tener lista la página web. En este habrás establecido los pasos y necesidades que tiene la web, incluso el tiempo para cada uno de ellos. De tal manera que, conforme el tiempo va corriendo, también irás tachando tú las cosas que vas haciendo para llegar al final y tener esa web lista.
Hay que tener en cuenta que el brief no es algo personal, sino que también se puede utilizar en equipo o con varias personas (incluso estableciendo lo que cada persona debe hacer).
Además, no es un documento estático, sino que puede cambiar. Y aunque hay plantillas, cada empresa es un mundo y puede ser que necesiten un brief hecho de diferentes maneras.
Tipos de brief
Relacionado con lo anterior, debes saber que hay muchos tipos de brief a utilizar que dependerán de cada cliente o empresa, así como del objetivo que se tenga.
Los más habituales son los siguientes:
- Briefing de publicidad. Se utiliza principalmente para elaborar campañas de publicidad. En este caso, se establece el objetivo a conseguir, y se pone por escrito el tiempo que van a estar en activo, las creatividades que se van a utilizar, así como los textos. En algunos briefings también se elabora un plan B por si la primera opción no tiene el impacto esperado en X tiempo.
- Briefing de marketing. Al igual que el de publicidad, este está enfocado en el marketing a seguir en la empresa o marca. Ahora bien, podríamos desgranarlo de diversas formas ya que el marketing en sí es bastante amplio.
- Brief de negocio. Quizá lo has visto en alguna ocasión, sobre todo si has pedido información para anunciarte en periódicos o en empresas grandes. En él se engloba la situación histórica, así como la actual, de ese negocio. También se establece el público al que está dirigido, los objetivos que tiene… Finalmente, y esto a veces de manera opcional, se da información sobre las tarifas para anunciarse en esos medios.
Por supuesto, hay muchos más tipos que podrían construirse dependiendo de las necesidades de la empresa o marca.
¿Qué lleva un brief?
¿Tienes en mente un proyecto o una estrategia y te vendría bien tener este documento? Pues para empezar necesitas conocer los elementos que ha de contener este. Y los más habituales son los siguientes:
Objetivo
U objetivos a conseguir. Se deben exponer al principio para entender que todo lo que se va a hacer será para conseguir el resultado que se espera.
Por ejemplo, si es un brief de publicidad, el objetivo será conseguir un tanto por ciento de nuevos clientes; o un tanto por ciento de ventas.
Público objetivo
Es decir, las personas a las que se dirigirá este brief. No es lo mismo hacerlo para niños que para adultos.
Conocer a fondo el público objetivo puede lograr que tengas un mayor éxito porque te enfocas directamente en las personas que sabes que pueden estar interesados en lo que haces.
Descripción de la empresa
En realidad, da igual el tipo de brief a hacer, ya que esta información ayudará a que, quien lo lea, se haga una idea del recorrido que tiene esta empresa y de lo que hace.
Necesidades
Dicho de otro modo, lo que se necesita para llevar a cabo el proyecto. Hablamos tanto de cosas materiales como personales (mano de obra).
Actuaciones
Este es el apartado más importante ya que aquí se establecerá la estrategia a trabajar. Además, se pueden establecer tiempos e incluso asignar las tareas para que puedan llevarse a cabo de manera ordenada y sin que haya que esperar a nadie.
Presupuesto
Junto a las actuaciones, es otro de los puntos fundamentales, que además influye en lo anterior. Se trata de establecer económicamente el coste de este brief, no en sí por el documento, sino por el proyecto que tiene en su interior.
Finalmente, a modo de resumen, se puede establecer una visual de cada una de las tareas a realizar y los plazos de ejecución.
Herramientas para medir los resultados
Tener un brief está bien. Pero, ¿cómo vas a saber que funciona correctamente? Es decir, ¿cómo sabrás que de verdad has conseguido o que funciona lo que has planteado? Podrías decir que eso lo sabrás al final, pero entonces no tienes tiempo para mejorar los resultados. Y habrás invertido tiempo y dinero que no te da rentabilidad.
Por eso, además de todo lo anterior, establecer unas KPI’s, es decir, unas herramientas que te ayuden a medir conforme esté activa la campaña, te pueden orientar sobre si lo estás haciendo bien o no.
Plan de contingencias
Relacionado con lo anterior, ¿y si las cosas no están funcionando? Entonces necesitas un plan B que también se puede elaborar en el brief para que, si los resultados no son satisfactorios, puedas tener preparado un plan de rescate con el que actuar rápido y paliar el efecto.
Ahora que sabes qué es un brief y los elementos más importantes, ¿te animarías a hacerlo para tu proyecto o para las tareas que debas llevar a cabo en tu eCommerce?