PDF (Portable Document Format) ir faila formāts, kas visus drukātā dokumenta elementus ir uztvēris kā elektronisku attēlu, kuru var apskatīt, pārlūkot, izdrukāt vai pārsūtīt kādam citam. PDF faili tiek veidoti, izmantojot Adobe Acrobat, Acrobat Capture vai līdzīgus produktus.
Lai skatītu un izmantotu failus, jums ir nepieciešams bezmaksas Acrobat Reader, kuru varat viegli lejupielādēt. Kad esat lejupielādējis Reader, tas tiks automātiski palaists, kad vēlaties apskatīt PDF failu.
PDF faili ir īpaši noderīgi dokumentiem, piemēram, žurnālu rakstiem, produktu brošūrām vai skrejlapām, kur vēlaties tiešsaistē saglabāt oriģinālu grafisko izskatu. PDF failā ir viens vai vairāki lappušu attēli, kurus katru var palielināt vai samazināt. Jūs varat iet uz augšu un uz leju lapā.
PDF faili: kā notiek to saspiešana
Acrobat produkts, kas ļauj jums izveidot PDF failus, tiek pārdots ne pārāk nežēlīgā cenu diapazonā. Alternatīva, kas nav Adobe versija, ir produkts ar nosaukumu Niknak no Lielbritānijas uzņēmuma 5D. (Pats lasītājs ir bezmaksas, un to var izmantot kā spraudni jūsu tīmekļa pārlūkprogrammā, vai arī to var sākt pats). Dažas situācijas, kurās PDF faili ir vēlami, ir:
Grafiskā dizaina izstrāde, kurā komandas locekļi strādā attālināti, tāpēc dizaina idejas jāpēta tiešsaistē
Palīdzības dienesta cilvēki, kuriem jāredz drukātā grāmata, kuru lietotāji skatās
Tiešsaistē izplatot jebkuru drukātu dokumentu, kurā vēlaties saglabāt drukāto izskatu
Acrobat PDF faili ir vairāk nekā dokumenta attēli. Faili var iegult burtveidolu fontus, tāpēc tie ir pieejami visur, kur skatāties. Tie var arī iekļaut interaktīvus elementus, piemēram, pogas veidlapu ievadīšanai un skaņas aktivizēšanai, kā arī Quicktime vai AVI filmas. PDF faili ir optimizēti tīmeklim, parādot tekstu pirms grafiskiem attēliem un hiperteksta saitēm.
Lietotāji bieži domā, kā samazināt PDF faila lielumu, lai nodrošinātu, ka to pieņem tiesas lietu pārvaldības sistēma un tādējādi veiksmīgi arhivē elektroniski.
Atkarībā no pārvaldības sistēmas, kas tiek izmantota saņemto failu pārvaldībai, pastāv virkne noteikumu par faila lielumu. Ir svarīgi iepriekš pārbaudīt vietējos noteikumus savā tiesā.
Tomēr kopumā PDF failu lielumam simtiem megabaitu nav pamata, ja vien tie nesatur pierādījumus, kas jāsaglabā kā ļoti augstas izšķirtspējas fotoattēli. Veicot dažas vienkāršas darbības, pat lieliem failiem, kas ir simtiem lappušu, nevajadzētu pārsniegt 10 MB.
Kā noteikt PDF dokumenta izmēru
Ja izmantojat Adobe Acrobat, ir viegli pārbaudīt PDF faila lielumu. Vienkārši noklikšķiniet uz Fails un pēc tam uz Rekvizīti. Jūs redzēsiet daudz informācijas par savu dokumentu, ieskaitot tā izmēru.
Varat arī pāriet uz mapi, kurā ir dokuments, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tā un noklikšķiniet uz Rekvizīti.
Lielāku failu ielāde prasīs ilgāku laiku, tos būs grūti kopīgot elektroniski (piemēram, pa e-pastu), un tie ātrāk iztērēs jūsu advokātu biroja failu krātuvi. Lai arī tiesas pieņem lielākus failu izmērus, tās dod priekšroku rīkoties ar mazākiem, optimizētākiem failiem.
Tātad, kā jums vajadzētu samazināt PDF dokumentu lielumu? Šeit ir pieci ātri padomi.
Kad vien iespējams, izvairieties no PDF failu skenēšanas
Parasti ir nepareizs uzskats, ka, lai izveidotu PDF failus vai apvienotu vairākus dokumentus un ekspozīcijas vienā PDF failā, viss ir jāizdrukā un jāskenē kopā. Elektroniski pārveidoti faili parasti ir daudz mazāki nekā skenētie faili.
Jāskenē tikai dokumenti, kas eksistē tikai uz papīra; visus pārējos dokumentus var pārveidot elektroniski no sākotnējā faila, saglabājot tos kā PDF. Turklāt atsevišķus dokumentus var ātri apvienot kā PDF, izmantojot programmatūru, piemēram, Adobe Acrobat, izvairoties no nepieciešamības izdrukāt dokumentus, lai tos apvienotu.
Saglabāt kā “nelielu PDF”
Ja fails pēc elektroniskā izveides joprojām ir ļoti liels, tā vietā, lai to skenētu, varat veikt dažas darbības. Visvienkāršāk ir atkārtoti saglabāt failu kā samazināta izmēra PDF failu.
Jaunākajā Adobe Acrobat versijā atveriet PDF failu, kuru vēlaties atkārtoti saglabāt kā mazāku failu, izvēlieties Fails, Saglabāt kā citu un pēc tam Mazs PDF. Jums tiks lūgts izvēlēties nepieciešamo versiju saderību, un pēc tam jūs varat noklikšķināt uz Labi, lai saglabātu. Mēs iesakām konfigurēt tā saderību ar vismaz Acrobat X, jo šī versija joprojām tiek plaši izmantota.
Izmantojiet Adobe Acrobat PDF optimizētāju
Dažreiz vēlaties vairāk kontrolēt, kuri dokumenta elementi tiek pazemināti vai noņemti. Šādos apstākļos jums jāizvēlas PDF optimizācijas rīks.
Pirms faila optimizācijas ieteicams pārbaudīt faila vietas izmantošanu: pārbaudiet, kuri elementi, piemēram, fonti, attēli utt., Izmanto visvairāk datu. Rezultāti var dot jums idejas par to, kur vislabāk ir samazināt faila lielumu.
Lai sāktu optimizāciju, atveriet PDF failu programmā Acrobat, noklikšķiniet uz Fails, Saglabāt kā citu un pēc tam noklikšķiniet uz Optimizētais PDF. Parādītajā dialoglodziņā augšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz Audita vietas izmantošana.
Saglabājot Word, samaziniet izmēru
Programmā Word konvertēšanai PDF formātā izmantojat opciju Saglabāt kā. Šī opcija parasti rada diezgan mazu failu, atkarībā no attēlu skaita dokumentā. Tomēr, ja atklājat, ka jūsu PDF formātā konvertētais PDF joprojām ir pārāk liels, programmā Word ir vēl viena opcija, kas radīs ievērojami mazāku failu. Lūk, kā to izmantot:
Atveriet Word dokumentu, kas jāpārvērš par PDF. Noklikšķiniet uz pogas Fails un pēc tam uz Saglabāt kā. Izvēlnē Saglabāt kā tipu atlasiet PDF un ievadiet vēlamo faila nosaukumu. Šis ir papildu solis: tur, kur dialoglodziņa apakšdaļā teikts Optimizēt, atlasiet Minimālais lielums (tiešsaistes izlikšana).
Izmantojiet PDF drukas rīku
Citi PDF rīki (ne no Adobe) parasti satur funkcijas, kas samazinās jūsu PDF izmēru. Tomēr, ja jūs meklējat bezmaksas iespēju, ir pieejamas dažas. Pašlaik visvairāk lejupielādētais bezmaksas PDF veidotājs (saskaņā ar download.com) ir PrimoPDF.
Kad esat instalējis PrimoPDF, vienkārši atveriet saspiesto PDF failu (piemēram, Acrobat Reader vai tīmekļa pārlūkprogrammā), nospiediet Ctrl + P, lai atvērtu drukāšanas dialoglodziņu, pieejamo printeru sarakstā atlasiet PrimoPDF un pēc tam noklikšķiniet uz Izveidot PDF.
Ņemiet vērā, ka šī metode, tāpat kā vienkārši saglabāšana kā samazināta izmēra PDF failu Adobe Acrobat, samazina attēla kvalitāti un izšķirtspēju.
Runājot par vietas taupīšanu Mac datorā, varat darīt daudzas lietas: iztukšot miskasti, noņemt lietojumprogrammu instalētājus, atbrīvoties no dublētiem failiem un daudz ko citu.
Varat arī samazināt PDF dokumentu faila lielumu, lai padarītu tos kompaktākus un aizņemtu mazāk vietas Mac datorā.
Tomēr ir svarīgi atzīmēt, ka tas var arī pasliktināt oriģinālā PDF kvalitāti.
Ja prezentācijai vai darba uzdevumam jums ir nepieciešams augstas kvalitātes PDF fails, iespējams, vēlēsities izmantot citu metodi, lai ietaupītu vietu, piemēram, saglabājot to mākoņa dublēšanas sistēmā vai ārējā cietajā diskā.
DF saspiešana var palīdzēt samazināt failu koplietošanas, glabāšanas un pārsūtīšanas uz mākoni izmaksas. Paātrina PDF faila augšupielādes, lejupielādes, izdrukāšanas vai pievienošanas procesu, jo jo mazāks ir izmērs, jo ātrāk tas tiek izplatīts.
Tātad, kā vislabāk izmantot visas priekšrocības, ko piedāvā PDF saspiešana? Angela O'Donnell to izskaidro, atbildot uz mūsu jautājumiem zemāk.
Vai varat īsi paskaidrot, kas ir PDF saspiešana?
PDF saspiešana pārkārto datus PDF failā, tos efektīvāk uzglabājot, lai tos varētu samazināt, nezaudējot svarīgu informāciju procesā. Datu pārkārtošana varētu nozīmēt, ka attēlu izmērs tiek mainīts un / vai pārformatēts, lai samazinātu faila lielumu.
Ko darīt, ja mani faili, kuriem nepieciešama saspiešana, nav PDF faili? Automatizācija šajā gadījumā ir noderīga, jo simtiem, tūkstošiem vai pat miljoniem dokumentu manuāla konvertēšana uz PDF ir biedējošs uzdevums.
Administratori var novirzīt automātiskās konvertēšanas pakalpojumu uz dokumentu krātuvi, piemēram, lielākajām dokumentu pārvaldības sistēmām (DMS), Dropbox, SharePoint vai pat vienu mapi Windows tīklā, un klusi konvertēt dokumentus fonā uz PDF.
Kā automatizācija darbojas saspiešanas procesā?
Tā vietā, lai saspiestu failus manuāli pa vienam, automatizēts saspiešanas pakalpojums var nepārtraukti apstrādāt lielu krātuves failu apjomu. Tādā veidā viss saspiešanas darbs tiek veikts klusi fonā bez vajadzības lietotājiem iesaistīties pēc sākotnējās iestatīšanas.
Šāda veida automatizētā saspiešana ir spēcīgs pakalpojums, kas aptver visus dokumentus neatkarīgi no tā, kā tie nonāca jūsu dokumentu krātuvē.
Vai vēlaties uzzināt, kā izskatās automatizētā saspiešana? Šajā parocīgajā infografikā ir sniegts pārskats par tā darbību kopā ar automatizētu OCR apstrādes pakalpojumu.
PDF failu samazināšana līdz optimāliem izmēriem, sniedzot četras dažādas izmēru opcijas.
PDF failu sakārtošana pēc numurēšanas, indeksēšanas, ūdenszīmēm utt. tas ir iespējams, izmantojot PDFelement Pro.
Paketes apstrādes opcija atvieglo dzīvi, kad vienlaikus jāsaspiež, jārediģē, jāorganizē un jādala vairāki PDF faili.
Skenētos PDF failus var pārveidot rediģējamos formātos, izmantojot OCR tehnoloģiju.
Sākot no PDF veidlapu aizpildīšanas, datu iegūšanas līdz failu drošībai, viss ir iespējams, izmantojot iSky soft PDFelement Pro for Windows.
2. metode. Padariet PDF failu mazāku, izmantojot Microsoft Word
Ir zināms, ka MS Office jau ilgu laiku ir labākais Windows datoru komplekts, taču lielākā daļa no mums nezina, ka, izlaižot MS Office 2013, mēs pat bez grūtībām varam izveidot un rediģēt PDF failus. Tas ir liels Microsoft lēciens un ir noderīgs lietotājiem, kuri vēlas saspiest savus PDF failus optimālos izmēros dažādiem mērķiem, piemēram, koplietošanai, glabāšanai utt.
1. solis. Izmantojot MS Word 2013, viss, kas jums jādara, ir jāsaglabā Word fails kā PDF. Logā "Saglabāt kā" ("Fails"> "Saglabāt kā") nolaižamajā sarakstā, kurā ir izvades formāti, atlasiet PDF un arī no zemāk esošajām opcijām izvēlieties "Minimālais lielums". Šī ir jauna funkcija, un Word dokumentu kā optimālu izmēru saglabā kā PDF failu.
Problēmu novēršana
Viens no lielākajiem apgrūtinājumiem darbā ar PDF failu ir lielais faila lielums. Nekas nav sliktāks par e-pastu, kas iespiests iesūtnē no liela PDF faila, ja vien, protams, tā nav lēna PDF lejupielāde no tīmekļa.
Kā jūs varat samazināt PDF dokumenta izmēru? Lai gan tas ir ļoti atkarīgs no PDF uz PDF un tajā esošā satura veidu, ir dažas vispārīgas PDF izveides iespējas, kurām īpaši jāpievērš uzmanība. Daži uzlabojumi šeit un tur palīdzēs veikt faila megabaitu samazināšanu.
Izmantojiet komandu "Saglabāt kā".
Šī ir laba vieta, kur sākt pietūkuma mazināšanu. Katru reizi, kad lietojumprogrammā nospiežat pogu Saglabāt, faila lielums parasti ir lielāks. Tas notiek tāpēc, ka funkcija saglabā izmaiņas un pievieno tās failam. Tas pats attiecas uz PDF failiem.
Tā vietā izmantojiet komandu "Saglabāt kā". To darot, jūs pārrakstāt visu failu, noņemot neizmantotos objektus un uzkrātās izmaiņas. Rezultāts ir mazāks PDF fails, ar kuru jūs varat rīkoties. Tātad, kad PDF failam esat pievienojis visu nepieciešamo, izvēlieties opciju Saglabāt kā.
Saspiest un samazināt PDF attēlu lielumu
Ņemot vērā digitālā satura vizuālo raksturu mūsdienās, attēli ir liela daļa no PDF failiem. Tomēr, ja jūsu PDF nav paredzēts augstas izšķirtspējas vajadzībām, varat kontrolēt failu, samazinot attēlu izmēru un saspiežot. Samazinot bitkartes attēlus, jūs faktiski samazināt pikseļu skaitu, kas samazina kopējo izšķirtspēju un līdz ar to arī PDF lielumu.
Izvēlieties pareizo krāsu telpu
Iespējams, jau esat dzirdējuši par RGB un CMYK krāsu atstarpēm. Katram no tiem ir dažādas krāsu apstrādes metodes. Parasti CMYK ir ideāli piemērots drukāšanai, savukārt RGB ir ideāls ekrāna displejam.
Ja jūsu PDF ir galvenokārt jāskatās tīmeklī vai datora ekrānā, izvēlieties RGB krāsu telpu saviem PDF attēliem. Dažos PDF veidotājos jūs varat izvēlēties CMYK attēlus pārveidot par RGB, ja nepieciešams. Tas prasa mazāk datu nekā CMYK. Un mazāks datu kanāls nozīmē mazāku faila lielumu.
Apakškonfigurējiet fontus
Iegulstot fontus, jūs būtībā ievietojat visu rakstzīmju kopu PDF failā, kas var ievērojami uzpūst failu. Tā vietā mēģiniet apakškopu iestatīt avotos. Tas saglabās minimālu PDF faila izmēru.
Kad fonts ir apakškopa, tiek pievienotas tikai fontu rakstzīmes, kas tiek izmantotas PDF failā. Ja failā netiek izmantota īpaša rakstzīme, piemēram, "#", raksturs netiks iekļauts. Vairumā gadījumu jūs varat izvēlēties automātiski apakškopu fontus, ja rakstzīmju lietojums ir mazāks par noteiktu daudzumu. Izmantojiet šīs funkcijas priekšrocības, ja jums tāda ir. Jūsu PDF fonti ir tikpat svarīgi kā attēli.
Novērst nevajadzīgas frills
Atkarībā no tā, kam un kam paredzēts jūsu PDF saturs, jūs varat ievērojami samazināt uzpūšanos. Lietojumprogrammas, kas rada PDF failus īpašām vajadzībām, piemēram, Adobe Photoshop, ļaus jums saglabāt PDF failus ar papildu iestatījumiem, piemēram, saglabāt Photoshop rediģēšanas iespējas.
Bet, ja jūsu PDF faili nav tikai atvērti Photoshop rediģēšanai, tad nav nepieciešams to sagatavot. Tāpēc, pirms saglabājat PDF failu ar visiem zvaniņiem un svilpēm, iegūstiet labu priekšstatu par to, kā tiks izmantots jūsu PDF, un jūs varat viegli attiecīgi samazināt izmēru.
Domājams, ka PDF faili ir augstas kvalitātes, taču tas nenozīmē, ka tie ir jāatspoguļo faila lielumā. Jūs varat iegūt pārvaldāmu PDF failu, veicot tikai dažas korekcijas. Kā bonuss jūs varat veikt lielāko daļu šo pielāgojumu, izmantojot Sonic PDF Creator. Jums vienkārši jādodas uz Skatīt> Izveides opcijas ... un tām varat piekļūt, izmantojot dialoglodziņu.