PDF (Portable Document Format) è un formato di file che ha catturato tutti gli elementi di un documento stampato come un'immagine elettronica che può essere visualizzata, sfogliata, stampata o inoltrata a qualcun altro. I file PDF vengono creati utilizzando Adobe Acrobat, Acrobat Capture o prodotti simili.
Per visualizzare e utilizzare i file, è necessario Acrobat Reader gratuito, che puoi scaricare facilmente. Dopo aver scaricato il Reader, verrà avviato automaticamente quando si desidera visualizzare un file PDF.
I file PDF sono particolarmente utili per documenti come articoli di riviste, brochure di prodotti o volantini in cui si desidera preservare l'aspetto grafico originale online. Un file PDF contiene una o più immagini di pagina, ciascuna delle quali può essere ingrandita o ridotta. Puoi andare su e giù per la pagina.
File PDF: com'è la loro compressione
Il prodotto Acrobat che ti consente di creare file PDF vende in una fascia di prezzo non eccessiva. Un'alternativa non Adobe è un prodotto chiamato Niknak di 5D, un'azienda del Regno Unito. (Il lettore stesso è gratuito e può essere utilizzato come plug-in con il browser Web o può essere avviato da solo). Alcune situazioni in cui sono desiderabili i file PDF includono:
Sviluppo del design grafico in cui i membri del team lavorano in remoto e quindi devono esplorare idee di design online
Persone di helpdesk che hanno bisogno di vedere il libro stampato che gli utenti stanno guardando
Distribuzione in linea di qualsiasi documento stampato in cui si desidera preservarne l'aspetto stampato
I file PDF di Acrobat sono più che immagini di documenti. I file possono incorporare caratteri tipografici per renderli disponibili ovunque tu stia visualizzando. Possono anche includere elementi interattivi come pulsanti per l'inserimento di moduli e per l'attivazione dell'audio e dei filmati Quicktime o AVI. I file PDF sono ottimizzati per il Web visualizzando il testo prima di immagini grafiche e collegamenti ipertestuali.
Gli utenti spesso si chiedono come ridurre le dimensioni di un file PDF per garantire che venga accettato dal sistema di gestione dei casi di un tribunale e quindi archiviato correttamente in formato elettronico.
Esiste un'intera gamma di regole sulla dimensione dei file, a seconda del sistema di gestione utilizzato per gestire i file ricevuti. È importante verificare in anticipo le regole locali nel proprio tribunale.
In generale, tuttavia, ci sono pochissime ragioni per le dimensioni dei PDF di centinaia di megabyte, a meno che non contengano prove che devono essere salvate come foto ad altissima risoluzione. Seguendo alcuni semplici passaggi, anche i file di grandi dimensioni che sono centinaia di pagine non dovrebbero superare i 10 MB.
Come determinare la dimensione del tuo documento PDF
Se usi Adobe Acrobat, controllare le dimensioni del tuo PDF è facile. Basta fare clic su File, quindi su Proprietà. Vedrai molte informazioni sul tuo documento, comprese le sue dimensioni.
In alternativa, puoi accedere alla cartella che contiene il documento, fare clic con il pulsante destro del mouse e fare clic su proprietà.
I file più grandi richiedono più tempo per essere caricati, sono difficili da condividere elettronicamente (ad esempio tramite e-mail) e consumano più rapidamente l'archivio dei file del tuo studio legale. Inoltre, sebbene i tribunali accettino file di dimensioni maggiori, preferiscono gestire file più piccoli e più ottimizzati.
Quindi come dovresti ridurre le dimensioni dei tuoi documenti PDF? Ecco cinque suggerimenti rapidi.
Evita di scansionare PDF quando possibile
È un malinteso comune che, per creare PDF o per combinare più documenti ed esposizioni in un unico PDF, sia necessario stampare tutto e scansionarlo insieme. I file convertiti elettronicamente sono generalmente di dimensioni molto inferiori rispetto ai file scansionati.
Solo i documenti che esistono solo su carta devono essere scansionati; tutti gli altri documenti possono essere convertiti elettronicamente dal file originale salvandoli come PDF. Inoltre, i singoli documenti possono essere rapidamente combinati come PDF utilizzando software come Adobe Acrobat, evitando la necessità di stampare i documenti per combinarli.
Salva come "PDF piccolo"
Se il file è ancora molto grande dopo che è stato creato elettronicamente, invece di scansionarlo, ci sono ancora alcuni passaggi che puoi eseguire. Il più semplice è salvare nuovamente il file come PDF di dimensioni ridotte.
Nell'ultima versione di Adobe Acrobat, apri il PDF che desideri salvare nuovamente come file più piccolo, scegli File, Salva come altro, quindi Small PDF. Ti verrà chiesto di selezionare la compatibilità della versione di cui hai bisogno e quindi puoi fare clic su OK per salvare. Ti consigliamo di configurarne la compatibilità almeno con Acrobat X, poiché tale versione è ancora ampiamente utilizzata.
Utilizza Adobe Acrobat PDF Optimizer
A volte si desidera avere un maggiore controllo su quali elementi nel documento vengono declassati o rimossi. In queste circostanze, dovresti scegliere lo strumento di ottimizzazione PDF.
Prima di ottimizzare un file, è una buona idea controllare l'utilizzo dello spazio del file: controllare quali elementi, come caratteri, immagini, ecc., Stanno utilizzando la maggior parte dei dati. I risultati di ciò possono darti idee su dove è meglio ridurre le dimensioni del file.
Per avviare l'ottimizzazione, apri il PDF in Acrobat, fai clic su File, Salva come altro, quindi fai clic su PDF ottimizzato. Nella finestra di dialogo visualizzata, fai clic su Controlla utilizzo spazio nell'angolo in alto a destra.
Riduci le dimensioni durante il salvataggio in Word
In Word, per convertire un documento in PDF, si utilizza l'opzione Salva con nome. Questa opzione generalmente produce un file abbastanza piccolo, a seconda del numero di immagini nel documento. Tuttavia, se scopri che il tuo PDF convertito in Word è ancora troppo grande, c'è un'altra opzione in Word che produrrà un file significativamente più piccolo. Ecco come usarlo:
Apri il documento Word da convertire in PDF. Fare clic sul pulsante File e quindi su Salva con nome. Nel menu Tipo di salvataggio con nome, seleziona PDF e inserisci il nome del file preferito. Ecco il passaggio aggiuntivo: dove si dice Ottimizza per nella parte inferiore della finestra di dialogo, seleziona Dimensioni minime (pubblicazione online).
Usa uno strumento di stampa PDF
Altri strumenti PDF (non di Adobe) generalmente contengono funzionalità che ridurranno le dimensioni del PDF. Tuttavia, se stai cercando un'opzione gratuita, ce ne sono alcune disponibili. Attualmente il creatore di PDF gratuito più scaricato (secondo download.com) è PrimoPDF.
Una volta installato PrimoPDF, è sufficiente aprire il PDF che si desidera comprimere (in Acrobat Reader o un browser web, ad esempio), premere Ctrl + P per aprire la finestra di stampa, selezionare PrimoPDF dall'elenco delle stampanti disponibili, quindi fare clic su Crea PDF.
Tieni presente che questo metodo, come il semplice salvataggio come PDF di dimensioni ridotte in Adobe Acrobat, riduce la qualità e la risoluzione dell'immagine.
Quando si tratta di risparmiare spazio sul computer Mac, ci sono molte cose che puoi fare: svuotare il cestino, rimuovere i programmi di installazione delle applicazioni, eliminare i file duplicati e molto altro ancora.
Puoi anche ridurre le dimensioni dei file dei documenti PDF per renderli più compatti e occupare meno spazio sul tuo Mac.
Tuttavia, è importante notare che ciò potrebbe anche ridurre la qualità del PDF originale.
Se hai bisogno di un PDF di alta qualità per una presentazione o un incarico di lavoro, potresti voler utilizzare un altro metodo per risparmiare spazio, come salvarlo su un sistema di backup basato su cloud o su un disco rigido esterno.
La compressione DF può aiutare a ridurre i costi di condivisione, archiviazione e trasferimento di file nel cloud. Accelera il processo di caricamento, download, stampa o allegazione di un PDF, poiché più piccole sono le dimensioni, più velocemente viene distribuito.
Allora qual è il modo migliore per sfruttare tutti i vantaggi offerti dalla compressione PDF? Angela O'Donnell lo spiega rispondendo alle nostre domande di seguito.
Puoi spiegare brevemente cos'è la compressione PDF?
La compressione PDF riorganizza i dati in un file PDF, archiviandoli in modo più efficiente in modo che possa ridurne le dimensioni senza perdere dettagli importanti nel processo. Riorganizzare i dati potrebbe significare che le immagini vengono ridimensionate e / o riformattate per ridurre le dimensioni del file.
E se i miei file che necessitano di compressione non sono PDF? L'automazione è utile in questo caso, poiché la conversione manuale di centinaia, migliaia o addirittura milioni di documenti in PDF è un'attività scoraggiante.
Gli amministratori possono indirizzare un servizio di conversione automatica a un archivio di documenti, come i principali sistemi di gestione dei documenti (DMS), Dropbox, SharePoint o anche una singola cartella su una rete Windows e convertire silenziosamente i documenti in PDF in background.
Come funziona l'automazione nel processo di compressione?
Anziché applicare manualmente la compressione ai file uno per uno, un servizio di compressione automatizzato può elaborare continuamente un grande volume di file nel repository. In questo modo, tutto il lavoro di compressione viene svolto silenziosamente in background senza la necessità che gli utenti siano coinvolti dopo la configurazione iniziale.
Questo tipo di compressione automatizzata è un servizio potente, che copre tutti i documenti, indipendentemente da come sono finiti nel tuo archivio di documenti.
Sei curioso di vedere che aspetto ha la compressione automatizzata? Questa pratica infografica fornisce una panoramica di come funziona insieme a un servizio di elaborazione OCR automatizzato.
Riduzione dei file PDF a dimensioni ottimali, offrendo quattro diverse opzioni di dimensioni.
L'organizzazione dei PDF mediante numerazione Bates, indicizzazione, filigrana, ecc. è possibile quando si utilizza PDFelement Pro.
L'opzione di elaborazione batch semplifica la vita quando più PDF devono essere compressi, modificati, organizzati e condivisi contemporaneamente.
I PDF scansionati possono essere convertiti in formati modificabili utilizzando la tecnologia OCR.
Dalla compilazione di moduli PDF, all'estrazione dei dati alla protezione dei file, tutto è possibile con l'aiuto di iSky Soft PDFelement Pro per Windows.
Metodo 2. Riduci le dimensioni del PDF utilizzando Microsoft Word
MS Office è noto per essere la migliore suite per PC per Windows da molto tempo, ma ciò che la maggior parte di noi non sa è che con il rilascio di MS Office 2013, possiamo persino creare e modificare file PDF senza problemi. Questo è un grande passo avanti da parte di Microsoft ed è utile per gli utenti che desiderano comprimere i propri file PDF a dimensioni ottimali per vari scopi come la condivisione, l'archiviazione, ecc.
Passaggio 1. Quando si utilizza MS Word 2013, tutto ciò che devi fare è salvare il tuo file Word come PDF. Nella finestra "Salva con nome" ("File"> "Salva con nome"), seleziona PDF dall'elenco a discesa contenente i formati di output e scegli anche "Dimensione minima" dalle opzioni sottostanti. Questa è una nuova funzionalità e salva un documento Word come file PDF nella dimensione ottimale.
Risoluzione dei problemi
Uno dei maggiori fastidi nel trattare con un file PDF è la grande dimensione del file. Non c'è niente di peggio di un'e-mail bloccata nella posta in uscita da un file PDF di grandi dimensioni, a meno che, ovviamente, non si tratti di un lento download di PDF dal web.
Come puoi ridurre le dimensioni del tuo documento PDF? Sebbene questo dipenda molto da un PDF all'altro e dal tipo di contenuto che contiene, ci sono alcune opzioni generali per la creazione di PDF in particolare a cui dovresti prestare molta attenzione. Alcune modifiche qua e là faranno molto per ridurre i megabyte del tuo file.
Usa il comando "Salva con nome".
Questo è un buon punto per iniziare a ridurre il gonfiore. Ogni volta che premi "Salva" in un'applicazione, ti ritroverai con un file di dimensioni generalmente maggiori. Questo perché la funzione salva le modifiche e le aggiunge al file. Lo stesso vale per i file PDF.
Utilizza invece il comando "Salva con nome". In questo modo, sovrascrivi l'intero file, rimuovendo gli oggetti inutilizzati e le modifiche accumulate. Il risultato è un file PDF più piccolo che puoi gestire. Quindi scegli l'opzione "Salva con nome" dopo aver aggiunto tutto ciò di cui hai bisogno al tuo PDF.
Comprimi e riduci le dimensioni delle immagini PDF
Data la natura visiva dei contenuti digitali odierni, le immagini sono una parte importante dei file PDF. Tuttavia, se il tuo PDF non è concepito per esigenze di alta risoluzione, puoi tenere sotto controllo il tuo file riducendo le dimensioni e comprimendo le immagini. Effettuando il downsampling delle immagini bitmap, si riduce sostanzialmente il numero di pixel, il che riduce la risoluzione complessiva e quindi la dimensione del PDF.
Scegli lo spazio colore giusto
Potresti aver già sentito parlare di spazi colore RGB e CMYK. Ognuno di loro ha metodi diversi per gestire il colore. In generale, CMYK è ideale per la stampa, mentre RGB è ideale per la visualizzazione su schermo.
Se il tuo PDF deve essere visualizzato principalmente sul Web o sullo schermo di un computer, scegli lo spazio colore RGB per le tue immagini PDF. In alcuni creatori di PDF, puoi scegliere di convertire le immagini CMYK in RGB, se necessario. Richiede meno dati rispetto a CMYK. E meno canale dati significa file di dimensioni inferiori.
Sottoconfigura i tuoi caratteri
Incorporando i caratteri, stai praticamente racchiudendo l'intero set di caratteri all'interno del PDF, il che può gonfiare il file in modo significativo. Prova invece a sottoimpostare le fonti. Manterrà le dimensioni del PDF al minimo.
Quando un font è un sottoinsieme, vengono aggiunti solo i caratteri dei font utilizzati nel PDF. Se un carattere speciale come "#" non viene utilizzato nel file, il carattere non verrà incluso. Nella maggior parte dei casi, puoi scegliere di creare automaticamente sottoinsiemi di caratteri se l'utilizzo dei caratteri è inferiore a una certa quantità. Approfitta di questa funzione se ce l'hai. I tuoi font PDF sono importanti tanto quanto le tue immagini.
Elimina i fronzoli inutili
A seconda di chi e a cosa è destinato il contenuto PDF, è possibile ridurre notevolmente il gonfiore. Le applicazioni che creano PDF per esigenze specifiche, come Adobe Photoshop, ti consentiranno di salvare PDF con impostazioni avanzate come Preserva le capacità di modifica di Photoshop.
Ma se i tuoi PDF non vengono aperti esclusivamente in Photoshop per la modifica, non è necessario preparare il file per questo. Quindi, prima di salvare un PDF con tutti i campanelli e fischietti, fatti una buona idea di come verrà utilizzato il tuo PDF e puoi facilmente ridurre le dimensioni di conseguenza.
I PDF dovrebbero essere di alta qualità, ma non significa necessariamente che debbano riflettersi nella dimensione del file. Puoi ottenere un file PDF gestibile con poche modifiche. E come bonus aggiuntivo, puoi apportare la maggior parte di queste regolazioni con Sonic PDF Creator. Devi solo andare su Visualizza> Opzioni di creazione ... e puoi accedervi tramite la finestra di dialogo.