Como reduzir o tamanho dos arquivos PDF?

PDF (Portable Document Format) é um formato de arquivo que captura todos os elementos de um documento impresso como uma imagem eletrônica que pode ser visualizada, pesquisada, impressa ou encaminhada para outra pessoa. Os arquivos PDF são criados usando Adobe Acrobat, Acrobat Capture ou produtos semelhantes.

Para visualizar e usar os arquivos, você precisa do Acrobat Reader gratuito, que pode ser baixado facilmente. Depois de fazer o download do Reader, ele iniciará automaticamente quando você quiser visualizar um arquivo PDF.

Os arquivos PDF são especialmente úteis para documentos como artigos de revistas, brochuras de produtos ou folhetos onde você deseja preservar a aparência gráfica original online. Um arquivo PDF contém uma ou mais imagens de página, cada uma das quais pode ser ampliada ou reduzida. Você pode ir para cima e para baixo na página.

Arquivos PDF: como é sua compressão

O produto Acrobat, que permite a criação de arquivos PDF, é vendido na faixa de preços não muito exagerada. Uma alternativa não Adobe é um produto denominado Niknak da 5D, uma empresa do Reino Unido. (O próprio leitor é gratuito e pode ser usado como um plug-in com seu navegador da web ou pode ser iniciado por ele mesmo). Algumas situações em que os arquivos PDF são desejáveis ​​incluem:

Desenvolvimento de design gráfico no qual os membros da equipe trabalham remotamente e, portanto, precisam explorar ideias de design online

Pessoas do helpdesk que precisam ver o livro impresso que os usuários estão vendo

Distribuição online de qualquer documento impresso no qual você deseja preservar sua aparência impressa

Os arquivos Acrobat PDF são mais do que imagens de documentos. Os arquivos podem incorporar fontes de tipo para torná-los disponíveis em qualquer lugar que você esteja visualizando. Eles também podem incluir elementos interativos, como botões para inserir formulários e para ativar som e filmes Quicktime ou AVI. Os arquivos PDF são otimizados para a web exibindo o texto antes das imagens gráficas e links de hipertexto.

Os usuários muitas vezes se perguntam como reduzir o tamanho de um arquivo PDF para garantir que ele seja aceito pelo sistema de gerenciamento de processos de um tribunal e, assim, arquivado eletronicamente com sucesso.

Há uma grande variedade de regras sobre o tamanho do arquivo, dependendo do sistema de gerenciamento usado para gerenciar os arquivos recebidos. É importante verificar as regras locais do seu tribunal com antecedência.

Em geral, entretanto, há muito poucos motivos para os PDFs terem centenas de megabytes de tamanho, a menos que contenham evidências que devem ser salvas como fotos de altíssima resolução. Seguindo algumas etapas simples, mesmo os arquivos grandes com centenas de páginas não devem exceder 10 MB.

Como determinar o tamanho do seu documento PDF

Se você usa o Adobe Acrobat, verificar o tamanho do PDF é fácil. Basta clicar em Arquivo e em Propriedades. Você verá muitas informações sobre o seu documento, incluindo seu tamanho.

Como alternativa, você pode navegar até a pasta que contém o documento, clicar com o botão direito do mouse e clicar em propriedades.

Arquivos maiores levarão mais tempo para carregar, são difíceis de compartilhar eletronicamente (por exemplo, via e-mail) e consumirão o armazenamento de arquivos do seu escritório de advocacia mais rapidamente. Além disso, embora os tribunais aceitem tamanhos de arquivo maiores, eles preferem lidar com arquivos menores e mais otimizados.

Então, como você deve fazer para reduzir o tamanho dos seus documentos PDF? Aqui estão cinco dicas rápidas.

Evite digitalizar PDFs sempre que possível

É um equívoco comum que, para criar PDFs ou combinar vários documentos e exposições em um único PDF, você precise imprimir tudo e digitalizá-lo juntos. Os arquivos convertidos eletronicamente são geralmente muito menores em tamanho do que os arquivos digitalizados.

Somente documentos que existem apenas em papel precisam ser digitalizados; todos os outros documentos podem ser convertidos eletronicamente do arquivo original, salvando-os como PDF. Além disso, documentos individuais podem ser rapidamente combinados como PDFs usando um software como Adobe Acrobat, evitando a necessidade de imprimir os documentos para combiná-los.

Salvar como "PDF pequeno"

Se o seu arquivo ainda for muito grande depois de ter sido criado eletronicamente, em vez de ser digitalizado, ainda existem algumas etapas que você pode seguir. O mais simples é salvar novamente o arquivo como um PDF de tamanho reduzido.

Na versão mais recente do Adobe Acrobat, abra o PDF que deseja salvar novamente como um arquivo menor, escolha Arquivo, Salvar como outro e, a seguir, PDF pequeno. Você será solicitado a selecionar a compatibilidade de versão necessária e, em seguida, clique em OK para salvar. Recomendamos que você configure sua compatibilidade pelo menos com o Acrobat X, pois essa versão ainda é amplamente utilizada.

Use o Adobe Acrobat PDF Optimizer

Às vezes, você deseja ter mais controle sobre quais elementos em seu documento são rebaixados ou removidos. Nessas circunstâncias, você deve escolher a ferramenta de otimização de PDF.

Antes de otimizar um arquivo, é uma boa ideia auditar o uso de espaço do arquivo: verifique quais elementos, como fontes, imagens, etc., estão usando mais dados. Os resultados podem fornecer ideias sobre onde é melhor reduzir o tamanho do arquivo.

Para iniciar a otimização, abra o PDF no Acrobat, clique em Arquivo, Salvar como outro e clique em PDF otimizado. Na caixa de diálogo que aparece, clique em Auditar uso do espaço no canto superior direito.

Reduza o tamanho ao salvar no Word

No Word, para converter um documento em PDF, você usa a opção Salvar como. Essa opção geralmente produz um arquivo bastante pequeno, dependendo do número de imagens no documento. No entanto, se você achar que o PDF convertido para Word ainda é muito grande, há outra opção no Word que produzirá um arquivo significativamente menor. Veja como usá-lo:

Abra o documento do Word a ser convertido em PDF. Clique no botão Arquivo e em Salvar como. No menu Salvar como tipo, selecione PDF e insira o nome de arquivo de sua preferência. Aqui está a etapa extra: onde diz Otimizar para na parte inferior da caixa de diálogo, selecione Tamanho mínimo (postagem online).

Use uma ferramenta de impressão de PDF

Outras ferramentas de PDF (não da Adobe) geralmente contêm recursos que reduzirão o tamanho do PDF. No entanto, se você está procurando uma opção gratuita, existem algumas disponíveis. Atualmente, o criador de PDF gratuito mais baixado (de acordo com download.com) é o PrimoPDF.

Depois de instalar o PrimoPDF, basta abrir o PDF que deseja compactar (no Acrobat Reader ou em um navegador da web, por exemplo), pressione Ctrl + P para abrir a caixa de diálogo de impressão, selecione PrimoPDF na lista de impressoras disponíveis e clique em Crie PDF.

Observe que esse método, como simplesmente salvar como um PDF de tamanho reduzido no Adobe Acrobat, reduz a qualidade e a resolução da imagem.

Quando se trata de economizar espaço em seu computador Mac, há muitas coisas que você pode fazer: esvaziar a lixeira, remover instaladores de aplicativos, livrar-se de arquivos duplicados e muito mais.

Você também pode reduzir o tamanho do arquivo de documentos PDF para torná-los mais compactos e ocupar menos espaço no seu Mac.

No entanto, é importante observar que isso também pode diminuir a qualidade do PDF original.

Se precisar de um PDF de alta qualidade para uma apresentação ou atribuição de trabalho, você pode usar outro método para economizar espaço, como salvá-lo em um sistema de backup baseado em nuvem ou disco rígido externo.

A compactação DF pode ajudar a reduzir os custos de compartilhamento, armazenamento e transferência de arquivos para a nuvem. Acelera o processo de upload, download, impressão ou anexação de um PDF, pois quanto menor o tamanho, mais rápido ele é distribuído.

Então, qual é a melhor maneira de aproveitar todos os benefícios que a compactação PDF tem a oferecer? Angela O'Donnell explica isso respondendo às nossas perguntas abaixo.

Você pode explicar brevemente o que é compactação PDF?

A compactação PDF reorganiza os dados em um arquivo PDF, armazenando-os com mais eficiência para que possam ser reduzidos em tamanho sem perder detalhes importantes no processo. Reorganizar os dados pode significar que as imagens são redimensionadas e / ou reformatadas para reduzir o tamanho do arquivo.

E se meus arquivos que precisam de compactação não forem PDF? A automação é útil neste caso, pois converter manualmente centenas, milhares ou até milhões de documentos em PDF é uma tarefa assustadora.

Os administradores podem direcionar um serviço de conversão automática para um repositório de documentos, como os principais sistemas de gerenciamento de documentos (DMS), Dropbox, SharePoint ou até mesmo uma única pasta em uma rede Windows e, silenciosamente, converter documentos em PDF em segundo plano.

Como funciona a automação no processo de compressão?

Em vez de aplicar a compactação aos arquivos manualmente, um por um, um serviço de compactação automatizado pode processar um grande volume de arquivos em seu repositório continuamente. Dessa forma, todo o trabalho de compactação é feito silenciosamente em segundo plano, sem a necessidade de envolvimento dos usuários após a configuração inicial.

Este tipo de compressão automatizada é um serviço poderoso, cobrindo todos os documentos, independentemente de como eles foram parar em seu repositório de documentos.

Você está curioso para ver como é a compactação automatizada? Este útil infográfico fornece uma visão geral de como ele funciona em conjunto com um serviço de processamento OCR automatizado.

Redução de arquivos PDF para tamanhos ideais, oferecendo quatro opções de tamanho diferentes.

A organização de PDFs por numeração de Bates, indexação, marca d'água, etc. é possível ao usar o PDFelement Pro.

A opção de processamento em lote torna a vida mais fácil quando vários PDFs precisam ser compactados, editados, organizados e compartilhados simultaneamente.

PDFs digitalizados podem ser convertidos em formatos editáveis ​​usando a tecnologia OCR.

Desde o preenchimento de formulários PDF, extração de dados até a segurança de seus arquivos, tudo é possível com a ajuda do iSky soft PDFelement Pro para Windows.

Método 2. Torne o PDF menor usando o Microsoft Word

O MS Office é conhecido por ser o melhor pacote de PC para Windows há muito tempo, mas o que a maioria de nós não sabe é que com o lançamento do MS Office 2013, podemos até criar e editar arquivos PDF sem complicações. Este é um grande salto da Microsoft e é útil para usuários que desejam compactar seus arquivos PDF em tamanhos ideais para vários fins, como compartilhamento, armazenamento, etc.

Etapa 1. Ao usar o MS Word 2013, tudo o que você precisa fazer é salvar seu arquivo do Word como PDF. Na janela "Salvar como" ("Arquivo"> ​​"Salvar como"), selecione PDF na lista suspensa que contém os formatos de saída e também escolha "Tamanho mínimo" nas opções abaixo. Este é um novo recurso e salva um documento do Word como um arquivo PDF no tamanho ideal.

Solução de problemas

Um dos maiores incômodos de lidar com um arquivo PDF é o tamanho do arquivo grande. Não há nada pior do que um e-mail preso em sua caixa de saída de um arquivo PDF grande, a menos, é claro, que seja um download lento de PDF da web.

Como você pode reduzir o tamanho do seu documento PDF? Embora isso dependa muito de PDF para PDF e do tipo de conteúdo que contém, existem algumas opções gerais de criação de PDF em particular às quais você deve prestar atenção. Alguns ajustes aqui e ali contribuirão muito para reduzir os megabytes de seu arquivo.

Use o comando "Salvar como".

Este é um bom local para começar a reduzir o inchaço. Cada vez que você clica em "Salvar" em um aplicativo, obtém um tamanho de arquivo geralmente maior. Isso ocorre porque a função salva as alterações e as adiciona ao arquivo. O mesmo vale para arquivos PDF.

Em vez disso, use o comando "Salvar como". Ao fazer isso, você sobrescreve todo o arquivo, removendo objetos não utilizados e alterações acumuladas. O resultado é um arquivo PDF menor que você pode manipular. Portanto, escolha a opção "Salvar como" depois de adicionar tudo o que precisa ao PDF.

Comprimir e reduzir o tamanho das imagens PDF

Dada a natureza visual do conteúdo digital hoje, as imagens são uma grande parte dos arquivos PDF. No entanto, se o seu PDF não se destina a necessidades de alta resolução, você pode manter o seu arquivo sob controle, reduzindo o tamanho e compactando as imagens. Ao reduzir a resolução de imagens de bitmap, você basicamente reduz o número de pixels, o que diminui a resolução geral e, portanto, o tamanho do PDF.

Escolha o espaço de cor certo

Você deve ter ouvido falar de espaços de cores RGB e CMYK antes. Cada um deles possui diferentes métodos de tratamento da cor. Em geral, CMYK é ideal para impressão, enquanto RGB é ideal para exibição na tela.

Se o PDF for visualizado principalmente na web ou na tela do computador, escolha o espaço de cores RGB para as imagens PDF. Em alguns criadores de PDF, você pode optar por converter imagens CMYK em RGB, se necessário. Requer menos dados do que CMYK. E menos canal de dados significa tamanho de arquivo menor.

Subconfigure suas fontes

Ao incorporar as fontes, você basicamente envolve todo o conjunto de caracteres no PDF, o que pode sobrecarregar o arquivo significativamente. Em vez disso, tente subdividir as fontes. Isso manterá o tamanho do PDF no mínimo.

Quando uma fonte é um subconjunto, apenas os caracteres da fonte usados ​​no PDF são anexados. Se um caractere especial como "#" não for usado no arquivo, o caractere não será incluído. Na maioria dos casos, você pode escolher criar subconjuntos de fontes automaticamente se o uso de caracteres for menor que um determinado valor. Aproveite este recurso se você o tiver. Suas fontes PDF são tão importantes quanto suas imagens.

Elimine babados desnecessários

Dependendo de quem e para que se destina o conteúdo do PDF, você pode reduzir o inchaço consideravelmente. Os aplicativos que criam PDFs para necessidades específicas, como o Adobe Photoshop, permitirão que você salve PDFs com configurações avançadas, como os recursos de edição Preserve Photoshop.

Mas se seus PDFs não forem abertos exclusivamente no Photoshop para edição, não há necessidade de preparar o arquivo para isso. Portanto, antes de salvar um PDF com todos os detalhes, tenha uma boa ideia de como seu PDF será usado e você pode facilmente reduzir o tamanho de acordo.

Supõe-se que os PDFs sejam de alta qualidade, mas isso não significa necessariamente que devam ser refletidos no tamanho do arquivo. Você pode obter um arquivo PDF gerenciável com apenas alguns ajustes. E, como bônus, você pode fazer a maioria desses ajustes com o Sonic PDF Creator. Você apenas tem que ir em Exibir> Opções de criação ... e você pode acessá-los através da caixa de diálogo.


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