Si trabajas mucho por Internet, o trabajas con documentos y tienes que estar llevándote pendrives con la información, seguro que te interesa saber qué es Google Docs. A lo mejor ya la utilizas, o quizá todavía no le has dado una oportunidad.
En esta ocasión, queremos acercarte esta herramienta de Google que, si tienes un correo electrónico de Gmail seguro que la has visto. ¿Quieres saber qué es, qué características tiene y cuáles son las funciones? ¿Y por qué deberías usarla o por qué no? Entonces, sigue leyendo lo que acabamos de recopilar para ti.
Qué es Google Docs
Lo primero de todo que debes saber es qué es Google Docs. Y en este caso hablamos de un servicio para procesar texto en línea. Dicho de otro modo, es un programa online en la que vas a poder crear y editar documentos de texto en línea. Además, al estar conectado a Internet, todo aquel que tenga el enlace a ese documento (y permisos para editar) podrá trabajar en el documento. Esto permite la colaboración en tiempo real con otros usuarios.
Y a eso hay que añadirle el poder acceder a los documentos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
Características de Google Docs
Ya te hemos comentado algunas de las características más significativas de Google Docs, pero queremos hacerlo un poco más profundamente para que entiendas todo lo que te ofrece esta herramienta que está dentro de los servicios que ofrece Google Drive.
Entre ellas, las más destacables son las siguientes:
- Procesador de texto: permite escribir, editar, formatear y dar formato a los textos de manera sencilla.
- Poder colaborar en tiempo real: permite trabajar en un mismo documento con varias personas al mismo tiempo. Eso sí, es necesario que esas personas tengan acceso al documento y permisos para editarlo.
- Visualizar el historial de cambios: permite ver quién ha hecho cambios en un documento y revertirlos si es necesario.
- Hacer comentarios y sugerencias: puedes añadir comentarios y sugerencias en un documento para discutir cambios.
- Tienes disponibles varias plantillas: para diferentes tipos de documentos, como currículums, cartas, etc.
- Se integra dentro de Google Drive: de hecho, este servicio entra dentro de los que tienes en Google Drive junto a otros como la posibilidad de crear diapositivas, hojas de cálculo…
- Es compatible con diferentes formatos: podrás importar y exportar documentos en diferentes formatos, como Microsoft Word, PDF, odt, etc.
- Tendrás herramientas de edición avanzadas: como tablas, gráficos, imágenes, etc.
- Puedes buscar información en Internet dentro del documento.
- Dispone de herramientas de accesibilidad: para ajustar el tamaño del texto, el contraste, etc.
- Se integra con otras herramientas de Google como Google Calendar, Google Meet, etc.
Por todo esto, es una de las herramientas más completas y ofrece múltiples ventajas al utilizarla. Pero, ¿qué es lo que de verdad se puede hacer con Google Docs?
Funciones de Google Docs
Ya sabes qué es Google Docs. Conoces sus características. Y es posible que tengas una idea de para qué sirve esta herramienta. Pero, por si acaso, debes saber que hablamos de un procesador de textos en el cual vas a poder crear nuevos documentos de texto. Junto a sus compañeros también podrás hacer hojas de cálculo y presentaciones.
Pero no solo crear los documentos. Si tienes alguno solo tendrás que subirlos a Google Drive y Google Docs se encargará de abrirlos (o convertirlos para ello) con el objetivo de que puedas editarlos desde cualquier lugar donde te encuentres (siempre que tengas Internet).
Una de las principales funciones, y ventajas, de Google Docs es la posibilidad de que varias personas trabajen al mismo tiempo en el documento. De esta forma, se puede ver cuando una persona escribe en él o hacer modificaciones en tiempo real. Además de estas, la posibilidad de comentar y sugerir los cambios (tal y como podemos hacerlo en Word, LibreOffice u OpenOffice) es posible.
A la hora de descargar esos documentos, podremos compartirlos con otros usuarios y darles permiso de edición, pero también exportarlos en distintos formatos como PDF, Word, RTF, entre otros.
Como ves, es una herramienta que prácticamente ha pensado en todo. Ahora bien, siempre hay unos pros y unos contras de usarla o no. Uno de los mayores miedos es el hecho de subir información «comprometida» y que esta pueda ser filtrada. Por otro lado, tienes la posibilidad de viajar a cualquier lado sin necesidad de llevar pendrives, discos, etc. con esa información, y así trabajar vayas donde vayas. ¿Te hablamos de todo lo bueno, y lo no tan bueno, que tiene Google Docs?
Ventajas e inconvenientes de usar Google Docs
Hasta este punto te hemos contado muchas cosas buenas de Google Docs. Y lo vamos a seguir haciendo. Pero queremos ser objetivos y toda herramienta, programa… tiene sus ventajas y sus inconvenientes. Y este no es una excepción.
Entre las ventajas que tiene usar Google Docs, la primera y principal es su gratuidad. Tampoco tienes que descargarlo ni instalar nada en tu ordenador. Simplemente con un correo de Gmail ya tendrás acceso a esta y otras muchas herramientas. Como segunda ventaja tienes la colaboración en tiempo real con varias personas, lo que facilita la comunicación y el trabajo en equipo.
El hecho de poder acceder a los documentos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet es también un plus, sobre todo porque no te limita solo al ordenador, sino que también puedes entrar desde el móvil, o la tablet.
Ahora bien, ¿y qué tiene de malo? En realidad, hay varios puntos a tener en cuenta que nos gustaría que revisaras:
- Depende de una conexión a Internet para funcionar. Si no hay Internet no tendrás acceso a los documentos (si bien ahora puede trabajar sin Internet y los cambios se suben en cuanto se conecte).
- Puede tener problemas de seguridad si no se configura correctamente.
- Problemas de compatibilidad con algunos formatos de archivo. Es algo inevitable. Si importas un documento y Google Docs es incapaz de leerlo, no vas a poder hacer nada con él.
- Fallos en el rendimiento si se trabaja con documentos muy grandes o complejos.
- Problemas de privacidad si se comparten documentos con personas no deseadas. O si por ejemplo lo compartes con un equipo y un miembro de este se va pero te olvidas sacarlo de los usuarios que pueden ver ese documento.
Entonces, ¿es fiable?
Responder esta pregunta no es fácil. Y es que, dependiendo del uso que quieras darle, te podríamos decir que sí o que no.
Por ejemplo, si vas a usarlo para tener un documento con todas las referencias de tus productos para tu tienda online, podríamos decir que sí, es fiable y además te ayudará a tener esa documentación vayas donde vayas. Si lo usas para tener una copia en un documento de tu lista de correos a los que les mandas un newsletter, ya dependerá de qué tan seguro piensas que está ese archivo. Si bien Google protege, la información más «comprometida», «personal» y que precisa una seguridad alta, para nosotros no debería subirse ni a Google Drive ni a Google Docs.
La decisión la debes tomar tú, pero no hay duda de que Google Docs puede ser una buena solución y evitarte tener que instalar en tu ordenador un programa de edición de textos o incluso depender de un ordenador para trabajar (porque puedes hacerlo por el móvil o la tablet).