Se você trabalha muito na Internet, ou trabalha com documentos e tem que levar pendrives com as informações, com certeza vai se interessar em saber o que é o Google Docs. Talvez você já use, ou talvez ainda não tenha dado uma chance.
Na ocasião, Queremos trazer a você esta ferramenta do Google que, se você tem um e-mail do Gmail, certamente já o viu. Quer saber o que é, que características tem e quais são as funções? E por que você deve usá-lo ou por que não? Portanto, continue lendo o que acabamos de coletar para você.
O que é o Google Docs
A primeira coisa que você deve saber é o que é o Google Docs. E neste caso estamos falando de um serviço de processamento de texto on-line. Em outras palavras, é um programa online no qual você poderá criar e editar documentos de texto online. Além disso, estando conectado à Internet, qualquer pessoa com o link para esse documento (e permissões para editar) poderá trabalhar no documento. Esta permite colaboração em tempo real com outros usuários.
E a isso devemos adicionar o poder acesse documentos de qualquer dispositivo com conexão à Internet.
Recursos do Google Docs
Já falamos sobre alguns dos recursos mais significativos do Google Docs, mas queremos ir um pouco mais fundo para que você entenda tudo o que esta ferramenta que está dentro dos serviços oferecidos pelo Google Drive oferece a você.
Entre elas, os mais notáveis são os seguintes:
- Processador de texto: permite escrever, editar, formatar e formatar textos com facilidade.
- Ser capaz de colaborar em tempo real: permite trabalhar no mesmo documento com várias pessoas ao mesmo tempo. Claro, é necessário que essas pessoas tenham acesso ao documento e permissões para editá-lo.
- Exibir histórico de alterações – permite ver quem fez alterações em um documento e revertê-las, se necessário.
- Fazer comentários e sugestões: você pode adicionar comentários e sugestões a um documento para discutir as alterações.
- Você tem vários modelos disponíveis: para diversos tipos de documentos, como currículos, cartas, etc.
- É integrado ao Google Drive: na verdade, este serviço é um daqueles que você tem no Google Drive junto com outros como a possibilidade de criar slides, planilhas...
- É compatível com diversos formatos: você poderá importar e exportar documentos em diversos formatos, como Microsoft Word, PDF, odt, etc.
- Você terá ferramentas avançadas de edição: como tabelas, gráficos, imagens, etc.
- Você pode pesquisar informações na Internet dentro do documento.
- Possui ferramentas de acessibilidade: para ajustar o tamanho do texto, o contraste, etc.
- Ele se integra com outras ferramentas do Google, como Google Calendar, Google Meet, etc.
Por tudo isto, É uma das ferramentas mais completas e oferece múltiplas vantagens ao utilizá-la. Mas o que você realmente pode fazer com o Google Docs?
Recursos do Google Docs
Você já sabe o que é o Google Docs. Você conhece suas características. E você deve ter uma ideia para que serve essa ferramenta. Mas, por via das dúvidas, você deve saber que estamos falando de um processador de texto no qual você poderá criar novos documentos de texto. Junto com seus colegas, você também poderá fazer planilhas e apresentações.
Mas não basta criar os documentos. Se você tiver, basta enviá-los para o Google Drive e o Google Docs se encarregará de abri-los (ou convertê-los para isso) para que você possa editá-los de qualquer lugar que esteja (desde que tenha Internet).
Uma das principais funções e vantagens do Google Docs é a possibilidade de várias pessoas trabalharem no documento ao mesmo tempo. Dessa forma, você pode ver quando uma pessoa escreve ou faz alterações em tempo real. Além destes, é possível comentar e sugerir alterações (como podemos fazer no Word, LibreOffice ou OpenOffice).
Ao baixar esses documentos, podemos compartilhá-los com outros usuários e dar-lhes permissão de edição, mas também exportá-los em diferentes formatos como PDF, Word, RTF, entre outros.
Como você pode ver, é uma ferramenta que praticamente pensou em tudo. Agora, sempre há alguns prós e contras de usá-lo ou não. Um dos maiores temores é o fato de carregar informações "comprometidas" e que possam vazar. Por outro lado, você tem a possibilidade de viajar para qualquer lugar sem ter que carregar pendrives, disquetes, etc. com essas informações e, assim, trabalhar onde quer que vá. Vamos falar sobre tudo de bom, e não tão bom, que o Google Docs tem?
Vantagens e desvantagens de usar o Google Docs
Até este ponto, contamos muitas coisas boas sobre o Google Docs. E vamos continuar a fazê-lo. Mas queremos ser objetivos e toda ferramenta, programa... tem suas vantagens e desvantagens. E isso não é exceção.
Entre as vantagens de usar o Google Docs, a primeira e principal é que ele é gratuito. Você também não precisa baixá-lo ou instalar nada em seu computador. Simplesmente com um e-mail do Gmail você já terá acesso a essa e muitas outras ferramentas. Como segunda vantagem, você tem colaboração em tempo real com várias pessoas, o que facilita a comunicação e o trabalho em equipe.
O facto de poder aceder aos documentos a partir de qualquer dispositivo com ligação à Internet também é uma mais valia, até porque não o limita apenas ao computador, podendo também aceder a partir do telemóvel ou tablet.
Agora, o que há de errado com isso? Na realidade, Há vários pontos a ter em mente que gostaríamos que você revisasse:
- Depende de uma conexão com a Internet para funcionar. Se não houver Internet, você não terá acesso aos documentos (embora agora você possa trabalhar sem Internet e as alterações sejam carregadas assim que você se conectar).
- Você pode ter problemas de segurança se não estiver configurado corretamente.
- Problemas de compatibilidade com alguns formatos de arquivo. É algo inevitável. Se você importar um documento e o Google Docs não conseguir lê-lo, você não poderá fazer nada com ele.
- O desempenho falha ao trabalhar com documentos muito grandes ou complexos.
- Problemas de privacidade se os documentos forem compartilhados com pessoas indesejadas. Ou se, por exemplo, você o compartilha com uma equipe e um membro da equipe sai, mas você se esquece de removê-lo dos usuários que podem ver esse documento.
Então é confiável?
Responder a esta pergunta não é fácil. E é isso, dependendo do uso que você deseja dar, podemos dizer sim ou não.
Por exemplo Se você vai usá-lo para ter um documento com todas as referências de seus produtos para sua loja online, podemos dizer que sim, É confiável e também ajudará você a ter essa documentação onde quer que vá. Se você usá-lo para ter uma cópia em um documento em sua lista de discussão para o qual você envia um boletim informativo, isso dependerá de quão seguro você acha que esse arquivo é. Embora o Google proteja as informações mais "comprometidas", "pessoais" que requerem alta segurança, para nós elas não devem ser carregadas no Google Drive ou no Google Docs.
A decisão deve ser tomada por você, mas não há dúvidas de que o Google Docs pode ser uma boa solução e evitar ter que instalar um programa de edição de texto no seu computador ou mesmo contar com um computador para funcionar (porque você pode fazer pelo celular ou O tablet).