PDF (Portable Document Format) yra failo formatas, užfiksavęs visus spausdinto dokumento elementus kaip elektroninį vaizdą, kurį galima peržiūrėti, naršyti, atspausdinti ar persiųsti kam nors kitam. PDF failai kuriami naudojant „Adobe Acrobat“, „Acrobat Capture“ ar panašius produktus.
Norėdami peržiūrėti ir naudoti failus, jums reikia nemokamos „Acrobat Reader“ programos, kurią galite lengvai atsisiųsti. Atsisiuntę „Reader“, jis bus paleistas automatiškai, kai norėsite peržiūrėti PDF failą.
PDF failai yra ypač naudingi tokiems dokumentams kaip žurnalų straipsniai, produktų brošiūros ar skrajutės, kur norite išsaugoti originalią grafinę išvaizdą internete. PDF faile yra vienas ar daugiau puslapių vaizdų, kuriuos kiekvieną galima padidinti arba sumažinti. Galite eiti aukštyn ir žemyn puslapyje.
PDF failai: koks jų suspaudimas
„Acrobat“ produktas, leidžiantis kurti PDF failus, parduodamas ne per daug piktinančiame kainų intervale. Ne „Adobe“ alternatyva yra produktas, pavadintas „Niknak“ iš JK kompanijos „5D“. (Pats skaitytuvas yra nemokamas ir gali būti naudojamas kaip papildinys jūsų žiniatinklio naršyklėje arba gali būti paleistas pats). Kai kurios PDF failų pageidautinos situacijos yra:
Grafinio dizaino kūrimas, kurio metu komandos nariai dirba nuotoliniu būdu, todėl turi ieškoti dizaino idėjų internete
Pagalbos tarnybos žmonės, kuriems reikia pamatyti atspausdintą knygą, į kurią žiūri vartotojai
Bet kurio spausdinto dokumento, kuriame norite išsaugoti jo išvaizdą, platinimas internete
„Acrobat“ PDF failai yra daugiau nei dokumentų vaizdai. Failai gali įterpti šriftų šriftus, todėl jie yra prieinami bet kur, kur žiūrite. Jie taip pat gali apimti interaktyvius elementus, tokius kaip mygtukai formoms įvesti ir garsui įjungti bei „Quicktime“ ar AVI filmams. PDF failai yra optimizuoti žiniatinkliui rodant tekstą prieš grafinius vaizdus ir hiperteksto nuorodas.
Vartotojai dažnai svarsto, kaip sumažinti PDF failo dydį, kad būtų užtikrinta, jog jį priima teismo bylų valdymo sistema ir taip sėkmingai archyvuoja elektroniniu būdu.
Yra daugybė taisyklių, susijusių su failo dydžiu, priklausomai nuo valdymo sistemos, kuri naudojama gaunamiems failams valdyti. Svarbu iš anksto pasidomėti vietinėmis taisyklėmis savo teisme.
Tačiau apskritai nėra labai daug priežasčių, kodėl PDF failai būtų šimtai megabaitų dydžio, nebent juose yra įrodymų, kuriuos reikia išsaugoti kaip labai didelės raiškos nuotraukas. Atlikus kelis paprastus veiksmus, net dideli failai, turintys šimtus puslapių, neturėtų viršyti 10 MB.
Kaip nustatyti PDF dokumento dydį
Jei naudojate „Adobe Acrobat“, lengva patikrinti PDF dydį. Tiesiog spustelėkite Failas, tada Ypatybės. Pamatysite daug informacijos apie savo dokumentą, įskaitant jo dydį.
Arba galite pereiti į aplanką, kuriame yra dokumentas, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite jį ir spustelėkite ypatybes.
Didesnių failų įkėlimas užtruks ilgiau, juos bus sunku bendrinti elektroniniu būdu (pvz., El. Paštu), o jūsų advokatų kontoros failai bus sunaudojami greičiau. Be to, nors teismai priima didesnį bylos dydį, jie nori tvarkyti mažesnes, labiau optimizuotas bylas.
Taigi, kaip turėtumėte sumažinti savo PDF dokumentų dydį? Čia yra penki greiti patarimai.
Venkite nuskaityti PDF failus, kai tik įmanoma
Įprasta klaidinga nuomonė, kad norėdami sukurti PDF failus arba sujungti kelis dokumentus ir ekspozicijas į vieną PDF, turite atsispausdinti viską ir nuskaityti kartu. Elektroniniu būdu konvertuotų failų dydis paprastai yra daug mažesnis nei nuskaitytų failų.
Skenuoti reikia tik tuos dokumentus, kurie yra tik popieriuje; visus kitus dokumentus iš originalaus failo galima konvertuoti elektroniniu būdu, išsaugant juos kaip PDF. Be to, atskirus dokumentus galima greitai sujungti kaip PDF, naudojant tokią programinę įrangą kaip „Adobe Acrobat“, išvengiant būtinybės spausdinti dokumentus, kad juos būtų galima sujungti.
Išsaugoti kaip „mažą PDF“
Jei po to, kai jis buvo sukurtas elektroniniu būdu, jūsų failas vis dar yra labai didelis, užuot jį nuskaitę, vis tiek galite atlikti kelis veiksmus. Paprasčiausia yra iš naujo išsaugoti failą kaip sumažinto dydžio PDF failą.
Naujausioje „Adobe Acrobat“ versijoje atidarykite PDF failą, kurį norite iš naujo išsaugoti kaip mažesnį failą, pasirinkite File, Save As Other, tada Small PDF. Jūsų bus paprašyta pasirinkti jums reikalingą versijų suderinamumą, tada galėsite spustelėti Gerai, kad išsaugotumėte. Rekomenduojame konfigūruoti jo suderinamumą bent su „Acrobat X“, nes ta versija vis dar plačiai naudojama.
Naudokite „Adobe Acrobat PDF Optimizer“
Kartais norisi labiau kontroliuoti, kurie dokumento elementai yra sumenkinti ar pašalinti. Tokiomis aplinkybėmis turėtumėte pasirinkti PDF optimizavimo įrankį.
Prieš optimizuojant failą, verta patikrinti failo vietos naudojimą: patikrinti, kurie elementai, pvz., Šriftai, vaizdai ir kt., Naudoja daugiausiai duomenų. Rezultatai gali suteikti jums idėjų, kur geriausia sumažinti failo dydį.
Norėdami pradėti optimizavimą, atidarykite PDF failą „Acrobat“, spustelėkite Failas, Išsaugoti kaip kitą, tada spustelėkite Optimizuotas PDF. Parodytame dialogo lange viršutiniame dešiniajame kampe spustelėkite Audito vietos naudojimas.
Sumažinkite dydį išsaugodami „Word“
Jei norite konvertuoti dokumentą į PDF, programoje „Word“ naudojate parinktį Išsaugoti kaip. Ši parinktis paprastai sukuria gana mažą failą, priklausomai nuo vaizdų skaičiaus dokumente. Tačiau jei pastebėsite, kad jūsų į „Word“ paverstas PDF failas vis dar yra per didelis, „Word“ yra dar viena parinktis, kuri sukurs žymiai mažesnį failą. Štai kaip jį naudoti:
Atidarykite „Word“ dokumentą, kuris bus konvertuotas į PDF. Spustelėkite mygtuką Failas ir tada Įrašyti kaip. Meniu Įrašyti kaip tipą pasirinkite PDF ir įveskite pageidaujamą failo pavadinimą. Štai papildomas žingsnis: ten, kur dialogo apačioje sakoma „Optimize for“, pasirinkite Minimalus dydis (paskelbimas internete).
Naudokite PDF spausdinimo įrankį
Kituose (ne „Adobe“) PDF įrankiuose paprastai yra funkcijų, kurios sumažins jūsų PDF dydį. Tačiau, jei ieškote nemokamo varianto, yra keli. Šiuo metu dažniausiai atsisiunčiamas nemokamas PDF kūrėjas (pagal download.com) yra „PrimoPDF“.
Įdiegę „PrimoPDF“, tiesiog atidarykite norimą suspausti PDF failą (pvz., „Acrobat Reader“ arba žiniatinklio naršyklėje), paspauskite „Ctrl“ + P, kad atidarytumėte spausdinimo dialogą, galimų spausdintuvų sąraše pasirinkite „PrimoPDF“ ir spustelėkite Sukurti PDF.
Atminkite, kad šis metodas, pavyzdžiui, paprasčiausias išsaugojimas kaip sumažinto dydžio PDF failą „Adobe Acrobat“, sumažina vaizdo kokybę ir skiriamąją gebą.
Kalbant apie vietos taupymą „Mac“ kompiuteryje, galite daug ką padaryti: ištuštinti šiukšliadėžę, pašalinti programų diegimo programas, atsikratyti pasikartojančių failų ir daug daugiau.
Taip pat galite sumažinti PDF dokumentų failo dydį, kad jie būtų kompaktiškesni ir užimtų mažiau vietos „Mac“.
Tačiau svarbu atkreipti dėmesį į tai, kad tai gali pabloginti originalaus PDF kokybę.
Jei jums reikia aukštos kokybės PDF pristatymui ar darbo užduotims, galite naudoti kitą metodą, kad sutaupytumėte vietos, pavyzdžiui, išsaugokite jį debesyje veikiančioje atsarginės kopijos sistemoje arba išoriniame standžiajame diske.
DF glaudinimas gali padėti sumažinti failų bendrinimo, saugojimo ir perkėlimo į debesį išlaidas. Tai pagreitina PDF įkėlimo, atsisiuntimo, spausdinimo ar pridėjimo procesą, nes kuo mažesnis dydis, tuo greičiau jis paskirstomas.
Taigi, kaip geriausia pasinaudoti visais PDF glaudinimo teikiamais pranašumais? Angela O'Donnell tai paaiškina atsakydama į toliau pateiktus klausimus.
Ar galėtumėte trumpai paaiškinti, kas yra PDF glaudinimas?
PDF suspaudimas pertvarko duomenis PDF faile, saugodamas juos efektyviau, kad juos būtų galima sumažinti neprarandant svarbių detalių procese. Duomenų pertvarkymas gali reikšti, kad vaizdai bus keičiami ir (arba) performatuoti, kad būtų sumažintas failo dydis.
Ką daryti, jei mano failai, kuriuos reikia suglaudinti, nėra PDF? Automatika šiuo atveju yra naudinga, nes šimtus, tūkstančius ar net milijonus dokumentų rankiniu būdu konvertuoti į PDF yra nelengva užduotis.
Administratoriai gali nukreipti automatinio konvertavimo paslaugą į dokumentų saugyklą, pvz., Pagrindines dokumentų valdymo sistemas (DMS), „Dropbox“, „SharePoint“ ar net vieną aplanką „Windows“ tinkle, ir tyliai konvertuoti dokumentus į PDF fone.
Kaip automatika veikia suspaudimo procese?
Užuot suspaustą failus rankiniu būdu po vieną, automatinė glaudinimo paslauga gali nuolat apdoroti didelį kiekį jūsų saugykloje esančių failų. Tokiu būdu visas glaudinimo darbas atliekamas tyliai fone, vartotojams nereikalaujant įsitraukti po pradinės sąrankos.
Šio tipo automatinis glaudinimas yra galinga paslauga, apimanti visus dokumentus, neatsižvelgiant į tai, kaip jie pateko į jūsų dokumentų saugyklą.
Ar norite sužinoti, kaip atrodo automatinis glaudinimas? Šioje patogioje infografijoje pateikiama apžvalga, kaip ji veikia kartu su automatinio OCR apdorojimo paslauga.
PDF failų sumažinimas iki optimalių dydžių, suteikiant jums keturias skirtingas dydžio parinktis.
PDF rinkmenų tvarkymas pagal batų numeravimą, indeksavimą, vandens ženklą ir kt. tai įmanoma naudojant „PDFelement Pro“.
Paketinio apdorojimo parinktis palengvina gyvenimą, kai reikia vienu metu suspausti, redaguoti, tvarkyti ir dalytis keliais PDF failais.
Nuskaitytus PDF failus galima konvertuoti į redaguojamus formatus naudojant OCR technologiją.
Nuo „PDF“ formų pildymo, duomenų ištraukimo iki failų apsaugos viskas įmanoma naudojant „iSky soft PDFelement Pro for Windows“.
2 metodas Padarykite mažesnį PDF failą naudodami „Microsoft Word“
Žinoma, kad „MS Office“ ilgą laiką yra geriausias „Windows“ kompiuterių paketas, tačiau dauguma iš mūsų nežino, kad išleidę „MS Office 2013“ galime net kurti ir redaguoti PDF failus be jokio vargo. Tai didelis „Microsoft“ šuolis ir naudinga vartotojams, norintiems suspausti savo PDF failus optimaliais dydžiais įvairiais tikslais, pvz., Dalijimuisi, saugojimu ir kt.
1 žingsnis. Naudojant „MS Word 2013“, jums tereikia išsaugoti „Word“ failą kaip PDF. Lange „Išsaugoti kaip“ („Failas“> „Išsaugoti kaip“) išskleidžiamajame sąraše, kuriame yra išvesties formatai, pasirinkite PDF, taip pat iš toliau pateiktų parinkčių pasirinkite „Minimalus dydis“. Tai yra nauja funkcija ir išsaugo optimaliausio dydžio „Word“ dokumentą kaip PDF failą.
Problemų sprendimas
Vienas didžiausių PDF failo susierzinimų yra didelis failo dydis. Nėra nieko blogiau už el. Laišką, įstrigusį jūsų išsiųstame laiške iš didelio PDF failo, nebent, žinoma, tai lėtas PDF atsisiuntimas iš žiniatinklio.
Kaip galite sumažinti savo PDF dokumento dydį? Nors tai labai priklauso nuo vieno PDF prie kito ir jame esančio turinio tipo, ypač yra keletas bendrų PDF kūrimo variantų, į kuriuos turėtumėte atkreipti ypatingą dėmesį. Keli patobulinimai čia ir ten labai padės sumažinti jūsų failo megabaitus.
Naudokite komandą „Išsaugoti kaip“.
Tai yra gera vieta pradėti mažinti patinimą. Kiekvieną kartą paspaudus mygtuką „Išsaugoti“ programoje gaunamas paprastai didesnis failo dydis. Taip yra todėl, kad funkcija išsaugo pakeitimus ir įtraukia juos į failą. Tas pats pasakytina ir apie PDF failus.
Vietoj to naudokite komandą „Išsaugoti kaip“. Tai darydami jūs perrašote visą failą, pašalindami nenaudojamus objektus ir sukauptus pakeitimus. Rezultatas yra mažesnis PDF failas, kurį galite tvarkyti. Taigi, kai pridėsite viską, ko reikia prie savo PDF, pasirinkite parinktį „Išsaugoti kaip“.
Suspausti ir sumažinti PDF vaizdų dydį
Atsižvelgiant į vizualų skaitmeninio turinio pobūdį šiandien, vaizdai yra didelė PDF failų dalis. Tačiau jei jūsų PDF failas nėra skirtas didelės raiškos poreikiams, galite kontroliuoti failą, sumažindami vaizdų dydį ir suglaudindami. Mažindami taškinių žemėlapių vaizdus, iš esmės sumažinate taškų skaičių, o tai sumažina bendrą skiriamąją gebą, taigi ir PDF dydį.
Pasirinkite tinkamą spalvų erdvę
Galbūt jau esate girdėję apie RGB ir CMYK spalvų erdves. Kiekvienas iš jų turi skirtingus spalvų tvarkymo metodus. Apskritai CMYK idealiai tinka spausdinti, o RGB - ekrane.
Jei jūsų PDF failą pirmiausia norite peržiūrėti žiniatinklyje arba kompiuterio ekrane, pasirinkite RGB spalvų erdvę savo PDF vaizdams. Kai kuriuose PDF kūrėjams galite pasirinkti konvertuoti CMYK vaizdus į RGB, jei reikia. Tam reikia mažiau duomenų nei CMYK. Mažesnis duomenų kanalas reiškia mažesnį failo dydį.
Subkonfigūruokite savo šriftus
Įterpdami šriftus iš esmės į PDF rinkinį įtraukiate visą simbolių rinkinį, kuris gali žymiai išpūsti failą. Vietoj to pabandykite iš naujo nustatyti šaltinius. Tai sumažins minimalų PDF failo dydį.
Kai šriftas yra pogrupis, pridedami tik šrifto simboliai, kurie naudojami PDF formate. Jei faile nenaudojamas specialus simbolis, pvz., „#“, Simbolis nebus įtrauktas. Daugeliu atvejų galite pasirinkti automatiškai nustatyti šriftų pogrupį, jei simbolių sunaudojama mažiau nei tam tikra suma. Pasinaudokite šia funkcija, jei ją turite. Jūsų PDF šriftai yra tokie pat svarbūs kaip ir jūsų atvaizdai.
Pašalinkite nereikalingus maivymus
Priklausomai nuo to, kam ir kam skirtas jūsų PDF turinys, galite gerokai sumažinti pūtimą. Programos, kuriančios PDF failus specifiniams poreikiams, pvz., „Adobe Photoshop“, leis išsaugoti PDF rinkmenas su išplėstiniais nustatymais, pvz., Išsaugoti „Photoshop“ redagavimo galimybes.
Bet jei jūsų PDF failai nėra išimtinai atidaryti „Photoshop“ redaguoti, tada failo jam paruošti nereikia. Taigi prieš išsaugodami PDF su visais varpais ir švilpukais, gerai įsivaizduokite, kaip bus naudojamas jūsų PDF failas, ir galėsite atitinkamai sumažinti dydį.
Manoma, kad PDF failai yra aukštos kokybės, tačiau tai dar nereiškia, kad jie turi atsispindėti failo dydyje. Galite gauti valdomą PDF failą atlikdami vos kelis pakeitimus. Be to, galite atlikti daugumą šių koregavimų naudodami „Sonic PDF Creator“. Jums tereikia eiti į Rodinys> Kūrimo parinktys ... ir prie jų galite prisijungti per dialogo langą.