Se lavori molto su Internet o lavori con documenti e devi portare con te delle chiavette con le informazioni, ti interesserà sicuramente sapere cos'è Google Docs. Forse lo usi già, o forse non gli hai ancora dato una possibilità.
In questa occasione, Vogliamo offrirti questo strumento di Google che, se hai un'email da Gmail, sicuramente l'hai vista. Vuoi sapere cos'è, quali caratteristiche ha e quali sono le funzioni? E perché dovresti usarlo o perché no? Quindi, continua a leggere ciò che abbiamo appena raccolto per te.
Che cos'è Google Documenti?
La prima cosa che dovresti sapere è cos'è Google Docs. E in questo caso stiamo parlando di a servizio di elaborazione testi online. In altre parole, è un programma online in cui potrai creare e modificare documenti di testo online. Inoltre, essendo connesso a Internet, chiunque abbia il collegamento a quel documento (e le autorizzazioni per modificarlo) potrà lavorare sul documento. Questo consente la collaborazione in tempo reale con altri utenti.
E a questo dobbiamo aggiungere il potere accedere ai documenti da qualsiasi dispositivo con una connessione Internet.
Funzionalità di Google Documenti
Abbiamo già discusso alcune delle funzionalità più significative di Google Docs, ma vogliamo andare un po' più a fondo in modo che tu capisca tutto ciò che ti offre questo strumento che è all'interno dei servizi offerti da Google Drive.
Tra loro, i più notevoli sono i seguenti:
- Elaboratore di testi: consente di scrivere, modificare, formattare e formattare facilmente testi.
- Poter collaborare in tempo reale: permette di lavorare sullo stesso documento con più persone contemporaneamente. Naturalmente, è necessario che queste persone abbiano accesso al documento e le autorizzazioni per modificarlo.
- Visualizza cronologia delle modifiche: consente di vedere chi ha apportato modifiche a un documento e di ripristinarle se necessario.
- Fare commenti e suggerimenti: è possibile aggiungere commenti e suggerimenti a un documento per discutere le modifiche.
- Hai a disposizione diversi modelli: per diversi tipi di documenti, come curriculum, lettere, ecc.
- È integrato in Google Drive: questo servizio infatti è uno di quelli che hai in Google Drive insieme ad altri come la possibilità di creare slide, fogli di calcolo...
- È compatibile con diversi formati: potrai importare ed esportare documenti in diversi formati, come Microsoft Word, PDF, odt, ecc.
- Avrai strumenti di modifica avanzati: come tabelle, grafici, immagini, ecc.
- È possibile cercare informazioni su Internet all'interno del documento.
- Dispone di strumenti di accessibilità: per regolare la dimensione del testo, il contrasto, ecc.
- Si integra con altri strumenti Google come Google Calendar, Google Meet, ecc.
Per tutto questo È uno degli strumenti più completi e offre molteplici vantaggi quando lo si utilizza. Ma cosa puoi davvero fare con Google Documenti?
Funzionalità di Google Documenti
Sai già cos'è Google Documenti. Conosci le sue caratteristiche. E potresti avere un'idea a cosa serve questo strumento. Ma, per ogni evenienza, dovresti sapere che stiamo parlando di un elaboratore di testi in cui potrai creare nuovi documenti di testo. Insieme ai tuoi compagni di classe sarai anche in grado di realizzare fogli di calcolo e presentazioni.
Ma non solo creare i documenti. Se ne hai, dovrai solo caricarli su Google Drive e Google Docs si occuperà di aprirli (o convertirli per questo) in modo che tu possa modificarli ovunque ti trovi (purché tu abbia Internet).
Una delle principali funzioni e vantaggi di Google Docs è il possibilità che più persone lavorino contemporaneamente sul documento. In questo modo puoi vedere quando una persona ci scrive sopra o apportare modifiche in tempo reale. Oltre a questi, è possibile commentare e suggerire modifiche (come possiamo fare in Word, LibreOffice o OpenOffice).
Durante il download di tali documenti, possiamo condividerli con altri utenti e dare loro il permesso di modifica, ma anche esportarli in diversi formati come PDF, Word, RTF, tra gli altri.
Come puoi vedere, è uno strumento che ha pensato praticamente a tutto. Ora, ci sono sempre alcuni pro e contro nell'usarlo o meno. Uno dei timori maggiori è il fatto di caricare informazioni "compromesse" e che possano trapelare. D'altra parte, hai la possibilità di viaggiare ovunque senza dover trasportare unità flash, dischi, ecc. con quelle informazioni, e quindi lavorare ovunque tu vada. Vogliamo parlare di tutto il buono, e non così buono, che ha Google Docs?
Vantaggi e svantaggi dell'utilizzo di Google Documenti
Fino a questo punto ti abbiamo detto molte cose positive su Google Docs. E continueremo a farlo. Ma vogliamo essere obiettivi e ogni strumento, programma... ha i suoi vantaggi e svantaggi. E questa non fa eccezione.
Tra i vantaggi dell'utilizzo di Google Docs, il primo e più importante è che è gratuito. Inoltre, non devi scaricarlo o installare nulla sul tuo computer. Semplicemente con una mail Gmail avrai già accesso a questo e a tanti altri strumenti. Come secondo vantaggio, hai la collaborazione in tempo reale con più persone, il che facilita la comunicazione e il lavoro di squadra.
Anche il fatto di poter accedere ai documenti da qualsiasi dispositivo con connessione Internet è un vantaggio, soprattutto perché non ti limita solo al computer, ma puoi anche entrare dal tuo cellulare o tablet.
Ora, cosa c'è che non va? Infatti, Ci sono diversi punti da tenere a mente che vorremmo che esaminassi:
- Dipende da una connessione Internet per funzionare. Se non c'è Internet non avrai accesso ai documenti (anche se ora puoi lavorare senza Internet e le modifiche vengono caricate non appena ti connetti).
- Potresti avere problemi di sicurezza se non è configurato correttamente.
- Problemi di compatibilità con alcuni formati di file. È qualcosa di inevitabile. Se importi un documento e Google Documenti non è in grado di leggerlo, non potrai farci nulla.
- Le prestazioni si bloccano se si lavora con documenti molto grandi o complessi.
- Problemi di privacy se i documenti vengono condivisi con persone indesiderate. Oppure se, ad esempio, lo condividi con un team e un membro del team se ne va ma ti dimentichi di rimuoverlo dagli utenti che possono vedere quel documento.
Quindi è affidabile?
Rispondere a questa domanda non è facile. Ed è che, a seconda dell'uso che vuoi dargli, potremmo dire sì o no.
Ad esempio, Se lo utilizzerai per avere un documento con tutti i riferimenti dei tuoi prodotti per il tuo negozio online, potremmo dire di sì, È affidabile e ti aiuterà anche ad avere quella documentazione ovunque tu vada. Se lo usi per avere una copia in un documento sulla tua mailing list a cui invii una newsletter, dipenderà da quanto ritieni sicuro quel file. Sebbene Google protegga le informazioni più "compromesse", "personali" che richiedono un'elevata sicurezza, per noi non dovrebbero essere caricate su Google Drive o Google Docs.
La decisione spetta a te, ma non c'è dubbio che Google Docs può essere una buona soluzione ed evitare di dover installare un programma di modifica del testo sul tuo computer o addirittura affidarsi a un computer per lavorare (perché puoi farlo da cellulare o il tablet).