PDF (Portable Document Format) adalah format fail yang telah menangkap semua elemen dokumen yang dicetak sebagai gambar elektronik yang dapat dilihat, dilayari, dicetak, atau diteruskan kepada orang lain. Fail PDF dibuat menggunakan Adobe Acrobat, Acrobat Capture, atau produk serupa.
Untuk melihat dan menggunakan fail, anda memerlukan Acrobat Reader percuma, yang boleh anda muat turun dengan mudah. Setelah anda memuat turun Pembaca, ia akan bermula secara automatik apabila anda ingin melihat fail PDF.
Fail PDF sangat berguna untuk dokumen seperti artikel majalah, brosur produk atau risalah di mana anda ingin mengekalkan rupa grafik asal dalam talian. Fail PDF mengandungi satu atau lebih gambar halaman, yang masing-masing dapat diperbesar atau dikurangkan. Anda boleh naik dan turun halaman.
Fail PDF: bagaimana pemampatannya
Produk Acrobat yang membolehkan anda membuat penjualan fail PDF dalam julat harga yang tidak terlalu keterlaluan. Alternatif bukan Adobe adalah produk yang dipanggil Niknak dari 5D, sebuah syarikat di UK. (Pembaca itu sendiri percuma dan boleh digunakan sebagai pemalam dengan penyemak imbas web anda atau boleh dimulakan sendiri). Beberapa keadaan di mana fail PDF diinginkan termasuk:
Pembangunan reka bentuk grafik di mana ahli pasukan bekerja dari jauh dan oleh itu perlu meneroka idea reka bentuk dalam talian
Helpdesk orang yang perlu melihat buku bercetak yang dilihat pengguna
Edaran dalam talian bagi sebarang dokumen bercetak yang anda mahu mengekalkan penampilannya yang dicetak
Fail PDF Acrobat lebih daripada gambar dokumen. Fail boleh menyematkan fon huruf untuk membuatnya tersedia di mana sahaja anda melihat. Mereka juga dapat memasukkan elemen interaktif seperti butang untuk memasukkan borang dan untuk mengaktifkan suara dan filem Quicktime atau AVI. Fail PDF dioptimumkan untuk web dengan memaparkan teks sebelum gambar grafik dan pautan hiperteks.
Pengguna sering tertanya-tanya bagaimana cara mengurangkan ukuran fail PDF untuk memastikannya diterima oleh sistem pengurusan kes mahkamah dan dengan demikian berjaya diarkibkan secara elektronik.
Terdapat berbagai peraturan tentang ukuran file, bergantung pada sistem manajemen yang digunakan untuk mengelola file yang Anda terima. Penting untuk memeriksa peraturan tempatan di mahkamah anda terlebih dahulu.
Namun, secara umum, sangat sedikit alasan untuk PDF berukuran beratus-ratus megabait, kecuali jika terdapat bukti yang mesti disimpan sebagai foto beresolusi tinggi. Dengan mengikuti beberapa langkah mudah, fail besar yang beratus-ratus halaman tidak boleh melebihi 10MB.
Cara menentukan ukuran dokumen PDF anda
Sekiranya anda menggunakan Adobe Acrobat, mudah untuk memeriksa ukuran PDF anda. Cukup klik Fail, kemudian Properties. Anda akan melihat banyak maklumat mengenai dokumen anda, termasuk ukurannya.
Sebagai alternatif, anda boleh menavigasi ke folder yang mengandungi dokumen, klik kanan, dan klik sifat.
Fail yang lebih besar akan memakan masa lebih lama, sukar untuk dikongsi secara elektronik (contohnya, melalui e-mel), dan akan menghabiskan simpanan fail firma guaman anda dengan lebih cepat. Juga, walaupun pengadilan menerima ukuran fail yang lebih besar, mereka lebih suka menangani fail yang lebih kecil dan lebih dioptimumkan.
Jadi bagaimana anda harus mengurangkan ukuran dokumen PDF anda? Berikut adalah lima petua cepat.
Elakkan mengimbas PDF jika boleh
Ini adalah kesalahpahaman umum bahawa, untuk membuat PDF, atau menggabungkan beberapa dokumen dan pendedahan ke dalam satu PDF, anda harus mencetak semuanya dan mengimbasnya bersama. Fail yang ditukar secara elektronik biasanya lebih kecil daripada fail yang diimbas.
Hanya dokumen yang ada di atas kertas sahaja yang perlu diimbas; semua dokumen lain boleh ditukar secara elektronik dari fail asal dengan menyimpannya sebagai PDF. Selanjutnya, dokumen individu dapat digabungkan dengan cepat sebagai PDF menggunakan perisian seperti Adobe Acrobat, mengelakkan keperluan mencetak dokumen untuk menggabungkannya.
Simpan sebagai "PDF Kecil"
Sekiranya fail anda masih sangat besar setelah dibuat secara elektronik, dan bukannya diimbas, masih ada beberapa langkah yang boleh anda ambil. Yang paling mudah adalah menyimpan semula fail anda sebagai PDF bersaiz kecil.
Dalam versi terbaru Adobe Acrobat, buka PDF yang ingin anda simpan semula sebagai fail yang lebih kecil, pilih File, Save As Other, dan kemudian Small PDF. Anda akan diminta untuk memilih keserasian versi yang anda perlukan dan kemudian anda boleh klik OK untuk menyimpan. Kami mengesyorkan agar anda mengkonfigurasi keserasiannya dengan sekurang-kurangnya Acrobat X, kerana versi itu masih banyak digunakan.
Gunakan Adobe Acrobat PDF Optimizer
Kadang-kadang anda ingin mempunyai lebih banyak kawalan ke atas elemen mana dalam dokumen anda yang diturunkan atau dihapuskan. Dalam keadaan seperti ini, anda harus memilih alat pengoptimuman PDF.
Sebelum mengoptimumkan fail, ada baiknya Anda mengaudit penggunaan ruang fail: periksa elemen mana, seperti fon, gambar, dll., Yang paling banyak menggunakan data. Hasil dari ini dapat memberi anda idea di mana yang terbaik untuk mengurangkan ukuran fail.
Untuk memulakan pengoptimuman, buka PDF anda di Acrobat, klik File, Save As Other, dan kemudian klik Optimized PDF. Dalam dialog yang muncul, klik Audit Space Usage di sudut kanan atas.
Kurangkan saiz semasa menyimpan di Word
Di Word, untuk menukar dokumen ke PDF, anda menggunakan pilihan Simpan Sebagai. Pilihan ini secara amnya menghasilkan fail yang agak kecil, bergantung pada jumlah gambar dalam dokumen. Walau bagaimanapun, jika anda mendapati bahawa PDF yang ditukar ke Word masih terlalu besar, ada pilihan lain di Word yang akan menghasilkan fail yang jauh lebih kecil. Inilah cara menggunakannya:
Buka dokumen Word untuk ditukarkan ke PDF. Klik butang Fail dan kemudian Simpan Sebagai. Dalam menu Jenis Simpan Sebagai, pilih PDF dan masukkan nama fail pilihan anda. Inilah langkah tambahan: di mana dikatakan Optimumkan di bahagian bawah dialog, pilih Ukuran minimum (pengeposan dalam talian).
Gunakan alat pencetakan PDF
Alat PDF lain (bukan dari Adobe) umumnya mengandungi ciri yang akan mengurangkan ukuran PDF anda. Walau bagaimanapun, jika anda mencari pilihan percuma, ada beberapa yang tersedia. Buat masa ini, pencipta PDF percuma yang paling banyak dimuat turun (menurut download.com) adalah PrimoPDF.
Setelah anda memasang PrimoPDF, cukup buka PDF yang ingin anda kompres (misalnya, di Acrobat Reader, atau penyemak imbas web), tekan Ctrl + P untuk membuka dialog cetak, pilih PrimoPDF dari senarai pencetak yang ada, dan kemudian klik Buat PDF.
Perhatikan bahawa kaedah ini, seperti hanya menyimpan sebagai PDF bersaiz kecil dalam Adobe Acrobat, mengurangkan kualiti dan resolusi gambar.
Untuk menjimatkan ruang di komputer Mac anda, ada banyak perkara yang boleh anda lakukan: kosongkan sampah, buang pemasang aplikasi, buang fail pendua, dan banyak lagi.
Anda juga boleh mengurangkan ukuran fail dokumen PDF agar lebih padat dan mengambil lebih sedikit ruang pada Mac anda.
Walau bagaimanapun, penting untuk diperhatikan bahawa berbuat demikian juga dapat menurunkan kualiti PDF asal.
Sekiranya anda memerlukan PDF berkualiti tinggi untuk persembahan atau tugasan kerja, anda mungkin ingin menggunakan kaedah lain untuk menjimatkan ruang, seperti menyimpannya ke sistem sandaran berasaskan awan atau cakera keras luaran.
Pemampatan DF dapat membantu mengurangkan kos berkongsi, menyimpan, dan memindahkan fail ke cloud. Mempercepat proses memuat naik, memuat turun, mencetak atau melampirkan PDF, kerana semakin kecil ukurannya, semakin cepat diedarkan.
Oleh itu, apakah kaedah terbaik untuk memanfaatkan semua faedah yang ditawarkan oleh pemampatan PDF? Angela O'Donnell menerangkannya dengan menjawab soalan kami di bawah.
Bolehkah anda menerangkan secara ringkas apa itu pemampatan PDF?
Pemampatan PDF menyusun semula data dalam fail PDF, menyimpannya dengan lebih berkesan sehingga dapat mengurangkan ukurannya tanpa kehilangan butiran penting dalam prosesnya. Menyusun ulang data dapat berarti gambar diubah ukurannya dan / atau diformat ulang untuk mengurangi ukuran file.
Bagaimana jika fail saya yang memerlukan pemampatan bukan PDF? Automasi sangat berguna dalam kes ini, kerana menukar secara manual ratusan, ribuan, atau bahkan berjuta-juta dokumen ke PDF adalah tugas yang menakutkan.
Pentadbir dapat mengarahkan perkhidmatan penukaran automatik ke repositori dokumen, seperti sistem pengurusan dokumen utama (DMS), Dropbox, SharePoint, atau bahkan satu folder di rangkaian Windows, dan secara senyap menukar dokumen ke PDF di latar belakang.
Bagaimana automasi berfungsi dalam proses pemampatan?
Daripada menerapkan pemampatan ke fail secara manual satu demi satu, perkhidmatan pemampatan automatik dapat memproses sejumlah besar fail di repositori anda secara berterusan. Dengan cara ini, semua kerja pemampatan dilakukan secara senyap di latar belakang tanpa memerlukan pengguna untuk terlibat setelah persediaan awal.
Jenis pemampatan automatik ini adalah perkhidmatan yang hebat, merangkumi semua dokumen, tanpa mengira bagaimana ia berakhir di repositori dokumen anda.
Ingin tahu seperti apa pemampatan automatik? Infografik yang berguna ini memberikan gambaran keseluruhan bagaimana ia berfungsi bersama dengan perkhidmatan pemprosesan OCR automatik.
Pengurangan fail PDF ke saiz yang optimum, memberikan anda empat pilihan ukuran yang berbeza.
Penyusunan PDF dengan penomboran angka, pengindeksan, tanda air, dll. mungkin semasa menggunakan PDFelement Pro.
Pilihan pemprosesan kumpulan menjadikan hidup lebih mudah apabila banyak PDF perlu dimampatkan, diedit, disusun dan dikongsi secara serentak.
PDF yang diimbas boleh ditukar ke format yang dapat diedit menggunakan teknologi OCR.
Dari mengisi borang PDF, mengekstrak data hingga mengamankan fail anda, semuanya dapat dilakukan dengan bantuan iSky soft PDFelement Pro untuk Windows.
Kaedah 2. Jadikan PDF lebih kecil menggunakan Microsoft Word
MS Office terkenal sebagai suite PC terbaik untuk Windows sejak sekian lama, tetapi apa yang kebanyakan kita tidak ketahui adalah bahawa dengan pembebasan MS Office 2013, kita bahkan dapat membuat dan mengedit fail PDF tanpa kerumitan. Ini adalah lompatan besar dari Microsoft dan berguna bagi pengguna yang ingin memampatkan fail PDF mereka ke saiz yang optimum untuk pelbagai tujuan seperti berkongsi, menyimpan, dll.
Langkah 1. Semasa menggunakan MS Word 2013, yang perlu anda lakukan hanyalah menyimpan fail Word anda sebagai PDF. Di tetingkap "Save As" ("File"> "Save As"), pilih PDF dari senarai drop-down yang mengandungi format output dan juga pilih "Ukuran minimum" dari pilihan di bawah. Ini adalah ciri baru dan menyimpan dokumen Word sebagai fail PDF dalam ukuran yang paling optimum.
Penyelesaian masalah
Salah satu gangguan terbesar dalam menangani fail PDF adalah saiz fail yang besar. Tidak ada yang lebih buruk daripada e-mel yang tersekat di kotak keluar anda dari fail PDF yang besar, kecuali sudah tentu muat turun PDF yang perlahan dari web.
Bagaimana anda boleh mengurangkan ukuran dokumen PDF anda? Walaupun ini banyak bergantung dari PDF ke PDF dan jenis kandungannya, terdapat beberapa pilihan pembuatan PDF umum yang harus anda perhatikan. Beberapa perubahan di sana-sini akan membantu mengurangkan megabait fail anda.
Gunakan arahan "Simpan Sebagai".
Ini adalah tempat yang baik untuk mula mengurangkan bengkak. Setiap kali anda menekan "Simpan" dalam aplikasi, anda akhirnya mempunyai ukuran fail yang lebih besar. Ini kerana fungsi menyimpan perubahan dan menambahkannya ke fail. Perkara yang sama berlaku untuk fail PDF.
Sebagai gantinya, gunakan arahan "Simpan Sebagai". Dengan melakukan ini, anda menimpa keseluruhan fail, membuang objek yang tidak digunakan dan perubahan terkumpul. Hasilnya adalah fail PDF yang lebih kecil yang boleh anda kendalikan. Oleh itu, pilih pilihan "Simpan Sebagai" setelah anda menambahkan semua yang anda perlukan pada PDF anda.
Memampatkan dan mengurangkan saiz gambar PDF
Memandangkan sifat visual kandungan digital hari ini, gambar adalah sebahagian besar fail PDF. Walau bagaimanapun, jika PDF anda tidak ditujukan untuk keperluan resolusi tinggi, anda boleh memastikan fail anda tetap diperiksa dengan mengurangkan ukuran dan memampatkan gambar anda. Dengan mengecilkan gambar bitmap, pada dasarnya anda mengurangkan bilangan piksel, yang menurunkan keseluruhan resolusi dan oleh itu ukuran PDF.
Pilih ruang warna yang sesuai
Anda mungkin pernah mendengar ruang warna RGB dan CMYK sebelumnya. Masing-masing mempunyai kaedah pengendalian warna yang berbeza. Secara umum, CMYK sangat sesuai untuk dicetak, sementara RGB sangat sesuai untuk paparan di skrin.
Sekiranya PDF anda dilihat terutamanya di web atau di skrin komputer, pilih ruang warna RGB untuk gambar PDF anda. Dalam sebilangan pencipta PDF, anda boleh memilih untuk menukar gambar CMYK ke RGB jika perlu. Ia memerlukan lebih sedikit data daripada CMYK. Dan saluran data yang kurang bermaksud saiz fail yang lebih kecil.
Subkonfigurasikan fon anda
Dengan memasukkan fon, pada dasarnya anda merangkumi keseluruhan set aksara dalam PDF, yang dapat mengagumkan fail dengan ketara. Sebaliknya, cuba tetapkan sumbernya. Ukuran PDF akan tetap minimum.
Apabila fon disetkan, hanya watak fon yang digunakan dalam PDF yang ditambahkan. Sekiranya watak khas seperti "#" tidak digunakan dalam fail, watak tersebut tidak akan disertakan. Dalam kebanyakan kes, anda boleh memilih untuk menetapkan fon secara automatik jika penggunaan watak kurang dari jumlah tertentu. Manfaatkan ciri ini jika anda memilikinya. Fon PDF anda sama pentingnya dengan gambar anda.
Menghilangkan rasa tidak perlu
Bergantung pada siapa dan apa isi kandungan PDF anda, anda dapat mengurangkan kembung dengan ketara. Aplikasi yang membuat PDF untuk keperluan tertentu, seperti Adobe Photoshop, akan membolehkan anda menyimpan PDF dengan tetapan lanjutan seperti kemampuan mengedit Preserve Photoshop.
Tetapi jika PDF anda tidak dibuka secara eksklusif di Photoshop untuk diedit, maka tidak perlu menyiapkan fail untuknya. Oleh itu, sebelum menyimpan PDF dengan semua loceng dan wisel, dapatkan idea yang baik tentang bagaimana PDF anda akan digunakan dan anda boleh mengurangkan ukurannya dengan mudah.
PDF semestinya berkualiti tinggi, tetapi tidak semestinya itu mesti dicerminkan dalam ukuran fail. Anda boleh mendapatkan fail PDF yang dapat dikendalikan dengan hanya beberapa penyesuaian. Sebagai bonus, anda boleh membuat sebahagian besar penyesuaian ini dengan Sonic PDF Creator. Anda hanya perlu pergi ke Lihat> Pilihan penciptaan ... dan anda boleh mengaksesnya melalui dialog.