Cobrança. Contabilidade. Impostos… Deu-lhe uma síncope? Temos que reconhecer que são termos que costumam nos deixar nervosos e a menos que você tenha um profissional competente ou um programa de faturamento fácil, às vezes pode tirá-lo de suas caixas.
Como não queremos que isso aconteça com você, pensamos em lhe dar uma série de dicas de faturamento que pode vir a calhar e, sobretudo, que facilitará o processo na sua execução. O que te aconselhamos? O seguinte.
log diariamente
Tanto as receitas quanto as despesas são algo que pode ocorrer diariamente em muitas empresas. Isso é comum, e o problema é que se você deixar tudo para o final, então fazer o faturamento pode significar perder mais horas (e não cinco minutos, que é o que você levaria, 10 se forem muitos).
Por isso, na hora de entregar uma fatura, ou pagar uma despesa, procure manter um registro todos os dias. Vai demorar alguns minutos, mas Em troca, você terá tudo muito mais organizado sem esquecer de inserir nenhuma fatura ou qualquer despesa que reduza os impostos.
Defina um dia para as declarações
Isso é importante porque muitas vezes saímos, saímos e no final acabamos entregando as faturas quando o prazo termina. Ou seja, à noite. E, obviamente, isso não é o melhor.
Portanto, recomendamos que você coloque um dia específico que, aconteça o que acontecer, você fará as declarações. Esse dia está livre de outras tarefas e você só se dedicará à contabilidade, faturamento, revisão de erros, faturas, etc. para entregar os impostos a tempo.
Por exemplo, imagine que o prazo é até 20 de abril. Bem, você teria que colocar um dia antes disso, talvez o dia 11, para fazê-lo, sem nunca atrasá-lo (exceto por força maior, é claro).
Controle as contas não pagas
Como você sabe, às vezes entregamos faturas, mas elas não são pagas ao mesmo tempo. Nem mesmo alguns dias depois. Estes, apesar de os termos retirado e enviado aos clientes, se não foram recolhidos, não são rendimentos, pelo que não temos de os incluir na declaração até serem pagos.
O que significa isto? Pois que manter o controle daqueles que são pagos e daqueles que não são, permitirá que você não precise adicionar aqueles para os quais você ainda não recebeu o pagamento. Claro, uma vez que você fizer isso, você os apresentará no trimestre ou ano seguinte. E se eles não te pagarem, você pode reivindicá-los.
A tecnologia está do seu lado
Exato. Fazer o faturamento e a contabilidade à mão já é algo impensável porque com tecnologia você pode automatizar muitos processos e fazer tudo mais rápido.
Se você nunca tocou em um computador antes, pode ser difícil para você se adaptar, mas depois que o fizer, o mais normal é que você não queira mudar novamente.
Um programa de faturamento fácil
Às vezes a gente insiste em pensar que para um programa ser bom tem que ter muitas funcionalidades, customizações, submenus... e na verdade não é. Em alguns casos, como faturamento, são realizadas x atividades, muito menos comuns. E o que você precisa é de um programa fácil de usar, que atende quando você precisa e que ajuda a gerenciar problemas de cobrança, despesas, receitas...
Não precisa ser enorme ou rico em recursos; apenas aqueles que você vai usar.
Faturamento e contabilidade, duas coisas diferentes
Tenha cuidado, às vezes pensamos que tudo é igual, e embora possa ser assim no caso de pequenas empresas ou freelancers, quando são grandes empresas isso é diferente.
Se você não sabe como fazer tudo isso, o melhor é não tentar fazer sozinho, mas contar com a ajuda de um orientador. Sim, envolve um desembolso, mas você esquece esses problemas tediosos.
Procure um que lhe dê confiança, que esteja dentro do seu orçamento e que seja mais uma ajuda do que um problema. O resto deve ser cuidado por ele.
Cuidado com a numeração das faturas
El número das faturas deve ser sempre correlativo. Ou seja, se você tiver 20 clientes ao longo do ano, terá que ter 20 faturas por mês, uma por cliente. Mas não quer dizer que cada cliente comece um número, não. O primeiro cliente que você fatura é 1. O segundo, mesmo que seja diferente, será 2 e assim por diante.
Outro ponto importante é que você tem que redefinir todos os anos. Por exemplo, imagine que em dezembro você fez a fatura 429. Em janeiro, quando você for apresentar a fatura para outro cliente, não será 430. Será 1. Por quê? Porque o ano muda, e depois voltamos à praça onde começamos e de lá continuamos ao longo do ano.
Não acumule conhecimento em uma pessoa
Em uma empresa, ou freelancer, você tem que levar em conta que pode ficar ruim em algum momento. Dias. Semanas. Meses. Vai ficar sem ninguém para fazer as contas ou recebê-las?
Portanto, é melhor que você sempre há pelo menos duas pessoas que são como o programa de cobrança funciona e como tudo é feito. Dessa forma, diante de qualquer imprevisto, você terá esse trabalho coberto e continuará funcionando bem.
Automatizar
Se você tem um cliente e ele está com você há anos, é provável que ele continue assim. Mas você, mês a mês, tem que fazer a fatura manualmente. Então por que não automatizar? Ou seja, a cada mês, a fatura é gerada automaticamente, pois terá o mesmo valor. Mesmo sem usá-lo, você pode fazer isso a fatura inteira é duplicada e depois altera o total e altera o IVA, imposto de renda pessoal... somente. Isso não lhe pouparia tempo?
Bem, você pode fazer o mesmo com tecnologia e programas de cobrança. Então será apenas para revisar e enviar.
Confira dados e faturas
É sempre importante verificar se você tem o dados bem atualizados de seus clientes e que as faturas estão corretas (tanto mais quanto menos). O mesmo com as contas que você tem que pagar. Verifique se tudo está correto e, se não estiver, avise-os para alterá-lo.
Não vai demorar muito e assim você garante que tudo saia como deveria ser. Caso contrário, você perderá tempo tendo que alterá-lo ou solicitar alterações de outras pessoas.
Embora esses tópicos possam parecer complicados, eles realmente não são. Você apenas tem que ter o conhecimento claro para fazê-lo facilmente. Precisa de ajuda?