מה זה Google docs: תכונות ופונקציות

מה זה Google docs

אם אתם עובדים הרבה באינטרנט, או עובדים עם מסמכים ואתם צריכים לקחת כונני פלאש עם המידע, בוודאי יעניין אתכם לדעת מה זה גוגל דוקס. אולי אתה כבר משתמש בו, או אולי עדיין לא נתת לו הזדמנות.

בהזדמנות זו, אנחנו רוצים להביא לכם את הכלי הזה של גוגל שאם יש לך אימייל מג'ימייל, בוודאי ראית אותו. האם אתה רוצה לדעת מה זה, אילו תכונות יש לו ומהן הפונקציות? ולמה כדאי להשתמש בו או למה לא? אז, המשיכו לקרוא את מה שאספנו עבורכם זה עתה.

מהו Google Docs

תיעוד

הדבר הראשון שאתה צריך לדעת הוא מה זה Google Docs. ובמקרה הזה אנחנו מדברים על א שירות עיבוד טקסט מקוון. במילים אחרות, זוהי תוכנית מקוונת שבה תוכל ליצור ולערוך מסמכי טקסט באופן מקוון. כמו כן, על ידי חיבור לאינטרנט, כל מי שיש לו את הקישור לאותו מסמך (והרשאות עריכה) יוכל לעבוד על המסמך. זֶה מאפשר שיתוף פעולה בזמן אמת עם משתמשים אחרים.

ועל זה עלינו להוסיף את הכוח לגשת למסמכים מכל מכשיר עם חיבור לאינטרנט.

תכונות Google Docs

עבודה משותפת במסמכים

כבר דנו בכמה מהתכונות המשמעותיות ביותר של Google Docs, אבל אנחנו רוצים להעמיק קצת יותר כדי שתבינו את כל מה שהכלי הזה שנמצא בתוך השירותים שמציע Google Drive מציע לכם.

ביניהם, הבולטים ביותר הם הבאים:

  • מעבד תמלילים: מאפשר לך לכתוב, לערוך, לעצב ולעצב טקסטים בקלות.
  • יכולת שיתוף פעולה בזמן אמת: מאפשר לך לעבוד על אותו מסמך עם מספר אנשים בו זמנית. כמובן, יש צורך שלאנשים אלה תהיה גישה למסמך והרשאות לערוך אותו.
  • הצג היסטוריית שינויים - מאפשר לך לראות מי ביצע שינויים במסמך ולבטל אותם במידת הצורך.
  • הערות והצעות: ניתן להוסיף הערות והצעות למסמך כדי לדון בשינויים.
  • יש לך מספר תבניות זמינות: לסוגים שונים של מסמכים, כגון קורות חיים, מכתבים וכו'.
  • הוא משולב ב-Google Drive: למעשה, שירות זה הוא אחד מאלה שיש לך ב-Google Drive יחד עם אחרים כמו האפשרות ליצור שקופיות, גיליונות אלקטרוניים...
  • זה תואם לפורמטים שונים: תוכל לייבא ולייצא מסמכים בפורמטים שונים, כגון Microsoft Word, PDF, odt וכו'.
  • יהיו לכם כלי עריכה מתקדמים: כמו טבלאות, גרפים, תמונות וכו'.
  • ניתן לחפש מידע באינטרנט בתוך המסמך.
  • יש לו כלי נגישות: להתאים את גודל הטקסט, הניגודיות וכו'.
  • זה משתלב עם כלים אחרים של Google כמו יומן Google, Google Meet וכו'.

על כל זה, זהו אחד הכלים המלאים ביותר ומציע יתרונות מרובים בעת השימוש בו. אבל מה אתה באמת יכול לעשות עם Google Docs?

תכונות Google Docs

מסמך פתוח של Google Docs

אתה כבר יודע מה זה Google Docs. אתה יודע את המאפיינים שלו. ואולי יש לך מושג למה מיועד הכלי הזה. אבל, ליתר בטחון, כדאי שתדעו שאנחנו מדברים על מעבד תמלילים שבו תוכלו ליצור מסמכי טקסט חדשים. יחד עם חבריך לכיתה תוכל גם להכין גיליונות אלקטרוניים ומצגות.

אבל לא רק ליצור את המסמכים. אם יש לכם כאלה, תצטרכו להעלות אותם רק לגוגל דרייב ו-Google Docs ידאג לפתוח אותם (או להמיר אותם לשם כך) כדי שתוכלו לערוך אותם מכל מקום בו אתם נמצאים (כל עוד יש לכם אינטרנט).

אחת הפונקציות והיתרונות העיקריים של Google Docs היא אפשרות של מספר אנשים לעבוד על המסמך בו זמנית. בדרך זו, ניתן לראות מתי אדם כותב עליו או לבצע שינויים בזמן אמת. בנוסף לאלה, אפשרות להעיר הערות ולהציע שינויים (כפי שאנו יכולים לעשות ב-Word, LibreOffice או OpenOffice).

בעת הורדת מסמכים אלה, אנחנו יכולים לשתף אותם עם משתמשים אחרים ולתת להם הרשאת עריכה, אבל גם לייצא אותם בפורמטים שונים כגון PDF, Word, RTF, בין היתר.

כפי שאתה יכול לראות, זה כלי שחשב כמעט על הכל. עכשיו, תמיד יש כמה יתרונות וחסרונות של שימוש בו או לא. אחד החששות הגדולים ביותר הוא העובדה של העלאת מידע "נפרץ" ושהוא עלול להיות דלף. מצד שני, יש לך אפשרות לנסוע לכל מקום בלי צורך לשאת כונני פלאש, דיסקים וכו'. עם המידע הזה, וכך תעבוד בכל מקום שאתה הולך. האם נדבר על כל הטוב, והלא כל כך טוב, שיש לגוגל דוקס?

יתרונות וחסרונות בשימוש בגוגל דוקס

עד לנקודה זו סיפרנו לך הרבה דברים טובים על Google Docs. ואנחנו נמשיך לעשות את זה. אבל אנחנו רוצים להיות אובייקטיביים ולכל כלי, תוכנית... יש את היתרונות והחסרונות שלו. וזה לא יוצא מן הכלל.

בין היתרונות של שימוש בגוגל דוקס, הראשון והעיקרי הוא שהוא חינמי. אתה גם לא צריך להוריד אותו או להתקין שום דבר במחשב שלך. פשוט עם אימייל של Gmail כבר תהיה לך גישה לכלים זה ולכלים רבים אחרים. כיתרון שני, יש לך שיתוף פעולה בזמן אמת עם מספר אנשים, מה שמקל על תקשורת ועבודת צוות.

גם העובדה שאפשר לגשת למסמכים מכל מכשיר עם חיבור לאינטרנט היא יתרון, במיוחד שהיא לא מגבילה אתכם רק למחשב, אלא אפשר להיכנס גם מהטלפון הנייד או הטאבלט.

עכשיו, מה רע בזה? למעשה, יש לזכור מספר נקודות שנרצה שתבדוק:

  • זה תלוי בחיבור לאינטרנט כדי לעבוד. אם אין אינטרנט לא תהיה לך גישה למסמכים (למרות שכעת אתה יכול לעבוד ללא אינטרנט והשינויים מועלים ברגע שאתה מתחבר).
  • ייתכן שיש לך בעיות אבטחה אם הוא לא מוגדר כהלכה.
  • בעיות תאימות בפורמטים מסוימים של קבצים. זה משהו בלתי נמנע. אם אתה מייבא מסמך ו-Google Docs לא מצליח לקרוא אותו, לא תוכל לעשות איתו שום דבר.
  • הביצועים קורסים אם עובדים עם מסמכים גדולים מאוד או מורכבים.
  • בעיות פרטיות אם מסמכים משותפים עם אנשים לא רצויים. או אם, למשל, אתה משתף אותו עם צוות וחבר בצוות עוזב אבל אתה שוכח להסיר אותו מהמשתמשים שיכולים לראות את המסמך הזה.

אז זה אמין?

לענות על שאלה זו לא קל. וזה, בהתאם לשימוש שאתה רוצה לתת לו, נוכל לומר כן או לא.

לדוגמה: אם אתה מתכוון להשתמש בו כדי לקבל מסמך עם כל ההפניות של המוצרים שלך עבור החנות המקוונת שלך, נוכל לומר שכן, זה אמין וזה גם יעזור לך לקבל את התיעוד הזה בכל מקום שאתה הולך. אם אתה משתמש בו כדי לקבל עותק במסמך ברשימת התפוצה שלך שאליו אתה שולח ניוזלטר, זה יהיה תלוי עד כמה אתה חושב שהקובץ הזה בטוח. למרות שגוגל מגינה על המידע הכי "נפרץ", "אישי" הדורש אבטחה גבוהה, מבחינתנו אין להעלות אותו לגוגל דרייב או גוגל דוקס.

ההחלטה חייבת להתקבל על ידך, אבל אין ספק שגוגל דוקס יכול להוות פתרון טוב ולהימנע מהתקנת תוכנת עריכת טקסט במחשב או אפילו להסתמך על מחשב שיעבוד (כי אפשר לעשות זאת בנייד או הטאבלט).


היה הראשון להגיב

השאירו את התגובה שלכם

כתובת הדוא"ל שלך לא תפורסם. שדות חובה מסומנים *

*

*

  1. אחראי לנתונים: מיגל אנחל גטון
  2. מטרת הנתונים: בקרת ספאם, ניהול תגובות.
  3. לגיטימציה: הסכמתך
  4. מסירת הנתונים: הנתונים לא יועברו לצדדים שלישיים אלא בהתחייבות חוקית.
  5. אחסון נתונים: מסד נתונים המתארח על ידי Occentus Networks (EU)
  6. זכויות: בכל עת תוכל להגביל, לשחזר ולמחוק את המידע שלך.